| วัตถุประสงค์ | กำหนดค่ารูปลักษณ์ของใบแจ้งหนี้ของที่พักของคุณ เมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ และข้อมูลที่แสดงในใบแจ้งหนี้ |
| เหมาะสำหรับ | เจ้าของที่พักและผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ การออกใบแจ้งหนี้ผู้เข้าพัก |
| ใช้เมื่อ | ตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้ครั้งแรก เปลี่ยนแปลงเลขที่ใบแจ้งหนี้หรือภาษา เลือกเวลาที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ กำหนดวิธีแสดงค่าบริการและภาษีในบรรทัดใบแจ้งหนี้ หรือเพิ่มส่วนท้ายใบแจ้งหนี้ |
| ข้อกำหนด | เจ้าของที่พักจะเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้งานอื่นต้องเปิดใช้งานสิทธิ์ การออกใบแจ้งหนี้ผู้เข้าพัก ในบทบาทของตน ดูเพิ่มเติมได้ที่ บทบาทและสิทธิ์ |
| ผลลัพธ์ที่คาดหวัง | ใบแจ้งหนี้ของที่พักของคุณจะถูกสร้างขึ้นโดยมีแบรนด์ เลขที่ใบแจ้งหนี้ ภาษา และการตั้งค่ารายการบรรทัดตามที่คุณกำหนด |
บทนำ
ในหน้า ใบแจ้งหนี้และเอกสาร คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดบริษัทและโลโก้ของคุณ กำหนดชื่อใบแจ้งหนี้และเลขที่ใบแจ้งหนี้ และเลือกว่าจะสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง เมื่อเช็กเอาต์ หรือเมื่อมีการสร้างการจอง
หากที่พักของคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์การออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น ชื่อและลำดับของใบลดหนี้
📢 อัปเดตสำคัญ: กำลังเปิดตัวแบบค่อยเป็นค่อยไป
คุณอาจสังเกตเห็นอินเตอร์เฟสที่แตกต่างหรือฟังก์ชันที่อัปเดตเล็กน้อยสำหรับฟีเจอร์นี้ เรากำลังเปิดตัวเวอร์ชันใหม่อย่างค่อยเป็นค่อยไป โปรดมั่นใจว่าบทความนี้จะได้รับการอัปเดตอย่างเต็มที่ในเร็วๆ นี้เพื่อสะท้อนประสบการณ์ใหม่
สารบัญ
- เปิดการตั้งค่าใบแจ้งหนี้
- ตั้งค่าโลโก้และภาษา
- เลือกเวลาที่สร้างใบแจ้งหนี้
- ตั้งค่าชื่อและลำดับใบแจ้งหนี้
- เลือกสิ่งที่แสดงบนใบแจ้งหนี้
- เพิ่มส่วนท้ายใบแจ้งหนี้
- ตั้งค่าใบลดหนี้
เปิดการตั้งค่าใบแจ้งหนี้
- จากเมนูบัญชี
ไปที่ การตั้งค่า
- เลือก การเงิน
- เลือก ใบแจ้งหนี้และเอกสาร
ตั้งค่าโลโก้และภาษา
โลโก้ส่วนหัว
คลิก แก้ไขภาพ เพื่ออัปโหลดโลโก้บริษัทของคุณจากคอมพิวเตอร์ ขนาดที่แนะนำคือสูง 150 พิกเซล และกว้าง 150 พิกเซล
ภาษาใบแจ้งหนี้
- เลือก ภาษาที่ใช้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับใบแจ้งหนี้
- เลือกว่าจะสร้างใบแจ้งหนี้ตามประเทศของผู้เข้าพักหรือไม่ เมื่อเปิดใช้งาน ตัวใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างในภาษาของผู้เข้าพัก เช่น ผู้เข้าพักจากโปรตุเกสจะได้รับใบแจ้งหนี้เป็นภาษาโปรตุเกส หากไม่เปิดใช้งาน ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างในภาษาที่ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น
เลือกเวลาที่สร้างใบแจ้งหนี้
ตั้งค่าตัวเลือก สร้างใบแจ้งหนี้ ที่คุณต้องการ ตัวเลือกแต่ละแบบทำงานดังนี้:
| ตัวเลือก | สิ่งที่จะเกิดขึ้น |
|---|---|
| เมื่อสร้างการจอง | ใบแจ้งหนี้จะถูกออกทุกครั้งที่มีการสร้างการจองใหม่ในแอปพลิเคชัน ซึ่งรวมถึงทั้ง การจองที่สร้างด้วยตนเอง ใน Cloudbeds พีเอ็มเอส และการจองที่เข้ามาจาก OTA (ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์) ที่เชื่อมต่ออยู่ของคุณ |
