Cloudbeds, her konaklama işletmesinin benzersiz olduğuna inanır. İşletmeni kurmana ve büyütmene yardımcı olmak için her boyutta ve bütçede araçlar sunuyoruz. Daha fazla bilgi için özel ekibimizle iletişime geç. Henüz bir Cloudbeds müşterisi değil misin? Fiyatlandırma Rehberimize erişebilir ve demo talep edebilirsin.
Sınırlamalar:
- Portekiz’de bulunan Tesisler için: Şu anda, Gruplar modülü FACT faturaları ile çalışmamaktadır. Bu durumlarda faturalar FACT yazılımı kullanılarak manuel olarak oluşturulmalıdır.
- İspanya Bask Bölgesi’nde bulunan Tesisler için: Gruplar modülünde oluşturulan grup faturaları TicketBai sistemine işlenmemektedir.
Başlamadan önce
- Fatura ayarlarını iki kez kontrol et:
Sistem, kullanıcının Faturalandırma sekmesinde yapılandırdığı ayarları dikkate alır (normal rezervasyonlar için de aynıdır).
Bu, Grup faturaları oluşturmak için gerekli bir adımdır. Aksi takdirde, kullanıcı faturalandırma sayfasını ayarlamadan Oluştur veya Faturayı E-posta ile Gönder seçeneklerine tıklarsa, aşağıdaki uyarı mesajını görür.
Gruplar için Fatura Ayarları
-
Hesabın
menüsünden Ayarlar
seçeneğine tıkla
-
Finans
bölümüne git ve Faturalar ve belgeler seçeneğine tıkla
- Fatura sekmesinde istenen ve zorunlu tüm alanları doldur (daha fazla bilgi için bkz. Faturalandırma nasıl ayarlanır)
Grup faturaları için özel bir ayarlar sayfası olmadığından, aşağıda hangi alanların onlara uygulanacağını görebilirsin.
| Alan Adı | Grup Faturasına Uygulanıyor mu? |
|
Fatura Detayları > Fatura Başlığı ve Sırası Başlık, önek, başlangıç numarası, sonek |
EVET |
|
Fatura Detayları > Şirket Detayları Şirket detaylarını göster, Yasal Şirket Unvanı, Vergi Kimlik Numarası |
EVET |
| Fatura Ayarları > Faturanın ne zaman oluşturulacağını seç |
HAYIR Tüm Grup faturaları kullanıcı tarafından manuel olarak oluşturulmalıdır |
| Fatura Ayarları > Varsayılan son ödeme tarihi | EVET |
|
Fatura Ayarları > Fatura Düzeni Ayarları Faturada oda numarası sütununu göster, faturada vergi/ücret detaylarını göster. |
EVET |
|
Fatura Ayarları > Fatura Düzeni Ayarları Kompakt faturalar kullan |
HAYIR |
Grup Faturası Oluştur
Grup Profili sayfasında, İşlemlere tıkla ve Yeni fatura oluştur veya Faturayı E-posta ile Gönder seçeneklerinden birini seç.
Seçenek 1 - Yeni Fatura Oluştur
Yeni Fatura Oluştur seçeneğine tıkladığında, sistem ekranın sağ tarafında bir kasa açar ve hangi folyolar için fatura oluşturmak istediğini seçmeni sağlar.
Tümünü seçebilir veya belirli bir folyoyu seçip Devam Et butonuna tıklayabilirsin.
Belirli bir grup içindeki tüm oluşturulan faturaların saklandığı Grup Profilinin Belgeler sekmesine yönlendirileceksin.
Faturayı görüntülemek için PDF bağlantısına tıkla.
İçeride şunları görebilirsin:
- Grup profil adı
- Grup kodu
- Grup profil adresi, eğer müsaitse
- Seçilen folyodan hem işlenen hem de beklemede olan işlemler
- Faturayı indir veya yazdırma seçenekleri
Fatura, işlemleri Grup Folyosunda göründüğü şekilde gösterecektir.
