İspanya Polis Raporu (SES.HOSPEDAJES) Nasıl Kullanılır

Gabriela Garcia

Güncellenme 02 Mart 2026 08:29

Bu makale, SES.HOSPEDAJES entegrasyonunun günlük kullanımda nasıl çalıştığını açıklar: hangi misafir bilgilerine ihtiyaç duyulduğu, her raporlama yönteminin nasıl işlediği ve en yaygın sorunların nasıl teşhis edilip çözüleceği.

Uygulamayı bağlamak için önce İspanya Polis Raporu (SES.HOSPEDAJES) Nasıl Bağlanır başlığındaki adımları tamamla.

Gerekli Misafir Bilgileri

SES.HOSPEDAJES, rapor türüne ve misafir vatandaşlığına bağlı olarak yeni oluşturulan rezervasyonları raporlamak için bazı misafir alanlarının eksiksiz olmasını ister:

Reservas de Hospedajes raporu — Tüm misafirler

Ad
Soyad
En az bir iletişim yöntemi: telefon, cep telefonu veya e-posta

Partes de Viajeros raporu — İspanyol misafirler

Ad
Soyad
Doğum tarihi
Belediye
Sokak adresi
Posta kodu
Ülke
En az bir iletişim yöntemi: telefon, cep telefonu veya e-posta
Belge veren ülke (sadece 14 yaş üstü misafirler için gereklidir)
Belge türü (sadece 14 yaş üstü misafirler için gereklidir)
Belge numarası (sadece 14 yaş üstü misafirler için gereklidir)
Belge numarası 2 — Soporte Documento (sadece 14 yaş üstü ve belge türü Kimlik Kartı/NIF ise)
Yakınlık derecesi (sadece 18 yaş altı misafirler için gereklidir)

Partes de Viajeros raporu — Yabancı misafirler

Ad
Soyad
Doğum tarihi
Şehir
Sokak adresi
Posta kodu
Ülke
En az bir iletişim yöntemi: telefon, cep telefonu veya e-posta
Belge veren ülke
Belge türü
Belge numarası
Yakınlık derecesi (sadece 18 yaş altı misafirler için gereklidir)

Bu alanlar rezervasyon oluşturulurken zorunlu değildir; misafir bilgilerini düzenlediğinde zorunlu hale gelir. SES.HOSPEDAJES uyumlu alanları yakalamak için Misafir Bilgileri → İspanya şablonunu kullan.

İmzalı Parte de Viajeros Toplama ve Saklama (Uyum Gerekliliği)

Misafir verilerini SES Hospedajes’e elektronik olarak göndermeye ek olarak, İspanyol düzenlemeleri tesislerin denetim amaçlı olarak misafir kayıt formunun imzalı bir kopyasını Parte de Viajeros en az üç yıl süreyle saklamasını zorunlu kılar.

Raporu SES Hospedajes’e göndermek, imzalı kayıt belgesini saklama gerekliliğini ortadan kaldırmaz.

Dijital İmza Seçeneği (Önerilen)

Cloudbeds Guest Experience kullanıyorsan, bu gerekliliği Dijital Belge Akışları ile kolaylaştırabilirsin:

Kayıt akışına Dijital Belge Ekle adımını ekle.
Misafir ve rezervasyon değişkenlerini gerçek zamanlı verilerle otomatik olarak dolduracak şekilde yerleştir.
Misafirin belgeyi incelemesine ve elektronik olarak imzalamasına izin ver.
İmzalı belge güvenli şekilde saklanır ve denetim amaçlı geri çağrılabilir.

Bu iş akışı, kağıt formları ortadan kaldırırken İspanya’nın saklama gerekliliklerine uyumu sağlar.

Kurulum talimatları için bkz: Dijital Kayıt Akışları Oluşturma ve Kullanma

Raporlama Yöntemleri

Misafir bilgilerin yukarıdaki gereksinimleri karşıladığında, entegrasyon bağlantı sırasında yapılandırdığın raporlama yöntemiyle raporları iletir. Entegrasyon iki iş akışını destekler: Carga Masiva (manuel yükleme) ve Servicio Web (otomatik gönderim). Aşağıdaki bölümler her birinin günlük operasyonlarda nasıl çalıştığını açıklar.

Carga Masiva (manuel yükleme)

Hesap Menüsü → Yardımcı Programlar → Belgeler sayfasına git.
Yapılandırılan rapor(lar) için 01:00’de oluşturulan XML dosyalarını bul ve indir.
SES.HOSPEDAJES Portalı üzerinden SES.HOSPEDAJES’in sağladığı talimatları izleyerek dosyaları manuel olarak yükle.

Web Servisi (otomatik gönderim)

Uygulama ayarlarında Web Servisini seç ve gerekli kimlik bilgilerini (Kiralayan Kodu, Kullanıcı, Şifre) gir. Entegrasyon, rezervasyon oluşturma ve durum değişikliklerini, ayrıca misafir bilgisi düzenlemelerini takip eder. İlgili rapor için tüm Zorunlu Alanlar mevcut olduğunda, verileri doğrular, SES.HOSPEDAJES Web Servisi’ne bağlanır ve raporu otomatik olarak gönderir. Oluşturulan dosyanın bir kopyası, kayıtların için Yardımcı Araçlar → Belgeler bölümünde saklanır.

