เมื่อคุณสร้างโปรไฟล์กลุ่มแล้ว คุณสามารถลิงก์การจองที่มีอยู่ของคุณไปยังกลุ่มได้ครับ

เมื่อคุณได้สร้างโปรไฟล์กลุ่มแล้ว นอกจากการเชื่อมโยงการจองที่มีอยู่กับกลุ่มแล้ว คุณยังสามารถ สร้างการจองใหม่ตั้งแต่ต้น หรือใช้เครื่องมือ +รายชื่อผู้เข้าพัก ได้อีกด้วยค่ะ

1. จากแท็บ การจอง ของโปรไฟล์กลุ่มที่ต้องการ เลือกการจองที่คุณต้องการดำเนินการแก้ไขพร้อมกัน

2. คลิก แก้ไขพร้อมกัน และเลือกการดำเนินการ คุณมีตัวเลือกดังนี้:

• เช็กอิน
• เช็กเอาต์
• เพิ่มการชำระเงิน
• ลบการจอง
• เลิกเชื่อมโยงการจอง

3. ระบบจะเปิดลิ้นชักทางด้านขวาของหน้าจอเพื่อให้คุณ ตรวจสอบรายละเอียดหรือกรอกช่องที่ต้องกรอก (ถ้ามี) ยืนยัน การดำเนินการโดยการคลิกปุ่ม สีน้ำเงิน

ส่ง ข้อความที่กำหนดเอง หรือ เทมเพลตอีเมล ถึงผู้เข้าพักจากภายในโปรไฟล์กลุ่ม และ ติดตามการแลกเปลี่ยนข้อความทั้งหมดกับลูกค้า ได้

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเข้าใช้ฟีเจอร์เขียนข้อความ:

1. ในหน้า โปรไฟล์กลุ่ม ที่ต้องการ ให้คลิกปุ่ม การดำเนินการ
2. คลิก เขียนข้อความ
3. กรอกข้อมูลในช่องต่างๆ ใน หน้าต่างเขียนข้อความ ระบบจะถามว่าคุณต้องการส่งอีเมลจากเทมเพลตที่มีอยู่หรือสร้างข้อความใหม่
4. คลิก ส่ง

ภายใต้แท็บ บัตรเครดิต คุณสามารถเพิ่มบัตรเครดิตและเลือกบัตรนี้เป็นวิธีการชำระเงินเมื่อเพิ่มค่าบริการหรือการคืนเงินใน บัญชีกลุ่ม ได้

วิธีเพิ่มบัตรเครดิต:

1. ในโปรไฟล์กลุ่ม ให้เปิดแท็บ บัตรเครดิต
2. คลิก +เพิ่มบัตร

3. กรอกรายละเอียดบัตรเครดิต
4. คลิก บันทึก

5. คุณจะเห็นบัตรเครดิตในโปรไฟล์กลุ่ม

เมื่อเพิ่มบัตรเครดิตแล้ว คุณสามารถเลือกบัตรนี้เป็นวิธีการชำระเงินเมื่อเพิ่มการชำระเงินหรือการคืนเงินใน ใบแจ้งรายการโปรไฟล์กลุ่ม เป็นบันทึก (โดยไม่ต้องเรียกเก็บเงินจากบัตร)

1. ในโปรไฟล์กลุ่ม เปิดแท็บ ใบแจ้งรายการ
2. คลิก เพิ่ม/คืนเงิน และเลือก เพิ่มการชำระเงิน

3. เลือก ใบแจ้งรายการ
4. เพิ่ม จำนวนเงิน
5. ใน ประเภทการชำระเงิน เลือกบัตรเครดิต
6. ใน เก็บเงิน เลือก บันทึกการชำระเงินก่อนหน้า (ไม่เรียกเก็บเงิน)
7. ติ๊กหรือไม่ติ๊กช่อง โพสต์ด้วยวันที่และเวลาปัจจุบัน

8. เว้น หมายเหตุ (ถ้าจำเป็น)
9. คลิก ดำเนินการต่อ คุณจะเห็นรายการใน บัญชีกลุ่ม

ในอุตสาหกรรมการต้อนรับ ที่พักมักเผชิญกับความท้าทายเมื่อต้องจัดการการจองกลุ่มจากตัวแทนท่องเที่ยวหรือผู้วางแผนงาน การจองเหล่านี้ไม่สามารถไหลเข้าสู่ระบบบริหารจัดการที่พักโดยอัตโนมัติเสมอไป ทำให้พนักงานต้องสร้างการจองแต่ละรายการด้วยตนเองตามรายชื่อประจำวัน ซึ่งเป็นกระบวนการที่เสี่ยงต่อความผิดพลาดและใช้เวลานาน

