ฟีเจอร์นี้กำลังอยู่ในช่วง เปิดตัวแบบค่อยเป็นค่อยไป และสามารถเปิดใช้งานได้ตามคำขอ หากคุณสนใจเข้าร่วมในช่วงรับคำติชม กรุณา ติดต่อฝ่ายสนับสนุนของเรา คำติชมของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งในการพัฒนาฟีเจอร์นี้ให้สมบูรณ์ — ขอบคุณสำหรับความอดทนและการสนับสนุนของคุณค่ะ!
ภาพรวม
รายงานงบทดลองรายวันเป็น รายงานบัญชีแบบรายคืน ภายใน Cloudbeds พีเอ็มเอส ที่ รวบรวมบัญชีแยกประเภททางการเงินหลักสามประเภทของที่พักไว้ในมุมมองเดียว:
- บัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ: เงินมัดจำล่วงหน้าที่ได้รับก่อนเช็กอิน;
- บัญชีแยกประเภทปัจจุบัน (ผู้เข้าพัก): ใบแจ้งรายการของผู้เข้าพักในองค์กร, บัญชีกลุ่ม และบัญชีภายใน;
- บัญชีลูกหนี้ (A/R): ยอดเงินของการเรียกเก็บเงินโดยตรง, ตัวแทนท่องเที่ยว และบริษัท หลังจากเช็กเอาต์แล้ว
รายงานนี้ช่วยให้ที่พักตรวจสอบว่ากิจกรรมทางการเงินทั้งหมดของวันนั้นได้รับการโพสต์และยอดเงินถูกต้อง หลังจากกระบวนการ การตรวจประเมินกลางคืน (Night Audit) เสร็จสิ้นแล้ว
รายงานงบทดลองรายวันทำหน้าที่เป็นรายงาน “ปิดบัญชี” รายคืนสำหรับการดำเนินงานบัญชีของโรงแรม และช่วยทีมบัญชีในการ:
- ตรวจสอบ ยอดเงินเปิดและยอดเงินปิด
- ทบทวน กิจกรรมทางการเงินรายวัน ในบัญชีแยกประเภทต่างๆ
- ยืนยันว่า ยอดโอนระหว่างบัญชีแยกประเภท สมดุลอย่างถูกต้อง
- สนับสนุน การกระทบยอดและการตรวจสอบบัญชี
- ส่งออกหรือเปรียบเทียบยอดเงิน กับระบบบัญชีภายนอก
เพื่อเข้าถึงงบทดลองรายวัน:
- เปิด เมนูหลัก
- ไปที่ บัญชี
- คลิกที่แท็บ งบทดลองรายวัน
สิทธิ์และการเข้าถึง
โดยค่าเริ่มต้น การเข้าถึงจะเปิดให้กับ:
- เจ้าของที่พัก
- ผู้ใช้องค์กร
- ผู้ดูแลระบบขององค์กร
บทบาทผู้ใช้เพิ่มเติม สามารถได้รับสิทธิ์เข้าถึงผ่าน การตั้งค่าการอนุญาตของผู้ใช้ (สิทธิ์ของบทบาท) ตรวจสอบ สิทธิ์ของบทบาท เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน
ก่อนใช้งานงบทดลองรายวันเป็นครั้งแรก ที่พักต้องดำเนินการเริ่มต้นใช้งานครั้งเดียวให้เสร็จสมบูรณ์ ก่อน
การเริ่มต้นใช้งานจะเป็นการตั้งค่ายอดเริ่มต้นสำหรับบัญชีแยกประเภททั้งหมด เพื่อให้งานรายงานสะท้อนสถานะทางการเงินจริงของที่พักได้อย่างถูกต้อง
- การเริ่มต้นใช้งานเป็นสิ่งจำเป็น ก่อนที่รายงานจะสามารถสร้างข้อมูลได้
- รายงานจะยังคง ว่างเปล่า จนกว่าการตรวจประเมินกลางคืนจะทำงานหลังจากการเริ่มต้นใช้งานเสร็จสิ้น
- ยอดเริ่มต้นจากการเริ่มต้นใช้งาน ไม่สามารถแก้ไขได้ หลังจากนั้น
- ยอดที่แนะนำ รวมถึง รายการที่โพสต์และนำเข้าที่มีอยู่แล้วใน Cloudbeds พีเอ็มเอส
วิธีการเริ่มต้นใช้งานบัญชีแยกประเภท:
ตั้งค่ายอดเริ่มต้น
เมื่อคุณเข้าถึงแท็บงบทดลองรายวันเป็นครั้งแรก ระบบจะขอให้คุณตรวจสอบและตั้งค่ายอดสำหรับบัญชีเงินมัดจำ บัญชีเงินสด และบัญชีลูกหนี้
Cloudbeds พีเอ็มเอสจะ แสดงยอดที่แนะนำ ซึ่งสร้างขึ้นจาก กิจกรรมทางการเงินที่โพสต์และนำเข้าที่มีอยู่ของที่พัก
คุณสามารถเลือกได้ว่า:
- ยอมรับยอดที่แนะนำ
- กำหนดค่าทับยอด ด้วยตนเอง
- จับคู่ยอด กับระบบบัญชีภายนอก
- ตั้งค่ายอดเป็นศูนย์ หากต้องการ
