Grupos e Eventos - Tudo o que você precisa saber

O módulo de Grupos e Eventos da Cloudbeds é uma central redesenhada que permite que as propriedades gerenciem negócios de grupo com maior flexibilidade e visibilidade entre várias propriedades. Ao separar os dados organizacionais de alto nível (Perfis) dos detalhes operacionais específicos da propriedade (Eventos), este módulo serve como uma ferramenta poderosa para hotéis que dependem de reservas corporativas, de agências de viagens e de grupos.

Como Acessar

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Módulo de Grupos e Eventos - Visão Geral

Substituímos a antiga página de Perfil do Grupo por uma nova arquitetura criada para eficiência e escalabilidade.

O módulo de Grupos e Eventos foi desenvolvido para otimizar seu fluxo de trabalho na gestão de grupos por meio de quatro guias especializadas. Cada guia tem um papel específico para conduzir uma consulta de grupo desde a proposta inicial até a estadia confirmada, com todos os detalhes do hóspede:

Principais benefícios

Como funciona: As Principais Mudanças Funcionais

Para aproveitar ao máximo o novo módulo, é útil entender duas mudanças importantes na forma como a Cloudbeds estrutura os dados de negócios de grupo e de cobrança.

1. Perfis vs. Eventos: Na experiência antiga de Grupos, a maior parte das informações estava concentrada em um único “Perfil do Grupo”, o que frequentemente levava a registros duplicados e visibilidade limitada entre as propriedades. 
   
   Na nova arquitetura, a guia Perfis são a sua “Fonte Única de Verdade” em toda a organização (Empresas, Agentes de Viagens ou Grupos), e Eventos são os espaços de trabalho específicos da propriedade onde você gerencia os detalhes operacionais para uma estadia ou ocasião específica (datas, bloqueios, captação e termos a nível de evento).
   
   Isso significa que você pode vincular um Perfil a múltiplos Eventos ao longo do tempo, mantendo os dados de relacionamento consistentes e centralizados.
    

   Perfis de Grupo (Antigo)(Novo) Perfis e Eventos

   • Os dados do grupo foram consolidados em um único “Perfil do Grupo”, combinando detalhes de contas de longo prazo com informações específicas de eventos.
   • Os perfis eram tipicamente baseados na propriedade, tornando mais difícil para organizações com várias propriedades reutilizarem o mesmo registro de Empresa ou de Agente de Viagens sem recriá-lo.

   

   • Os Perfis agora estão em toda a organização, com isso, um perfil criado em uma propriedade é visível e acessível em toda a marca, reduzindo a entrada de dados duplicados e permitindo um melhor rastreamento de contas.
   • Os Tipos de Perfil são exclusivos: Ao criar um perfil, você deve escolher Empresa, Agente de Viagens ou Grupo. Uma vez salvo, o tipo não pode ser alterado, o que ajuda a proteger a integridade dos dados e a suportar campos específicos do tipo.
   • O fluxo de criação é projetado para velocidade: a equipe pode criar um perfil com apenas um nome quando necessário e, mais tarde, adicionar detalhes, como contatos e informações de faturamento.

   

   • Ao criar um Evento, os usuários podem selecionar um Perfil existente ou criar um novo diretamente do formulário do Evento, para que possam continuar trabalhando sem sair do fluxo de trabalho.

   

2. Faturamento e Roteamento: As regras de faturamento e roteamento não são mais configuradas no Perfil. Em vez disso, agora são definidas no nível do Evento ou da Reserva.

   Essa é uma mudança significativa que reduz a duplicação e aumenta a flexibilidade: você pode manter um perfil mestre (por exemplo, uma única Empresa) e aplicar diferentes cenários de faturamento dependendo do Evento ou estadia específica - sem criar várias versões do mesmo perfil.

   Isso também se alinha com o fluxo atualizado de criação de Eventos: as opções de roteamento são configuradas no Evento, e os usuários podem rapidamente salvar o Evento ou, ao salvar, adicionar um Bloqueio de Alocação como parte desse fluxo.

Limitações

• Reversão do Tipo de Perfil: Como mencionado, você não pode reverter ou alterar um tipo de perfil (por exemplo, Empresa para Agente de Viagens) uma vez que ele é criado.
• Validação da Lista de Hóspedes: A atual ferramenta de Lista de Hóspedes valida formatos (e-mails, datas, códigos de país), mas ainda não valida a disponibilidade de inventário nem verifica entradas duplicadas de hóspedes.
• Edição de Importações: Atualmente, não há opção para editar ou excluir um registro da Lista de Hóspedes após a importação; as alterações devem ser feitas nas reservas individuais.
• Configuração de Faturamento Direto: Embora os perfis sejam compartilhados entre a organização, contas específicas de CR (Contas a Receber) e limites de crédito ainda são gerenciados por propriedade.

Sincronização de Dados e Compatibilidade com Sistemas Antigos

O módulo "Grupos e Eventos" utiliza uma sincronização unidirecional a partir do sistema antigo de Grupos.

• Dados Existentes: Todos os perfis e bloqueios de alocação atualmente no seu módulo antigo de Grupos serão sincronizados automaticamente e aparecerão no novo módulo.
• Mapeamento: O seu "Perfil do Grupo" antigo será convertido em um Evento, e o Bloqueio de Alocação associado permanecerá vinculado a esse Evento.
• Perfis: No novo módulo, você precisará criar ou vincular um Perfil de Hóspede, Empresa ou Agente ao Evento para gerenciar faturamento e relacionamentos.
• Compatibilidade Retroativa: O sistema não é compatível com versões anteriores. Quaisquer novos eventos, bloqueios ou alterações criados dentro do novo módulo Grupos e Eventos não aparecerão no módulo antigo de Grupos.