Neste guia, descrevemos algumas etapas que você pode seguir para se preparar para a manutenção programada do sistema ou, no caso de não conseguir acessar seu sistema de gerenciamento de propriedades devido a circunstâncias imprevistas.
Visão Geral
No setor de hotelaria, garantir que sua propriedade esteja preparada para eventos futuros ou inesperados é fundamental para oferecer a melhor experiência ao hóspede em qualquer circunstância.
Uma combinação estratégica de um plano de emergência e práticas recomendadas regulares é essencial para estar preparado durante a manutenção do sistema. Continue lendo abaixo para mais detalhes e informações sobre como agir durante a manutenção do sistema.
Recomendamos enfaticamente realizar o plano de ação e práticas recomendadas abaixo durante a auditoria noturna da sua propriedade.
O que fazer durante a manutenção do sistema?
Se você notou que o PMS da Cloudbeds não está funcionando como esperado, primeiro considere descartar outras possíveis razões não relacionadas à manutenção do sistema. Confira o seguinte guia para saber mais: Solução de problemas com a plataforma da Cloudbeds que não está carregando
- Entre em contato com nossa Equipe de Suporte se o problema persistir após o emprego de uma solução usando o guia acima e siga as etapas do procedimento de emergência sugerido abaixo.
- Informe sua equipe: Embora alguns membros da sua equipe possam já estar cientes do problema, informe toda a equipe sobre a manutenção em questão e explique brevemente como lidar com as reservas existentes.
- Defina um sistema de prioridades para determinar quais reservas necessitam de atenção imediata: Além disso, verifique se há algum cliente VIP ou grupo chegando hoje que precise de atenção especial.
- Durante a manutenção do sistema, assegure-se de que todas as informações dos hóspedes e os processos de check-in sejamregistrados manualmente: Isso ajudará a garantir que nenhuma informação seja perdida ou extraviada enquanto o sistema estiver fora do ar e que tudo permaneça em ordem. Assim que o sistema voltar, todos os registros manuais devem ser carregados.
- Mantenha cópias em papel das transações/pagamentos dos hóspedes para auditoria posterior.
- Use processadores de pagamentos manualmente e colete recibos para registrar pagamentos como registros quando o sistema estiver on-line novamente.
- Notifique seus hóspedes sobre a manutenção atual do sistema: Garanta a eles que nossa equipe está trabalhando arduamente para resolver o problema o mais rápido possível. Os hóspedes devem estar cientes da situação e confiar que ela está sendo resolvida.
Assim que o sistema for restaurado, certifique-se de revisara importância de um plano de backup para sua propriedade.
Preparação para tempo de inatividade: planos de backup e operações off-line
A importância de um plano de backup
Independentemente da natureza ou duração dos eventos de inatividade, é crucial ter um plano de backup eficaz em vigor para suas operações diárias a fim de garantir a continuidade do seu negócio.
Um plano de backup adequado deve incluir:
- O tipo de dado a ser exportado regularmente (status do quarto ou informações do hóspede, por exemplo)
- Cronogramas específicos e regulares para determinar quando esses dados precisam ser salvos
- Armazenamento de dados seguro (um sistema confiável e os controles de acesso aplicáveis)
Lembre-se de: Garantir que sua equipe esteja bem informada sobre o plano de backup: Eles devem conhecer seus detalhes e procedimentos.
- Definir responsabilidades: Cada membro da equipe deve saber seus papéis e quais ações precisam ser tomadas para manter as operações.
- Criar e imprimir Cartões de Registro diariamente para manter o controle de seus hóspedes e chegadas.
Lista de verificação de relatórios críticos de tempo de inatividade
Para garantir que sua propriedade possa continuar operando durante manutenções programadas ou interrupções inesperadas, recomendamos preparar um conjunto diário de relatórios essenciais. Você pode usá-los como um pacote que pode ser impresso e manuseado rapidamente em caso de interrupções planejadas ou não planejadas (muitos hoteleiros já fazem isso como parte de seu processo noturno).
1) Informações de Hóspedes e Reservas
- Lista de Clientes Hospedados — número do quarto, nome do hóspede, datas de chegada/partida, tarifa, forma de pagamento, anotações.
- Lista de Chegadas Esperadas — nome do hóspede, número da reserva, tarifa, status do pagamento, solicitações especiais.
- Lista de Partidas Esperadas — nome do hóspede, número do quarto, saldo pendente, anotações sobre check-out tardio.
- Lista de Hóspedes VIP / Atenção Especial — anotações sobre preferências, aniversários ou clientes importantes.
2) Status de Quartos e Governança
- Relatório de Status dos Quartos — ocupado, vago, fora de serviço/em manutenção.
- Lista de Limpeza da Governança — limpo/sujo, pernoite, saída prevista, limpeza prioritária.
- Lista de ordens de serviço de manutenção — reparos ativos, anotações sobre quartos fora de serviço.
3) Registros Financeiros e Transacionais
- Extratos de Hóspedes Existentes — saldos, cobranças até a data, forma de pagamento.
- Depósitos/Pagamentos antecipados — valores recebidos e vinculados a reservas.
- Resumo de contas a receber faturadas a clientes/contas a receber — faturas pendentes.
- Relatório do turno do caixa — saldo inicial, transações em aberto, lançamentos pendentes.
Relatórios adicionais recomendados:
- Visão Geral de Hóspedes e Quartos
- Detalhes da Governança (aplique filtros para incluir datas de estadia, se necessário)
- Estatísticas de Ocupação por Tipo de acomodação
Você pode aprender como acessar esses relatórios na seção de Relatórios do PMS da Cloudbeds ou através do Cloudbeds Intelligence Explore.
Baixe ou imprima esses relatórios diariamente para ter um backup off-line pronto para manter as operações funcionando sem problemas durante qualquer inatividade.
Documentação de Reservas
Gerencie suas reservas de hóspedes que estejam chegando e de clientes hospedados com a seguinte documentação:
- Cartões de Registro de Hóspedes - Aprenda Como criar e gerenciar Cartões de Registro.
- Chegadas e Partidas - É importante ter/imprimir a lista completa de Chegadas e Partidas para controlar seus check-ins e check-outs diários.
- Clientes hospedados - Verifique quem está Hospedado para ter um melhor controle e cuidar de seus hóspedes existentes.
Procedimentos de Check-in
- Verifique a lista de Chegadas gerada para a documentação de reservas.
- Imprima os Cartões de Registro dos hóspedes diariamente para realizar check-in manual.
- Com uma Lista de Governança impressa, você pode facilmente saber a qual quarto seus hóspedes podem ser alocados.
Procedimentos de Check-out
- Verifique e imprima o Relatório de Saldo do Hóspede para encontrar o saldo pendente por hóspede (para os status de hospedado e partida). Use este mesmo relatório para preparar o extrato do seu hóspede para o horário de check-out.
- Se aplicável, verifique com outros departamentos se há alguma cobrança que precise ser recolhida do hóspede.
Lembre-se de verificar nossa página de Status do Sistema para as informações mais atualizadas sobre o status do nosso sistema.
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