Políticas Inteligentes (Smart Policies) - Perguntas Frequentes

Sim. Se um hóspede cancelar a reserva pelo Portal do hóspede, as regras da Política Inteligente (p.ex., reembolsos ou penalidades automáticos) serão aplicadas automaticamente.

Não. O sistema atualmente permite apenas um tipo de Política Inteligente por carrinho de reservas. Você não pode combinar quartos ou planos tarifários associados a diferentes Políticas Inteligentes dentro de uma única reserva.

Você pode configurar as Políticas Inteligentes navegando até Configurações > Políticas. Na seção “Cancelamento e Pré-pagamento”, você pode visualizar modelos e fazer ajustes.

Você pode configurar um máximo de três períodos/níveis/regras de cancelamento dentro de uma única política.

Sim. Agora é possível usar a ferramenta de atribuição em bloco na página de Políticas para atribuir uma política inteligente a todos os planos tarifários de uma só vez ou selecionar vários planos tarifários em uma única ação, em vez de editar cada plano tarifário individualmente.

O nome interno da política não é exibido para os hóspedes. Em vez disso, o sistema mostra o Tipo de Política (por exemplo, “Totalmente reembolsável”, “Parcialmente reembolsável” ou “Não reembolsável”).

Os hóspedes podem visualizar a Política completa de Garantia, a Política de Cancelamento e quaisquer detalhes adicionais (p.ex., políticas para animais de estimação) no motor de reservas e nos e-mails de confirmação.

O Motor de Reservas também exibe mensagens dinâmicas de cancelamento, como “Totalmente reembolsável até [data]” enquanto o período de cancelamento ainda estiver aberto, ou “Cancelamento gratuito não disponível” após o término do período reembolsável.

As formas de pagamento suportadas incluem:

• Cartões de crédito: Suportados para todos os pagamentos parciais e totais.
• Carteiras Digitais (Apple Pay, Google Pay) e Transferências Bancárias: Suportadas em Políticas Inteligentes Personalizadas (Versão 2), desde que não haja pagamentos automáticos agendados para o futuro.

Observação: Se a política exigir uma cobrança automática futura (como um saldo restante), Carteiras Digitais e Transferências Bancárias não serão exibidas, pois um cartão de crédito válido deve estar registrado para facilitar a automação futura.

Sim. Para clientes do CBPay, os cartões são automaticamente validados no momento da reserva para garantir que o banco emissor permita a cobrança.

Nesse cenário, você deve configurar a política para “Capturar detalhes do cartão de crédito” (coletar o cartão sem pagamento imediato), o que valida o cartão sem reter uma quantia ou solicitar uma pequena autorização (como $1,00).

Sim, esse fluxo de trabalho específico é possível usando Políticas Inteligentes Personalizadas (Versão 2), com a seguinte configuração:

• Na Reserva: Defina como “Coletar detalhes do cartão” (a validação ocorre automaticamente via CBPay).
• Saldo Restante: Adicione uma Autorização agendada para 3 dias antes da chegada (o sistema fará a autorização se o banco emissor permitir).
• Captura: Defina a política para capturar (cobrar) o valor na data de chegada.

Todas as ações automatizadas ocorrem às 12:00 AM (Meia-noite) no horário local da propriedade.

Sim. Quando os pagamentos são bem-sucedidos ou recusados, o sistema pode enviar notificações, desde que você tenha a notificação de sistema relevante para e-mails de notificação de pagamento ativada.

Todas as cobranças automatizadas e os gatilhos de política ocorrem estritamente às 12:00 AM (Meia-noite) no horário local da propriedade na data agendada.

Exemplo: Se a data de check-in é 21 de abril e o pagamento é devido 2 dias antes da chegada, o pagamento será processado às 12:00 AM (Meia-noite) do dia 19 de abril.

O resultado depende do tipo de alteração feita na reserva:

• Alterações de data: se você atualizar as datas da estadia, o pagamento programado referente ao saldo restante se ajusta automaticamente para refletir o novo valor total devido.
• Alterações de quarto/tarifa: se a reserva for movida para um quarto ou plano de tarifa com preço diferente, o saldo restante e o pagamento programado são atualizados, desde que a Política Inteligente esteja configurada para cobrar o saldo restante.
• Itens ou adicionais: incluir um item ou adicional não atualiza o pagamento programado existente por meio do fluxo de ajuste de cobrança.
• Ajustar Cobrança: se você usar Ajustar Cobrança para reduzir o total da reserva, o pagamento programado pendente é reduzido para corresponder ao novo saldo. Se o valor já cobrado cobrir o total ajustado, o pagamento programado pendente é cancelado.

O sistema da Cloudbeds não reembolsa automaticamente um excedente de pagamento gerado por um ajuste de cobrança. Qualquer reembolso necessário deve ser processado manualmente.

Esse comportamento de ajuste de cobrança não se aplica a reservas que já tenham feito check-in, nem a ajustes que aumentem o total da reserva.