| เมื่อเช็กเอาต์ | ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นเมื่อเช็กเอาต์ โดยรวมทุก รายการธุรกรรมที่มี เพื่อออกใบแจ้งหนี้ หากใบแจ้งหนี้ถูกสร้างขึ้นแล้วและไม่มีรายการธุรกรรมเหลือให้เรียกเก็บ ระบบจะไม่สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ ตัวเลือกนี้เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์ การออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง |
| ด้วยตนเอง | จะไม่มีการสร้างใบแจ้งหนี้จนกว่าคุณจะเปิดการจองและสร้างใบแจ้งหนี้เอง คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับการจองใด เรียนรู้เพิ่มเติม: สร้างและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ |
เมื่อสร้างการจอง: คุณไม่จำเป็นต้องสร้างใบแจ้งหนี้ทุกครั้ง เว้นแต่จะมีการเพิ่มสินค้า บริการ หรือรายได้จากค่าห้องในใบแจ้งรายการหลังจากที่ผู้เข้าพักเข้าพักในองค์กรแล้ว ในกรณีนั้น คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ได้ภายหลัง วันครบกำหนดค่าเริ่มต้นจะนับจากวันที่สร้างการจอง
ตั้งชื่อและลำดับเลขใบแจ้งหนี้
ใช้ช่องเหล่านี้เพื่อควบคุมวิธีการตั้งชื่อและการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้:
- ชื่อเรื่อง: ใช้ช่องนี้หากคุณต้องการตั้งชื่อเอกสารเป็นอย่างอื่นแทนคำว่า ใบแจ้งหนี้
- คำนำหน้า: ตัวเลขหรือตัวอักษรที่ปรากฏก่อนหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับ ตัวอย่าง: INV-1001
- หมายเลขเริ่มต้น: หมายเลขของใบแจ้งหนี้ใบแรกที่ถูกสร้างขึ้น ใบแจ้งหนี้ถัดไปจะเรียงตามลำดับจากหมายเลขนี้ ตัวอย่าง: กรอก 1001 จะทำให้ใบแจ้งหนี้ใบแรกเป็น 1001 และใบถัดไปเป็น 1002
- คำต่อท้าย: ตัวเลขหรือตัวอักษรที่ปรากฏหลังหมายเลขใบแจ้งหนี้ตามลำดับ ตัวอย่าง: 1001-POST
ใช้ดรอปดาวน์ภาษาเพื่อเพิ่มข้อความชื่อเรื่องและลำดับเลขสำหรับภาษาอื่นๆ
เลือกสิ่งที่จะแสดงบนใบแจ้งหนี้
เลือกตัวเลือกที่ตรงกับรูปแบบที่คุณต้องการให้ใบแจ้งหนี้ของคุณแสดง:
- แสดงรายละเอียดบริษัท: เลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการให้รายละเอียดบริษัทปรากฏบนใบแจ้งหนี้
- แสดงคอลัมน์หมายเลขห้องบนใบแจ้งหนี้: เมื่อเปิดใช้งาน หมายเลขห้องจะแสดงบนใบแจ้งหนี้
- แสดงรายละเอียดภาษี/ค่าธรรมเนียมบนใบแจ้งหนี้: เมื่อเปิดใช้งานและคุณมี ภาษีและค่าธรรมเนียม หลายรายการ ใบแจ้งหนี้จะแสดงการแจกแจงยอดรวมสำหรับแต่ละประเภทภาษีและค่าธรรมเนียม
- ใช้ใบแจ้งหนี้แบบกะทัดรัด: ควบคุมการแสดงรายการค่าบริการและภาษีในรูปแบบบรรทัดใบแจ้งหนี้ ดูส่วนถัดไป
- ใช้หมายเลขเอกสารของผู้เข้าพัก: เลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการให้หมายเลขเอกสารของผู้เข้าพักแสดงบนใบแจ้งหนี้
- แสดงการแจกแจงแพ็กเกจ: เลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการให้การแจกแจงแพ็กเกจแสดงบนใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้แบบกะทัดรัด
ใช้ใบแจ้งหนี้แบบกะทัดรัด ควบคุมการจัดกลุ่มบรรทัดบนใบแจ้งหนี้:
| การตั้งค่า | ลักษณะของใบแจ้งหนี้ |
