| วัตถุประสงค์ | เข้าใจวิธีการเข้าถึงและใช้งานโฟลิโอการจอง รวมถึงตัวกรอง เครื่องมือทำรายการ รายการรหัสการจองที่เก็บถาวร และคำถามทั่วไปเกี่ยวกับโฟลิโอ |
| เหมาะสำหรับ | แผนกต้อนรับส่วนหน้า ผู้จัดการ/ผู้จัดการทั่วไป และผู้ดูแลระบบที่ตรวจสอบหรือจัดการกิจกรรมทางการเงินของการจอง |
| ใช้เมื่อ | คุณต้องการตรวจสอบรายการทำรายการของการจอง จำกัดผลลัพธ์ในโฟลิโอ จัดการกิจกรรมทางการเงิน หรือเข้าใจรายการที่เก็บถาวรในตัวกรองรหัสการจอง |
| ข้อกำหนด | การจองที่มีรายการทางการเงินให้ตรวจสอบหรือจัดการ บางการกระทำขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่พักหรือสิทธิ์ของผู้ใช้ที่อธิบายไว้ในขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องซึ่งมีลิงก์ไว้ |
| ผลลัพธ์ที่คาดหวัง | คุณสามารถค้นหาโฟลิโอการจอง ใช้ตัวกรองระบุรายการทำรายการที่เก็บถาวรของการจอง-ห้องพัก และเลือกขั้นตอนการทำงานโฟลิโอที่เหมาะสมกับงานที่ต้องการทำให้เสร็จ |
บทนำ
โฟลิโอการจองใน Cloudbeds พีเอ็มเอส จะเก็บรายละเอียดทางการเงินของการจอง รวมถึงราคาห้องพัก รายการที่รอดำเนินการและโพสต์แล้ว สินค้าเพิ่มเติม การชำระเงิน การปรับเปลี่ยน การคืนเงิน และยอดเงินในโฟลิโอ
ใช้โฟลิโอเพื่อตรวจสอบประวัติการทำรายการ จำกัดกิจกรรมที่แสดงด้วยตัวกรอง และเข้าถึงเครื่องมือทางการเงินที่มีสำหรับการจอง ส่วนต่าง ๆ ด้านล่างจะอธิบายการควบคุมหลักของโฟลิโอและสถานการณ์ทั่วไปที่อาจส่งผลต่อสิ่งที่คุณเห็น
สารบัญ
- ผู้ที่ได้รับผลกระทบและวิธีการ
- การเข้าถึงและภาพรวม
- ตัวกรองโฟลิโอการจอง
- ตัวเลือกโอนไปยังบัญชีลูกหนี้
- เวิร์กโฟลว์โฟลิโอการจอง
- คำถามที่พบบ่อย
ผู้ที่ได้รับผลกระทบและวิธีการ
โฟลิโอการจองรองรับทั้งการจัดการธุรกรรมประจำวันและการตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินของการจองในระดับสูงขึ้น
| บทบาท | สิ่งที่ควรรู้ |
|---|---|
| แผนกต้อนรับส่วนหน้า | ใช้โฟลิโอเพื่อตรวจสอบธุรกรรมการจองและดำเนินการชำระเงิน การคืนเงิน และการจัดการค่าธรรมเนียมประจำวัน ใช้ ตัวกรอง รวมถึง รหัสการจอง เพื่อจำกัดธุรกรรมที่แสดง |
| ผู้จัดการ/ผู้จัดการทั่วไป หรือ ผู้ดูแลระบบ | ใช้โฟลิโอเพื่อตรวจสอบประวัติธุรกรรม ยอดเงิน และการปรับเปลี่ยน เมื่อการจองมีห้องที่ถูกเก็บถาวรไว้ ให้ใช้ ตัวกรองรหัสการจอง เพื่อตรวจสอบธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง |
การเข้าถึงและภาพรวม
