Misafir Portalı - Misafirler için Dijital Giriş Ayarlama

1. Şirket Ayarları sayfasına git
2. Misafir Portalı bölümünü aç
3. Yapılandırılacak Misafir Portalı üzerine tıkla veya yenisini oluştur
4. Sol taraftaki kurulum menüsünden Dijital Giriş yapılandırmasını aç

Digital Check-In sayfasında, Misafir Portalı'na dahil edilecek adımları bulacaksın. Bu bölümler, misafirin uygulamada elektronik dijital giriş akışını tamamlamak için takip edeceği adımlardır.

1. Birincil misafir bilgileri
2. Ek misafirler
3. Kayıt Sözleşmesi
4. Kimlik doğrulama
5. Ek Satışlar
6. Ödeme adımı
7. Onay

Yapılandırma Seçenekleri

Aşağıdaki ayarlara göre her bölümü yapılandır:

1. Adımın misafire açıklaması
2. İstersen daha fazla zorunlu alan ekle
3. Uygulamada gösterilen alanı etkinleştir/devre dışı bırak
4. Zorunlu alan olup olmadığını gerekli kutusunu işaretleyerek belirt.
5. Bölümün uygulamada nasıl görüneceğini göstermek için önizleme seçeneğini işaretle
6. Digital Check-In sayfana çeviriler ekle
7. Tüm güncellemeleri kaydetmek için her zaman tıkla.

Eklenmesi gereken her adım hakkında daha fazla bilgi için aşağıya bak.

Yapılandırma Detayları

1 - Birincil Misafir Bilgileri

• Misafirlerin burada eklediği veya düzenlediği bilgiler, Cloudbeds PMS üzerinde güncellenir/yansıtılır.
• Ad, Soyad, E-posta zorunlu alanlar olacaktır.
• Son Dakika Talepleri Rezervasyon Notları bölümünde güncellenir.
• Birincil misafir alanları Cloudbeds PMS’deki özel alanlardan çekilir; Cloudbeds Guest Experience içinde yeni alan eklenemez.

Misafir bilgilerini doldurmak için kimlik belgesi tara

Dijital Giriş sırasında, misafirler mevcut kimlik alanlarını manuel olarak girmek yerine desteklenen bir kimlik belgesini tarayabilir. Tarayıcı belgeyi okur ve misafirin incelemesi için ilgili misafir bilgilerini doldurur.

Misafirler aşağıdaki belge türlerini tarayabilir:

• Pasaport
• Ulusal Kimlik
• Sürücü Belgesi

Belgeyi taramak için misafir:

1. Kimlik belgesi tarama seçeneğini seçer.
2. Belge türünü belirler.
3. Cihaz kamerasını kullanarak belgenin net bir fotoğrafını çeker.
4. Tarama ile doldurulan bilgileri inceler.
5. İnceleme için işaretlenen alanları düzeltir, ardından Dijital Giriş akışına devam eder.

Devam etmeden önce taranan bilgileri incele

Tarayıcı bir değerde düşük güvene sahipse, alan işaretlenir ve misafir inceleyip düzenleyebilir. Fotoğraf kullanılamazsa, misafirden başka bir fotoğraf çekmesi istenir.

Aşağıdaki ekran, misafirin Dijital Giriş sırasında belge taramayı başlattığı yeri gösterir.

• Taramanın ardından misafir, belgede doldurulan bilgileri inceler ve dikkat gerektiren alanları kontrol eder.
• Görsel okunamazsa, Misafir Portalı misafire devam etmeden önce başka bir fotoğraf çekmesini ister.

2 - Ek Misafirler

Birincil misafir bilgilerine benzer şekilde, ek misafir bilgileri Cloudbeds PMS üzerinde güncellenir. Zorunlu alanlar arasında Ad, Soyad ve E-posta bulunur.

• Rezervasyonla eşleşen ek misafir sayısı kadar misafir eklenebilir.
• İkincil misafirler yalnızca kendi bilgilerini görebilir ve güncelleyebilir.

  Hükümet misafir raporlama gereksinimleri olan ülkelerde Guest Experience (GX) kullanan tesisler, gerekli misafir bilgilerini Dijital Giriş akışı sırasında doğrudan toplayabilir. Bu, misafirlerin geliş öncesinde zorunlu verileri sağlamasına olanak tanır.

