Este artigo aborda as perguntas mais frequentemente feitas e resolução de problemas sobre a seção de E-mail no PMS da Cloudbeds.
Perguntas frequentes
O que acontece se as condições de agendamento por e-mail não forem atendidas?
Exemplo 1
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- Criei um agendamento para enviar um "E-mail de boas-vindas" 2 dias antes do check-in.
- Hoje é 15 de fevereiro, uma nova reserva foi feita com data de check-in em 16 de fevereiro.
Como isso funcionará?
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- O e-mail de boas-vindas não será enviado para esta reserva, pois 2 dias antes do check-in é 14 de fevereiro, que já passou. O sistema não reconhecerá esta reserva como aplicável para este agendamento de e-mail.
- Se uma reserva for recebida com data de check-in em 18 de fevereiro, o e-mail será agendado para 2 dias antes do check-in, que é 16 de fevereiro.
Exemplo 2
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- Criei um agendamento para enviar um e-mail 0 dias após o check-out às 12:00 PM.
- Meu hóspede fará o check-out hoje.
Como isso funcionará?
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- Se eu fizer o check-out do hóspede às 12:05 PM, o e-mail não será agendado, pois o requisito de agendamento já passou.
- Se eu fizer o check-out do hóspede às 11:50 AM, o e-mail será agendado, pois ainda atende ao requisito de agendamento.
Para agendamentos configurados para enviar X dias antes do check-out:
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- Se o status da reserva mudar para "check-out" antes do horário programado de envio, o e-mail será enviado conforme planejado.
- O e-mail não será enviado se o status da reserva mudar para "check-out" após o horário programado de envio.
Dependendo da origem ou fonte da reserva, o sistema programa e-mails em estágios distintos do processo de reserva apenas se as condições para o envio de e-mails agendados forem atendidas.
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- Para reservas diretas, incluindo aquelas feitas através do Motor de Reservas da Cloudbeds, programamos e-mails quando a reserva é criada.
- Para reservas de OTAs recebidas através do Gerenciador de Canais (Channel Manager), programamos e-mails apenas quando o status da reserva é alterado.
Vamos supor que você tenha um e-mail chamado "Avaliações" com o agendamento Enviar e-mail com base na data da reserva, data de check-in ou data de check-out:
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- Para reservas feitas por hóspedes no Motor de Reservas ou criadas pela recepção, o e-mail "Avaliações" será automaticamente agendado para ser enviado às 11:00 no dia do check-out assim que esta reserva for criada.
- Para reservas feitas através do Booking.com (ou outra OTA), o e-mail "Avaliações" será agendado apenas se o status da reserva for alterado para Hospedado e antes das 10:59 da data de check-out.
- Se a reserva for marcada como Hospedado/Check-out feito após as 11:00 da data de check-out, o e-mail não será enviado, pois o horário para agendamento já passou.
O que acontecerá com os e-mails programados se eu mudar meu fuso horário?
- O horário escolhido para o e-mail permanecerá o mesmo.
- Exemplo: se o e-mail estava previamente agendado para ser enviado às 16h (GMT 00:00) e o fuso horário for alterado para GMT +01:00, o e-mail ainda será enviado às 16h, mas agora em GMT +01:00.
Não consigo ver o e-mail na guia Mensagens de e-mails; está programado?
Com base na origem da reserva e no status, existem certos critérios que o sistema utiliza para exibir o e-mail programado na guia Mensagens de e-mails:
- Garanta que a(s) reserva(s) atenda(m) aos requisitos correspondentes:
- Mudança de status da reserva (p. ex., cancelada, no-show, check-in feito, check-out feito, confirmada, confirmação pendente)
- Outros (p. ex., com base na data da reserva, data de check-in/check-out)
- Se o problema persistir mesmo após garantir que os critérios acima estejam corretamente atendidos, entre em contato com nossa Equipe de Suporte para obter mais assistência.
O e-mail de Check-in será exibido na guia de Mensagens de e-mails na Página de Detalhes da Reserva quando o status da reserva for Hospedado.
Como o PMS da Cloudbeds determina o idioma do e-mail de confirmação do hóspede?
O PMS da Cloudbeds envia um e-mail de confirmação para seu hóspede quando a reserva é criada manualmente dentro do PMS ou via Motor de Reservas. Seu hóspede receberá um e-mail de confirmação de Reserva Confirmada ou Confirmação Pendente, dependendo do tipo de confirmação de reserva em suas Políticas.
- Reservas feitas via Motor de Reservas: Quando seu hóspede reserva um quarto no Motor de Reservas, ele pode selecionar o idioma da plataforma no canto superior direito. Isso determina o idioma do e-mail de confirmação.
- Reservas feitas dentro do PMS da Cloudbeds: Quando uma reserva é criada manualmente, o idioma do e-mail de confirmação é determinado pelo país selecionado em Detalhes do Hóspede.
Certifique-se de traduzir os modelos de e-mail de Reserva Confirmada ou Confirmação Pendente para os idiomas que deseja que seus hóspedes recebam. Siga as instruções neste artigo: Modelos de E-mail.
