บทความนี้จะแสดงขั้นตอนการยกเลิก การจองโดยตรงที่สร้างจากภายในระบบ (walk-in, โทรศัพท์, อีเมล, Cloudbeds Booking Engine) หรือ การจองจากบุคคลที่สามที่เพิ่มเข้ามาด้วยตนเอง (ผู้ค้าส่ง, ลูกค้าองค์กร, ตัวแทนบริษัทท่องเที่ยวออฟไลน์, ฯลฯ)
ข้อความสำคัญ
- การเปลี่ยนสถานะการจองเป็น ยกเลิก ไม่ทำให้ยอดเงินที่ครบถ้วนในการจองกลายเป็นศูนย์โดยอัตโนมัติ
- จำนวนของ ธุรกรรมที่รอดำเนินการ (ค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้สำหรับวันที่เร็วๆนี้) ที่ยังเหลืออยู่ในยอดเงินที่ครบถ้วน ไม่มีผลต่อรายงานรายได้
- การยกเลิกการจองไม่ทำให้การคืนเงินใดๆ ที่ดำเนินการสำหรับแขกโดยอัตโนมัติ
ขึ้นอยู่กับนโยบายของที่พักของคุณ มีวิธีการต่าง ๆ เพื่อ ตั้งค่าการยกเลิก:
- เรียกเก็บค่ายกเลิกจากแขก
- คืนเงินมัดจำ ให้แขกสำหรับการจองที่สามารถคืนเงินได้
- ตั้งค่ายอดเงินที่ครบถ้วนในใบแจ้งรายการเป็นศูนย์ หากคุณไม่เรียกเก็บค่าใด ๆ สำหรับการจองที่ถูกยกเลิก
แจ้งให้แขกทราบเกี่ยวกับ นโยบายการยกเลิกของที่พัก ว่าพวกเขาจะถูกเรียกเก็บค่าเมื่อยกเลิกการจองหรือไม่ ปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อตั้งค่านโยบายการยกเลิก: วิธีการตั้งค่านโยบายการยกเลิก
- มี 2 วิธี ในการเพิ่มค่าธรรมเนียมการยกเลิก:
- รายได้จากการยกเลิก จะถูกพิจารณาในรายงานเป็นส่วนหนึ่งของรายได้จากค่าห้อง/RevPar, ในขณะที่ค่าธรรมเนียมการยกเลิกจะถูกพิจารณาเป็นสินค้าแยกต่างหากและจะไม่ถูกรวมอยู่ในรายได้จากค่าห้อง/RevPar
- ไปที่ใบแจ้งรายการการจองและคลิก เพิ่ม/ปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่าย
- เลือก เพิ่มรายได้จากห้อง
- เลือกประเภทรายได้ (การยกเลิก) และกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด คุณยังสามารถเรียกเก็บภาษี/ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมได้
- คลิก ดำเนินการต่อ
- ค่าใช้จ่าย จะปรากฏในใบแจ้งรายการ (รายได้จากห้อง - การยกเลิก) และ จะมีผลต่อยอดเงินที่ครบถ้วน
หลังจากนั้น, เพิ่มการชำระเงินของแขก ตามที่จำเป็น ปฏิบัติตามคำแนะนำ วิธีการดำเนินการชำระเงินใน Cloudbeds PMS
ก่อนเริ่มต้น:
สร้างค่าธรรมเนียมบนหน้า ภาษีและค่าธรรมเนียม และตั้งชื่อว่า ค่าธรรมเนียมการยกเลิก เรียนรู้วิธีการทำได้ที่นี่: สร้าง แก้ไข หรือ ลบภาษีและค่าธรรมเนียม
- เมื่อค่าธรรมเนียมการยกเลิกถูกสร้างแล้ว ไปที่ ใบแจ้งรายการ ที่เกี่ยวข้อง
- คลิก เพิ่มการปรับเปลี่ยนค่า
- เลือก เพิ่มภาษี/ค่าธรรมเนียมพิเศษ