การตั้งค่าที่เลือกขึ้นอยู่กับกระบวนการบัญชีและการกระทบยอดของที่พัก
ยืนยันการเริ่มต้นใช้งาน
หลังจากการเริ่มต้นใช้งานเสร็จสมบูรณ์:
- บัญชีแยกประเภทจะถูก เปิดใช้งานแล้ว
- ระบบจะรอ รอบการตรวจประเมินกลางคืนถัดไป
- งบทดลองรายวันฉบับแรกจะ พร้อมใช้งานหลังจากการตรวจประเมินกลางคืนเสร็จสมบูรณ์อย่างสำเร็จ
หน้าของงบทดลองรายวันแบ่งออกเป็นสองแท็บบัญชีแยกประเภท (ปัจจุบันและยอดคงเหลือ) และส่วนบัญชีที่ช่วยให้ที่พักตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินรายวันและกระทบยอดยอดเงิน
แท็บ บัญชีแยกประเภทปัจจุบัน เน้นรายละเอียดรายการและกิจกรรมปฏิบัติการ ขณะที่แท็บ ยอดคงเหลือบัญชีแยกประเภท สรุปยอดรวมทางการเงินและผลการกระทบยอดในทุกบัญชีแยกประเภทโดยไม่เน้นรายละเอียดระดับรายการ ดังนั้นในเชิงปฏิบัติการ:
- แท็บบัญชีแยกประเภทปัจจุบัน = กิจกรรมรายละเอียด
- แท็บยอดคงเหลือบัญชีแยกประเภท = สรุปการกระทบยอด
บัญชีแยกประเภทปัจจุบันประกอบด้วย กิจกรรมที่โพสต์ภายในองค์กร สำหรับใบแจ้งรายการผู้เข้าพัก ใบแจ้งรายการกลุ่ม และบัญชีกลาง
แท็บนี้เน้นที่ รายละเอียดรายการธุรกรรม ที่ประกอบเป็นกิจกรรมการบัญชีปฏิบัติการประจำวันของที่พัก
ประกอบด้วย:
- รายละเอียดสรุปของ:
- สรุปยอดเปิดและยอดปิดบัญชีแยกประเภทปัจจุบัน
- ยอดเปิดบัญชีแยกประเภทปัจจุบัน
- ยอดรวมรายการธุรกรรม
- ยอดโอนเงินมัดจำที่ได้รับเข้าสู่บัญชีแยกประเภทปัจจุบัน
- ยอดโอนบัญชีลูกหนี้ที่ย้ายออกจากบัญชีแยกประเภทปัจจุบัน
- ยอดปิดบัญชีแยกประเภทปัจจุบัน
- การแจกแจงค่าธรรมเนียม: แสดงค่าธรรมเนียมและการปรับเปลี่ยนที่โพสต์ภายในองค์กร รวมถึง:
- อัตราและรายได้จากค่าห้อง
- ค่าธรรมเนียม No-show
- สินค้าและบริการ
- บริการเสริม
- สินค้าแบบกำหนดเองของ POS
- การยกเลิก
- ค่าธรรมเนียมและการปรับเปลี่ยนค่าธรรมเนียม
- ภาษีและการปรับเปลี่ยนภาษี
- กิจกรรมการชำระเงิน: แสดงการชำระเงินและการคืนเงินแยกตามวิธีการชำระเงิน เช่น:
- เงินสด
- การโอนเงินผ่านธนาคาร
- บัตรเครดิต
- ยอดรวมรายการธุรกรรมทั้งหมด:_ แสดงยอดรวมกิจกรรมที่โพสต์ในบัญชีแยกประเภทปัจจุบันสำหรับวันทำการที่เลือก
แท็บยอดเงินบัญชีแยกประเภท
แท็บ ยอดเงินบัญชีแยกประเภท จะแสดง ภาพรวมการกระทบยอดระดับสูง ของบัญชีแยกประเภททั้งหมดสำหรับวันที่ดำเนินธุรกิจที่เลือก
แทนที่จะโชว์รายละเอียดหมวดหมู่รายการธุรกรรม ส่วนนี้จะเน้นที่ การเคลื่อนไหวทางการเงินและความเปลี่ยนแปลงของยอดเงินในแต่ละบัญชีแยกประเภท มุมมองยอดเงินบัญชีแยกประเภทช่วยให้ทีมบัญชีสามารถตรวจสอบยืนยันได้ว่าบัญชีแยกประเภททั้งหมดกระทบยอดถูกต้องหลังจากการตรวจประเมินกลางคืนเสร็จสิ้น โดยส่วนนี้ใช้เป็นหลักสำหรับ การกระทบยอดและการตรวจสอบ
-
สำหรับแต่ละบัญชีแยกประเภท รายงานจะแสดง:
ยอดเงินเปิดบัญชี
กิจกรรมสุทธิ
ยอดโอนเข้าและออก
ยอดเงินปิดบัญชี
ส่วนนี้รวบรวมการเคลื่อนไหวทางการเงินสำหรับ:
- บัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ
- บัญชีแยกประเภทปัจจุบัน
- บัญชีลูกหนี้
ช่วยให้คุณตรวจสอบยืนยันได้อย่างรวดเร็วว่าการไหลของบัญชีทั้งหมดในที่พักสมดุลอย่างถูกต้องหรือไม่