เพื่อให้งานนี้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้ปุ่ม +Rooming List ในแท็บ Reservations ของโปรไฟล์กลุ่มของคุณเพื่อนำเข้าการจองหลายรายการพร้อมกันผ่านไฟล์ CSV

สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน โปรดดูที่ส่วน วิธีนำเข้าการจองในกลุ่ม ข้างต้นในบทความนี้

หากราคาห้องแตกต่างกันในแต่ละคืนสำหรับการจอง คุณสามารถปรับราคาได้ในระหว่างกระบวนการนำเข้า

หลังจากที่คุณอัปโหลดไฟล์ CSV แล้ว ให้ไปที่คอลัมน์ Total Room Rate ในตารางและคลิกที่ ไอคอนดินสอ เพื่อเปิดโมดอลการกำหนดราคา

จากนั้นกรอกราคาที่ถูกต้องสำหรับแต่ละวันที่ต้องการ และคลิก บันทึก เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

หากคุณได้รับข้อความ "ตรวจสอบและแก้ไขช่องที่ทำเครื่องหมายสีแดงทั้งหมด" ระหว่างการนำเข้า หมายความว่ามีปัญหาในบางช่องที่จำเป็นต้องกรอก

วิธีแก้ไขมีดังนี้:

• เลื่อนซ้ายและขวาเพื่อตรวจสอบทุกคอลัมน์ในตาราง
• แก้ไขช่องที่มีเครื่องหมายเตือนโดยตรงในตาราง
• คลิก บันทึก อีกครั้งเมื่อแก้ไขข้อผิดพลาดเรียบร้อยแล้ว

เมื่อใช้ฟีเจอร์นำเข้ารายชื่อผู้เข้าพักแบบกลุ่ม Cloudbeds จะนำเข้าเฉพาะช่องข้อมูลที่แสดงอยู่ในตารางการจองเท่านั้น — ซึ่งรวมถึงทั้งช่องที่บังคับและไม่บังคับ

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลผู้เข้าพักทั้งหมดถูกรวมอยู่:

1. ในแท็บการจองของโปรไฟล์กลุ่ม คลิก +รายชื่อผู้เข้าพัก และดาวน์โหลดเทมเพลตไฟล์ CSV รายชื่อผู้เข้าพักอย่างเป็นทางการของ Cloudbeds ปิดหน้าต่างป๊อปอัปเมื่อดาวน์โหลดไฟล์เสร็จแล้ว

2. กรอกข้อมูลในเทมเพลต รวมทั้งช่องที่บังคับและ รายละเอียดผู้เข้าพักเพิ่มเติม ที่คุณต้องการนำเข้า (เช่น หมายเลขโทรศัพท์, ที่อยู่)
3. กลับไปที่หน้าการนำเข้าการจอง คลิก เลือกคอลัมน์ (แสดงเป็น “คอลัมน์ที่จะแสดง”)
4. ติ๊กเลือกช่องข้อมูล ทั้งหมดที่ตรงกับคอลัมน์ในไฟล์ CSV ของคุณ

5. หลังจากเลือกคอลัมน์แล้ว คลิก อัปโหลดรายชื่อผู้เข้าพักแบบกลุ่ม

6. อัปโหลดไฟล์ของคุณ
7. คลิก บันทึก เพื่อเสร็จสิ้นการนำเข้า

ขณะนี้ Cloudbeds พีเอ็มเอส ยังไม่รองรับการแก้ไขแบบกลุ่มเพื่อขยายวันของการจองหลายรายการในกลุ่มพร้อมกัน คุณต้องอัปเดตแต่ละการจองทีละรายการ

อย่างไรก็ตาม มีวิธีที่จะ เร่งกระบวนการ โดยใช้ฟีเจอร์ แก้ไขด่วน จากปฏิทิน ด้วยการคลิกไม่กี่ครั้งต่อการจอง คุณสามารถ:

• เลือกและขยายการจองได้โดยตรงจากปฏิทิน
• เปลี่ยนวันที่เช็กอิน/วันที่เช็กเอาต์ได้อย่างรวดเร็ว
• แยกการจองหากจำเป็น (เช่น หากห้องที่มอบหมายแล้วไม่ว่าง)