Sorun Giderme

Bir rapor eksikse veya otomatik gönderim başarısız olursa, yapılandırmayı doğrulamak, veri eksiklerini tespit etmek ve düzeltilmiş bilgilerle tekrar denemek için aşağıdaki adımları kullan.

Hesap Menüsü → Yardımcı Araçlar → Entegrasyon Eşitleme sayfasına git.
SES.HOSPEDAJES entegrasyonunun bildirdiği en son hata kayıtlarını incele.
Eksik veya geçersiz veriye sahip rezervasyon ya da misafiri tespit etmek için kaydı aç ve PMS’de düzelt.

Eğer bir misafirin rapor oluşturmak için gerekli bilgileri yoksa, rapor oluşturma başarısız olur.

Raporlar sadece giriş yapılan tarihler için oluşturulur. Eğer giriş yapılmamışsa, oluşturma tasarım gereği atlanır.

Sıkça Sorulan Sorular

Misafir bilgilerini düzelttikten sonra ne olur?

Bu, uygulama ayarlarında seçilen raporlama yöntemine bağlıdır:

Servicio Web: gerekli tüm alanlar tamamlandığında, entegrasyon ilgili raporu bir sonraki güncelleme olayında otomatik olarak gönderir (örneğin, rezervasyon durumu değiştiğinde veya misafir bilgilerini düzenlediğinde).
Carga Masiva: düzeltmeler, 01:00’de oluşturulan ve Yardımcı Programlar → Belgeler bölümüne yerleştirilen bir sonraki günlük dışa aktarımda yansıtılır. Yeniden oluşturulan dosyaları SES.HOSPEDAJES portalına yüklemen gerekir.

Entegrasyonu “Carga Masiva” kullanacak şekilde nasıl yapılandırırım?

Bu raporlama yöntemini kullanmak için Hesap Menüsü → Uygulamalar & Marketplace → Bağlı Uygulamalar sekmesine git → Uygulama Sayfası → Ayarlar ve:

Hangi raporların oluşturulması gerektiğini seç.
Tesis kodunun ayarlandığından emin ol.
Konaklama Rezervasyonları etkinse, hangi rezervasyonların Konaklama Rezervasyonları’na ekleneceğini seç.
Carga Masiva adlı raporlama yöntemini seç.
Bu ayarları kaydet; entegrasyon bu değerleri gönderecektir.

Alan açıklamaları ve örnekler için, Uygulama ayarlarını yapılandırma bölümünü İspanya Polis Raporu (SES.HOSPEDAJES) nasıl bağlanır makalesinde incelemeni öneririz.

Neden raporlarda ödeme yöntemi “OTRO” olarak görünüyor?

Entegrasyon şu anda ödeme türünü tesisten almak için gerekli tüm bilgilere erişemiyor. Bu nedenle, uygulama tüm rezervasyonlar için ödeme yöntemi olarak “OTRO” kullanıyor. Bu sorun için 2025 4. Çeyrek’te bir çözüm planlanıyor.

Misafir verilerini ve imzalarını Chekin veya Cloudbeds Guest Experience uygulamasında toplarsam, bu SES.HOSPEDAJES için yeterli olur mu?

Hayır. Chekin ve Cloudbeds Guest Experience gibi araçlar misafir kayıt bilgilerini ve imzalarını toplayabilir ve bu bilgilerin birçoğunu Cloudbeds PMS'ye gönderebilir. Ancak, SES.HOSPEDAJES raporlarını oluşturmaz veya göndermezler.

Resmi Partes de Viajeros ve Reservas de Hospedajes raporlarını yalnızca İspanya – Polis Raporu (SES.HOSPEDAJES) uygulaması, Cloudbeds PMS'de saklanan verilere dayanarak oluşturur. Raporların doğru şekilde oluşturulmasını sağlamak için şunlara dikkat et:

SES.HOSPEDAJES uygulamasının bağlı ve yapılandırılmış olması,
Çevrimiçi giriş aracın tarafından toplanmayan alanlar da dahil olmak üzere, SES.HOSPEDAJES için gerekli tüm misafir alanlarının Cloudbeds PMS misafir profilinde eksiksiz olması.

İmzalı kayıt kartları (Parte de Viajeros) nasıl yönetilmelidir?

İmzalı Parte de Viajeros (kayıt kartı), SES.HOSPEDAJES elektronik raporlarından bağımsız bir gerekliliktir.

SES.HOSPEDAJES entegrasyonu, Partes de Viajeros ve Reservas de Hospedajes raporları için gereken misafir verilerini gönderir ancak PDF, görsel veya taranmış imzaları yüklemez. Misafirlerin hâlâ kayıt kartını (kağıt üzerinde veya elektronik olarak) imzalaması gerekir ve tesisiniz, denetim sırasında yetkililer tarafından talep edilmesi halinde bu imzalı kayıtları saklamakla yükümlüdür.

İmzalı kayıt kartlarını fiziksel olarak (kağıt üzerinde) veya Cloudbeds Guest Experience veya Chekin gibi bir araç kullanarak dijital ortamda saklayabilirsin. Bu kayıtlar tesis düzeyinde tutulur ve Cloudbeds entegrasyonu aracılığıyla SES.HOSPEDAJES'e gönderilmez.