O módulo de Grupos e Eventos da Cloudbeds é uma central redesenhada que permite que as propriedades gerenciem negócios de grupo com maior flexibilidade e visibilidade entre várias propriedades. Ao separar os dados organizacionais de alto nível (Perfis) dos detalhes operacionais específicos da propriedade (Eventos), este módulo serve como uma ferramenta poderosa para hotéis que dependem de reservas corporativas, de agências de viagens e de grupos.
Este produto está atualmente em fase de lançamento limitado. Para participar, por favor, entre em contato com nossa equipe de suporte.
Pré-requisitos:
- As propriedades devem estar inscritas no módulo de Grupos da Cloudbeds.
- O módulo se integra com a Nova Caixa de Pagamento e o Serviço de Documentos Fiscais; assegure-se de que estes estejam ativos para utilizar toda a gama de recursos de cobrança e extratos.
Como Acessar
- Clique em Menu
- Vá para Grupos e Eventos
Módulo Grupos e Eventos - Visão Geral
Substituímos a antiga página de Perfis de Grupo por uma nova arquitetura desenvolvida para eficiência e escala. O módulo está organizado em três guias principais:
Guia Eventos: O espaço de trabalho específico da propriedade onde você gerencia os detalhes operacionais de uma conferência, casamento ou grupo de turismo, incluindo datas, bloqueios de alocação e status de coleta.
Guia Perfis: Um diretório de toda a organização, com Empresas, Agentes de Viagens e Grupos, que serve como uma "Fonte Única de Verdade" compartilhada entre todas as suas propriedades.
Guia Lista de Hóspedes: Uma área dedicada para importar listas de hóspedes e visualizar o histórico de todas as tarefas de importação.
Principais benefícios
🔗 Conectividade Multi-Propriedade |
Os perfis criados em uma propriedade estão instantaneamente acessíveis em toda a marca, eliminando a necessidade de recriar o mesmo perfil de Empresa ou Agente de Viagens para cada local. |
📊 Acompanhamento Integral da Receita |
Relate o valor total de um cliente em toda a sua organização, em vez de olhar para dados fragmentados propriedade por propriedade. |
🧾 Flexibilidade Aprimorada de Cobrança |
Ao mover regras de cobrança e roteamento do nível do perfil para o evento ou reserva específica, você pode suportar múltiplos cenários de cobrança diferentes para o mesmo cliente. |
⚡ Operações Simplificadas |
Recursos como a caixa de "Criação Rápida" para perfis e o gerador de URL de Reserva com um clique economizam tempo da equipe e reduzem erros manuais. |
Como funciona: As Principais Mudanças Funcionais
Para aproveitar ao máximo o novo módulo, é útil entender duas mudanças importantes na forma como a Cloudbeds estrutura os dados de negócios de grupo e de cobrança.
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Perfis vs. Eventos: Na experiência antiga de Grupos, a maior parte das informações estava concentrada em um único “Perfil do Grupo”, o que frequentemente levava a registros duplicados e visibilidade limitada entre as propriedades.
Na nova arquitetura, a guia Perfis são a sua “Fonte Única de Verdade” em toda a organização (Empresas, Agentes de Viagens ou Grupos), e Eventos são os espaços de trabalho específicos da propriedade onde você gerencia os detalhes operacionais para uma estadia ou ocasião específica (datas, bloqueios, captação e termos a nível de evento).
Isso significa que você pode vincular um Perfil a múltiplos Eventos ao longo do tempo, mantendo os dados de relacionamento consistentes e centralizados.
- Os dados do grupo foram consolidados em um único “Perfil do Grupo”, combinando detalhes de contas de longo prazo com informações específicas de eventos.
- Os perfis eram tipicamente baseados na propriedade, tornando mais difícil para organizações com várias propriedades reutilizarem o mesmo registro de Empresa ou de Agente de Viagens sem recriá-lo.
- Os Perfis agora estão em toda a organização, com isso, um perfil criado em uma propriedade é visível e acessível em toda a marca, reduzindo a entrada de dados duplicados e permitindo um melhor rastreamento de contas.
- Os Tipos de Perfil são exclusivos: Ao criar um perfil, você deve escolher Empresa, Agente de Viagens ou Grupo. Uma vez salvo, o tipo não pode ser alterado, o que ajuda a proteger a integridade dos dados e a suportar campos específicos do tipo.
- O fluxo de criação é projetado para velocidade: a equipe pode criar um perfil com apenas um nome quando necessário e, mais tarde, adicionar detalhes, como contatos e informações de faturamento.
- Ao criar um Evento, os usuários podem selecionar um Perfil existente ou criar um novo diretamente do formulário do Evento, para que possam continuar trabalhando sem sair do fluxo de trabalho.
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Faturamento e Roteamento: As regras de faturamento e roteamento não são mais configuradas no Perfil. Em vez disso, agora são definidas no nível do Evento ou da Reserva.
Essa é uma mudança significativa que reduz a duplicação e aumenta a flexibilidade: você pode manter um perfil mestre (por exemplo, uma única Empresa) e aplicar diferentes cenários de faturamento dependendo do Evento ou estadia específica - sem criar várias versões do mesmo perfil.
Isso também se alinha com o fluxo atualizado de criação de Eventos: as opções de roteamento são configuradas no Evento, e os usuários podem rapidamente salvar o Evento ou, ao salvar, adicionar um Bloqueio de Alocação como parte desse fluxo.
Limitações
- Reversão do Tipo de Perfil: Como mencionado, você não pode reverter ou alterar um tipo de perfil (por exemplo, Empresa para Agente de Viagens) uma vez que ele é criado.
- Validação da Lista de Hóspedes: A atual ferramenta de Lista de Hóspedes valida formatos (e-mails, datas, códigos de país), mas ainda não valida a disponibilidade de inventário nem verifica entradas duplicadas de hóspedes.
- Edição de Importações: Atualmente, não há opção para editar ou excluir um registro da Lista de Hóspedes após a importação; as alterações devem ser feitas nas reservas individuais.
- Configuração de Faturamento Direto: Embora os perfis sejam compartilhados entre a organização, contas específicas de CR (Contas a Receber) e limites de crédito ainda são gerenciados por propriedade.
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