วิธีนี้ช่วยให้การอัปเดตสำหรับการเข้าพักเป็นกลุ่มมีประสิทธิภาพมากขึ้น แม้ว่าจะไม่ใช่เครื่องมือแก้ไขแบบกลุ่มเต็มรูปแบบก็ตาม

เมื่อ บล็อกโควตาถูกปล่อยแล้ว การเปลี่ยนแปลง วันการจอง จะ ไม่สามารถทำได้อีกต่อไป ครับ/ค่ะ

นี่คือวิธีแก้ไขที่แนะนำ:

• ตัวเลือก ก:

1. สร้างบล็อกโควตา ใหม่ โดยใช้ช่วงวันใหม่ ครับ/ค่ะ
2. สร้างการจอง ใหม่ ภายใต้บล็อกโควตาใหม่ สำหรับวันเพิ่มเติมครับ/ค่ะ

• ตัวเลือก ข:

1. เลิกเชื่อมโยงการจองที่มีอยู่ ออกจากโปรไฟล์กลุ่มครับ/ค่ะ
2. ทำการเปลี่ยนแปลงกับการจองนั้น
3. เชื่อมโยงการจองอีกครั้ง กับโปรไฟล์กลุ่ม โดยปล่อยช่องบล็อกโควตาเป็น “ไม่ได้เลือก” ครับ/ค่ะ

การจองที่เชื่อมโยงกับโปรไฟล์กลุ่มแล้ว สามารถย้ายไปยัง บล็อกโควตาห้องพัก อื่นได้โดยการเลิกเชื่อมโยงจากโปรไฟล์กลุ่มก่อน จากนั้นเชื่อมโยงใหม่พร้อมกับเลือกโควตาห้องพักใหม่

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. จากแท็บ การจอง ในโปรไฟล์กลุ่ม ให้เลิกเชื่อมโยงการจองโดยใช้ ไอคอนเกียร์ > เลิกเชื่อมโยงการจอง
2. คลิก +เพิ่มการจอง > เชื่อมโยงการจองที่มีอยู่
3. ค้นหาการจองโดยหมายเลขการจองหรือชื่อผู้เข้าพัก
4. เลือก บล็อกโควตาห้องพัก ที่ต้องการจากรายการดรอปดาวน์
5. คลิก เพิ่มการจอง
6. ตรวจสอบว่าการจองแสดง บล็อกโควตาห้องพัก ที่ถูกต้องแทนที่จะเป็น N/A

ข้อผิดพลาด "Incorrect Rate ID" มักหมายความว่าการจองไม่สามารถใช้ บล็อกโควตา ที่เลือกได้ เนื่องจากการกำหนดค่าอัตราราคาของบล็อกนั้นไม่เข้ากันกับการจองที่กำลังสร้างหรือเชื่อมโยง

โปรดตรวจสอบรายการต่อไปนี้:

• สถานะแผนราคา: หากบล็อกโควตาใช้ แผนราคา ให้ตรวจสอบว่าวันที่จองอยู่ในช่วงวันที่ที่แผนราคานั้นใช้ได้
• ประเภทที่พัก: ยืนยันว่าการจองที่สร้างหรือเชื่อมโยงเป็นประเภทที่พักที่รวมอยู่ในบล็อกโควตานั้น
• การกำหนดค่าบล็อกโควตา: ตรวจสอบว่าการจองใช้บล็อกโควตาที่ถูกต้องและบล็อกนั้นได้รับการกำหนดค่าด้วยประเภทอัตราราคาที่ตั้งใจไว้ (ฐาน, แผนราคา หรือ กำหนดเอง)
• สถานะห้องว่าง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบล็อกโควตาที่เลือกยังมีรายการห้องพักที่มีสำหรับวันที่ร้องขอ

หากคุณต้องการเก็บ ประเภทห้องพักเดิม แต่ เปลี่ยน ยูนิต ให้ไปที่ การจอง > ที่พัก > แก้ไขการจอง > คอลัมน์การมอบหมาย > เลือกยูนิตที่ต้องการ

คุณยังสามารถลากและวางการจองผ่านปฏิทินได้ ทั้งสองวิธีนี้ใช้ได้หากไม่ได้เลือกตัวเลือก "ยูนิตเฉพาะบล็อกโควตา" เมื่อสร้างโควตา

