Lista de Hóspedes no módulo de Grupos e Eventos da Cloudbeds Eventos

Visão Geral

A guia Lista de Hóspedes é um espaço de trabalho no módulo Grupos e Eventos, projetado para simplificar a designação em bloco de hóspedes para um evento. Ao centralizar o processo de importação aqui, as propriedades não precisam mais navegar até a seção de Serviços para gerenciar dados de grupos, o que proporciona um fluxo de trabalho mais rápido e focado para reservas de alto volume.

A guia Lista de Hóspedes atua como um ponto central para toda a atividade de importação de hóspedes. Em vez de inserir manualmente dezenas de reservas, você pode fazer o upload de uma planilha para designar hóspedes a bloqueios de alocação existentes.

Esta ferramenta é especificamente construída para lidar com os requisitos complexos de eventos de médio e grande porte, permitindo uma melhor organização e o registro histórico de todos os dados de hóspedes associados a um evento.

Como acessar a guia Lista de Hóspedes

Para gerenciar os perfis da sua organização:

1. Faça logon no PMS da Cloudbeds;
2. No menu de navegação principal, clique em Grupos e Eventos;
3. Clique na guia Lista de Hóspedes na parte superior da central.
   
   Nesta visualização, você verá uma lista de todas as importações históricas, incluindo o nome do arquivo, o evento associado, o status da importação e a data de realização.
    

Como importar uma Lista de Hóspedes

Siga estes passos para importar em massa as designações de hóspedes para um evento:

1. Clique no botão + Lista de Hóspedes para abrir a ferramenta de importação;

2. Selecione o Evento: Escolha o evento específico que você está importando no menu;

3. Revise as Orientações: Clique no link "orientações" para revisar dicas importantes para um upload bem-sucedido. Isso inclui:

   • Usar códigos ISO de país de 2 letras (p.ex., US, BR, GB).

   • Combinar os nomes das acomodações exatamente como constam no sistema.

   • Usar formatos de data ISO (AAAA-MM-DD).

4. Clique no botão Obter modelo em CSV para baixar o arquivo de formatação oficial da Cloudbeds. Nota: Não modifique os cabeçalhos do modelo, pois isso fará com que a importação falhe;

5. Configurando o Bloqueio de Alocação e Detalhes: 

   • Selecione Bloqueio de Alocação (Obrigatório): Escolha o bloqueio específico em que essas reservas devem ser designadas.

   • Visualize Detalhes do Bloqueio de Alocação: Use este menu para verificar os requisitos e configurações específicas para o bloqueio selecionado antes de prosseguir. Esta seção exibe:

     • Intervalos: As datas em que o evento está ativo e elegível para estadias de hóspedes.

     • Tipos de Acomodação: Os tipos de acomodação atualmente mantidos nos bloqueios.

     • Fontes: As fontes de reserva associadas ao evento.

     • Códigos de País: Um lembrete de que o sistema requer que os dados dos hóspedes estejam no formato ISO de 2 letras (p.ex., "US", "BR", "GB") para evitar erros de validação.

6. Carregar Seu Arquivo: Arraste e solte seu arquivo CVS na área de upload ou clique Carregar arquivo para selecioná-lo do seu dispositivo;

7. Revisão Final e Importação: O sistema exibirá uma pré-visualização das reservas a serem importadas. Revise os dados para quaisquer erros sinalizados em vermelho. Se os dados estiverem corretos, clique no Importar botão para concluir o processo;

8. Monitorar o Progresso da Importação: Após clicar em Importar, uma notificação aparecerá no canto inferior esquerdo confirmando que a "importação da lista de hóspedes foi iniciada"; 
   
   O sistema começará a analisar o arquivo, e você verá um status temporário de "Análise concluída com sucesso" na tabela de registros.

9. Finalizar e Atualizar: Uma vez que o processo esteja completo, o status será atualizado para "Completo com sucesso" (ou "Completo com erros" se problemas forem encontrados).
   
   Você pode clicar no ícone Atualizar lista de tarefas no canto superior direito para ver o status mais atualizado e verificar o número de reservas analisadas versus importadas.

Revisão e Validação antes da importação

Cloudbeds valida seu arquivo automaticamente antes que a importação final possa ser concluída. Esta etapa de revisão ajuda a garantir que seus dados estejam corretos e correspondam aos requisitos do sistema.

• Validação do Formato do Arquivo: Se você tentar carregar um tipo de arquivo não suportado, o sistema exibirá uma mensagem de erro em vermelho informando "O formato do arquivo não é suportado". Certifique-se de que está usando o modelo em CSV fornecido.
• Consistência dos Dados: O sistema verifica automaticamente formatos válidos em endereços de e-mail, datas e códigos ISO de país de 2 letras (p.ex., "US", "BR").
• Identificação de Erros: Se problemas forem encontrados, o sistema fornecerá uma lista de "Erros encontrados" em uma caixa vermelha. Essas mensagens indicam a linha e o campo específicos que devem ser corrigidos (p.ex., "Linha 4: Sobrenome é obrigatório"). Você deve corrigir esses erros em seu arquivo e re-enviar antes que o botão Importar se torne ativo.

Gerenciando registros da Lista de Hóspedes

Visualizando detalhes do Registro

Uma vez que uma importação é iniciada ou concluída, você pode visualizar as reservas específicas incluídas nessa tarefa.

1. Mostrar Registros: Na tabela principal da Lista de Hóspedes, clique no ícone Mostrar Registros (lista) no lado direito de qualquer entrada.
2. Status da Importação: Isso abrirá uma visualização detalhada mostrando o status de cada reserva individual dentro daquele arquivo específico (p.ex., "Importado" ou "Falha").
3. Mostrar Detalhes: Para ver os dados brutos dos hóspedes importados (como endereço, número de telefone e códigos de bloqueio de alocação), clique no ícone Mostrar Detalhes ("i") para um registro específico. Essas informações aparecem em uma janela para revisão rápida.

Como filtrar os Registros

A Central da Lista de Hóspedes permite que você filtre dados históricos para localizar rapidamente tarefas de importação específicas.

• Filtrar por Status: Clique no menu de Status para filtrar registros pelo seu estado atual (p.ex., selecione Todos, Não Processados, Importados, Falha, Processamento Falhou, etc.).
• Redefinir Filtros: Use o botão Redefinir ao lado do filtro para limpar sua seleção e retornar à lista completa.