เมื่อคุณสร้างโปรไฟล์กลุ่มแล้ว คุณสามารถเชื่อมโยงการจองที่มีอยู่กับกลุ่มได้

เมื่อคุณสร้างโปรไฟล์กลุ่มแล้ว นอกจากการเชื่อมโยงการจองที่มีอยู่กับกลุ่ม คุณยังสามารถ สร้างจากศูนย์ หรือใช้เครื่องมือ +รายการห้องพัก ได้อีกด้วย

1. จากแท็บ การจอง ของโปรไฟล์กลุ่มที่ต้องการ ให้เลือกการจองที่คุณต้องการทำการแก้ไขพร้อมกัน

2. คลิก แก้ไขพร้อมกัน และเลือกการกระทำ คุณมีตัวเลือกดังนี้:

• เช็กอิน
• เช็กเอาต์
• เพิ่มการชำระเงิน
• ลบการจอง
• เลิกเชื่อมโยงการจอง

3. ระบบจะเปิดลิ้นชักที่ด้านขวาของหน้าจอของคุณเพื่อให้คุณ ตรวจสอบรายละเอียดหรือกรอกช่องที่ต้องกรอก (ถ้ามี) ยืนยัน การกระทำโดยการคลิกที่ปุ่ม สีน้ำเงิน

ส่ง ข้อความที่กำหนดเอง หรือ เทมเพลตอีเมล ไปยังแขกจากภายในโปรไฟล์กลุ่มและ ติดตามการแลกเปลี่ยนข้อความของลูกค้าทั้งหมด.

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเข้าถึงฟังก์ชันการเขียนข้อความ:

1. ใน หน้าโปรไฟล์กลุ่ม ที่ต้องการ คลิกที่ปุ่ม การดำเนินการ
2. คลิก เขียนข้อความ
3. กรอกข้อมูลใน หน้าต่างเขียนข้อความ; คุณจะถูกถามว่าต้องการส่งอีเมลจากเทมเพลตที่มีอยู่หรือสร้างข้อความใหม่
4. คลิก ส่ง

ภายใต้แท็บ บัตรเครดิต คุณสามารถเพิ่มบัตรเครดิตและจากนั้นเลือกบัตรนี้เป็นวิธีการชำระเงินเมื่อเพิ่มค่าใช้จ่ายหรือการคืนเงินใน ใบแจ้งรายการกลุ่ม.

เพื่อเพิ่มบัตรเครดิต:

1. ในโปรไฟล์กลุ่ม ให้เปิดแท็บ บัตรเครดิต
2. คลิก +เพิ่มบัตร

3. กรอกรายละเอียดบัตรเครดิต.
4. คลิกที่ บันทึก

5. คุณจะเห็นบัตรเครดิตในโปรไฟล์กลุ่ม.

เมื่อบัตรเครดิตถูกเพิ่มแล้ว คุณสามารถเลือกเป็นวิธีการชำระเงินเมื่อเพิ่มการชำระเงินหรือการคืนเงินใน ใบแจ้งรายการโปรไฟล์กลุ่ม เป็นบันทึก (โดยไม่เรียกเก็บเงินจากบัตร).

1. ในโปรไฟล์กลุ่ม ให้เปิดแท็บ ใบแจ้งรายการ
2. คลิก เพิ่ม/คืนเงินการชำระเงิน และเลือก เพิ่มการชำระเงิน

3. เลือก ใบแจ้งรายการ
4. เพิ่ม จำนวนเงิน
5. ใน ประเภทการชำระเงิน ให้เลือกบัตรเครดิต
6. ใน เก็บการชำระเงิน ให้เลือก บันทึกการชำระเงินก่อนหน้า (ไม่เรียกเก็บ)
7. ตรวจสอบหรือไม่ตรวจสอบกล่อง โพสต์ด้วยวันที่และเวลาปัจจุบัน

8. ใส่ หมายเหตุ (เมื่อจำเป็น)
9. คลิกที่ ดำเนินการต่อ คุณจะเห็นธุรกรรมใน ใบแจ้งรายการกลุ่ม.

ในอุตสาหกรรมการต้อนรับ ที่พักมักเผชิญกับความท้าทายเมื่อจัดการการจองกลุ่มจากตัวแทนการท่องเที่ยวหรือผู้วางแผนงาน การจองเหล่านี้ไม่สามารถไหลเข้าสู่ระบบบริหารจัดการที่พักโดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานต้องสร้างการจองแต่ละรายการด้วยตนเองตามรายชื่อประจำวัน ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลานาน

เพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้ปุ่ม +รายชื่อห้องพัก ในแท็บ การจอง ของโปรไฟล์กลุ่มของคุณเพื่อนำเข้าการจองหลายรายการพร้อมกันผ่านไฟล์ CSV

สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน โปรดตรวจสอบที่ วิธีการนำเข้าการจองเข้าสู่กลุ่ม ในส่วนด้านบนของบทความนี้