เปิดการจองและเลือกแท็บโฟลิโอเมื่อคุณต้องการตรวจสอบหรือจัดการกิจกรรมทางการเงินของการจอง
- ค้นหาการจอง คุณสามารถใช้แถบค้นหาใน เมนูด้านบน ของบัญชี Cloudbeds ของคุณ
- เปิดการจอง
- คลิกแท็บ โฟลิโอ
แท็บโฟลิโอจะเปิดพื้นที่ทำงานโฟลิโอของการจอง ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบโฟลิโอ ใช้ตัวกรอง และจัดการธุรกรรมการจองได้
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ แท็บ รายละเอียดการจอง อื่นๆ ครับ/ค่ะ
ตัวกรองโฟลิโอการจอง
ใช้ตัวกรองในโฟลิโอการจองเพื่อจำกัดรายการธุรกรรมที่แสดงและค้นหากิจกรรมทางการเงินเฉพาะได้รวดเร็วขึ้น ภาพที่มีหมายเลขด้านล่างตรงกับลำดับตัวกรองที่อธิบายในรายการครับ/ค่ะ
- ชื่อผู้เข้าพัก, ห้องเลขที่: กรอกชื่อผู้เข้าพักหรือหมายเลขห้อง เหมาะสำหรับกรณีที่มีผู้เข้าพักมากกว่าหนึ่งคนในการจองเดียวกันครับ/ค่ะ
- จาก / ถึง และเวลา: กรองธุรกรรมตามวันที่และเวลาที่ระบุ
-
รหัสการจอง: เลือกรหัสการจองหนึ่งหรือหลายรหัสเพื่อแสดงธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องที่จองไว้ ในกรณีการจองหลายห้อง รหัสการจองของแต่ละห้องอาจแยกด้วยขีดกลาง เช่น
1234567890123และ1234567890123-2หากห้องที่จองถูกเก็บถาวร รหัสการจองนั้นจะปรากฏในตัวกรองนี้พร้อมฉลาก ลบแล้ว การเลือกข้อมูลที่ลบแล้วจะรวมธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องนั้นในมุมมองโฟลิโอด้วยครับ/ค่ะ - คำอธิบาย: กรองตามคำอธิบายธุรกรรม รวมถึงเดบิต เช่น ค่าบริการ และเครดิต เช่น การชำระเงิน
- จัดกลุ่มตาม: จัดกลุ่มธุรกรรมตามผู้ใช้งาน, วันที่, ห้อง หรือเกณฑ์อื่นๆ ที่มี
- จัดกลุ่มย่อยตาม: เพิ่มเกณฑ์การจัดกลุ่มที่สองเพื่อปรับมุมมองให้ละเอียดขึ้น
- ธุรกรรม: กรองตามธุรกรรมที่รอดำเนินการหรือโพสต์แล้ว
- เส้นทางตรวจสอบ: เมื่อเปิดใช้งาน โฟลิโอจะแสดงเส้นทางตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมด รวมถึงธุรกรรมที่ถูกยกเลิกหรือถูกลบแล้ว
คลิก ใช้ หลังจากเลือกตัวกรองของคุณครับ/ค่ะ
รายการรหัสการจองที่ลบแล้ว
รายการ ลบแล้ว ในตัวกรองรหัสการจอง หมายถึงห้องที่ถูกลบออกจากการจองที่ใช้งานอยู่ แต่ยังมีประวัติธุรกรรมการจองอยู่ เลือกรายการที่ลบแล้วเมื่อคุณต้องการตรวจสอบธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องนั้นครับ/ค่ะ