- เลือก ค่าธรรมเนียมการยกเลิก และกรอกจำนวนค่าธรรมเนียม
- คลิก เพิ่ม
- ค่าธรรมเนียม จะถูกเพิ่มในใบแจ้งรายการ (ค่าธรรมเนียมการยกเลิก) ภายใต้คอลัมน์หนี้ และจะ
มีผลต่อยอดเงินที่ครบถ้วน
หลังจากนั้น คุณสามารถ เพิ่มการชำระเงินของแขก ตามที่จำเป็น ปฏิบัติตามคำแนะนำ วิธีการประมวลผลการชำระเงินใน Cloudbeds PMS
ที่พักของคุณอาจมีนโยบายในการคืนเงินมัดจำ (การชำระเงิน) เมื่อแขกยกเลิกภายในช่วงเวลาการยกเลิกฟรี (ยืดหยุ่น)
คุณสามารถคืนเงินมัดจำได้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณเก็บไว้:
ตัวเลือก 1 - คืนเงินมัดจำโดยใช้ช่องทางการชำระเงิน
หากคุณเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตของแขก โดยใช้ผู้ดำเนินการชำระเงิน คุณสามารถคืนเงินโดยใช้วิธีเดียวกัน ตามขั้นตอนตามในคู่มือนี้: วิธีดำเนินการคืนเงินผ่านช่องทางการชำระเงิน
ตัวเลือก 2 - คืนเงินมัดจำโดยไม่ใช้ช่องทางการชำระเงิน
หากการชำระเงินมัดจำ ไม่ได้ ดำเนินการโดยใช้ผู้ดำเนินการชำระเงินแต่เพียงแค่บันทึกในระบบเท่านั้น คุณควรคืนเงินโดยใช้วิธีเดียวกัน โดยปฏิบัติตามคำแนะนำในบทความนี้: วิธีเพิ่ม / โพสต์ การคืนเงินให้กับการจองเป็นบันทึก (โดยไม่ใช้การประมวลผ่านช่องทางการชำระเงิน)
แม้จำนวน ธุรกรรมที่รอดำเนินการ (ค่าใช้บริการที่กำหนดไว้ในวันที่จะมา) ที่เหลือในยอดเงิน จะไม่มีผลต่อรายงานรายได้ บางที่พักก็มักต้องการให้ยอดเงินเท่ากับศูนย์เพื่อให้พนักงานที่พักทราบว่าแขกไม่ต้องจ่ายค่าเข้าพักเนื่องจากยกเลิกการจอง
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่เหลือในยอดเงิน จะไม่มีผลต่อรายงานรายได้
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่เหลือในยอดเงิน จะยังแสดงเมื่อส่งออกการจอง ไปยังไฟล์และในรายงานยอดเงินคงเหลือในบัญชี
- หากการจองเปลี่ยนเป็น ในองค์กร ก่อนที่จะถูก ยกเลิก ธุรกรรมที่โพสต์ทั้งหมดรวมถึงหนี้ (ค่าใช้จ่าย) จะยังคงอยู่ในใบแจ้งรายการและยอดเงินที่เหลือ
- เปิดการจองและไปที่แท็บ ห้องพัก
- ในคอลัมน์แก้ไข ( ⋮ ), คลิก แก้ไขราคา
- ใส่ 0.00 เป็นราคาสำหรับทุกวัน
- คลิก บันทึกการอัปเดต
- ตอนนี้ยอดเงินเท่ากับ 0.00. ดำเนินการต่อที่ ขั้นตอนที่ 2 ด้านล่าง
- เปิดการจองและเปลี่ยนสถานะเป็น ยกเลิก
- คลิก ดำเนินการต่อ และเลือกวิธีการดำเนินการกับการยกเลิก (ว่าคุณต้องการส่งอีเมลให้แขกหรือไม่):
- ยืนยันการยกเลิก
- ยกเลิกและส่งอีเมลให้แขก
- ยกเลิกและส่งอีเมลให้แขก (โดยไม่รวมอัตรา)
แก้ไข เทมเพลตอีเมลการยกเลิก บนการตั้งค่าเทมเพลตอีเมล.