หลังจากกระบวนการ การตรวจประเมินกลางคืน เสร็จสิ้น Cloudbeds พีเอ็มเอสจะสร้างสแนปช็อต งบทดลองรายวัน สำหรับวันทำการนั้น
รายงานนี้จะตรวจสอบสมการบัญชีดังนี้: ยอดเงินเปิด + กิจกรรมประจำวัน = ยอดเงินปิด
นอกจากนี้ยังยืนยันว่า การโอนระหว่างบัญชีแยกประเภทมีผลรวมเป็นศูนย์
ตัวอย่างเช่น:
- การโอนเงินมัดจำที่ออกจากบัญชีลูกหนี้เงินมัดจำควรปรากฏในบัญชีลูกหนี้ปัจจุบัน
- การโอนจากบัญชีลูกหนี้ปัจจุบันไปยังบัญชีลูกหนี้ควรปรากฏในบัญชีลูกหนี้
กระบวนการกระทบยอดนี้ช่วยระบุข้อผิดพลาดในการโพสต์ก่อนที่งวดบัญชีจะถูกสรุป
รายงานนี้ให้ภาพรวมบัญชีที่รวมศูนย์ซึ่งที่พักสามารถใช้สำหรับ:
- การกระทบยอดรายวัน
- การตรวจสอบบัญชี
- การตรวจสอบทางการเงิน
- การรายงานสิ้นเดือน
-
การเปรียบเทียบ กับแพลตฟอร์มบัญชีภายนอก เช่น:
- NetSuite
- QuickBooks
- SAP
- Sage Intacct
หากผู้ใช้งานแก้ไขรายการย้อนหลังหลังจากการตรวจประเมินกลางคืน งบทดลองรายวันจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นในวันที่เกิดการแก้ไข ขึ้น ตัวอย่างเช่น:
- เพิ่มรายการใน การจองย้อนหลัง
- เป็นโมฆะของโพสต์ย้อนหลัง
- แก้ไข บัญชีกลุ่ม
- ปรับเปลี่ยน บัญชีภายใน
รายงานจะแสดงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นในกิจกรรมของวันทำการปัจจุบัน การกระทบยอดเพิ่มเติมอาจต้องใช้:
- รายงานข้อมูลเชิงลึก
- รายงานทางการเงินที่ส่งออก
- การวิเคราะห์ด้วยสเปรดชีตภายนอก
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
กระทบยอดรายงานทุกวัน
รีวิวงบทดลองรายวัน หลังจากรอบการตรวจประเมินกลางคืนทุกครั้ง เพื่อระบุความคลาดเคลื่อนตั้งแต่เนิ่นๆ ครับ/ค่ะ
ปรับยอดเงินให้ตรงกับระบบบัญชีภายนอก
หากใช้ซอฟต์แวร์บัญชีภายนอก ให้ตั้งค่ายอดเงินให้ ตรงกับบันทึกบัญชีภายนอกเมื่อเป็นไปได้ครับ/ค่ะ
จำกัดสิทธิ์การใช้งานบัญชี
-
มอบสิทธิ์เข้าถึง เฉพาะผู้ใช้งานที่รับผิดชอบด้าน:
- บัญชี
- การตรวจสอบ
- การกระทบยอดทางการเงิน
- การจัดการรายได้
ติดตามการปรับเปลี่ยนย้อนหลัง
รีวิว การแก้ไขย้อนหลัง และ กิจกรรมการโพสต์ที่ผิดปกติ อย่างสม่ำเสมอเพื่อรักษาความถูกต้องของการกระทบยอดครับ/ค่ะ
คำถามที่พบบ่อย
ฟีเจอร์นี้กำลังเปิดให้ใช้งานแบบจำกัด และสามารถเปิดใช้งานได้ตามคำขอค่ะ
ไม่มีค่ะ งบทดลองรายวันตอนนี้ให้ใช้ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
ไม่ค่ะ รายงานจะถูกสร้างขึ้นหลังจากการตรวจประเมินกลางคืนเสร็จสิ้น
รายงานจะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อผ่านรอบการตรวจประเมินกลางคืนที่สำเร็จครั้งถัดไปเท่านั้นค่ะ
ตอนนี้ยังไม่ได้ค่ะ การเริ่มต้นระบบถูกออกแบบให้เป็นกระบวนการตั้งค่าครั้งเดียว
งบทดลองรายวันจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงในวันที่มีการแก้ไขเกิดขึ้นค่ะ
อาจต้องมีการกระทบยอดเพิ่มเติมเพื่อระบุผลกระทบเดิมในอดีต
รองรับค่ะ งบทดลองรายวันช่วยทีมบัญชีตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินรายวันและกระทบยอดยอดเงินเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบบัญชี
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น