Para limitar os idiomas disponíveis no Motor de Reservas, acesse as Configurações de Idioma.
Para reservas feitas em uma OTA (Agência de Viagens On-line):
- O idioma padrão usado pelo agendamento de e-mails para OTAs é o reconhecido pelo código do país selecionado pelo hóspede. Se o código do país não for reconhecido, o sistema usará o Inglês como idioma padrão, a menos que seja especificado de outra forma.
- Se você desativar a opção preenchimento automático de todos os idiomas, o idioma será selecionado a partir dos modelos que você criou traduções.
- Se uma reserva de OTA for recebida de um país com vários idiomas, o sistema determinará qual idioma será usado com base no país do hóspede (não necessariamente o idioma selecionado na reserva da OTA) porque o idioma selecionado pelo hóspede na OTA não será enviado para o Cloudbeds.
Solução de problemas com e-mails/notificações
Problema: Meu hóspede não está recebendo e-mails enviados pelo PMS da Cloudbeds
Os possíveis motivos pelos quais o e-mail não foi enviado dependerão do tipo de e-mail:
| Tipo de e-mail | Possível(is) motivo(s) pelo(s) qual(is) o e-mail não foi enviado |
|---|---|
| Reserva confirmada |
Esse e-mail é enviado automaticamente apenas para reservas diretas e não para reservas de OTAs (agências de viagens on-line)
Esse e-mail é enviado quando você altera o status da reserva para Confirmada, clicando em Confirmar e enviar e-mail ao hóspede
A opção Enviar ao cliente um e-mail de confirmação automática nas configurações do Motor de Reservas não está ativada
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| Reserva cancelada |
Esse e-mail será enviado somente se você clicar no botão Cancelar e Enviar e-mail para o hóspede ou Cancelar e Enviar e-mail para o hóspede (sem tarifas)
O e-mail não será enviado automaticamente ao seu hóspede se a reserva tiver sido cancelada dentro da OTA.
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Problema: Eu (usuário) não estou recebendo notificações do sistema do PMS da Cloudbeds
| Problema | Solução ou possível(is) motivo(s) |
|---|---|
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Apenas usuários ou endereços de e-mail adicionados à lista de destinatários receberão notificações. Cada notificação possui sua própria lista na página de Preferências de Notificação do Sistema. Verifique se seu e-mail está correto em Preferências de Notificação . |
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Cloudbeds envia notificações de reserva apenas em nome destas OTAs:
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Você também pode ter marcado as mensagens da Cloudbeds como spam uma vez e nosso sistema de envio de e-mails "lembrou" disso, impedindo o envio das notificações . Entre em contato com o Suporte para verificar se este for o caso. |
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Peça ao hóspede para verificar as pastas de spam e lixo ou procurar por e-mails arquivados. |
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Às vezes, o e-mail pode ter um filtro que move os e-mails recebidos automaticamente; peça ao hóspede para verificar todas as pastas, incluindo a pasta de lixo. |
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Deve haver espaço suficiente em disco para receber os e-mails. |
Outros problemas e suas soluções
| Problema | Solução ou possíveis motivos |
|---|---|
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O endereço de e-mail do hóspede está ausente no sistema; portanto, nenhuma comunicação por e-mail com o hóspede pode ser enviada. Garanta que o endereço de e-mail do hóspede seja adicionado e esteja correto na guia de Detalhes do Hóspede dentro da reserva.
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Alguns provedores de e-mail não permitem que sistemas de terceiros enviem um e-mail em seu nome. Se o endereço de e-mail inserido no campo Enviar de for @yahoo.com ou @aol.com, existe a possibilidade de o e-mail não ser enviado ao seu hóspede. Às vezes, você pode ver o endereço de e-mail admin@cloudbeds.com no campo Enviar de. Isso é para que o sistema possa continuar enviando os e-mails para seus hóspedes.
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Sua propriedade está usando um endereço de e-mail comercial para enviar os e-mails do sistema, mas você não autorizou a Cloudbeds como remetente para o domínio da sua propriedade via Sender Policy Framework (SPF). Saiba mais aqui . |
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Ao editar os modelos de e-mail, você incluiu uma vírgula ( , ) nos campos Nome do Remetente e Nome do destinatário da resposta causando um erro no envio dos e-mails. Consulte o artigo: Criar, editar, habilitar ou desabilitar modelos de e-mail personalizados . |
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Erros podem ocorrer no envio de e-mails se houver uma vírgula incluída no seu Nome da propriedade dentro da seção de Perfil da Propriedade. Certifique-se de que não há vírgula no Nome da Propriedade, verifique esta seção do artigo para saber mais. |
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Peça ao hóspede para verificar as pastas de spam e lixo, ou procurar por e-mails arquivados. |
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Às vezes, o e-mail pode ter um filtro que move os e-mails recebidos automaticamente. Peça ao hóspede para verificar todos as pastas incluindo a pasta de lixo. |
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Deve haver espaço suficiente em disco para receber os e-mails. |
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