ตัวกรองรหัสการจองสามารถรวมรายการห้องที่ใช้งานอยู่และรายการที่ ลบแล้ว เมื่อเลือกรายการที่ลบแล้ว ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องจะแสดงในตารางโฟลิโอด้วยครับ/ค่ะ
ห้องที่จองที่เก็บถาวรและยอดรวมโฟลิโอ
รายการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องที่จองที่เก็บถาวรถูกนับรวมในยอดเงินคงค้างของการจอง เมื่อรหัสการจองที่เก็บถาวรถูกแสดงในมุมมองโฟลิโอ ยอดรวมเดบิตและเครดิตที่แสดงในตารางอาจเปลี่ยนแปลงได้เนื่องจากรายการเหล่านั้นถูกรวมอยู่ในผลลัพธ์ที่มองเห็นได้ด้วย
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่รายการธุรกรรมทั้งหมดของการจองส่งผลต่อยอดเงินคงค้าง ดูที่ ยอดเงินคงค้างและสรุปรายการธุรกรรม
ตัวเลือกโอนเข้าบัญชีลูกหนี้
หากที่พักของคุณเปิดใช้งาน บัญชีลูกหนี้ (AR) ตัวเลือก โอนเข้าบัญชีลูกหนี้ จะพร้อมใช้งานเมื่อโฟลิโอยังมียอดเงินคงค้าง เช่น หลังจากที่ผู้เข้าพักเช็คเอาต์ ใช้ภาพด้านล่างเพื่อระบุตัวเลือกนี้ในโฟลิโอ
สำหรับขั้นตอนการโอนทั้งหมด ดูที่ วิธีการทำงานกับบัญชีลูกหนี้
ขั้นตอนการทำงานของโฟลิโอการจอง
ใช้ขั้นตอนการทำงานที่ตรงกับงานทางการเงินที่คุณต้องทำในโฟลิโอการจอง เปิดคู่มือที่ลิงก์ไว้เพื่อดูขั้นตอนทั้งหมดและข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละขั้นตอน
| บทความโฟลิโอการจอง | คำอธิบาย |
|---|---|
| เพิ่มการชำระเงินการจองเป็นบันทึก | เพิ่มการชำระเงินการจองที่โพสต์แล้วเป็นบันทึกในโฟลิโอการจองโดยไม่ต้องใช้การประมวลผลผ่านช่องทางการชำระเงิน |
| คืนเงินการชำระเงินการจอง | คืนเงินจากโฟลิโอการจองโดยไม่ต้องใช้การประมวลผลผ่านช่องทางการชำระเงิน |
| เพิ่มหรือปรับค่าธรรมเนียมการจอง | เพิ่มหรือปรับค่าธรรมเนียมการจอง เช่น สินค้า ภาษี ค่าธรรมเนียม และรายได้จากค่าห้อง |
| วิธีทำให้ธุรกรรมเป็นโมฆะ | ทำให้ธุรกรรมที่มีสิทธิ์เป็นโมฆะจากโฟลิโอการจอง |
| เพิ่มและใช้รายได้จากค่าห้องในโฟลิโอการจอง | เพิ่ม ใช้ และจัดการรายได้จากค่าห้องภายในการจอง |
| จัดการโฟลิโอแยกในการจอง | เพิ่มโฟลิโอ ย้ายธุรกรรม และจัดการโฟลิโอแยก |
คำถามที่พบบ่อย
คำตอบต่อไปนี้ครอบคลุมคำถามทั่วไปเกี่ยวกับห้องที่จองไว้ในระบบเก่า ข้อมูลผู้เข้าพัก การแก้ไขอัตราห้อง และวันที่ในโฟลิโอ แต่ละคำตอบจะมีบริบทที่จำเป็นเพื่อเข้าใจสถานการณ์และลิงก์ไปยังขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้องเมื่อจำเป็นต้องดำเนินการเพิ่มเติม
ทำไมรายการที่เก็บถาวรจึงปรากฏในตัวกรองรหัสการจอง?
