การทำความเข้าใจใบแจ้งหนี้ชั่วคราวและธุรกรรมการออกใบแจ้งหนี้

บทนำ

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวเป็นเอกสารเบื้องต้นสำหรับผู้เข้าพักหรือกลุ่ม ซึ่งอาจรวมค่าบริการที่ยังไม่สิ้นสุดและใช้เป็นประมาณราคา หรือใบเสนอราคาก่อนสร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวจะไม่โพสต์รายการทางการเงินหรือล็อกธุรกรรม ค่าบริการที่รวมอยู่ยังคงสามารถใช้สำหรับการออกใบแจ้งหนี้มาตรฐานในภายหลังได้

สารบัญ

• ทำความเข้าใจคุณสมบัติของใบแจ้งหนี้ชั่วคราว
• สร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว
• เปรียบเทียบความพร้อมใช้งานของรายการธุรกรรม
• ตรวจสอบกฎการทำรายการออกใบแจ้งหนี้
• จัดการการดำเนินการและสถานะ
• ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ชั่วคราว
• ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

ทำความเข้าใจคุณสมบัติของใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

ใช้ลักษณะเหล่านี้เพื่อพิจารณาว่าใบแจ้งหนี้ชั่วคราวเหมาะสมกับผู้เข้าพักหรือกลุ่มหรือไม่

• เอกสารเบื้องต้น: เทมเพลตจะระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารนี้เป็นใบแจ้งหนี้ชั่วคราว
• รายการธุรกรรมรอดำเนินการ: ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวสามารถรวมค่าธรรมเนียมที่รอดำเนินการได้ นอกจากนี้ยังมีการตั้งค่าแยกต่างหากที่อนุญาตให้มีค่าธรรมเนียมรอดำเนินการในใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
• รายการธุรกรรมยังคงพร้อมใช้งาน: ค่าธรรมเนียมจะไม่ถูกล็อกไว้กับใบแจ้งหนี้ชั่วคราวและสามารถรวมในใบแจ้งหนี้มาตรฐานในภายหลังได้
• จัดเก็บในเอกสาร: เอกสารถูกบันทึกไว้ในส่วนเอกสารของการจองหรือบัญชีกลุ่ม
• ใบเสนอราคาหรือประมาณการของผู้เข้าพัก: ใช้ ยอมรับประมาณการ หรือ ปฏิเสธประมาณการ เพื่อติดตามการตอบกลับของผู้เข้าพัก การดำเนินการเหล่านี้จะไม่ส่งผลต่อบัญชีหรือค่าธรรมเนียมที่โพสต์แล้ว

สร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

เริ่มต้นจากการจองที่มีค่าธรรมเนียมที่คุณต้องการรวม

1. เปิด การจอง ที่ต้องการ
2. คลิก การดำเนินการ ที่มุมขวาบน
3. เลือก สร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

เปรียบเทียบสถานะการทำรายการ

ฉลากการทำรายการช่วยให้คุณแยกความแตกต่างระหว่างค่าธรรมเนียมที่รอดำเนินการกับค่าธรรมเนียมที่โพสต์แล้วก่อนสร้างเอกสาร

กล่องโต้ตอบสร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

กล่องโต้ตอบใบแจ้งหนี้ชั่วคราวจะแสดงรายการทำรายการที่รอดำเนินการ รายการทำรายการที่โพสต์แล้ว และการชำระเงิน

กล่องโต้ตอบสร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐาน

โดยค่าเริ่มต้น กล่องโต้ตอบใบแจ้งหนี้มาตรฐานสำหรับการจองเดียวกันจะแสดงเฉพาะรายการทำรายการที่โพสต์แล้วและการชำระเงินเท่านั้น

