บทความนี้จะแสดงขั้นตอนการยกเลิก การจองโดยตรงที่สร้างจากภายในระบบ (walk-in, โทรศัพท์, อีเมล, Cloudbeds เครื่องมือจอง) หรือ การจองจากบุคคลที่สามที่เพิ่มเข้ามาด้วยตนเอง (ผู้ค้าส่ง, ลูกค้าองค์กร, ตัวแทนบริษัทท่องเที่ยวออฟไลน์, ฯลฯ)
ข้อความสำคัญ
- การเปลี่ยนสถานะการจองเป็น ยกเลิก ไม่ทำให้ยอดเงินที่ครบถ้วนเหลือจากการจองเป็นศูนย์โดยอัตโนมัติ
- จำนวนของ ธุรกรรมที่รอดำเนินการ (ค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้สำหรับวันที่เร็วๆ นี้) ที่ยังเหลืออยู่ในยอดเงินที่ครบถ้วน ไม่มีผลต่อรายงานรายได้
- การยกเลิกการจองไม่ทำให้การคืนเงินใดๆ ที่ดำเนินการชำระเงินสำหรับแขกโดยอัตโนมัติ
ขึ้นอยู่กับนโยบายของที่พักของคุณ มีวิธีการต่าง ๆ เพื่อ ตั้งค่าการยกเลิก:
- เรียกเก็บเงินจากแขก
- คืนเงินมัดจำ ให้แขกสำหรับการจองที่สามารถคืนเงินได้
- ล้างยอดเงินที่เหลือ ในใบแจ้งรายการ หากคุณไม่เรียกเก็บเงินใด ๆ สำหรับการจองที่ถูกยกเลิก
แจ้งให้แขกทราบเกี่ยวกับ นโยบายการยกเลิกของที่พัก และว่าพวกเขาจะถูกเรียกเก็บเงินหรือไม่เมื่อพวกเขายกเลิกการจองของพวกเขา ปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อตั้งค่านโยบายการยกเลิก: วิธีการตั้งค่านโยบายการยกเลิก
1. ทำการเรียกเก็บเงินจากแขกของคุณสำหรับการยกเลิก
- มี 2 วิธี ในการเพิ่มค่าธรรมเนียมการยกเลิก:
- รายได้การยกเลิกด้วยวิธีดำเนินการ (แนะนำ)
- ค่าธรรมเนียมการยกเลิก
- รายได้การยกเลิก จะถูกพิจารณาในรายงานเป็นส่วนหนึ่งของรายได้จากห้อง/RevPar ในขณะที่ค่าธรรมเนียมการยกเลิกจะถูกพิจารณาเป็นรายการแยกต่างหากและจะไม่ถูกรวมอยู่ในรายได้จากห้อง/RevPar
A - เพิ่มรายได้การยกเลิก
- ไปที่ใบแจ้งรายการการจองและคลิก เพิ่ม/ปรับเปลี่ยนค่าธรรมเนียม
- เลือก เพิ่มรายได้จากห้อง
- เลือกประเภทรายได้ (การยกเลิก) และกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด คุณยังสามารถใช้ภาษี/ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมบนค่านี้ได้
- คลิก ดำเนินการต่อ
- ค่าธรรมเนียม จะปรากฏในใบแจ้งรายการ (รายได้จากห้อง - การยกเลิก) และ จะมีผลต่อยอดเงินที่ครบถ้วน
หลังจากนั้น, เพิ่มการชำระเงินของแขก ตามที่จำเป็น ปฏิบัติตามคำแนะนำใน วิธีการดำเนินการชำระเงินใน Cloudbeds PMS
B - เพิ่มค่าธรรมเนียมการยกเลิก
ก่อนเริ่มต้น:
สร้างค่าธรรมเนียมในหน้า ภาษีและค่าธรรมเนียม และตั้งชื่อว่า ค่าธรรมเนียมการยกเลิก เรียนรู้วิธีการที่นี่: สร้าง แก้ไข หรือ ลบภาษีและค่าธรรมเนียม
- เมื่อค่าธรรมเนียมการยกเลิกถูกสร้างแล้ว ไปที่ใบแจ้งรายการการจองที่เกี่ยวข้อง ใบแจ้งรายการ
- คลิก เพิ่มปรับเปลี่ยนค่าธรรมเนียม
- เลือก เพิ่มภาษี/ค่าธรรมเนียมพิเศษ
- เลือก ค่าธรรมเนียมการยกเลิก และกรอกจำนวนค่าธรรมเนียม
- คลิก เพิ่ม
- ค่าธรรมเนียม จะถูกเพิ่มในใบแจ้งรายการ (ค่าธรรมเนียมการยกเลิก) ภายใต้คอลัมน์หนี้และ จะมีผลต่อยอดเงินที่ครบถ้วน
หลังจากนั้น, คุณสามารถ เพิ่มการชำระเงินของแขก ตามที่จำเป็น ปฏิบัติตามคำแนะนำใน วิธีการดำเนินการชำระเงินใน Cloudbeds PMS
2. การคืนเงินมัดจำ
ที่พักของคุณอาจมีนโยบายในการคืนเงินมัดจำ (การชำระเงิน) เมื่อแขกยกเลิกในช่วงเวลาการยกเลิกฟรี (ยืดหยุ่น) คืนเงิน
คุณสามารถคืนเงินมัดจำได้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณเก็บได้:
ตัวเลือก 1 - การคืนเงินมัดจำโดยใช้ช่องทางการชำระเงิน
หากคุณเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตของแขก โดยใช้ผู้ดำเนินการชำระเงิน, คุณสามารถคืนเงินโดยใช้วิธีเดียวกัน ตามขั้นตอนที่ระบุในคู่มือนี้: วิธีดำเนินการคืนเงินผ่านช่องทางการชำระเงิน.