รายการ ที่เก็บถาวร หมายถึงห้องที่จองซึ่งถูกลบออกจากการจองที่ใช้งานอยู่ แต่ยังคงมีประวัติธุรกรรมการจอง ห้องที่เก็บถาวรนี้ยังคงมีให้ใช้งานเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องจองนั้นได้ค่ะ
ตัวอย่าง: การจองหลายห้องเดิมมีห้องจองสองห้อง หากห้องจองหนึ่งห้องถูกเก็บถาวร รหัสการจองของห้องนั้นยังสามารถปรากฏในตัวกรองพร้อมกับฉลาก ที่เก็บถาวร เลือกรายการนั้นเมื่อคุณต้องการรวมธุรกรรมของห้องนั้นในมุมมองใบแจ้งรายการ (Folio) ค่ะ
สำหรับตัวอย่างภาพกราฟิก ดูที่ส่วน รายการรหัสการจองที่เก็บถาวร ข้างต้นค่ะ
ธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องจองที่เก็บถาวรมีผลต่อยอดเงินคงเหลือหรือไม่?
มีค่ะ ยอดเงินคงเหลือจะคำนวณจากธุรกรรมการจองทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง รวมถึงธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องจองที่เก็บถาวรด้วย ตัวกรอง รหัสการจอง จะเปลี่ยนแปลงธุรกรรมที่แสดงในใบแจ้งรายการ แต่จะไม่เปลี่ยนแปลงการคำนวณยอดเงินคงเหลือค่ะ
นั่นหมายความว่าคุณอาจเห็นยอดเงินคงเหลือที่รวมธุรกรรมที่ไม่ได้แสดงอยู่ในขณะนี้เนื่องจากตัวกรองใบแจ้งรายการที่ใช้งานอยู่ สำหรับคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับการคำนวณและวิธีที่ตัวกรองมีผลต่อยอดรวมที่แสดงในใบแจ้งรายการ ดูได้ที่ ยอดเงินคงเหลือและสรุปธุรกรรม ค่ะ
ทำไมยอดรวมเดบิตและเครดิตจึงเปลี่ยนแปลงเมื่อฉันเลือก รหัสการจองที่เก็บถาวร?
ยอดรวมเดบิตและเครดิตที่ด้านล่างของตารางใบแจ้งรายการสะท้อนถึงธุรกรรมที่รวมอยู่ในผลลัพธ์ที่แสดง การเลือก รหัสการจองที่เก็บถาวร อาจเพิ่มธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับรหัสนั้นเข้าสู่การแสดงผลปัจจุบัน ดังนั้นยอดรวมที่แสดงจึงอาจเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยค่ะ
ตัวอย่าง: หากห้องจองที่เก็บถาวรมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมและการชำระเงิน การเลือก รหัสการจองที่เก็บถาวรนั้นจะเพิ่มธุรกรรมเหล่านั้นในตารางที่แสดง ยอดรวมเดบิตและเครดิตจึงอัปเดตเพื่อรวมธุรกรรมเหล่านี้ค่ะ
สิ่งนี้จะไม่เปลี่ยนแปลงธุรกรรมที่ใช้ในการคำนวณยอดเงินคงเหลือ สำหรับบริบทเพิ่มเติม ดูได้ที่ ยอดเงินคงเหลือและสรุปธุรกรรม ค่ะ
ฉันจะโพสต์บริการแบบใช้ห้องรายวันในโฟลิโอการจองได้อย่างไร?
กระบวนการใช้ห้องแบบรายวันสามารถจัดการได้โดยการโพสต์ค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีภายในและบล็อกห้องชั่วคราวในขณะที่มีการใช้งาน
- สร้างบัญชีภายในชื่อ Day Use คุณสามารถใช้บัญชีนี้ซ้ำสำหรับการจองแบบใช้ห้องรายวันในอนาคต ดูที่ วิธีสร้างและแก้ไขบัญชีภายใน
- โพสต์ค่าใช้จ่ายแบบใช้ห้องรายวันในโฟลิโอการจองเป็น รายได้จากค่าห้อง ดูที่ เพิ่มหรือตั้งค่าค่าใช้จ่ายการจอง
- สร้าง บล็อกห้อง ใน ปฏิทิน ขณะที่ห้องกำลังถูกใช้งาน ดูที่ วิธีบล็อกสถานะห้องว่าง
ลบบล็อกห้องหลังจากผู้เข้าพักแบบใช้ห้องรายวันเช็คเอาท์ เพื่อให้ห้องและวันที่นั้นกลับมาเป็นสถานะที่มีอีกครั้ง
ถ้าคุณปล่อยให้ห้องนั้นพร้อมขายแทนที่จะบล็อก อาจต้องมีการจัดการภายในเพิ่มเติมเพื่อหลีกเลี่ยงการจองเกิน หากมีการจองเข้ามาในนาทีสุดท้ายขณะที่ผู้เข้าพักแบบใช้ห้องรายวันยังใช้งานห้องอยู่ ดูที่ การจองเกิน - ทุกเรื่องที่ต้องรู้
ทำไมชื่อผู้เข้าพักในใบแจ้งรายการถึงเปลี่ยน หรือทำไมจึงมีชื่อที่ไม่คาดคิดปรากฏขึ้น?
