เพิ่มหรือคืนการชำระเงิน, เพิ่มหรือปรับค่าใช้จ่าย, และอื่น ๆ ใน ใบแจ้งรายการการจอง บทความนี้มอบภาพรวมทั่วไปของการดำเนินการที่สามารถดำเนินได้ในส่วนนี้, เพื่อการจัดการการจองอย่างมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานประจำวันของคุณ
การเข้าถึงและภาพรวม
ใบแจ้งรายการการจอง ใน Cloudbeds PMS เก็บรายละเอียดทางการเงินของการจองของแขกของคุณ, รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับอัตราห้องพัก, ธุรกรรมที่รอดำเนินการหรือโพสต์แล้ว, และสินค้าเพิ่มเติมที่เพิ่มไว้แล้ว นอกจากนี้ยังรวมถึงตัวเลือกหลายรายการในการจัดการข้อมูลการเงินของแขกของคุณ, เพิ่มการชำระเงิน, ปรับค่าใช้จ่าย, หรือใช้การคืนเงิน
เพื่อเข้าถึงใบแจ้งรายการการจอง:
- ค้นหา การจองที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถใช้แถบค้นหาใน เมนูด้านบน ของบัญชี Cloudbeds ของคุณ
- คลิกที่แท็บ ใบแจ้งรายการ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ทุก แท็บรายละเอียดการจอง
ตัวกรองใบแจ้งรายการการจอง
ในแท็บใบแจ้งรายการการจอง, ตัวกรองช่วยให้คุณสามารถ ปรับปรุงการค้นหาของคุณและตรวจสอบธุรกรรมของแขกได้อย่างง่ายดาย, ทำให้เร็วขึ้นในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น โดยใช้ตัวกรองเหล่านี้, คุณสามารถประหยัดเวลาและความพยายามในการนำทางผ่านใบแจ้งรายการการจอง:
- ชื่อแขก, หมายเลขห้อง: เพิ่มชื่อแขกหรือหมายเลขห้องที่เกี่ยวข้อง ตัวกรองนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะเมื่อมีมากกว่า 1 แขกในการจอง
- วันที่และเวลา: ตัวกรองธุรกรรมตามวันที่และเวลาที่เฉพาะเจาะจง
- รหัสการจอง: เมื่อมีห้องมากกว่า 1 ห้องในการจอง, ระบบจะแสดงรหัสการจองที่แตกต่างกัน (แยกด้วยเครื่องหมายขีด). ใช้ตัวกรองนี้เพื่อเลือกรหัสการจองที่ต้องการ (ตัวอย่างเช่น, 9989192205687 และ 9989192205687-2)
- คำอธิบาย: ตัวกรองโดยเดบิต (ค่าใช้จ่าย) และเครดิต (การชำระเงิน)
- กลุ่ม: ตามผู้ใช้, วันที่, ห้อง, และเกณฑ์ตัวกรองอื่น ๆ
- กลุ่มย่อย: ประหยัดเวลาในการค้นหาโดยการเพิ่มตัวกรองย่อย
- ธุรกรรม: ตัวกรองโดยธุรกรรมที่รอดำเนินการหรือโพสต์แล้ว
อย่าลืมคลิกที่ ใช้ เมื่อเลือกตัวกรองของคุณถูกต้อง
ตัวเลือกโอนไปยังบัญชีลูกหนี้
หากคุณเปิดใช้ บัญชีลูกหนี้ (AR) คุณจะเห็นปุ่ม โอนไปยังบัญชีลูกหนี้ เมื่อใบแจ้งรายการมียอดคงเหลือ (เช่นหลังจากแขกเช็คเอาท์) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ไปที่: วิธีการใช้งานบัญชีลูกหนี้。
วิธีเริ่มต้นใช้งาน Folio
| บทความเกี่ยวกับใบแจ้งรายการการจอง | คำอธิบาย |
|---|---|
| เพิ่มการจองการชำระเงินเป็นบันทึก | คู่มือนี้อธิบายวิธีการเพิ่ม (โพสต์) การชำระเงินการจอง เป็นบันทึก ในใบแจ้งรายการการจอง (โดยไม่ใช้การประมวลผลผ่านช่องทางการชำระเงิน) |
| คืนเงินการจอง | คืนเงิน การชำระเงินของแขกในใบแจ้งรายการการจอง (โดยไม่ใช้การประมวลผลผ่านช่องทางการชำระเงิน) |
| เพิ่มหรือปรับการเรียกเก็บเงินการจอง | เพิ่มหรือปรับ การเรียกเก็บเงินการจอง เช่น สินค้า ภาษีหรือค่าธรรมเนียม และรายได้จากห้อง |
| วิธีการยกเลิกธุรกรรม | บทความนี้อธิบาย วิธีการยกเลิก (ยกเลิก) ธุรกรรม จากใบแจ้งรายการการจองของแขก |
| เพิ่มและใช้รายได้จากห้องในใบแจ้งรายการการจอง | ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่ม ใช้ และจัดการ รายได้จากห้อง ภายในการจอง |
| จัดการใบแจ้งรายการแยกในการจอง | เรียนรู้วิธีใช้ ฟีเจอร์ใบแจ้งรายการแยก เพิ่มใบแจ้งรายการ ย้ายธุรกรรม และอื่น ๆ |
คำถามที่พบบ่อย
ฉันจะโพสต์บริการการใช้บริการในใบแจ้งรายการการจองได้อย่างไร?