Müsaitlik, uygulama davranışı ve yapılandırma detayları için Dijital Girişte Misafir Gereksinimleri sayfasına bakabilirsiniz.

3 - Kayıt Sözleşmesi

Bu bölümde, dijital giriş akışına dahil etmek istediğin Dijital Kayıt(lar)ı seçebilir ve giriş için zorunlu alan haline getirebilirsin.

Dijital Kayıtların (misafirlerine elektronik olarak bağlantı yoluyla gönderilen ve dijital imzalarını toplamak için kullanılan belgeler) nasıl yapılandırılacağını öğrenmek için, buraya tıkla.

4 - Kimlik Doğrulama

Kimlik Doğrulama, misafir bilgilerini doldurmak için kullanılan belge tarayıcıdan ayrı bir işlemdir. Tarayıcı, misafirin incelemesi için bilgileri çıkarırken, Kimlik Doğrulama bu yapılandırılmış adımın bir parçası olarak misafirin kimliğini veya belgelerini kontrol eder.

Misafirlerinin kimlik ve belgelerini doğrulamak için iki seçenekten birini tercih edebilirsin: Otomatik veya manuel.

Eğer belirli kaynaklar için (örneğin, misafirin kimliğini kendi web sitesinde zaten doğrulayan Airbnb gibi) kimlik doğrulamasına ihtiyacın yoksa, bu kaynağı istisnalar kutusuna ekleyerek misafirlerin bu adımı atlamasını sağlayabilirsin:

Otomatik Manuel

Otomatik Kimlik Doğrulama (IDV), Stripe Identity ile entegrasyon aracılığıyla yapılır.

• Biyometrik veriler ve belge veritabanları kullanılarak, Stripe misafirin selfie ve belgelerini analiz eder, geçerliliğini belirler veya sahte olarak işaretler.
• Bu ücretli bir yöntemdir ve her doğrulama için maliyetler kredi kasası sisteminden tahsil edilir. Bu seçeneği etkinleştirdiğinde, doğrulama başına fiyatlandırma koşullarını kabul etmen gerekir.
• Her başarılı kimlik doğrulama denemesi için tesis doğrulama başına 1,50 kredi öder.
  • Başarısız veya eksik doğrulamalar ücretlendirilmez.
• Kredi bakiyen -20'ye düştüğünde doğrulama askıya alınır; kredi kasasına pozitif bakiye eklediğinde tekrar devam eder.

• Maliyet olmadan akışı denemek istersen, dahili test için test modunu kullanabilirsin:

   

Manuel doğrulamayı seçersen, misafirlerin selfie kimlik ve/veya belgelerinin görsellerini (örn. Ehliyet, Pasaport) çekmeleri gerekip gerekmediğini belirleyebilirsin.

• Belgelerin doğrulanmasından tesis sorumludur.
• Görseller, Cloudbeds PMS'de Misafir Belgeleri ve Rezervasyon Belgeleri altında saklanır.

Misafirler için Otomatik Doğrulama Adımları

Misafirler kimlik doğrulama aşamasına ulaştıklarında, şunları yapmaları gerekir:

1. Stripe doğrulama şartlarını kabul etmek
2. Belgelerinin fotoğrafını çekmek
3. Selfie çekmek
4. Doğrulamayı göndermek

• Bir misafirin doğrulaması başarısız olursa, en fazla iki (2) deneme hakkı verilir. Her deneme krediler kasasından ücretlendirilir.

.

Doğrulama Sonuçları

Misafirin kimlik doğrulama denemesi, Cloudbeds Guest Experience'deki sağ kenar çubuğunda/misafir profilinde listelenir.

Rezervasyon Detayları, ✅ doğrulandı veya ⚠️ hata olarak ve hata nedeni ile birlikte görüntülenecektir.

