Este artigo responde às perguntas mais frequentes sobre e-mails e notificações no PMS da Cloudbeds e fornece etapas de solução de problemas para ajudar você a entender, programar e enviar e-mails corretamente aos seus hóspedes e usuários.
Perguntas frequentes
E se as condições de agendamento do meu e-mail não forem atendidas?
Exemplo 1
- Eu criei um agendamento para enviar um "E-mail de Boas-Vindas" 2 dias antes do check-in.
- Hoje é 15 de fevereiro, uma nova reserva foi feita com uma data de check-in de 16 de fevereiro.
Como funcionará?
- O e-mail de Boas-Vindas não será enviado para esta reserva, pois 2 dias antes do check-in é 14 de fevereiro, que já passou. O sistema não reconhecerá esta reserva como aplicável para este agendamento de e-mail.
- Se uma reserva for recebida com uma data de check-in de 18 de fevereiro, o e-mail será agendado 2 dias antes do check-in, que é 16 de fevereiro.
Exemplo 2
- Eu criei um agendamento para enviar um e-mail 0 dias após o check-out às 12:00 PM.
- Meu hóspede fará o check-out hoje.
Como funcionará?
- Se eu fizer o check-out do hóspede às 12:05 PM, o e-mail não será agendado, pois o prazo de agendamento já venceu.
- Se eu fizer o check-out do hóspede às 11:50 AM, o e-mail será agendado, pois ainda atende ao requisito de agendamento.
Para agendamentos definidos para enviar X dias antes do check-out:
- Se o status da reserva mudar para "check-out" antes do horário programado para envio, o e-mail será enviado conforme planejado.
- O e-mail não será enviado se o status da reserva mudar para "check-out" após o horário programado para envio.
Quando o sistema agenda e-mails?
Dependendo da origem da reserva, o sistema agenda e-mails em estágios distintos do processo de reserva apenas se as condições para envio de e-mails agendados forem atendidas.
- Para reservas diretas, incluindo aquelas feitas através do Motor de Reservas da Cloudbeds, agendamos e-mails quando a reserva é criada.
- Para reservas de OTAs recebidas através do Gerenciador de Canais, agendamos e-mails apenas quando o status da reserva muda.
Vamos supor que você tenha um e-mail chamado “Avaliações” com o cronograma Enviar e-mail com base na data da reserva, data do check-in ou data do check-out:
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- Para reservas feitas por hóspedes no Motor de Reservas ou criadas pela recepção, o e-mail “Avaliações” será automaticamente agendado para ser enviado às 11:00 AM no dia do check-out assim que esta reserva for criada.
- Para reservas feitas através do Booking.com (ou outra OTA), o e-mail “Avaliações” só será agendado se o status da reserva mudar para Cliente Hospedado e antes das 10:59 AM da data do check-out.
- Se a reserva for marcada como Cliente Hospedado/Check-out feito após11:00 AM na data do check-out, o e-mail não será enviado, pois o tempo para agendamento já passou.
O que acontecerá com os e-mails agendados se eu mudar meu fuso horário?
- O horário escolhido para o e-mail permanecerá o mesmo.
- Exemplo: se o e-mail foi anteriormente definido para ser enviado às 4 PM (GMT 00:00) e o fuso horário é alterado para GMT +01:00, o e-mail ainda será enviado às 4 PM, mas agora em GMT +01:00.
Não consigo ver o e-mail na guia de Mensagens por E-mail; ele está agendado?
Com base na origem e no status da reserva, existem certos critérios que o sistema usa para exibir o e-mail agendado na guia Mensagens por E-mail:
- Certifique-se de que a(s) reserva(s) atendam aos requisitos correspondentes:
- Alteração de status da reserva (por exemplo, cancelada, no-show, check-in feito, check-out feito, confirmada, pendente de confirmação)
- Outros (por exemplo, com base na data da reserva, data de check-in/check-out)
- Se o problema persistir após você garantir que os critérios acima estão corretamente atendidos, entre em contato com nossa Equipe de Suporte para mais assistência.
O e-mail de Check-in feito será exibido na aba Mensagens por E-mail na Página de Detalhes da Reserva quando o status da reserva for Cliente Hospedado.