|---|---|
| ไม่เลือก | ใบแจ้งหนี้จะแสดงเหมือนกับใบแจ้งรายการของผู้เข้าพัก ทุกธุรกรรม รวมถึงราคาห้องพักแบบรายคืนและภาษี จะแสดงเป็นรายการแยกแต่ละบรรทัด ในเทมเพลตเอกสารทางการเงินใหม่ ค่าบริการแต่ละรายการและภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องจะแสดงแยกกันในแต่ละบรรทัด |
| เลือก | ธุรกรรมทั่วไปจะถูกรวมเป็นบรรทัดเดียว เช่น ราคาห้องพักสำหรับ 3 คืนจะแสดงเป็นบรรทัดเดียว ในเทมเพลตเอกสารทางการเงินใหม่ ค่าบริการแต่ละรายการและภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องจะแสดงรวมกันในบรรทัดเดียว |
การตั้งค่านี้ใช้กับใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้ชั่วคราวในเทมเพลตเอกสารทางการเงินใหม่ ยอดรวมจะไม่เปลี่ยนแปลง และเอกสารที่ออกไปแล้วจะยังคงแสดงตามรูปแบบที่ออกไปแล้ว เรียนรู้เพิ่มเติม: ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ PDF ที่อัปเดต
เพิ่มส่วนท้ายใบแจ้งหนี้
ใช้ ส่วนท้ายใบแจ้งหนี้ เพื่อเพิ่มข้อความเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ เช่น คำแนะนำการชำระเงินหรือนโยบายเพิ่มเติม ใช้ดรอปดาวน์ภาษาเพื่อเพิ่มข้อความส่วนท้ายที่กำหนดเองสำหรับภาษาอื่นๆ
ตั้งค่าใบลดหนี้
การออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง: ตัวเลือกใบลดหนี้เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์ การออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง เรียนรู้เพิ่มเติม: วิธีทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะและออกใบลดหนี้。
ชื่อและลำดับใบลดหนี้
เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้:
- ใช้การตั้งค่าเดียวกับใบแจ้งหนี้: ทำเครื่องหมายที่ ชื่อและลำดับใบลดหนี้ ใบลดหนี้จะใช้ลำดับหมายเลขเดียวกับใบแจ้งหนี้
- ตั้งค่าค่าที่แยกต่างหาก: กรอก ชื่อ, คำนำหน้า, หมายเลขดัชนีเริ่มต้น และ คำต่อท้าย ของใบลดหนี้
เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกทำให้เป็นโมฆะ จะมีการสร้างใบลดหนี้ใหม่โดยใช้หมายเลขถัดไปในลำดับ หากมีการสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ จะดำเนินลำดับต่อจากใบลดหนี้นั้น
บทความที่เกี่ยวข้อง
เมื่อการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ของคุณถูกกำหนดค่าแล้ว ให้รีวิวแหล่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อสร้าง ส่ง และจัดการใบแจ้งหนี้
- การออกใบแจ้งหนี้ - ทุกเรื่องที่ต้องรู้
- สร้างและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้
- สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับผู้เข้าพักแต่ละคน
- ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ถึงผู้เข้าพักของคุณ
- ทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นโมฆะและออกใบลดหนี้
- การออกใบแจ้งหนี้ - คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
- ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบนใบแจ้งหนี้
- ไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้ที่อัปเดตแล้ว
- รายละเอียดผู้จัดทำในเอกสารทางการเงิน
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น