รายงานนี้ใช้สำหรับส่งข้อมูลผู้เข้าพัก (ไม่ว่าจะเป็นการป้อนข้อมูลโดยตรง หรือการส่งออก/นำเข้า) ตามข้อกำหนดของรัฐบาลในหลายประเทศ
โดยค่าเริ่มต้น รายงานนี้จะยังไม่เปิดใช้งานสำหรับทุกบัญชี ติดต่อ support@cloudbeds.com เพื่อเปิดใช้งาน
ก่อนเริ่มต้นใช้งาน
รัฐบาลกำหนดให้ต้องแสดง ผู้เข้าพักทุกคน ในรายงานนี้ เพื่อปฏิบัติตามขั้นตอนของรัฐบาล โปรดตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้ก่อนเรียกใช้รายงาน:
- สำหรับผู้เข้าพักที่จะปรากฏในแบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพัก จะต้องมีการมอบหมายห้องพักให้กับพวกเขาภายในการจอง ตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การมอบหมายที่นี่
- หากมีผู้เข้าพักหลายคนในห้องเดียวกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสร้างโปรไฟล์ผู้เข้าพักแต่ละคนและมอบหมายให้กับห้องพักภายใต้ส่วน รายละเอียดผู้เข้าพัก
ในแท็บ ที่พัก คลิกชื่อผู้เข้าพักแต่ละคนในคอลัมน์ ผู้เข้าพัก เพื่อมอบหมายห้องพักให้กับพวกเขาทุกคน
หมายเหตุสำคัญ:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจองจาก OTA และเครื่องมือการจอง มีการมอบหมายผู้เข้าพักทั้งหมดในรายการจองแล้ว
- เมื่อการจองมีหลายห้องหรือเตียง โดยค่าเริ่มต้นผู้เข้าพักหลักจะถูกมอบหมายให้กับที่พักทั้งหมด ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าพักปรากฏในแบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพักหลายครั้งตามจำนวนที่พักที่ได้รับมอบหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มและมอบหมายผู้เข้าพักที่ถูกต้องให้กับแต่ละที่พัก
ดูบทความนี้เกี่ยวกับวิธีเพิ่มและจัดการผู้เข้าพักเพิ่มเติมในรายการจอง: วิธีเพิ่มและแก้ไขผู้เข้าพักในรายการจอง
วิธีเข้าถึงแบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพัก
- จาก เมนูหลัก
, คลิกที่ รายงาน
- ในแถบ ค้นหารายงาน พิมพ์คำว่า Police (หรือเลื่อนดูในส่วนรายงานรัฐบาลและตำรวจ)
- คลิกที่ แบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพัก (รายงานจะเปิดในแท็บใหม่)
เมื่อคุณเข้าสู่หน้าจอนี้ครั้งแรก จะเห็นตารางแสดงรายชื่อ ผู้เข้าพักในองค์กร ทั้งหมด
โดยค่าเริ่มต้น รายงานแบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพักจะแสดงเฉพาะ ผู้เข้าพักในองค์กร เท่านั้น แต่คุณสามารถกรองตามสถานะการจอง และปรับแต่งรายงานที่ส่งออกให้แสดงสถานะอื่นๆ ได้
ดูรายละเอียดในส่วน กำหนดค่ารายงานที่ส่งออก ด้านล่าง
- กรองตาม หมายเลขการจอง, ชื่อลูกค้า, ประเภทห้องพัก, วันที่เช็กอิน/วันที่เช็คเอาท์, เงื่อนไข, สถานะ หรือ สถานะการจอง
- กำหนดค่า วิธีการส่งออกรายงาน