หากคุณเพิ่มยูนิตเฉพาะเมื่อสร้างบล็อกโควตา ให้แน่ใจว่ายูนิตใหม่ที่คุณกำลังมอบหมายห้องอยู่นั้นรวมอยู่ในบล็อกโควตาดังกล่าวด้วย หากไม่รวมอยู่ แก้ไขบล็อก และเพิ่มยูนิตใหม่ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงการจอง

นอกจากนี้ เมื่อคุณไปที่การจองในปฏิทิน ลากและวางไปยังประเภทห้องพักที่ต้องการ และยืนยันค่าธรรมเนียมหรือการกำหนดค่าทับใหม่ คุณอาจได้รับข้อความแจ้งว่าไม่มีห้องว่าง แม้ว่าจะมีห้องว่างก็ตาม สาเหตุอาจเป็นเพราะบล็อกโควตาไม่ได้รวมประเภทที่พักหรือยูนิตเฉพาะนั้นไว้

วิธีแก้ไขมีดังนี้:

• ตัวเลือก A

อันดับแรก แก้ไขบล็อกโควตา เพื่อเพิ่มประเภทที่พักหรือยูนิต จากนั้นย้ายการจองที่มีอยู่ไปยังห้องที่ต้องการ

• ตัวเลือก B

1. เลิกเชื่อมโยงการจอง ออกจากโปรไฟล์กลุ่ม
2. ทำการเปลี่ยนแปลงกับการจอง
3. เชื่อมโยงการจอง เข้ากับโปรไฟล์กลุ่มอีกครั้ง โดยปล่อยให้ช่องบล็อกโควตาเป็น “ไม่ได้เลือก”

ไม่สามารถย้ายหรือโอนการจองระหว่างที่พักภายใน องค์กรใน Cloudbeds พีเอ็มเอส ได้ หากผู้เข้าพักต้องการเข้าพักที่ที่พักอื่นในองค์กรของคุณ จะต้องยกเลิกการจองเดิมที่ที่พักแรก และสร้างการจองใหม่ที่ที่พักอื่นแทนค่ะ

ขั้นตอนที่แนะนำ:

• ตรวจสอบและใช้ นโยบายการยกเลิก และ ค่าธรรมเนียม ของที่พักเดิม
• ยกเลิกการจองที่ที่พัก A
• สร้างการจองใหม่ที่ที่พัก B
• จัดการการชำระเงินใหม่ตามความจำเป็น (การคืนเงิน/เป็นโมฆะ/อนุมัติใหม่/เก็บเงินที่ที่พักใหม่)
• ส่งการยืนยันที่อัปเดตให้ผู้เข้าพัก

หากสถานะห้องว่างในรายการห้องพักเป็น "0" หรือต่ำกว่า จะเกิดเหตุการณ์ดังนี้:

• ถ้า ตั้งค่าอนุญาตการจองเกิน ถูก ปิดใช้งาน คุณ ไม่สามารถ เลิกเชื่อมโยงการจองจากกลุ่มได้

• ถ้า ตั้งค่าอนุญาตการจองเกิน เปิดใช้งาน คุณสามารถเลิกเชื่อมโยงการจองจากกลุ่มได้ ในกรณีนี้ สถานะห้องว่างใน รายการห้องพักที่เหลือ จะกลายเป็น ค่าติดลบ (ถ้า จำนวนโควตาที่จัดสรรเพื่อขาย ถูกตั้งค่าให้ต่ำกว่าหรือสูงกว่าสถานะห้องว่างใน รายการห้องพักที่เหลือ ระบบจะพิจารณา จำนวนโควตาที่จัดสรรเพื่อขาย)

ตัวอย่าง:

คุณมีประเภทห้องพัก 1 ประเภท จำนวน 5 ห้องที่มี:

• 3 ห้องถูกเพิ่มเข้าไปในบล็อกโควตากลุ่ม (ประเภทโควตา: บล็อกโควตา)
• รายการห้องพักทั่วไปที่เหลือของคุณคือ 2 ห้อง

คุณสร้างการจอง จำนวน 3 ห้อง จากบล็อกโควตานี้และตัดสินใจเลิกเชื่อมโยงการจองนี้จากกลุ่ม (การจองนี้จะต้องใช้ห้อง 3 ห้องจากรายการห้องพักที่เหลือของคุณ)

เนื่องจากคุณมีเพียง 2 ห้อง ในรายการห้องพักที่เหลือ และการจองที่เลิกเชื่อมโยงใช้ 3 ห้อง สถานะห้องว่างของคุณจึงกลายเป็น -1