Proforma Faturalar ve Faturalama İşlemlerini Anlama

Mariia Korostashevych

Güncellenme 10 Kasım 2026 12:47

Amacı	Rezervasyonlar ve grup folyoları için ön fatura oluşturmak ve yönetmek.
En uygun olanlar	Tesis yöneticileri, ön büro personeli ve finans veya muhasebe çalışanları.
Ne zaman kullanılır	Misafire veya gruba, ücretler kesinleşmeden önce ön fatura, tahmini veya teklif sunman gerektiğinde.
Gereksinimler	Belgeye dahil edilebilecek işlemleri olan bir rezervasyon veya grup folyosu.
Beklenen sonuç	Ön fatura Belgeler bölümünde kaydedilir ve görüntülenebilir, gönderilebilir, indirilebilir, kabul edilebilir, reddedilebilir veya iptal edilebilir.
Sınırlamalar	Ön fatura nihai bir finansal belge değildir, ücretleri kilitlemez, Ödendi veya Kapandı olarak işaretlenemez ve standart faturaya dönüştürülemez.

Giriş

Ön fatura, misafir veya grup için hazırlanan ön belgedir. Henüz kesinleşmemiş ücretleri içerebilir ve standart fatura oluşturulmadan önce tahmini veya teklif olarak kullanılabilir.

Ön fatura finansal kayıtları işlemez veya işlemlerini kilitlemez. İçerdiği ücretler daha sonra standart faturalama için kullanılabilir durumda kalır.

Belge tarihine uygun raporu kullan

Geçiş sonrası oluşturulan mali belgeler: Detaylı Mali Belgeler raporunu kullan.
Geçiş öncesi oluşturulan eski sürüm faturalar: Detaylı Faturalar ve Alacak Dekontları Raporunu kullan.

Proforma faturalar ve diğer yeni mali belgeler eski sürüm faturalama raporunda görünmez. Daha fazla bilgi için buraya bak: Geçiş Sonrası Proforma Faturalar ve İşlemler Nerede Bulunur

Proforma fatura özelliklerini anla

Bir proforma faturanın misafir veya grup için doğru belge olup olmadığını belirlemek için bu özellikleri kullan.

Ön belge: Şablon belgeyi açıkça proforma fatura olarak tanımlar.
Beklemede olan işlemler: Proforma faturalar beklemedeki ücretleri içerebilir. Ayrı bir ayar, standart faturalar için de beklemedeki ücretlere izin verebilir.
İşlemler kullanılabilir kalır: Ücretler proforma faturaya kilitlenmez ve daha sonra standart faturaya dahil edilebilir.
Belgeler bölümünde saklanır: Belge rezervasyon veya grup folyosunun Belgeler bölümünde kaydedilir.
Misafir teklifi veya tahmini: Misafirin yanıtını takip etmek için Teklifi Kabul Et veya Teklifi Reddet seçeneklerini kullan. Bu işlemler folyo veya işlenen ücretleri etkilemez.

Proforma fatura oluştur

Dahil etmek istediğin ücretlerin bulunduğu rezervasyondan başla.

Gerekli rezervasyonu aç.
Sağ üst köşedeki İşlemler'e tıkla.
Proforma Fatura Oluştur'u seç.

İşlem müsaitliğini karşılaştır

İşlem etiketleri, bir belge oluşturmadan önce beklemedeki işlemleri işlendi olarak işaretlenen işlemlerden ayırt etmene yardımcı olur.

Proforma Fatura oluşturma iletişim kutusu

Proforma fatura iletişim kutusu, beklemedeki işlemleri, işlendi olarak işaretlenen işlemleri ve ödemeleri gösterir.

Standart Fatura oluşturma iletişim kutusu

Varsayılan olarak, aynı rezervasyon için standart fatura iletişim kutusu yalnızca işlendi olarak işaretlenen işlemleri ve ödemeleri gösterir.

Faturalama işlem kurallarını incele

Bu kurallar rezervasyonlar ve grup folyoları için geçerlidir.

Sadece ödeme içeren faturalar: Standart bir faturada, ödemelere ek olarak en az bir işlendi olarak işaretlenmiş işlem bulunmalıdır. Sadece ödeme içeren bir fatura oluşturmaya çalışırsan sistem hata verir.
Beklemedeki işlemler: Varsayılan olarak, beklemedeki işlemler standart faturaya eklenemez. Bunları eklemek için Finans ayarlarında Beklemedeki işlemlerin faturalandırılmasına izin ver seçeneğini etkinleştir. Beklemedeki bir işlem standart faturaya eklendikten sonra kilitlenir ve tekrar faturalandırılamaz.

İşlemleri ve durumları yönet

Proforma fatura, misafirin yanıtını takip etmek ve belgeyi dağıtmak için işlemleri destekler.

Varsayılan durum: Açık.
Teklifi Kabul Et: Durumu Kabul Edildi olarak değiştirir.
Teklifi Reddet: Durumu Reddedildi olarak değiştirir.
Sil: Belge durumunu İptal Edildi olarak değiştirir.

Ayrıca bir rezervasyon veya grup folyodan Görüntüleyebilir, Gönderebilir veya İndirebilirsin.

Proforma fatura durumları

Mali olmayan durumlar: Bir proforma fatura Açık, Kabul Edilmiş, Reddedilmiş veya İptal Edilmiş olabilir.
Ödenmiş veya Kapalı durumu yoktur: Ön belge, nihai mali belgeler için ayrılmış durumları kullanamaz.
İptal: Bir proforma faturaya alacak dekontu gerekmez. Durumunu İptal Edilmiş olarak değiştir.

Önemli: Bir proforma fatura standart faturaya dönüştürülemez. Konaklama sonunda, işlendiği onaylanan ücretleri tamamlamak için yeni bir standart fatura oluştur.

Proforma faturaları özelleştir

Teklifle ve misafir ödeme talimatlarıyla uyumlu hale getirmek için fatura ayarlarını kullan.

Düzenlenebilir başlık: Proforma fatura başlığını değiştir, örneğin Vergi Tahmini olarak.
Özel alt bilgi: Misafir banka havaleleri için banka bilgileri gibi bilgileri ekle.
İsviçre QR-faturası: IBAN kaydı olan İsviçre tesisleri için, açık bakiyesi olan bir proforma faturanın PDF’inin son sayfasında QR-fatura sayfası bulunur. Daha fazla bilgi: Faturalarda İsviçre QR-faturası.
Tahmin takibi: Misafirin yanıtını folyo veya mali kayıtları değiştirmeden kaydetmek için Tahmini Kabul Et ve Tahmini Reddet seçeneklerini kullan.