สาเหตุ: การกรอกอัตโนมัติของผู้เข้าพัก เมื่อคุณสร้างการจองและเริ่มกรอกชื่อหรืออีเมลของผู้เข้าพัก Cloudbeds พีเอ็มเอส จะสามารถแนะนำโปร์ไฟล์ผู้เข้าพักที่มีอยู่แล้วได้ ซึ่งช่วยในกรณีที่ผู้เข้าพักที่กลับมาใช้บริการมีโปร์ไฟล์อยู่แล้ว แต่ถ้าเลือกคำแนะนำผิด อาจทำให้การจองเชื่อมโยงกับข้อมูลผู้เข้าพักผิดได้
ตัวอย่าง:
- คุณกำลังสร้างการจองสำหรับผู้เข้าพักใหม่ชื่อ John Doe
- เมื่อคุณเริ่มพิมพ์คำว่า "John" ระบบจะสามารถแนะนำโปร์ไฟล์ผู้เข้าพักที่มีชื่อเดียวกันหรือคล้ายกันได้
- ถ้าผู้เข้าพักใหม่ยังไม่เคยเข้าพักที่ที่พักนี้มาก่อน กรุณาตรวจสอบรายละเอียดโปร์ไฟล์ก่อนเลือกคำแนะนำที่มีอยู่
- ถ้าเลือกโปร์ไฟล์ที่มีอยู่ผิด การจองจะแสดงข้อมูลผู้เข้าพักจากโปร์ไฟล์นั้นในใบแจ้งรายการ
ถ้าการจองเชื่อมโยงกับโปร์ไฟล์ผู้เข้าพักที่ผิด ให้ใช้คำแนะนำด้านล่างก่อนทำการเปลี่ยนแปลงในโปร์ไฟล์ที่ใช้ร่วมกันโดยตรง
ฉันควรทำอย่างไรถ้าสร้างการจองโดยใช้โปร์ไฟล์ผู้เข้าพักผิด?
หลีกเลี่ยงการแก้ไขโปร์ไฟล์ผู้เข้าพักที่ใช้ร่วมกันเพียงเพื่อแก้ไขการจองนี้ เพราะการเปลี่ยนแปลงในโปร์ไฟล์นั้นอาจส่งผลต่อการจองอื่นๆ ที่เชื่อมโยงกับโปร์ไฟล์เดียวกัน
ดูคำแนะนำใน แก้ไขการจอง สำหรับตัวเลือกที่มีในการแก้ไขข้อมูลผู้เข้าพักในการจองที่มีอยู่
ถ้าปัญหาคือชื่อที่แสดงในใบแจ้งหนี้แตกต่างจากชื่อผู้เข้าพัก ดูที่ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ - ปัญหาทั่วไป
ฉันจะแก้ไขอัตราค่าห้องที่โพสต์แล้วได้อย่างไร?
การแก้ไขขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการลดหรือเพิ่มจำนวนเงินที่โพสต์ไปยังใบแจ้งรายการแล้ว
- ใช้ส่วนลด: ทำตามขั้นตอนการปรับเปลี่ยนใน เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนค่าธรรมเนียมการจอง
- เพิ่มค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม: ทำตาม เพิ่มและใช้รายได้จากค่าห้องในโฟลิโอการจอง
วันที่ทำรายการและวันที่ให้บริการในใบแจ้งรายการแตกต่างกันอย่างไร?