Como o PMS da Cloudbeds determina o idioma do e-mail de confirmação do hóspede?
O PMS da Cloudbeds envia um e-mail de confirmação ao seu hóspede quando a reserva é criada manualmente dentro do PMS ou através do Motor de Reservas. Seu hóspede receberá um e-mail de confirmação como Reserva Confirmada ou Pendente de Confirmação, dependendo do tipo de confirmação da reserva em suas Políticas.
- Reservas feitas via Motor de Reservas: Quando seu hóspede reserva um quarto no Motor de Reservas, ele pode selecionar o idioma da plataforma no canto superior direito. Isso determina o idioma do e-mail de confirmação.
- Reservas feitas dentro do PMS da Cloudbeds: Quando uma reserva é criada manualmente, o idioma do e-mail de confirmação é determinado pelo país selecionado em Detalhes do Hóspede.
Certifique-se de traduzir os modelos de e-mail Reserva Confirmada ou Pendente de Confirmação para os idiomas que você deseja que seus hóspedes recebam. Siga as instruções neste artigo: Modelos de E-mail.
Para limitar os idiomas disponíveis no Motor de Reservas, vá para as Configurações de Idioma.
Para reservas feitas em uma OTA (Agência de Viagens On-line):
- O idioma padrão usado pelo agendamento de e-mail para OTAs é aquele reconhecido pelo código do país selecionado pelo hóspede. Se o código do país não for reconhecido, o sistema usará inglês como idioma padrão, a menos que especificado de outra forma.
- Se você tiver a caixa de preenchimento automático de todos os idiomas desativada, o idioma será selecionado a partir dos modelos que você criou traduções.
- Se uma reserva de OTA for recebida de um país com múltiplos idiomas, o sistema determinará qual idioma será usado com base no país do hóspede (não necessariamente aquele que ele selecionou na reserva da OTA) porque o idioma selecionado pelo hóspede na OTA não será enviado para a Cloudbeds.
Solução de problemas de e-mails/notificações
Problema: Meu hóspede não está recebendo e-mails enviados pelo PMS da Cloudbeds
As possíveis razões pelas quais o e-mail não foi enviado dependem do tipo de e-mail:
| Tipo de e-mail | Possível razão(ões) pela qual o e-mail não foi enviado |
| Reserva Confirmada |
Este e-mail é enviado automaticamente apenas para reservas diretas e não para reservas de OTAs (Agência de Viagens On-line)
Este e-mail é enviado ao alterar o status da reserva para Confirmada clicando em Confirmar e Enviar E-mail ao Hóspede
A opção de Enviar ao cliente um e-mail de confirmação automático nas configurações do Motor de Reservas não está habilitada
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| Reserva Cancelada |
Este e-mail será enviado apenas se o botão Cancelar e Enviar E-mail ao Hóspede ou Cancelar e Enviar E-mail ao Hóspede (sem tarifas) for clicado
O e-mail não será enviado automaticamente ao seu hóspede se a reserva foi cancelada dentro da OTA.
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Problema: E-mails não estão sendo entregues ao usar um domínio de e-mail público (Gmail, Yahoo, AOL) como "Enviar De"
Se sua propriedade estiver usando um provedor de e-mail público, como @gmail.com, @yahoo.com ou @aol.com como o e-mail Enviar De, suas mensagens podem não chegar aos hóspedes. Muitos provedores de e-mail públicos não permitem totalmente que plataformas de terceiros (como o PMS da Cloudbeds) enviem e-mails em seu nome, o que resulta em baixa entregabilidade ou mensagens sendo bloqueadas pelo provedor de e-mail receptor.
Soluções recomendadas:
- Altere o e-mail Enviar De de volta para admin@cloudbeds.com para melhorar a entregabilidade.
- Melhor solução: Compre seu próprio domínio comercial e configure registros SPF para autorizar a Cloudbeds/SendGrid como remetente. Isso garantirá o maior sucesso de entrega.
Se sua propriedade desejar continuar usando um domínio de e-mail público (como um endereço do Gmail, Yahoo ou AOL), recomendamos colocar esse endereço no campo Responder Para em vez do campo Enviar De.