- สร้างบัญชีกลางชื่อ Day Use บัญชีนี้จะมีอยู่สำหรับคุณใช้ในการจองในอนาคต เรียนรู้วิธีการทำได้ที่นี่: สร้างและแก้ไขบัญชีกลาง
- โพสต์บริการการใช้บริการในใบแจ้งรายการการจองเป็น รายได้จากค่าห้อง เรียนรู้วิธีการทำได้ที่นี่: เพิ่มหรือปรับค่าจอง
- สร้าง บล็อกห้อง บน ปฏิทิน และอนุญาตให้แขกไปที่ห้องของพวกเขา เรียนรู้ วิธีการบล็อกห้องว่าง
อย่าลืม ลบบล็อกห้องนี้ ทันทีหลังจากแขกคนนี้เช็กเอาท์เพื่อให้ห้องและวันที่นี้กลับมีสถานะห้องว่างอีกครั้ง
หากคุณไม่ต้องการบล็อกห้องของคุณแต่ต้องการให้พวกเขามีสถานะห้องว่างบนช่องทาง โปรดจำไว้ว่าการจัดการภายในจะเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อหลีกเลี่ยงการจองเกินจำนวน (ในกรณีที่คุณได้รับการจองที่สุดท้ายและแขกที่ใช้บริการในวันนั้นยังคงใช้บริการ) เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจองเกินจำนวน ที่นี่
ทำไมชื่อแขกในใบแจ้งรายการถูกเปลี่ยนแล้ว และทำไมมีชื่อสุ่มปรากฏบนใบแจ้งรายการ?
เหตุผล: ฟังก์ชันการกรอกอัตโนมัติ
ฟังก์ชัน การกรอกอัตโนมัติ มีประโยชน์เมื่อคุณมีแขกที่ซ้ำซ้อน ดังนั้นเมื่อเพิ่มการจองใหม่คุณสามารถพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของแขกได้เลย ระบบจะแนะนำให้กรอกข้อมูลของแขกโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม หากเลือกโปรไฟล์แขกผิดโดยไม่ตั้งใจ อาจทำให้เกิดปัญหา
ตัวอย่าง:
- เราสมมติว่าคุณกำลังเพิ่มการจองใหม่สำหรับแขกที่ชื่อ John Doe.
- เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ชื่อของแขก (John) ระบบจะแนะนำโปรไฟล์แขกทั้งหมดที่มีชื่อ "John" ที่เคยเข้าพักที่ที่พักของคุณมาก่อน
- หาก John Doe (แขกใหม่) ไม่เคยเข้าพักที่ที่พักของคุณมาก่อน, คุณไม่ควรเลือกใดๆ จากรายการที่ระบบแนะนำ เพราะระบบจะกรอกข้อมูลของโปรไฟล์แขกที่เลือกไว้ แม้ว่าคุณจะเลือกชื่อจากรายการที่แนะนำโดยประมาณ ระบบจะแนะนำให้คุณสร้างลูกค้าใหม่ในกรณีที่ข้อมูลของแขกที่เลือกไม่ถูกต้อง
- ในกรณีนี้ คลิกที่ ตัวเลือกที่ให้ +เพิ่มลูกค้า และกรอกข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับแขกใหม่ของคุณ
ฉันควรทำอย่างไรถ้าฉันสร้างการจองโดยใช้โปรไฟล์แขกผิด?
