การออกใบแจ้งหนี้ใหม่ - การปรับปรุงฟีเจอร์และการอัปเดต

บทนำ

ระบบการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ช่วยปรับปรุงการติดตามรายการทำธุรกรรม การบิลลิ่งกลุ่ม การจัดการเอกสารทางภาษี และการแสดงใบแจ้งหนี้ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อให้ใบแจ้งหนี้มีความถูกต้องมากขึ้น ง่ายต่อการกระทบยอด และเหมาะสมกับข้อกำหนดทางภาษีระหว่างประเทศมากขึ้น

โปรดตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงด้านล่างก่อนที่ทีมของคุณจะเริ่มใช้กระบวนการทำงานใหม่ โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการล็อกธุรกรรม การสรุปเอกสาร การรายงาน และข้อกำหนดการปฏิบัติงานเฉพาะประเทศ

สารบัญ

• รีวิวการปรับปรุงฟีเจอร์หลัก
• ทำความเข้าใจเทมเพลตเอกสารที่อัปเดต
• ใช้ใบแจ้งหนี้ Proforma
• ทำความเข้าใจกฎการล็อกธุรกรรมและการออกใบแจ้งหนี้
• แยกความแตกต่างระหว่างเป็นโมฆะและยกเลิก
• รักษาบริการทางการเงินเฉพาะประเทศ

รีวิวการปรับปรุงฟีเจอร์หลัก

ประสบการณ์การออกใบแจ้งหนี้ที่อัปเดตเปลี่ยนวิธีการเลือกธุรกรรม การเรียกเก็บเงิน การปรับเปลี่ยน และการปล่อยสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ในอนาคต

• การติดตามธุรกรรมที่ดีขึ้น: ธุรกรรมไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ซ้ำได้ หากใบแจ้งหนี้มีข้อผิดพลาด ให้ยกเลิกโดยออกใบลดหนี้ก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกรรมที่ได้รับการปล่อยตัวอีกครั้ง
• การออกใบแจ้งหนี้กลุ่มที่ยืดหยุ่น: เลือกธุรกรรมเฉพาะจากบัญชีกลุ่มแทนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งบัญชีพร้อมกัน
• ใบลดหนี้: เพิ่มธุรกรรมการปรับเปลี่ยนที่สร้างขึ้นหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว สามารถเพิ่มได้เฉพาะการปรับเปลี่ยนที่เป็นลบผ่านกระบวนการนี้เท่านั้น ขณะนี้ไม่สามารถเพิ่มค่าบวกใหม่ในใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่ได้ ใบลดหนี้จะอ้างอิงใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ
• การยกเลิกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดด้วยใบลดหนี้: ยกเลิกใบแจ้งหนี้โดยออกใบลดหนี้ที่อ้างอิงเอกสารต้นฉบับและปล่อยธุรกรรมทั้งหมดให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่ได้
• ตัวเลือกการเรียกเก็บเงินที่ขยายขึ้น:
  • การจอง: เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักที่ลงทะเบียนหรือบริษัทที่ระบุในการจอง
  • กลุ่ม: เรียกเก็บเงินจากกลุ่มหรือผู้ติดต่อกลุ่มที่มีข้อมูลทางการเงินจัดเก็บไว้
• ธุรกรรมรอดำเนินการที่ยืดหยุ่น: เลือกได้ว่าใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะรวมธุรกรรมรอดำเนินการหรือไม่ ตัวเลือกนี้ช่วยให้ที่พักสามารถสรุปการเรียกเก็บเงินก่อนที่ผู้เข้าพักจะเข้าพักครบถ้วน
• ใบแจ้งหนี้ QR ของสวิตเซอร์แลนด์: ที่พักในสวิตเซอร์แลนด์สามารถเพิ่ม IBAN ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระและใบแจ้งหนี้ชั่วคราวมีหน้ารหัส QR ของสวิตเซอร์แลนด์ที่ผู้เข้าพักสามารถสแกนด้วยแอปธนาคารของตนได้ เรียนรู้เพิ่มเติม: ใบแจ้งหนี้ QR ของสวิตเซอร์แลนด์.