- ส่งออกรายงาน ตามการกำหนดค่าที่ตั้งไว้
เงื่อนไขการจอง
เงื่อนไขใช้เพื่อกำหนดว่าข้อมูลของผู้เข้าพักนั้นได้ถูกส่งไปยังตำรวจแล้วหรือไม่ และถ้าได้ส่งไปแล้ว จำเป็นต้องส่งซ้ำหรือไม่ รายงานจะแสดงรายชื่อผู้เข้าพักทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงเงื่อนไข
- ใหม่ – ทันทีที่มีการเช็คอินห้องพัก ผู้เข้าพักทั้งหมด (รวมถึงผู้เข้าพักเพิ่มเติม) ที่ถูกมอบหมายให้กับห้องนั้นจะถูกเพิ่มในรายงานตำรวจโดยมีเงื่อนไขเป็น ใหม่ ผู้เข้าพักที่อยู่ในองค์กรจะมีเงื่อนไขเป็น ใหม่ เสมอจนกว่าจะมีการอัปเดตด้วยตนเองเป็นสถานะอื่น
- ส่งแล้ว – หลังจากที่คุณส่งรายชื่อผู้เข้าพักในองค์กรไปยังตำรวจ ให้ไปที่รายงาน เลือกรายชื่อผู้เข้าพักที่ได้ส่งไปแล้ว และอัปเดตเงื่อนไขของผู้เข้าพักเหล่านั้นจาก ใหม่ เป็น ส่งแล้ว
-
เปลี่ยนแปลงแล้ว – ระบบจะเปลี่ยนเงื่อนไขเป็น เปลี่ยนแปลงแล้ว โดยอัตโนมัติหากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ดังนี้:
- วันที่เข้าพักเปลี่ยนแปลง
- วันที่ออกเดินทางเปลี่ยนแปลง
- ประเภทห้องพักเปลี่ยนแปลง
- หมายเลขห้องเปลี่ยนแปลง
- ชื่อผู้เข้าพักเปลี่ยนแปลง
วิธีเปลี่ยนเงื่อนไข
หลังจากส่งรายงานไปยังตำรวจ หรือหากคุณต้องการแก้ไขเงื่อนไข:
- เลือก ชื่อผู้เข้าพัก ก่อน
- เปลี่ยนเป็นเงื่อนไขที่ต้องการ (โดยปกติจะเปลี่ยนเป็น ส่งแล้ว)
- คลิกปุ่ม เปลี่ยนเงื่อนไข
กำหนดค่ารายงาน
คุณสามารถกำหนดค่าการส่งออกแบบฟอร์มลงทะเบียนผู้เข้าพักให้ตรงตามความต้องการของคุณได้
- เลือกช่องที่ต้องการให้รวมอยู่ในรายงาน
- เปลี่ยนลำดับช่องโดยการคลิกและลาก
- เพิ่มช่องที่กำหนดเองเพิ่มเติม
- เลือกประเภทไฟล์สำหรับส่งออก (.pdf, .txt, .xls, .csv, .dat)
แม้ว่าตำรวจ SEF ประเทศโปรตุเกสจะใช้รูปแบบไฟล์ข้อความเดียวกัน (.dat) แต่การส่งออกในรูปแบบ .dat จะไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของ ตำรวจ SEF ประเทศโปรตุเกส
วิธีการส่งรายงานไปยัง SEF สามารถดูได้ที่นี่: https://siba.sef.pt/ajuda/modos-de-envio/
- เปลี่ยน รูปแบบชื่อผู้เข้าพัก
- เปลี่ยน รูปแบบวันที่
- เลือกว่าจะส่งออกทั้งหมดหรือส่งออกตามตัวกรองเงื่อนไข
- เลือกตัวเลือกเพื่อไม่รวมผู้เข้าพักที่มาจากประเทศเดียวกับที่พักของคุณ
- โดยค่าเริ่มต้นจะเลือกสถานะ เข้าพักอยู่ เท่านั้น หากต้องการสามารถเลือกสถานะอื่นๆ เพื่อแสดงในรายงานได้
- ตั้งค่าตัวเลือกทั้งหมดของคุณแล้วคลิก บันทึก การตั้งค่าเหล่านี้จะถูกใช้เมื่อคลิกปุ่ม ส่งออก ที่มุมขวาบนของหน้า
หากผู้ใช้งานส่งออกข้อมูลจากรายงานนี้ ข้อมูลทั้งหมดในทุกหน้าจะถูกส่งออก ไม่ใช่แค่บันทึกที่แสดงในหน้าที่ผู้ใช้งานกำลังดูอยู่
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น