หากคุณเลือกโปรไฟล์แขกที่แนะนำและบันทึก/สร้างการจองด้วยชื่อที่ไม่ถูกต้อง, การจองจะเชื่อมโยงกับโปรไฟล์แขกที่คุณเลือก
เนื่องจากโปรไฟล์แขกเชื่อมโยงกับการจองที่ผ่านมาและการจองใหม่ทั้งหมดที่สร้างด้วยโปรไฟล์แขกเดียวกัน เมื่อคุณแก้ไขชื่อ (หรือข้อมูลอื่นๆ เช่น อีเมล) สำหรับการจองที่สร้างใหม่, ระบบจะเปลี่ยนข้อมูลเหล่านั้นในการจองที่ผ่านมาที่เกี่ยวข้องกับโปรไฟล์แขก
ในปัจจุบันไม่สามารถแยกโปรไฟล์แขกจากการจองได้ หากต้องการป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของแขกจากการจองที่ผ่านมา เราขอแนะนำให้ ลบการจองที่สร้างใหม่และเพิ่มอีกครั้งโดยไม่ใช้ฟังก์ชันการกรอกอัตโนมัติ นี่คือบทความที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการลบการจอง
นอกจากนี้หากคุณสังเกตว่า ชื่อในใบแจ้งหนี้แตกต่าง จากชื่อของแขก คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความนี้ เพื่อขอความช่วยเหลือ
ฉันจะแก้ไขอัตราห้องที่โพสต์ไปแล้วได้อย่างไร?
เราสามารถแนะนำวิธี แก้ไขอัตราห้องที่โพสต์ไปแล้ว สองวิธีคือ:
- การใช้ส่วนลด: ทำตามขั้นตอนที่เพิ่มหรือปรับค่าใช้จ่ายการจอง
- เพิ่มค่าเพิ่มเติม: ทำตามขั้นตอนที่เพิ่มและใช้รายได้จากค่าห้อง
ความแตกต่างระหว่างวันที่ธุรกรรมและวันที่บริการในใบแจ้งรายการคืออะไร?
โดยทั่วไปวันที่บริการมักจะเป็นเหมือนกับวันที่ธุรกรรม อย่างไรก็ตาม หากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงใน ธุรกรรมในอดีต:
- วันที่บริการ จะแทนวันที่ที่ธุรกรรมตั้งใจจะใช้บริการ (เช่น วันที่ผ่านมา)
- วันที่ธุรกรรม จะแสดงเมื่อ บันทึก ได้รับการอัปเดตในระบบ
- วิธีการนี้จะให้ความมั่นใจใน บันทึกที่ปลอดภัย ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง และสามารถตรวจสอบได้สำหรับการบัญชี ในขณะที่ การแก้ไขในธุรกรรมในอดีตสามารถทำได้โดยไม่เสี่ยงทำลายความสมบูรณ์ของ บันทึกการบัญชี
ตารางเปรียบเทียบ
| ด้าน | วันที่ธุรกรรม | วันที่บริการ |
| คำจำกัดความ | วันที่ปัจจุบันหรือในอนาคต | วันที่คงที่ในเวลาของที่พัก |
| การแก้ไข | ❌ ไม่สามารถแก้ไข | ✅ สามารถแก้ไขได้ (โดยมีการอนุญาตอย่างเหมาะสม) |
| ข้อจำกัดเวลา | เฉพาะปัจจุบันหรือในอนาคตเท่านั้น | สามารถอยู่ในอดีตได้ |
| การใช้งานหลัก | เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี | เพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานทางการเงิน |
นี่คือวิธีการแสดงในใบแจ้งรายการ:
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการแก้ไขธุรกรรมในวันที่ผ่านมาเท่านั้นที่สามารถทำเช่นนั้น พวกเขาได้รับอนุญาตให้เปลี่ยนวันที่บริการเพื่อทำให้ธุรกรรมกลับไปในอดีต; อย่างไรก็ตาม วันที่ธุรกรรมจริงจะถูกบันทึกเมื่อธุรกรรมเกิดขึ้น
คุณต้องไปที่ บทบาท เพื่อเปลี่ยนการอนุญาตของผู้ใช้ เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่: บทบาทและสิทธิ์.
วันที่ธุรกรรมและวันที่ให้บริการในตัวอย่างการใช้งาน
- การจองพักด้วย วันที่เช็กอิน สำหรับอนาคต 30 พฤศจิกายน ถูก นำเข้าวันนี้ (14 พฤศจิกายน)
-
- วันที่ธุรกรรม จะเป็น 14 พฤศจิกายน (นำเข้าวันนี้);
- วันที่ให้บริการ จะเป็น 30 พฤศจิกายน
- อัปเดต ราคาห้องพัก วันนี้ (14 พฤศจิกายน) สำหรับการเช็กอินในอนาคตนี้:
-
- วันที่ธุรกรรม จะเป็น 14 พฤศจิกายน - วันที่ทำการเปลี่ยนแปลงอัตรา;
- วันที่ให้บริการ จะเป็น 30 พฤศจิกายน - วันที่อัตราห้องพักจะถูกใช้เป็นบริการ
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น