ในการกำหนดค่าธุรกรรมรอดำเนินการ ให้ไปที่ การตั้งค่า → การเงิน → ใบแจ้งหนี้และเอกสาร และอัปเดตการตั้งค่าธุรกรรมรอดำเนินการ

ทำความเข้าใจเทมเพลตเอกสารที่อัปเดต

เทมเพลตใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว และใบลดหนี้ใช้เลย์เอาต์ที่สะอาดขึ้นและให้ข้อมูลทางการเงินและภาษีที่ละเอียดมากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงการออกแบบและเลย์เอาต์

• ดีไซน์ทันสมัย: เทมเพลตใช้เลย์เอาต์ที่อัปเดตและเรียบง่ายขึ้น
• สรุปสแนปช็อต: ตารางที่มุมขวาบนสรุปยอดย่อย ภาษี ค่าธรรมเนียม ยอดชำระทั้งหมด และยอดเงินคงเหลือ
• คอลัมน์ที่เรียบง่ายขึ้น: คอลัมน์เครดิตและเดบิตเดิมถูกแทนที่ด้วยยอดสุทธิ ภาษี และยอดรวม
• รายการบรรทัดที่ชัดเจนขึ้น: ภาษีจะแสดงในบรรทัดเดียวกับค่าธรรมเนียมหลัก
• ส่วนการชำระเงิน: เอกสารจะแสดงรายการชำระเงินที่ถูกนำไปใช้เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้
• สถานะการชำระเงิน: ใบแจ้งหนี้จะถูกทำเครื่องหมายว่า ชำระเงินบางส่วน หรือ ชำระเงินเต็มจำนวน ตามการชำระเงินที่ถูกนำไปใช้

ข้อมูล VAT และภาษี

เทมเพลตที่อัปเดตมีข้อมูลภาษีเพิ่มเติมสำหรับเขตอำนาจที่ใช้ VAT หรือกำหนดให้มีตัวระบุภาษีของผู้ชำระเงิน

• การจัดประเภทภาษี: จัดประเภทภาษีเป็น VAT ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้
• ตารางสรุป VAT: เมื่อภาษีถูกจัดประเภทเป็น VAT ตารางที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้จะแสดงการแจกแจง VAT อย่างละเอียด ตารางนี้จะไม่แสดงเมื่อไม่มีการใช้ VAT
• ช่องตัวระบุภาษีเพิ่มเติม: เก็บตัวระบุภาษีในโปรไฟล์ผู้เข้าพัก บริษัท และกลุ่มเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

ใช้ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (Pro forma invoices)

ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวสามารถให้ผู้เข้าพักประมาณการค่าใช้จ่ายก่อนที่ค่าธรรมเนียมจะถูกสรุป เป็นการดูตัวอย่างข้อมูลธุรกรรมแต่ไม่ใช่เอกสารทางการเงินขั้นสุดท้าย

สถานะและการสรุป

• สถานะที่มี: ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวสามารถมีสถานะ เปิด, ยอมรับ, ปฏิเสธ หรือ ยกเลิก ไม่สามารถทำเครื่องหมายว่า ชำระเงิน หรือ ปิด ได้เพราะไม่ได้แสดงถึงการขายที่เสร็จสมบูรณ์ ไม่ล็อกธุรกรรม หรือโพสต์รายการทางการเงิน
• ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย: ใบแจ้งหนี้ชั่วคราวไม่สามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้มาตรฐานโดยอัตโนมัติ สร้างใบแจ้งหนี้มาตรฐานใหม่เมื่อการเข้าพักหรือการขายเสร็จสมบูรณ์
• ความพร้อมของธุรกรรม: ค่าธรรมเนียมที่รวมในใบแจ้งหนี้ชั่วคราวยังคงพร้อมสำหรับการออกใบแจ้งหนี้มาตรฐาน ธุรกรรมที่รอดำเนินการซึ่งถูกเพิ่มในใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะถูกล็อกและไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้ซ้ำได้