ตัวเลือก 2 - การคืนเงินมัดจำโดยไม่ใช้ช่องทางการชำระเงิน
หากการชำระเงินมัดจำ ไม่ได้ ดำเนินการโดยใช้ผู้ดำเนินการชำระเงินแต่เพียงแค่บันทึกในระบบเท่านั้น คุณควรคืนเงินโดยใช้วิธีเดียวกัน โดยปฏิบัติตามคำแนะนำในบทความนี้: วิธีเพิ่ม / โพสต์ การคืนเงินในการจองเป็นบันทึก (โดยไม่ใช้การประมวลผ่านช่องทางการชำระเงิน).
3. ยอดเงินที่เหลือเป็นศูนย์
แม้จำนวน ธุรกรรมที่รอดำเนินการ (ค่าใช้บริการที่กำหนดไว้ในวันที่จะมา) ที่เหลืออยู่ในยอดเงินที่ครบกำหนด ไม่มีผลต่อรายงานรายได้ แต่บางที่พักก็มักต้องการให้ยอดเงินเป็นศูนย์เพื่อให้พนักงานที่พักทราบว่าแขกไม่ต้องจ่ายค่าเข้าพักเนื่องจากยกเลิกการจอง
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่เหลือในยอดเงินที่ครบกำหนด จะไม่มีผลต่อรายงานรายได้
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่เหลือในยอดเงินที่ครบกำหนด จะยังแสดงเมื่อส่งออกการจอง ไปยังไฟล์และในรายงานยอดเงินคงเหลือในบัญชี
- หากการจองเคยถูกเปลี่ยนเป็น ในองค์กร ก่อนที่จะ ยกเลิก ธุรกรรมที่โพสต์ทั้งหมดรวมถึงหนี้ (ค่าใช้จ่าย) จะยังคงอยู่ในใบแจ้งรายการและยอดเงินที่ครบกำหนด
- เปิดการจองและไปที่แท็บ ที่พัก
- ในคอลัมน์แก้ไข ( ⋮ ), คลิก แก้ไขราคา
- ใส่ 0.00 เป็นราคาสำหรับทุกวัน
- คลิก บันทึกการอัปเดต
- ตอนนี้ยอดเงินที่ครบกำหนดเท่ากับ 0.00. ดำเนินการต่อไปที่ ขั้นตอนที่ 2 ด้านล่าง
สำคัญที่จะทราบ:
- หากอัตราห้องพักมีภาษี/ค่าธรรมเนียมเป็นเปอร์เซ็นต์ ยอดเงินจะกลายเป็นศูนย์หลังจากคุณยกเลิก
- อย่างอื่นอย่างหนึ่ง หากการจองมีภาษี/ค่าธรรมเนียมตามตามต่อห้อง/ต่อคน ยอดเงินจะไม่กลายเป็นศูนย์ อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องกังวล หากคุณตรวจสอบใบแจ้งรายการ คุณจะไม่เห็นธุรกรรมที่รอดำเนินการหรือที่โพสต์ ดังนั้น ยอดเงินที่ระบุว่าครบกำหนดจะไม่ปรากฏในรายงานของคุณ
- เปิดการจองและเปลี่ยนสถานะเป็น ยกเลิกแล้ว
- คลิก ดำเนินการต่อ และเลือกวิธีการดำเนินการกับการยกเลิก (ว่าคุณต้องการส่งอีเมลให้แขกหรือไม่):
- ยืนยันการยกเลิก
- ยกเลิกและส่งอีเมลให้แขก
- ยกเลิกและส่งอีเมลให้แขก (โดยไม่รวมอัตรา)
แก้ไข เทมเพลตอีเมลการยกเลิก ที่ การตั้งค่าเทมเพลตอีเมล
- สถานะการจอง จะถูกอัปเดต ตามนั้น หลังจากยืนยันการยกเลิก:
- การจองจะหายจากปฏิทิน
- ธุรกรรมที่รอดำเนินการทั้งหมด (ค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้สำหรับวันที่จะมา) จะถูกลบออกจากใบแจ้งรายการ แต่ จะยังคงอยู่ในยอดเงินที่ค้างชำระ
- คุณสามารถตรวจสอบวันที่ยกเลิกได้โดยเลื่อนเมาส์ไปทาง ช่องเลขที่ยกเลิก ในรายละเอียดการจอง:
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่ยังคงค้างชำระ จะไม่มีผลต่อรายงานรายได้