Aşağıda hata kodlarını ve anlamlarını bulabilirsin:

• abandoned - Kullanıcı doğrulamaya başladı ancak göndermedi.
• consent_declined - Kullanıcı Stripe tarafından doğrulanmayı reddetti. Alternatif, biyometrik olmayan bir doğrulama yöntemi sunma yükümlülüğünüz olup olmadığını öğrenmek için hukuk danışmanınızla görüş.
• country_not_supported - Stripe, sağlanan ülkeden kullanıcıları doğrulamıyor.
• device_not_supported - Kullanıcının cihazında kamera yoktu veya Stripe'ın erişim iznini vermedi.
• document_expired - Sağlanan kimlik belgesi süresi dolmuş.
• document_type_not_supported - Sağlanan kimlik belgesi, oturumda izin verilen belge türlerinden biri değil.
• document_unverified_other - Stripe, sağlanan kimlik belgesini doğrulayamadı. Desteklenen belge türleri listesine bak.
• id_number_insufficient_document_data - Sağlanan belge, kimlik numarasıyla eşleştirmek için yeterli veri içermiyor.
• id_number_mismatch - Sağlanan bilgiler küresel veritabanlarıyla eşleşmedi.
• id_number_unverified_other - Sağlanan bilgiler doğrulanamadı. Desteklenen kimlik numaraları listesine bak.
• selfie_document_missing_photo - Sağlanan kimlik belgesinde yüz resmi yok.
• selfie_face_mismatch - Yakalanan yüz görüntüsü belge yüzüyle eşleşmedi.
• selfie_manipulated - Yakalanan yüz görüntüsü üzerinde oynama yapılmış.
• selfie_unverified_other - Stripe, sağlanan selfiyi doğrulayamadı.
• under_supported_age - Stripe, reşit olmayan kullanıcıları doğrulamıyor.

5 - Ek Satışlar

Ek Satışları check-in akışı sırasında Misafir Portalında ürünler ve hizmetler göstermek için etkinleştirebilirsin.

  Ek Satışlar her zaman isteğe bağlıdır. Misafirler Dijital Check-in sırasında bu adımı atlayabilir ve devam etmeden önce ek satış satın alma veya seçimini zorunlu kılan bir ayar yoktur.

Tüm Ek Satış yapılandırmaları doğrudan Ek Satışlar özelliğinde yapılır.

6- Ödeme Adımı

Cloudbeds Payments varsa, misafirlerin rezervasyonlarına bir kredi kartı eklemelerini isteyebilirsin.

Bu sadece kredi kartı tahsilatı içindir, ödeme işleme için değildir.

Ödeme adımına istisnalar ekle

Dijital check-in akışında, ödeme adımına istisnalar ekleme esnekliğin vardır. Genellikle, tüm misafirler normal ödeme sürecinden geçerler, ancak belirli istisna kriterlerini karşılıyorlarsa farklı işlem yapılabilir. Örneğin: 

• Ödeme adımı tüm misafirler için zorunlu olabilir, ancak sadece Airbnb misafirleri için isteğe bağlı veya gizli olabilir.
• Hotel Collect rezervasyonları için ödeme zorunlu olabilir, ancak Kanal Tahsilatlı rezervasyonlar için olmayabilir. Aşağıda istisnaların nasıl ekleneceği anlatılmaktadır:

Dijital check-in akışını oluştururken,

1. Ödeme adımında, Yeni istisna ekle seçeneğine tıkla

2. İstisna adını oluştur
3. Kriteri karşılayıp karşılamadığını anlamak için temel bilgi olacak alan adını seç
4. Bu istisnanın koşulunu seç
5. Değeri yaz
6. Bu durumda ödeme adımının nasıl olacağını seç:
   • Zorunlu
   • İsteğe bağlı
   • Gizli
7. Kaydet

Bu örnekte, kaynak adı (Airbnb) eşleşme kriteridir; koşul, yazılan değerle (Airbnb) tam olarak eşleşip eşleşmediğidir. Bu durumda, ödeme adımı "gizli" olmalıdır.

7 - Onay

Misafirlerin check-in akışını tamamladıktan sonra göreceği görseli ve mesajı yapılandırabilirsin.

Ana sayfa yapılandırmasında, Giriş düğmesinin varış tarihi tercihlerine göre misafirler için ne zaman görünür olacağını ayarlaman gerekir.

Misafir Portalı sayfasında,

1. Ana sayfa bölümlerini aç
2. Giriş düğmesini etkinleştir
3. Düğmenin misafirler için ne zaman görünür olacağını seç

Seçenekler şunlardır:

• Varış günü
• Varıştan bir gün önce
• Varıştan X gün önce (gün sayısını gir)

Giriş düğmesi, belirtilen zaman aralığında yalnızca kimliği doğrulanmış misafirler için gösterilir.