วันที่ทำรายการและวันที่ให้บริการมักจะเหมือนกัน แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันเมื่อมีการสร้างหรือปรับปรุงรายการสำหรับวันที่ให้บริการอื่น
- วันที่ให้บริการ หมายถึงวันที่ที่รายการนั้นมีผลบังคับใช้ รวมถึงวันที่ให้บริการในอดีตเมื่อผู้ใช้งานมีสิทธิ์ที่จำเป็น
- วันที่ทำรายการ บันทึกเวลาที่รายการถูกสร้างหรืออัปเดตในระบบจริงๆ
- การแยกวันที่เหล่านี้ออกจากกันช่วยสนับสนุนการบันทึกบัญชีที่ตรวจสอบได้ ในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้แก้ไขวันที่ให้บริการได้โดยผู้ที่ได้รับอนุญาต
ภาพด้านล่างแสดงวันที่ให้บริการและคอลัมน์วันที่/เวลาในใบแจ้งรายการ
ตารางเปรียบเทียบ
| ลักษณะ | วันที่ทำรายการ | วันที่ให้บริการ |
|---|---|---|
| คำนิยาม | วันที่และเวลาปัจจุบันหรือในอนาคต | วันที่คงที่ตามเวลาของที่พัก |
| การแก้ไข | ไม่สามารถแก้ไขได้ | สามารถแก้ไขได้หากมีสิทธิ์ที่จำเป็น |
| ข้อจำกัดด้านเวลา | เฉพาะปัจจุบันหรืออนาคตเท่านั้น | สามารถเป็นวันที่ในอดีตได้ |
| การใช้งานหลัก | เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี | เพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานทางการเงิน |
เฉพาะผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์แก้ไขรายการวันที่ในอดีตเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนวันที่ให้บริการได้ วันที่ทำรายการจะยังคงเป็นวันที่และเวลาที่รายการถูกบันทึกไว้ หากต้องการตรวจสอบหรือเปลี่ยนแปลงการอนุญาตของผู้ใช้งาน ดูที่ บทบาทและสิทธิ์.
ตัวอย่างการใช้งานวันที่ทำรายการและวันที่ให้บริการ
ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าวันที่ทั้งสองอาจแตกต่างกันอย่างไรเมื่อบันทึกทางการเงินถูกสร้างขึ้นก่อนวันที่ที่บริการนั้นมีผลบังคับใช้
-
มีการนำเข้าการจองล่วงหน้าในวันนี้ เช่น การจองที่มีวันที่เช็กอินวันที่ 30 พฤศจิกายน ถูกนำเข้าในวันที่ 14 พฤศจิกายน
- วันที่ทำรายการ: วันที่ 14 พฤศจิกายน วันที่บันทึกถูกสร้างขึ้น
- วันที่ให้บริการ: วันที่ 30 พฤศจิกายน วันที่รูมเซอร์วิสมีผลบังคับใช้
-
ราคาห้องพักสำหรับการเข้าพักล่วงหน้านั้นถูกอัปเดตในวันนี้
- วันที่ทำรายการ: วันที่ 14 พฤศจิกายน วันที่มีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงราคา
- วันที่ให้บริการ: วันที่ 30 พฤศจิกายน วันที่ราคาห้องพักที่อัปเดตมีผลบังคับใช้
บทความที่เกี่ยวข้อง
ตอนนี้คุณเข้าใจการควบคุมหลักของโฟลิโอการจองและวิธีที่ธุรกรรมการจองห้องที่เก็บถาวรแสดงผลแล้ว ให้ตรวจสอบแหล่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อคำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับการคำนวณยอดเงินและการจัดการธุรกรรม:
ข้อคิดเห็น
บทความนี้ถูกปิดการแสดงข้อคิดเห็น