การออกใบแจ้งหนี้ใหม่ - การปรับปรุงฟีเจอร์และอัปเดต

บทนำ

การออกใบแจ้งหนี้ใหม่ช่วยปรับปรุงการติดตามรายการทำธุรกรรม การบิลลิ่งกลุ่ม การจัดการเอกสารทางภาษี และการแสดงใบแจ้งหนี้ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อให้ใบแจ้งหนี้มีความถูกต้องมากขึ้น ง่ายต่อการกระทบยอด และเหมาะสมกับข้อกำหนดทางภาษีระหว่างประเทศมากขึ้น

โปรดตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงด้านล่างก่อนที่ทีมของคุณจะเริ่มใช้กระบวนการทำงานใหม่ โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการล็อกธุรกรรม การสรุปเอกสาร การรายงาน และข้อกำหนดการดำเนินงานเฉพาะประเทศ

สารบัญ

• ทบทวนการปรับปรุงฟีเจอร์หลัก
• ทำความเข้าใจเทมเพลตเอกสารที่อัปเดต
• ใช้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma
• ทำความเข้าใจกฎการล็อกธุรกรรมและการออกใบแจ้งหนี้
• แยกความแตกต่างระหว่างเป็นโมฆะและยกเลิก
• รักษาบริการทางการเงินเฉพาะประเทศ

ทบทวนการปรับปรุงฟีเจอร์หลัก

ประสบการณ์การออกใบแจ้งหนี้ที่อัปเดตเปลี่ยนวิธีการเลือกธุรกรรม การเรียกเก็บเงิน การปรับเปลี่ยน และการปล่อยธุรกรรมสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ในอนาคต

• การติดตามธุรกรรมที่ดีขึ้น: ธุรกรรมไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ซ้ำได้ หากใบแจ้งหนี้มีข้อผิดพลาด ให้ทำเป็นโมฆะโดยออกใบลดหนี้ก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกรรมที่ปล่อยใหม่อีกครั้ง
• การออกใบแจ้งหนี้กลุ่มที่ยืดหยุ่น: เลือกธุรกรรมเฉพาะจากบัญชีกลุ่มแทนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งบัญชีพร้อมกัน
• ใบลดหนี้: เพิ่มธุรกรรมการปรับเปลี่ยนที่สร้างหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว สามารถเพิ่มได้เฉพาะการปรับเปลี่ยนลบเท่านั้น ขณะนี้ไม่สามารถเพิ่มค่าบวกใหม่ในใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ ใบลดหนี้จะอ้างอิงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
• การเป็นโมฆะเต็มรูปแบบด้วยใบลดหนี้: ยกเลิกใบแจ้งหนี้โดยออกใบลดหนี้ที่อ้างอิงเอกสารต้นฉบับและปล่อยธุรกรรมทั้งหมดให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้
• ตัวเลือกการเรียกเก็บเงินที่ขยายขึ้น:
  • การจอง: เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักที่ลงทะเบียนหรือบริษัทที่ระบุในการจอง
  • กลุ่ม: เรียกเก็บเงินจากกลุ่มหรือผู้ติดต่อกลุ่มที่มีข้อมูลทางการเงินเก็บไว้
• ธุรกรรมรอดำเนินการที่ยืดหยุ่น: เลือกได้ว่าใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะรวมธุรกรรมรอดำเนินการหรือไม่ ตัวเลือกนี้ช่วยให้ที่พักสามารถสรุปการเรียกเก็บเงินก่อนที่ผู้เข้าพักจะเข้าพักเสร็จสิ้น

ในการกำหนดค่าธุรกรรมที่รอดำเนินการ ให้ไปที่ การตั้งค่า → การเงิน → ใบแจ้งหนี้และเอกสาร แล้วอัปเดตการตั้งค่าธุรกรรมที่รอดำเนินการ