ประมาณการหรือใบเสนอราคาสำหรับผู้เข้าพัก

• เลือก ยอมรับประมาณการ เพื่อทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ชั่วคราวเป็น ยอมรับ
• เลือก ปฏิเสธประมาณการ เพื่อทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ชั่วคราวเป็น ปฏิเสธ

รายละเอียดการเรียกเก็บเงินสำหรับบริษัท

เลือกนิติบุคคลที่ต้องการเรียกเก็บเงินเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราว (Proforma)

• การเลือก เรียกเก็บเงินถึง: ผู้เข้าพัก จะไม่รวมชื่อบริษัทที่บันทึกไว้ในโปร์ไฟล์ผู้เข้าพัก
• เลือก เรียกเก็บเงินถึง: บริษัท เพื่อระบุเอกสารถึงบริษัท
• บริษัทจะปรากฏในเมนู เรียกเก็บเงินถึง ก็ต่อเมื่อโปร์ไฟล์นั้นมี เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท

ทำความเข้าใจกฎการล็อกธุรกรรมและการออกใบแจ้งหนี้

เอกสารทางการเงินมีผลต่อการเปลี่ยนแปลง การจัดเส้นทาง หรือการรวมธุรกรรมในใบแจ้งหนี้อื่น ตรวจสอบกฎเหล่านี้ก่อนสรุปเอกสาร

• การล็อกทางภาษี: ธุรกรรมจะถูกล็อกหลังจากเชื่อมโยงกับใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้
• การดำเนินการที่ถูกจำกัด: ธุรกรรมที่ถูกล็อกไม่สามารถเป็นโมฆะ จัดสรร หรือจัดเส้นทางได้จนกว่าเอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้องจะถูกเป็นโมฆะ
• ใบแจ้งหนี้ต้องไม่เป็นแบบชำระเงินอย่างเดียว: ใบแจ้งหนี้มาตรฐานต้องมีธุรกรรมที่โพสต์อย่างน้อยหนึ่งรายการ ไม่สามารถมีเฉพาะการชำระเงินเท่านั้น
• ธุรกรรมรอดำเนินการ: เปิดใช้งาน อนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้ธุรกรรมรอดำเนินการ ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้เพื่อเพิ่มรายการรอดำเนินการในใบแจ้งหนี้มาตรฐาน
• การล็อกทันที: การเพิ่มรายการรอดำเนินการในใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะล็อกรายการนั้นทันที

แยกความแตกต่างระหว่างเป็นโมฆะและยกเลิก

การดำเนินการเหล่านี้มีผลทางภาษีที่แตกต่างกัน โปรดยืนยันว่าการดำเนินการใดที่ใช้ก่อนเปลี่ยนแปลงเอกสาร

รักษาบริการทางภาษีเฉพาะประเทศ

การผสานรวมทางภาษีบางรายการต้องมีการต่ออายุข้อมูลประจำตัวหรือการจัดการคิวอย่างระมัดระวัง ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ใช้กับที่พักของคุณ

• ข้อมูลประจำตัว Fisconline ในอิตาลี: ข้อมูลประจำตัวหมดอายุทุก 90 วัน ข้อมูลที่หมดอายุจะป้องกันการออกใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องจนกว่าจะรีเซ็ตในพอร์ทัลของรัฐบาล
• คิวทางภาษี Fiskaltrust ในฝรั่งเศส: อย่าส่ง หยุดใบเสร็จ เว้นแต่คุณตั้งใจจะปิดคิวทางภาษีอย่างถาวร การเปิดบริการใหม่ต้องจัดเตรียม CashBox ใหม่
• การลงนามล่าช้าของ Fiskaltrust: หากซอฟต์แวร์ตัวกลางไม่พร้อมใช้งาน ใบเสร็จจะเข้าสู่โหมดลงนามล่าช้าและถูกจัดคิวเพื่อพยายามใหม่โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนถัดไป

ตรวจสอบสถานะการย้ายข้อมูลของที่พักของคุณ ทบทวนการตั้งค่าใบแจ้งหนี้กับทีมที่สร้างเอกสารทางการเงิน และบันทึกความรับผิดชอบเฉพาะประเทศเกี่ยวกับข้อมูลประจำตัวหรือการดูแลคิว