Problema: Eu (usuário) não estou recebendo notificações do sistema do PMS da Cloudbeds
| Problema | Solução ou possíveis razões |
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Apenas usuários ou endereços de e-mail adicionados à lista de destinatários receberão notificações. Cada notificação tem sua própria lista na página de Preferências de Notificação do Sistema. Verifique se seu e-mail está correto em Preferências de Notificação . |
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A Cloudbeds só envia notificações de reservas em nome de:
Para outras OTAs, a OTA é responsável por notificar você sobre novas reservas. |
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Você também pode ter marcado as mensagens da Cloudbeds como spam uma vez, e nosso sistema de envio "lembrará" disso, impedindo que as notificações sejam enviadas. Entre em contato com Suporte para verificar se este é o caso. |
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Peça ao hóspede para verificar as pastas de spam e lixo eletrônico ou procurar e-mails arquivados. |
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Às vezes, o e-mail pode ter um filtro que move os e-mails recebidos automaticamente; peça ao hóspede para verificar todas as pastas, incluindo a pasta de lixo eletrônico. |
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Deve haver espaço suficiente para receber os e-mails. |
Outros problemas e suas soluções
| Problema | Solução ou possíveis razões |
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O endereço de e-mail do hóspede está ausente no sistema; portanto, nenhuma comunicação por e-mail com o hóspede pode ser enviada. Certifique-se de que o endereço de e-mail do hóspede esteja adicionado e correto na guia Detalhes do Hóspede dentro da reserva. |
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Sua propriedade está usando um endereço de e-mail comercial para enviar os e-mails do sistema, mas você não autorizou a Cloudbeds como remetente para o domínio da sua propriedade via Sender Policy Framework (SPF). Saiba mais aqui. |
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Ao editar os modelos de e-mail, você incluiu uma vírgula (,) nos campos Nome do Remetente e Nome de Resposta, causando um erro no envio dos e-mails. Veja o artigo: Criar, editar, habilitar ou desabilitar Modelos de E-mail Personalizados. |
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Erros podem ocorrer no envio de e-mails se houver uma vírgula incluída no Nome da Propriedade dentro da seção Perfil da Propriedade. Certifique-se de que não haja vírgula no Nome da Propriedade, verifique esta seção do artigo para saber mais. |
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Peça ao hóspede para verificar as pastas de spam e lixo eletrônico, ou procurar e-mails arquivados. |
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Às vezes, o e-mail pode ter um filtro que move os e-mails recebidos automaticamente. Peça ao hóspede para verificar todas as pastas, incluindo a pasta de lixo eletrônico. |
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Deve haver espaço suficiente para receber os e-mails. |
Opções para enviar e-mails em bloco para hóspedes
No passado, o PMS da Cloudbeds não oferecia opções integradas para enviar e-mails em bloco ou de marketing diretamente para os hóspedes. Agora, as propriedades podem usar os seguintes itens adicionais para enviar comunicações e campanhas em massa a partir da Cloudbeds:
Guest Marketing (módulo adicional)
O Guest Marketing é desenvolvido para divulgação promocional em grande escala. Você pode criar newsletters (boletins informativos) e campanhas, construir e segmentar listas de hóspedes, programar mensagens e revisar métricas de desempenho básicas. Esta é a solução recomendada para enviar e-mails de marketing ou promocionais para muitos hóspedes passados ou futuros de uma só vez.
Para saber mais sobre os recursos do Guest Marketing, incluindo perfis de hóspedes unificados, segmentação e ferramentas de comunicação, confira: Guest Marketing - Tudo o que você precisa saber.
Cloudbeds Guest Experience (anteriormente Whistle, módulo adicional)
Dentro do Cloudbeds Guest Experience, você pode criar Mensagens Automatizadas ou Campanhas Manuais que visam reservas que correspondem a filtros específicos (por exemplo, datas de chegada ou partida, status da reserva ou planos tarifários). As mensagens podem ser enviadas por e-mail, SMS, WhatsApp ou pelo Aplicativo do Hóspede, o que torna adequado para comunicação operacional ou relacionada à estadia enviada a muitos hóspedes antes, durante ou após a estadia.
Para detalhes sobre canais de mensagens, OTAs suportadas, limitações e etapas de configuração, visite Cloudbeds Guest Experience Messaging - Tudo o que você precisa saber.
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