Grup Profil bilgilerini (e-posta adresi, telefon numarası vb.) güncellersen, önceki faturalar otomatik olarak güncellenmeyeceği için yeni bir fatura oluşturman gerekir.
Seçenek 2 - E-posta ile Fatura Gönderme
- E-posta ile Fatura Gönder seçeneğine tıkladığında, sistem sağda bir kasa açacak ve hangi folyo(lar)ı göndermek istediğini seçmeni ve misafir e-postalarını eklemeni sağlayacak
- Sadece bir folyo seçersen, fatura sadece o belirli folyo için gönderilir, tüm Grup profili için değil.
- Eğer tüm folyoları seçersen, fatura tüm Grup profili için gönderilir.
- İstenen e-posta(lar)ı belirt
- Eğer Grup Profilinde birden fazla iletişim oluşturulmuşsa, e-posta formu ilk iletişimle doldurulur ve düzenlemene izin verir (gerekirse).
- Grup folyosunu birden fazla e-postaya aynı anda göndermek için, e-postalar arasına sadece virgül (,) eklemen yeterlidir.
- Devam Et butonuna tıkla
- Devam Et butonuna tıkladıktan sonra aşağıdaki onay mesajını göreceksin. EVET butonuna tıkla.
E-posta gönderilecek ve fatura Otomatik Olarak Grup Profilinin Belgeler sekmesinde saklanacaktır. E-posta şu şekilde görünür:
E-posta Fatura Özelleştirme
Fatura üzerindeki metin, e-posta ile gönderilen Grup faturası için varsayılan bir metindir. Varsayılan metni özelleştirmek için şu adımları takip et:
-
Hesap
- E-posta bölümüne git ve Şablonlar seçeneğine tıkla
- Listede Grup Profili Fatura şablonunu bul, dişli simgesine tıkla ve Düzenle seçeneğini seç
Daha fazla bilgi edinin e-posta şablonları hakkında bu makalede.
Fatura Dili ve Çevirileri
| Ülke Belirtilmiş mi? | E-posta şablonu çevirisi var mı? | E-posta Şablonu Dili |
| EVET - Örnek: İtalya | EVET | İtalyanca |
| EVET | HAYIR | E-posta, tesis sistem dili kullanılarak gönderilecektir (Genel Sistem Ayarları altında belirtilmiştir) |
| HAYIR | HAYIR | E-posta, tesis sistem dili kullanılarak gönderilecektir (Genel Sistem Ayarları altında belirtilmiştir) |
SSS (Sıkça Sorulan Sorular)
Grup fatura numaraları normal faturalardan farklı mı?
Hayır, farklı değiller. Her iki belge de Ödeme > Faturalandırma > Fatura Detayları bölümünde ayarladığın Fatura Başlığı ve Sıralamasını takip eder. Ancak dosya isimleri farklıdır.
PDF adı, grup faturaları için grup kodunu gösterir.
Buna karşılık, normal rezervasyonların dosya adı Rezervasyon No içerir.
Yeni faturalar için iletişim bilgileri nasıl oluşturulur?
Sistem, faturayı oluşturmak için Grup Profili sekmesinden iletişim bilgilerini çeker.
- Grup Profilinde iş e-posta adresi ve iş telefonu bulunan bir İletişim varsa, fatura bu bilgileri gösterir.
Fatura, her zaman İletişim’in iş e-posta adresini ve iş telefonunu (varsa) içerir ve asla kişisel e-posta adresi veya ev telefonu göstermez.
- Grup Profilinde birden fazla iletişim varsa, fatura ilk iletişimin iş e-posta adresini gösterir. Eğer iş e-posta adresi sadece ikinci iletişimde varsa, sistem ikinci iletişimin iş ve telefon bilgilerini alır.
Aşağıdaki örneğe bak; fatura telefon numarası göstermez çünkü İletişim 2 sadece Ev numarasına sahiptir.
Yorumlar
Makale yorumlara kapalı.