การทำความเข้าใจใบแจ้งหนี้ชั่วคราวและการทำรายการในการออกใบแจ้งหนี้

บทนำ

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวเป็นเอกสารเบื้องต้นสำหรับผู้เข้าพักหรือกลุ่ม ซึ่งอาจรวมค่าบริการที่ยังไม่สิ้นสุดและสามารถใช้เป็นการประเมินราคาหรือใบเสนอราคาก่อนที่จะสร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวจะไม่โพสต์รายการทางการเงินหรือล็อกธุรกรรม ค่าบริการที่รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้นี้ยังคงสามารถใช้สำหรับการออกใบแจ้งหนี้มาตรฐานในภายหลังได้

สารบัญ

• ทำความเข้าใจคุณสมบัติของใบแจ้งหนี้ Pro forma
• สร้างใบแจ้งหนี้ Pro forma
• เปรียบเทียบสถานะความพร้อมของรายการธุรกรรม
• ตรวจสอบกฎการทำรายการออกใบแจ้งหนี้
• จัดการการดำเนินการและสถานะ
• ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ Pro forma
• ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ Pro forma

ทำความเข้าใจคุณสมบัติของใบแจ้งหนี้ Pro forma

ใช้ลักษณะเหล่านี้เพื่อพิจารณาว่าใบแจ้งหนี้ Pro forma เป็นเอกสารที่เหมาะสมสำหรับผู้เข้าพักหรือกลุ่มหรือไม่

• เอกสารเบื้องต้น: เทมเพลตระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารนี้เป็นใบแจ้งหนี้ Pro forma
• รายการธุรกรรมรอดำเนินการ: ใบแจ้งหนี้ Pro forma สามารถรวมค่าธรรมเนียมที่รอดำเนินการได้ นอกจากนี้ยังมีการตั้งค่าแยกต่างหากที่อนุญาตให้รวมค่าธรรมเนียมรอดำเนินการในใบแจ้งหนี้มาตรฐานได้
• รายการธุรกรรมยังคงพร้อมใช้งาน: ค่าธรรมเนียมจะไม่ถูกล็อกไว้กับใบแจ้งหนี้ Pro forma และสามารถรวมในใบแจ้งหนี้มาตรฐานในภายหลังได้
• เก็บไว้ในเอกสาร: เอกสารถูกบันทึกไว้ในส่วนเอกสารของการจองหรือบัญชีกลุ่ม
• ใบเสนอราคาหรือประมาณการสำหรับผู้เข้าพัก: ใช้ ยอมรับประมาณการ หรือ ปฏิเสธประมาณการ เพื่อติดตามการตอบกลับของผู้เข้าพัก การดำเนินการเหล่านี้จะไม่ส่งผลต่อบัญชีหรือค่าธรรมเนียมที่โพสต์แล้ว

สร้างใบแจ้งหนี้ Pro forma

เริ่มต้นจากการจองที่มีค่าธรรมเนียมที่คุณต้องการรวม

1. เปิด การจอง ที่ต้องการ
2. คลิก การดำเนินการ ที่มุมขวาบน
3. เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ Pro forma

เปรียบเทียบสถานะความพร้อมของรายการธุรกรรม

ฉลากรายการธุรกรรมช่วยให้คุณแยกแยะระหว่างการชำระเงินที่รอดำเนินการกับการชำระเงินที่โพสต์แล้วก่อนสร้างเอกสาร

กล่องโต้ตอบสร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (Pro Forma Invoice)

กล่องโต้ตอบใบแจ้งหนี้ชั่วคราวจะแสดงรายการธุรกรรมที่รอดำเนินการ รายการธุรกรรมที่โพสต์แล้ว และการชำระเงิน

กล่องโต้ตอบสร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

โดยค่าเริ่มต้น กล่องโต้ตอบใบแจ้งหนี้มาตรฐานสำหรับการจองเดียวกันจะแสดงเฉพาะรายการธุรกรรมที่โพสต์แล้วและการชำระเงินเท่านั้น