Para mais detalhes, consulte Como as Políticas Inteligentes se Aplicam a Reservas, Pagamentos e Cancelamentos.

Sim. Itens adicionais selecionados antes da reserva ser criada estão atualmente incluídos no cálculo do depósito/pré-pagamento.

Não. As Políticas Inteligentes não suportam horários personalizados específicos (por exemplo, 9:00 AM ou 12:00 PM). Todos os prazos de cancelamento são baseados estritamente em 12:00 AM (Meia-noite) no horário local da propriedade no dia em que a janela de cancelamento se fecha.

Exemplo: Se o check-in é no dia 21 de abril e a política exige cancelamento “3 dias antes”, o último momento em que um hóspede pode cancelar para obter reembolso é às 12:00 AM (Meia-noite) do dia 18 de abril.

A taxa de No-Show é cobrada, mas é tecnicamente igual à definida na Política de Cancelamento.

Exemplo: Se sua política de cancelamento é “100% de cobrança se cancelado na data de chegada”, a taxa de No-Show também será de 100%. Você não pode definir uma taxa de No-Show que difira dos termos de cancelamento vigentes para aquele dia.

Sim. Durante o fluxo de cancelamento, você pode dispensar manualmente o cancelamento automático ou a taxa de No-show desmarcando a opção Seguir política de cancelamento.

Ao fazer isso, o sistema impede que a cobrança automática pendente seja aplicada.

Uma Nota de Cancelamento é necessária ao substituir a política, e essa nota é salva em ambas as Notas da reserva e o Histórico de Atividades.

Não. A anulação de uma Política Inteligente apenas impede que o sistema aplique cobranças pendentes de cancelamento automático ou de No-show.

Se os fundos já tiverem sido coletados, eles ainda deverão ser reembolsados manualmente por meio do extrato.

O sistema compara as regras da política com o valor já coletado:

• Reembolso: Se o hóspede cancelar no período de cancelamento designado (por exemplo, janela totalmente reembolsável), o reembolso total do valor pago é emitido automaticamente.
• Cobrança: Se um hóspede cancelar fora da janela de cancelamento (por exemplo, cancelamento tardio), ele não será reembolsado. Se o valor da penalidade for superior ao pago, o sistema cobrará o saldo pendente.

Não. A Política Inteligente atribuída a uma reserva não pode ser substituída por uma política diferente após a criação da reserva, mesmo que a reserva seja movida para um quarto ou plano tarifário diferente. 

No entanto, usuários autorizados podem desativar a automação da Política Inteligente para uma reserva individual. Desativar a Política Inteligente não atribui uma política diferente; isso interrompe a automação restante da Política Inteligente para essa reserva e não pode ser desfeito. 

Para obter detalhes sobre como desativar a Política Inteligente e o que acontece com os pagamentos agendados, consulte: Desativar a Política Inteligente para uma reserva.

Sim. Usuários com o privilégio Substituir regras de pagamento da política podem desativar a Política Inteligente para uma reserva individual pela guia Extrato.

Quando a Política Inteligente é desativada:

• Os pagamentos programados pendentes são cancelados.
• O processamento automático de pagamentos é interrompido.
• A cobrança ou o reembolso automatizado de taxas de cancelamento e no-show é interrompido.
• Os pagamentos já cobrados permanecem na reserva.
• Qualquer saldo restante ou reembolso necessário deve ser tratado manualmente.
• O registro de atividades da reserva indica quem desativou a Política Inteligente e quando.

Para o fluxo completo e os requisitos de permissão, consulte Desativar a Política Inteligente para uma Reserva.

Quando a Política Inteligente está ativa e há pagamentos programados pendentes, determinadas ações financeiras manuais exibem um aviso antes de você continuar.

Essas ações incluem:

• Adicionar um pagamento manual.
• Processar um reembolso.
• Cancelar um pagamento programado.
• Anular um pagamento ou liberar uma autorização.
• Adicionar um item e cobrar por ele durante o mesmo fluxo.

Se você continuar, a ação manual selecionada é concluída, os pagamentos programados pendentes são cancelados e a Política Inteligente é desativada para a reserva. Quaisquer pagamentos restantes ou reembolsos necessários deverão então ser gerenciados manualmente.

Isso não se aplica a todas as alterações manuais de reserva. Por exemplo, usar Ajustar Cobrança para reduzir o total da reserva pode atualizar ou cancelar o pagamento programado pendente enquanto a Política Inteligente permanece ativa.

Para mais detalhes, consulte Gerenciando Pagamentos em Reservas com Política Inteligente.

O indicador Política de pagamento não automatizada significa que a reserva foi modificada de uma forma que não segue mais integralmente a automação de pagamento da Política Inteligente atribuída.

Quando a automação da Política Inteligente é contornada, um indicador de alerta aparece ao lado do plano tarifário na guia Acomodações. Passe o mouse sobre o indicador de aviso para revisar os detalhes da política atribuída e confirmar que a política de pagamento não está automatizada.