หากอัตราห้องพักแตกต่างกันในแต่ละคืนสำหรับการจอง คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ในระหว่างกระบวนการนำเข้า

หลังจากอัปโหลดไฟล์ CSV ของคุณแล้ว ให้ไปที่คอลัมน์ อัตราห้องพักรวม ในตารางและคลิกที่ ไอคอนดินสอ เพื่อเปิดโมดอลการกำหนดราคา

จากนั้น ให้ป้อนอัตราที่ถูกต้องสำหรับแต่ละวันที่และคลิก บันทึก เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

หากคุณได้รับข้อความ "ตรวจสอบและแก้ไขทุกช่องที่ทำเครื่องหมายเป็นสีแดง" ในระหว่างการนำเข้า หมายความว่ามีปัญหาในบางช่องที่จำเป็น

นี่คือวิธีการแก้ไข:

• เลื่อนซ้ายและขวาเพื่อตรวจสอบทุกคอลัมน์ในตาราง
• แก้ไขช่องที่ทำเครื่องหมายโดยตรงในตาราง
• คลิก บันทึก อีกครั้งเมื่อข้อผิดพลาดได้รับการแก้ไข

เมื่อใช้ฟีเจอร์การนำเข้ารายชื่อห้องพักกลุ่ม Cloudbeds จะนำเข้าช่องที่มองเห็นได้ในตารางการจองเท่านั้น ซึ่งรวมถึงทั้งช่องที่จำเป็นและไม่บังคับ

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลแขกทั้งหมดถูกรวมอยู่:

1. ในแท็บการจองโปรไฟล์กลุ่ม คลิก +รายชื่อห้องพัก และดาวน์โหลดเทมเพลต CSV รายชื่อห้องพักอย่างเป็นทางการของ Cloudbeds ปิดป๊อปอัพเมื่อดาวน์โหลดไฟล์เสร็จ

2. กรอกข้อมูลในเทมเพลต รวมถึงช่องที่จำเป็นทั้งหมดและ รายละเอียดแขกเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการนำเข้า (เช่น หมายเลขโทรศัพท์, ที่อยู่ถนน)
3. กลับไปที่หน้าการนำเข้าการจอง คลิก เลือกคอลัมน์ (ที่มีป้ายว่า “คอลัมน์ที่จะแสดง”)
4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สำหรับทุกช่องที่ตรงกับคอลัมน์ในไฟล์ CSV ของคุณ

5. หลังจากเลือกคอลัมน์แล้ว คลิก อัปโหลดรายชื่อห้องพักกลุ่ม

6. อัปโหลดไฟล์ของคุณ
7. คลิก บันทึก เพื่อเสร็จสิ้นการนำเข้า

ในขณะนี้ Cloudbeds PMS ไม่รองรับการแก้ไขแบบกลุ่มสำหรับการขยายวันที่ของการจองหลายรายการภายในกลุ่ม การจองแต่ละรายการต้องได้รับการอัปเดตแยกต่างหาก

อย่างไรก็ตาม มีวิธีการที่จะ เร่งกระบวนการ โดยใช้ฟีเจอร์ แก้ไขด่วน จากปฏิทิน ด้วยการคลิกไม่กี่ครั้งต่อการจอง คุณสามารถ:

• เลือกและขยายการจองโดยตรงจากปฏิทิน
• เปลี่ยนวันที่เช็กอิน/เช็กเอาต์ได้อย่างรวดเร็ว
• แยกการจองหากจำเป็น (เช่น หากห้องที่มอบหมายไม่ว่าง)

วิธีนี้สามารถช่วยให้การอัปเดตสำหรับการเข้าพักกลุ่มเป็นไปอย่างราบรื่น แม้ว่าจะไม่ใช่เครื่องมือแก้ไขแบบกลุ่มเต็มรูปแบบ

เมื่อ การจัดสรรห้องพักถูกปล่อยออกมา การเปลี่ยนแปลงวันที่การจอง ไม่สามารถ ทำได้อีกต่อไป

นี่คือวิธีแก้ไขที่แนะนำ:

• ตัวเลือก A:

1. 1. สร้าง การจัดสรรห้องพักใหม่ ด้วยช่วงเวลากใหม่
   2. สร้าง การจองใหม่ ภายใต้การจัดสรรห้องพักใหม่ สำหรับวันที่เพิ่มเติม

• ตัวเลือก B:

1. 1. เลิกเชื่อมโยงการจองที่มีอยู่ จากโปรไฟล์กลุ่ม
   2. ทำการเปลี่ยนแปลงในการจอง
   3. เชื่อมโยงการจอง อีกครั้งกับโปรไฟล์กลุ่ม โดยปล่อยให้ฟิลด์การจัดสรรห้องพักเป็น “ไม่มีที่เลือก”