- สถานะการจองจะถูกอัปเดตตามนั้น หลังจากยืนยันการยกเลิก:
- การจองจะหายไปจากปฏิทิน
- ธุรกรรมที่รอดำเนินการทั้งหมด (ค่าใช้จ่ายที่กำหนดไว้สำหรับวันที่จะมา) จะถูกลบออกจากใบแจ้งรายการ แต่ จะยังคงอยู่ในยอดเงินที่ค้างชำระ
- คุณสามารถตรวจสอบวันที่ยกเลิกได้โดยเลื่อนเมาส์ไปที่ เขตข้อมูลการยกเลิก # บนรายละเอียดการจอง:
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่ยังคงค้างชำระ จะไม่มีผลต่อรายงานรายได้
- จำนวนธุรกรรมที่รอดำเนินการ (อัตราห้องพัก) ที่ยังคงค้างชำระ จะยังแสดงเมื่อส่งออกการจอง ไปยังไฟล์และในรายงานยอดเงินคงเหลือ
- หากการจองเคยถูกเปลี่ยนเป็น ในองค์กร ก่อนที่จะถูก ยกเลิก, ธุรกรรมที่โพสต์ทั้งหมดรวมถึงหนี้ (ค่าใช้จ่าย) จะยังคงอยู่ในใบแจ้งรายการและยอดเงินที่ค้างชำระ
ในกรณีที่คุณ ไม่ได้ใช้ Cloudbeds PMS และเลือกทำงานกับ เครื่องมือจอง Cloudbeds เท่านั้น (ร่วมกับ Channel Manager ของ Cloudbeds หรือไม่ก็ได้) กระบวนการยกเลิกจะแตกต่างกัน
ในกรณีนี้ จำกัดการใช้งาน และคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนสถานะของการจองเป็นยกเลิกได้ หากคุณได้รับคำขอยกเลิกสำหรับการจองที่นำเข้าผ่านเว็บไซต์ของคุณ คุณจะมี 2 ตัวเลือก:
- ไปที่ เมทริกซ์ห้องว่าง และค้นหาช่วงเวลาของการจองที่มีอยู่และ เพิ่มห้องพักเพิ่มอีกห้องหนึ่งที่มี ก็คือ ถ้าห้องว่างปัจจุบันคือ 0, คุณจะต้องเปลี่ยนเป็น 1 หากห้องว่างปัจจุบันคือ 2, คุณจะต้องเปลี่ยนเป็น 3
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้องและบันทึก
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า ช่วงเว้นระยะยาว ที่นี่.
หากคุณไม่ได้ใช้ PMS ใด ๆ แนะนำให้ สร้างกระบวนการภายใน สำหรับกรณีเช่นนี้ เพื่อให้ทีมต้อนรับของคุณทราบว่าการจองถูกยกเลิก
- เนื่องจากคุณกำลังเพิ่มห้องพักเพิ่มอีกห้องหนึ่งที่มี, นี้จะทำให้เกิดการจองเกินจำนวน เพราะคุณกำลังบอกว่าคุณมีห้องว่างมากกว่าสินค้าคงคลังทั้งหมดของคุณ
- เนื่องจากเรื่องนั้น, หากคุณเลือกทำงานกับตัวเลือก A, คุณจะต้องอนุญาตให้มีการจองเกินจำนวน คลิกที่นี่เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือก อนุญาตให้มีการจองเกินจำนวน .
หากคุณไม่มั่นใจในการทำงานกับการจองเกินจำนวน, การลบการจองอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสำหรับคุณ ทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ ในคู่มือนี้ และจำไว้ว่าต้องตรวจสอบรายละเอียดการจองอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะลบออกที่ถูกต้อง
สำคัญ:
- โดยการลบการจอง, ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแขกนั้นจะสูญหายจากฐานข้อมูลของคุณ และ ไม่สามารถกู้คืนได้
- หากมีการยกเลิกการจองโดยมีการประมวลผลการชำระเงินผ่านผู้ดำเนินการชำระเงิน (เกตเวย์) แล้ว, จะไม่มีการคืนเงินโดยอัตโนมัติ การยกเลิกการจอง ไม่มีผลต่อธุรกรรมที่ได้รับการประมวลผลและโพสต์ในใบแจ้งรายการ, หมายความว่าธุรกรรมที่โพสต์ไว้จะยังคงอยู่
- เฉพาะ การชำระเงินตามกำหนด (ธุรกรรมที่รอดำเนินการ) จะถูกยกเลิกเมื่อมีการยกเลิกการจองเนื่องจากการชำระเงินตามกำหนดยังไม่ได้ประมวลผลและโพสต์ในใบแจ้งรายการ
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น