ตรวจสอบกฎการทำรายการใบแจ้งหนี้

กฎเหล่านี้ใช้กับการจองและบัญชีกลุ่ม

• ใบแจ้งหนี้ที่มีเฉพาะการชำระเงิน: ใบแจ้งหนี้มาตรฐานต้องมีรายการทำรายการที่โพสต์แล้วอย่างน้อยหนึ่งรายการนอกเหนือจากการชำระเงินใดๆ ระบบจะแสดงข้อผิดพลาดหากคุณพยายามสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีเฉพาะการชำระเงินเท่านั้น

  

• รายการทำรายการที่รอดำเนินการ: โดยค่าเริ่มต้น รายการทำรายการที่รอดำเนินการไม่สามารถเพิ่มในใบแจ้งหนี้มาตรฐานได้ เปิดใช้งาน อนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้รายการทำรายการที่รอดำเนินการ ในการตั้งค่าการเงินเพื่อเพิ่มรายการเหล่านี้ หลังจากเพิ่มรายการทำรายการที่รอดำเนินการในใบแจ้งหนี้มาตรฐานแล้ว รายการนั้นจะถูกล็อกและไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ซ้ำได้อีก

จัดการการดำเนินการและสถานะ

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวรองรับการดำเนินการเพื่อติดตามการตอบกลับของผู้เข้าพักและแจกจ่ายเอกสาร

• สถานะเริ่มต้น: เปิดอยู่
• ยอมรับประมาณการ: เปลี่ยนสถานะเป็น ยอมรับแล้ว
• ปฏิเสธประมาณการ: เปลี่ยนสถานะเป็น ปฏิเสธแล้ว
• ลบ: เปลี่ยนสถานะเอกสารเป็น ยกเลิกแล้ว

คุณยังสามารถ ดู, ส่ง หรือ ดาวน์โหลด ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวจากการจองหรือบัญชีกลุ่มได้

สถานะใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

• สถานะที่ไม่เกี่ยวกับการเงิน: ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวสามารถมีสถานะ เปิด ยอมรับ ปฏิเสธ หรือ ยกเลิก ได้
• ไม่มีสถานะ ชำระเงิน หรือ ปิด: เอกสารเบื้องต้นไม่สามารถใช้สถานะที่สงวนไว้สำหรับเอกสารทางการเงินขั้นสุดท้ายได้
• การยกเลิก: ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวไม่จำเป็นต้องมีใบลดหนี้ ให้เปลี่ยนสถานะเป็น ยกเลิก

ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

ใช้การตั้งค่าใบแจ้งหนี้เพื่อปรับเอกสารสำหรับใบเสนอราคาและคำแนะนำการชำระเงินของผู้เข้าพัก

• แก้ไขชื่อเรื่องได้: เปลี่ยนชื่อใบแจ้งหนี้ชั่วคราว เช่น เป็น ประมาณการภาษี
• ส่วนท้ายแบบกำหนดเอง: เพิ่มข้อมูล เช่น รายละเอียดบัญชีธนาคารสำหรับการโอนเงินของผู้เข้าพัก
• ใบแจ้งหนี้ QR ของสวิตเซอร์แลนด์: สำหรับที่พักในสวิตเซอร์แลนด์ที่บันทึก IBAN ไว้ ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวที่มียอดค้างชำระจะมีหน้ารหัส QR เป็นหน้าสุดท้ายของไฟล์ PDF เรียนรู้เพิ่มเติม: ใบแจ้งหนี้ QR ของสวิตเซอร์แลนด์
• การติดตามประมาณการ: ใช้ ยอมรับประมาณการ และ ปฏิเสธประมาณการ เพื่อบันทึกการตอบกลับของผู้เข้าพักโดยไม่เปลี่ยนแปลงใบแจ้งรายการหรือบันทึกทางการเงิน

ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงเอกสารใบแจ้งหนี้ชั่วคราวที่สร้างขึ้นแล้ว

ขั้นตอนถัดไป

หลังจากผู้เข้าพักยอมรับประมาณการและการเข้าพักหรือการขายเสร็จสมบูรณ์ ให้สร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐานใหม่โดยใช้ยอดค่าใช้จ่ายที่โพสต์แล้วที่สรุปเรียบร้อย