หากคุณต้องการรักษา ประเภทห้องพักเดียวกัน แต่ เปลี่ยน หน่วย ให้ไปที่ การจอง > ที่พัก > แก้ไขการจอง > คอลัมน์การมอบหมาย > เลือกหน่วยที่ต้องการ

คุณยังสามารถลากและวางการจองผ่านปฏิทินได้ ทั้งสองตัวเลือกใช้ได้หากไม่ได้เลือกตัวเลือก "หน่วยเฉพาะบล็อก" เมื่อสร้างการจัดสรร

หากคุณได้เพิ่มหน่วยเฉพาะเมื่อคุณสร้าง การจัดสรรห้องพัก ให้แน่ใจว่าหน่วยใหม่ที่คุณมอบหมายห้องพักให้รวมอยู่ใน การจัดสรรห้องพัก ดังกล่าว หากไม่รวมอยู่ แก้ไขบล็อก และรวมหน่วยใหม่ก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงการจอง

นอกจากนี้เมื่อคุณไปที่การจองในปฏิทิน ลากและวางไปยังประเภทห้องพักที่ต้องการ และยืนยันค่าธรรมเนียมใหม่หรือการยกเลิก คุณอาจได้รับข้อความบอกว่าไม่มีห้องว่าง แม้ว่าจะมี สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นได้เพราะการจัดสรรห้องพักไม่ได้รวมประเภทที่พักหรือหน่วยเฉพาะนั้น

ทางออกจะเป็น:

• ตัวเลือก A

ก่อนอื่น แก้ไข การจัดสรรห้องพัก เพื่อรวมประเภทที่พักหรือหน่วยและจากนั้นย้ายการจองที่มีอยู่ไปยังห้องที่ต้องการ

• ตัวเลือก B

1. 1. เลิกเชื่อมโยงการจอง จาก โปรไฟล์กลุ่ม
   2. ทำการเปลี่ยนแปลงการจอง
   3. เชื่อมโยงการจอง กับ โปรไฟล์กลุ่ม อีกครั้ง โดยปล่อยให้ฟิลด์ การจัดสรรห้องพัก เป็น “ไม่มีการเลือก”

การจอง ไม่สามารถ ย้ายหรือโอนระหว่างที่พักภายใน องค์กรใน Cloudbeds PMS หากแขต้องการเข้าพักที่ที่พักอื่นขององค์กรของคุณ การจองเดิมจะต้องถูกยกเลิกที่ที่พักแรกและทำการจองใหม่ที่ที่พักอื่น

กระบวนการที่แนะนำ:

• ตรวจสอบและใช้ นโยบายการยกเลิก และ ค่าธรรมเนียม ของที่พักเดิม
• ยกเลิกการจองที่ ที่พัก A
• สร้างการจองใหม่ที่ ที่พัก B
• จัดการการชำระเงินใหม่ตามที่จำเป็น (คืนเงิน/เป็นโมฆะ/อนุญาตใหม่/เก็บที่ที่พักใหม่)
• ส่งการยืนยันที่อัปเดตให้แขก

หากมีห้องว่าง "0" หรือมีน้อยกว่านั้นในรายการห้องพัก จะเกิดเหตุการณ์ดังต่อไปนี้:

• หากการตั้งค่า อนุญาตให้การจองเกิน ถูก ปิดใช้งาน คุณ ไม่สามารถ เลิกเชื่อมโยงการจองจากกลุ่มได้

• หาก อนุญาตให้การจองเกิน ถูกเปิดใช้งาน คุณสามารถเลิกเชื่อมโยงการจองจากกลุ่มได้ ในกรณีนี้ ห้องว่างใน รายการห้องพักที่เหลือ จะกลายเป็น เชิงลบ (หาก จำนวนที่จัดสรรสำหรับการขาย ถูกกำหนดให้ต่ำกว่าหรือสูงกว่าห้องว่างที่เหลือ ระบบจะพิจารณา จำนวนที่จัดสรรสำหรับการขาย).

ตัวอย่าง:

คุณมีประเภทห้อง 1 ประเภทที่มีห้องว่าง 5 ห้อง:

• 3 ห้องถูกเพิ่มไปยังการจัดสรรห้องพักของกลุ่ม (ประเภท allotment: block).
• รายการห้องพักทั่วไปที่เหลือของคุณคือ 2.

คุณได้สร้างการจอง ด้วย 3 ห้อง จากการจัดสรรห้องพักนี้และตัดสินใจที่จะเลิกเชื่อมโยงกับกลุ่ม (การจองนี้จะต้องใช้ห้อง 3 ห้องจากรายการห้องพักที่เหลือของคุณ).

เนื่องจากคุณมีเพียง 2 ห้อง ในรายการห้องพักที่เหลือ และการจองที่เลิกเชื่อมโยงใช้ห้อง 3 ห้อง ห้องว่างของคุณตอนนี้คือ -1.