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่ยังคงค้างชำระ จะยังแสดงเมื่อ ส่งออกการจอง ไปยังไฟล์และในรายงานยอดเงินคงเหลือ
- หากการจองเคยถูกเปลี่ยนเป็น ในองค์กร ก่อนที่จะถูก ยกเลิก, ธุรกรรมที่โพสต์ทั้งหมดรวมถึงหนี้ (ค่าใช้จ่าย) จะยังคงอยู่ในใบแจ้งรายการและยอดเงินที่ค้างชำระ
ในกรณีที่คุณ ไม่ได้ใช้ Cloudbeds PMS และเลือกทำงานกับ เครื่องมือจอง Cloudbeds เท่านั้น (ร่วมกับ Channel Manager ของ Cloudbeds หรือไม่ก็ได้) กระบวนการยกเลิกจะแตกต่างกัน
ในกรณีนี้ จำกัดการใช้งาน และคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนสถานะของการจองเป็น ยกเลิก ได้ หากคุณได้รับคำขอยกเลิกสำหรับการจองที่นำเข้าผ่านเว็บไซต์ของคุณ คุณจะมี 2 ทางเลือก:
ตัวเลือก A: เพิ่มห้องเพิ่มเติมให้สถานะห้องว่าง
- ไปที่ เมทริกซ์ห้องว่าง และค้นหาช่วงเวลาของการจองที่มีอยู่และ เพิ่มห้องเพิ่มเติมให้สถานะห้องว่าง กล่าวคือ หากสถานะห้องว่างปัจจุบันคือ 0 คุณจะต้องเปลี่ยนเป็น 1 หากสถานะห้องว่างปัจจุบันคือ 2 คุณจะต้องเปลี่ยนเป็น 3
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้องและบันทึก
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าช่วงเว้นระยะยาว ที่นี่
หากคุณไม่ได้ใช้ PMS คุณควรสร้างกระบวนการภายใน สำหรับกรณีเช่นนี้เพื่อให้ทีมต้อนรับของคุณทราบว่าการจองถูกยกเลิก
- เนื่องจากคุณกำลังเพิ่มห้องเพิ่มเติมให้สถานะห้องว่าง, นี้จะทำให้เกิดการจองเกินจำนวน เนื่องจากคุณกำลังระบุว่าคุณมีห้องว่างมากกว่าจำนวนรวมของคลังสินค้าของคุณ
- เนื่องจากเหตุนี้ หากคุณเลือกทำงานด้วยตัวเลือก A, คุณจะต้องอนุญาตให้มีการจองเกินจำนวน คลิกที่นี่เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกอนุญาตให้มีการจองเกินจำนวน
ตัวเลือก B: ลบการจอง
หากคุณไม่มั่นใจในการทำงานกับการจองเกินจำนวน, การลบการจองอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับคุณ ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ ในคู่มือนี้ และจำไว้ตรวจสอบรายละเอียดการจองเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะลบออกที่ถูกต้อง
สำคัญ:
- โดยการลบการจองทั้งหมดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแขกของคุณจากฐานข้อมูลจะสูญหายและไม่สามารถกู้คืนได้
- หากการจองถูกยกเลิกแล้วและการชำระเงินได้ดำเนินการผ่านผู้ดำเนินการชำระเงิน (เกตเวย์) ไปแล้ว, มันจะไม่ได้รับการคืนเงินโดยอัตโนมัติ การยกเลิกการจองไม่มีผลต่อธุรกรรมที่ได้ดำเนินการและโพสต์ในใบแจ้งรายการ ซึ่งหมายความว่าธุรกรรมที่โพสต์ไว้จะยังคงอยู่
- เฉพาะการชำระเงินตามกำหนด (ธุรกรรมที่รอดำเนินการ) จะถูกยกเลิกเมื่อการจองถูกยกเลิกเนื่องจากการชำระเงินตามกำหนดยังไม่ได้ดำเนินการและโพสต์ในใบแจ้งรายการ
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น