• Kimlik doğrulanmamışsa, düğme görünmez.
• Kimliği doğrulanmış ancak zaman aralığı dışında ise, düğme gri renkte olur ve ilgili bir mesaj gösterilir.

Bileşen ayrıca birden fazla aktif rezervasyonu olan misafirler için rezervasyon listesini gösterir.

Dijital Giriş akışı içinde, Kat Hizmetleri özelliğini kullanıyorsan, misafirlerin Cloudbeds PMS'de otomatik olarak giriş yapmasını sağlayan bir seçenek vardır. Etkinleştirmek için aşağıdaki adımları takip et:

Ana Sayfa bölümleri seçeneklerinde,

1. Geçiş düğmesini aç ve Dijital Giriş tamamlandığında misafiri giriş yapmış olarak işaretle, ardından tercih ettiğin giriş seçeneğini seç:
2. Misafirin varış tarihinde oda hazır olur olmaz giriş yapmasına izin vermek istiyorsan bu seçeneği etkinleştir, veya
3. Misafirin oda hazır olur olmaz giriş yapmasına izin vermek istiyorsun ama belirli bir saatten (am/pm) önce değilse bu seçeneği etkinleştir.

Ayrıca, giriş akışının tamamlandığını ve oda hazır olur olmaz giriş yapılacağını misafire bildiren Otomatik Mesaj ekleyebilirsin.

Bir konuşmada: Misafir ön giriş adımlarını tamamladığında konuşma etkinliğinde bir bildirim gösterilecektir: Rezervasyon Durumunda: Cloudbeds Guest Experience rezervasyonlar sayfasında, Giriş için bir sütun eklenecektir. Misafir giriş akışını tamamladıysa 1/1 tamamlandı olarak gösterilecektir.

Cloudbeds PMS Kontrol Panelinde: Cloudbeds PMS kontrol paneli aşağıdaki giriş durumu simgelerini gösterecektir:

• Yeşil - dijital giriş tamamlandı
• Sarı - kısmen tamamlandı.

Dijital giriş olayı, misafir giriş akışını tamamladığında bir mesaj ve/veya işlem tetiklemek için otomatik mesajlarda kullanılabilir.

Tesisin Cloudbeds’in dijital giriş akışını kullandığında, PMS otomatik olarak rezervasyon durumunu güncelleyebilir — bu, odanın kat hizmetleri durumu ve Otomatik Giriş yapılandırmasına bağlıdır.

• Otomatik Giriş → Durum “Konaklayan” olarak güncellenir.
• Rezervasyon, ancak aşağıdaki tüm koşullar sağlandığında otomatik olarak Konaklayan’a değişir:
  • Varış tarihi bugündür
  • Oda Kat Hizmetleri modülünde Boş ve Temiz olarak işaretlenmiştir
  • Önceki konaklama o odada zaten çıkış yapmıştır
  • Tesisin Cloudbeds Kat Hizmetleri modülünü kullanıyor olması
  • Otomatik Giriş dijital giriş ayarlarında etkinleştirilmiştir

Herhangi bir koşul sağlanmazsa, misafir dijital girişi tamamlayabilir, ancak rezervasyon durumu otomatik olarak güncellenmez. Bu durumda, personel durumu manuel olarak güncellemelidir.

Bir misafir dijital kendi kendine çıkış sürecini tamamladığında, Cloudbeds Rezervasyon Durumunu Otomatik Olarak Çıkış yapıldı olarak günceller.

• Bu durum değişikliği ayrıca “Çıkış yapıldı” olay türü için yapılandırılan otomasyonları (örneğin konaklama sonrası mesajlar veya anketler) tetikler.
• Kendi kendine çıkış durum güncellemesi için Kat Hizmetleri bağımlılığı yoktur.
• Rezervasyon durumu Otomatik Olarak konaklayan veya Çıkış yapıldı olarak güncellendiğinde, Cloudbeds Otomasyonları bu olay türleri için yapılandırılan mesajları veya görevleri tetikler.
• Eğer dijital kendi kendine çıkış durumu Çıkış yapıldı olarak güncellemediyse, misafirin tüm çıkış sürecini tamamladığını doğrula. Eğer tamamladıysa ve durum hala güncellenmediyse, durumu PMS’de manuel olarak değiştir.