ตรวจสอบกฎการออกใบแจ้งหนี้

กฎเหล่านี้ใช้กับการจองและบัญชีกลุ่ม

• ใบแจ้งหนี้ที่มีเฉพาะการชำระเงิน: ใบแจ้งหนี้มาตรฐานต้องมีรายการธุรกรรมที่โพสต์แล้วอย่างน้อยหนึ่งรายการนอกเหนือจากการชำระเงินใดๆ ระบบจะแสดงข้อผิดพลาดหากคุณพยายามสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีเฉพาะการชำระเงินเท่านั้น

  

• รายการธุรกรรมที่รอดำเนินการ: รายการธุรกรรมที่รอดำเนินการไม่สามารถเพิ่มในใบแจ้งหนี้มาตรฐานได้โดยค่าเริ่มต้น ให้เปิดใช้งาน อนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้สำหรับรายการธุรกรรมที่รอดำเนินการ ในการตั้งค่าการเงินเพื่อเพิ่มรายการเหล่านี้ หลังจากที่รายการธุรกรรมที่รอดำเนินการถูกเพิ่มในใบแจ้งหนี้มาตรฐานแล้ว รายการนั้นจะถูกล็อกและไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ซ้ำได้อีก

จัดการการดำเนินการและสถานะ

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวรองรับการดำเนินการเพื่อติดตามการตอบกลับของผู้เข้าพักและแจกจ่ายเอกสาร

• สถานะเริ่มต้น: เปิดอยู่
• ยอมรับประมาณการ: เปลี่ยนสถานะเป็น ยอมรับแล้ว
• ปฏิเสธประมาณการ: เปลี่ยนสถานะเป็น ปฏิเสธแล้ว
• ลบ: เปลี่ยนสถานะเอกสารเป็น ยกเลิกแล้ว

คุณยังสามารถ ดู, ส่ง หรือ ดาวน์โหลด ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวจากการจองหรือบัญชีกลุ่มได้

สถานะใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

• สถานะที่ไม่เกี่ยวกับการเงิน: ใบแจ้งหนี้ Proforma สามารถมีสถานะ เปิด ยอมรับ ปฏิเสธ หรือ ยกเลิก ได้
• ไม่มีสถานะ ชำระเงิน หรือ ปิด: เอกสารเบื้องต้นไม่สามารถใช้สถานะที่สงวนไว้สำหรับเอกสารทางการเงินขั้นสุดท้ายได้
• การยกเลิก: ใบแจ้งหนี้ Proforma ไม่จำเป็นต้องมีใบลดหนี้ ให้เปลี่ยนสถานะเป็น ยกเลิก

ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ Proforma

ใช้การตั้งค่าใบแจ้งหนี้เพื่อปรับเอกสารสำหรับใบเสนอราคาและคำแนะนำการชำระเงินของผู้เข้าพัก

• แก้ไขชื่อเรื่องได้: เปลี่ยนชื่อใบแจ้งหนี้ Proforma เช่น เป็น ประมาณการภาษี
• ส่วนท้ายแบบกำหนดเอง: เพิ่มข้อมูลเช่น รายละเอียดบัญชีธนาคารสำหรับการโอนเงินของผู้เข้าพัก
• ติดตามประมาณการ: ใช้ ยอมรับประมาณการ และ ปฏิเสธประมาณการ เพื่อบันทึกการตอบกลับของผู้เข้าพักโดยไม่เปลี่ยนแปลงใบแจ้งรายการหรือบันทึกทางการเงิน

ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ Proforma

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงเอกสารใบแจ้งหนี้ Proforma ที่สร้างขึ้นแล้ว

ขั้นตอนถัดไป

หลังจากผู้เข้าพักยอมรับประมาณการและการเข้าพักหรือการขายเสร็จสมบูรณ์ ให้สร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐานใหม่โดยใช้ค่าใช้จ่ายที่โพสต์แล้วที่สรุปเรียบร้อย