ทำความเข้าใจเทมเพลตเอกสารที่อัปเดตแล้ว

เทมเพลตใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (Pro Forma) และใบลดหนี้ ใช้เลย์เอาต์ที่เรียบง่ายขึ้นและแสดงข้อมูลทางการเงินและภาษีอย่างละเอียดมากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงดีไซน์และเลย์เอาต์

• ดีไซน์ทันสมัย: เทมเพลตใช้เลย์เอาต์ที่อัปเดตและเรียบง่ายขึ้น
• สรุปสแนปช็อต: ตารางที่มุมขวาบนสรุปยอดรวมย่อย ภาษี ค่าธรรมเนียม ยอดชำระแล้ว และยอดเงินคงเหลือ
• คอลัมน์ที่เรียบง่ายขึ้น: คอลัมน์เครดิตและเดบิตเดิมถูกแทนที่ด้วยยอดสุทธิ ภาษี และยอดรวม
• รายการบรรทัดที่ชัดเจนขึ้น: ภาษีจะแสดงในบรรทัดเดียวกับค่าธรรมเนียมหลัก
• ส่วนการชำระเงิน: เอกสารจะแสดงรายการชำระเงินที่ถูกนำไปใช้เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้
• สถานะการชำระเงิน: ใบแจ้งหนี้จะถูกระบุว่า ชำระเงินบางส่วน หรือ ชำระเงินเต็มจำนวน ตามการชำระเงินที่นำไปใช้

ข้อมูล VAT และภาษี

เทมเพลตที่อัปเดตแล้วให้ข้อมูลภาษีเพิ่มเติมสำหรับเขตอำนาจที่ใช้ VAT หรือกำหนดให้มีตัวระบุผู้เสียภาษี

• การจัดประเภทภาษี: จัดประเภทภาษีเป็น VAT ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้
• ตารางสรุป VAT: เมื่อภาษีถูกจัดประเภทเป็น VAT ตารางที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้จะแสดงการแจกแจง VAT อย่างละเอียด ตารางนี้จะไม่แสดงเมื่อไม่มีการใช้ VAT
• ช่องตัวระบุภาษีเพิ่มเติม: เก็บตัวระบุภาษีในโปรไฟล์ผู้เข้าพัก บริษัท และกลุ่ม เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

การใช้ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (Pro Forma)

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวสามารถให้ผู้เข้าพักได้รับการประเมินราคาก่อนที่ค่าธรรมเนียมจะถูกสรุป เป็นการดูตัวอย่างข้อมูลธุรกรรมแต่ไม่ใช่เอกสารทางการเงินขั้นสุดท้าย

สถานะและการสรุปผล

• สถานะที่มี: ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวสามารถมีสถานะเป็น เปิด, ยอมรับ, ปฏิเสธ หรือ ยกเลิก ไม่สามารถระบุเป็น ชำระเงิน หรือ ปิด ได้เพราะไม่ได้แสดงถึงการขายที่เสร็จสมบูรณ์ ไม่ล็อกธุรกรรม หรือโพสต์รายการทางการเงิน
• ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย: ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวไม่สามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้มาตรฐานโดยอัตโนมัติได้ ให้สร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐานใหม่เมื่อการเข้าพักหรือการขายเสร็จสมบูรณ์
• ความพร้อมใช้งานของธุรกรรม: ค่าธรรมเนียมที่รวมในใบแจ้งหนี้ชั่วคราวยังคงพร้อมสำหรับการออกใบแจ้งหนี้มาตรฐาน ธุรกรรมที่รอดำเนินการซึ่งเพิ่มในใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะถูกล็อกและไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ซ้ำได้

ประมาณการหรือใบเสนอราคาของผู้เข้าพัก

• เลือก ยอมรับประมาณการ เพื่อทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ชั่วคราวว่า ได้รับการยอมรับ แล้ว
• เลือก ปฏิเสธประมาณการ เพื่อทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ชั่วคราวว่า ถูกปฏิเสธ แล้ว

รายละเอียดการเรียกเก็บเงินสำหรับบริษัท

เลือกนิติบุคคลที่ถูกเรียกเก็บเงินเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว

• การเลือก เรียกเก็บเงิน: ผู้เข้าพัก จะไม่รวมชื่อบริษัทที่บันทึกไว้ในโปร์ไฟล์ผู้เข้าพัก
• เลือก เรียกเก็บเงิน: บริษัท เพื่อระบุเอกสารถึงบริษัท
• บริษัทจะปรากฏในเมนู เรียกเก็บเงิน ก็ต่อเมื่อโปร์ไฟล์ของบริษัทนั้นมี เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท

ทำความเข้าใจกฎการล็อกธุรกรรมและการออกใบแจ้งหนี้

เอกสารทางการเงินมีผลต่อการเปลี่ยนแปลง การจัดเส้นทาง หรือการรวมธุรกรรมในใบแจ้งหนี้อื่น ตรวจสอบกฎเหล่านี้ก่อนสรุปเอกสาร

• การล็อกทางภาษี: ธุรกรรมจะถูกล็อกหลังจากเชื่อมโยงกับใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้แล้ว
• การดำเนินการที่จำกัด: ธุรกรรมที่ถูกล็อกไม่สามารถเป็นโมฆะ จัดสรร หรือจัดเส้นทางได้จนกว่าเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องจะถูกเป็นโมฆะ
• ใบแจ้งหนี้ต้องไม่ใช่แค่การชำระเงิน: ใบแจ้งหนี้มาตรฐานต้องมีธุรกรรมที่โพสต์อย่างน้อยหนึ่งรายการ ไม่สามารถมีแค่การชำระเงินเท่านั้น
• ธุรกรรมรอดำเนินการ: เปิดใช้งาน อนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้ธุรกรรมรอดำเนินการ ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้เพื่อเพิ่มรายการรอดำเนินการในใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
• การล็อกทันที: การเพิ่มรายการรอดำเนินการในใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะล็อกรายการนั้นทันที

แยกความแตกต่างระหว่างเป็นโมฆะและยกเลิก

การดำเนินการเหล่านี้มีผลทางภาษีที่แตกต่างกัน โปรดยืนยันว่าการดำเนินการใดที่ใช้ก่อนเปลี่ยนแปลงเอกสาร

รักษาบริการทางภาษีเฉพาะประเทศ

การผสานรวมทางภาษีบางอย่างต้องมีการต่ออายุข้อมูลประจำตัวหรือการจัดการคิวอย่างระมัดระวัง ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ใช้กับที่พักของคุณ

• ข้อมูลประจำตัว Fisconline ในอิตาลี: ข้อมูลประจำตัวจะหมดอายุทุก 90 วัน ข้อมูลประจำตัวที่หมดอายุจะป้องกันไม่ให้สามารถออกใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องได้จนกว่าจะมีการรีเซ็ตในพอร์ทัลของรัฐบาล
• คิวเอกสารทางการเงิน Fiskaltrust ในฝรั่งเศส: อย่าส่ง ใบเสร็จหยุด เว้นแต่คุณตั้งใจจะปิดคิวเอกสารทางการเงินอย่างถาวร การเปิดบริการใหม่ต้องมีการตั้งค่า CashBox ใหม่
• การลงนามล่าช้า Fiskaltrust: หากซอฟต์แวร์กลางไม่พร้อมใช้งาน ใบเสร็จจะเข้าสู่โหมดลงนามล่าช้าและถูกจัดคิวเพื่อพยายามส่งใหม่โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนปฏิบัติการถัดไป

ยืนยันสถานะการย้ายข้อมูลของที่พักของคุณ ทบทวนการตั้งค่าใบแจ้งหนี้กับทีมที่สร้างเอกสารทางการเงิน และบันทึกความรับผิดชอบเฉพาะประเทศเกี่ยวกับข้อมูลประจำตัวหรือการดูแลคิว