O contorno também é registrado no registro de atividades da reserva. Esse comportamento de rastreamento de contorno se aplica somente a reservas criadas após 5 de janeiro de 2026.

Isso é diferente do status Política Inteligente Desativada. Quando a Política Inteligente é explicitamente desativada para uma reserva, os pagamentos programados pendentes são cancelados e a automação da Política Inteligente não pode ser reativada.

Se você vir Política de pagamento não automatizada, revise a atividade de pagamento e os pagamentos programados da reserva para determinar quais ações podem precisar ser tratadas manualmente.

Para saber mais sobre o comportamento da Política Inteligente no nível da reserva, consulte Como as Políticas Inteligentes se Aplicam a Reservas, Pagamentos e Cancelamentos.

Não. O sistema utiliza a tag de unificação existente na tabela dos e-mails de confirmação. Essa tag insere automaticamente a Política de Garantia, a Política de Cancelamento e a tabela do Cronograma de Pagamento, atualizados, no e-mail.

Se sua Política Inteligente estiver configurada para Coletar Detalhes do Cartão de Crédito (capturar apenas o cartão), você pode salvar o cartão do hóspede sem processar pagamento ao criar uma reserva manual no PMS.

Para salvar o cartão sem cobrar ou autorizar:

1. Na etapa de Pagamentos da reserva, deixe o campo Valor em 0.00;
2. Clique em Registrar pagamento existente.

Quando o valor é 0.00, a Cloudbeds irá:

• Salvar os dados do cartão de crédito do hóspede.
• Validar o cartão (se suportado pelo seu processador de pagamentos).
• Não cobrar ou autorizar nenhum valor.

Isso permite que você aceite um cartão como garantia para planos tarifários flexíveis sem exigir pagamento antecipado. Se você inserir um valor maior que 0.00, o PMS seguirá as regras da Política Inteligente, a menos que você substitua manualmente a ação.

Uma melhoria na interface está prevista para tornar esse fluxo de trabalho mais claro.

As ações de contorno da Política Inteligente são controladas por permissòes dedicadas em Papéis e Permissões. Os administradores da propriedade podem decidir quais usuários podem contornar regras de pagamento, taxas de cancelamento, taxas de no-show e exceções de política.

O privilégio Substituir regras de pagamento da política também controla se um usuário pode desativar a Política Inteligente para uma reserva individual. Sem esse privilégio, o usuário pode visualizar as informações da Política Inteligente, mas não pode concluir a ação de desativação.

Para revisar ou atualizar esses privilégios, acesse o Menu da Conta > Configurações > Usuários > Papéis, e selecione o papel aplicável.

Para mais informações, consulte Permissões de papéis.

Sim. A equipe ainda pode criar reservas. Sem a permissão de substituição das regras de política de pagamento, eles não podem alterar a forma de pagamento, editar o valor do depósito antecipado ou usar a opção de substituição durante a criação da reserva.

Sim. A equipe ainda pode cancelar reservas e marcar reservas como no-show. Sem a permissão de substituição relacionada, eles não podem dispensar ou alterar o resultado financeiro da Política Inteligente.

O papel do usuário provavelmente não tem a Permissão de substituição das regras de pagamento da política ativada. Quando essa permissão não está ativada, o menu do tipo de pagamento, o valor editável do depósito antecipado e a opção de substituição ficam ocultos.

O papel do usuário pode não ter a permissão de substituição da taxa de cancelamento ativada. Sem essa permissão, a taxa de cancelamento da Política Inteligente é aplicada e os controles de substituição ficam ocultos.

O papel do usuário pode não ter a permissão de substituição da taxa de não comparecimento ativada. Sem essa permissão, a penalidade de não comparecimento da Política Inteligente é aplicada e os controles de substituição ficam ocultos.

O papel do usuário provavelmente não tem a permissão Criar/Editar exceções de política habilitada. Sem essa permissão, a equipe pode navegar, pesquisar, filtrar, classificar, expandir os detalhes das exceções e visualizar os planos tarifários designados, mas não pode criar, editar, designar, ativar, desativar ou excluir exceções.

As permissões da Política Inteligente são gerenciadas em Menu da Conta > Configurações > Usuários > Papéis Selecione a função aplicável para revisar ou atualizar suas permissões.

As permissões da Política Inteligente incluem:

• Substituir regras de pagamento da política: permite que os usuários substituam as regras de pagamento da Política Inteligente e desativem a Política Inteligente para uma reserva individual.
• Substituir taxa de cancelamento: permite que os usuários substituam a taxa de cancelamento da Política Inteligente.
• Substituir taxa de no-show: permite que os usuários substituam a taxa de no-show da Política Inteligente.
• Criar/Editar exceções de política: permite que os usuários criem, editem, atribuam, ativem, desativem ou excluam exceções da Política Inteligente.

Essas permissões ficam disponíveis quando as Políticas Inteligentes estão habilitadas para a propriedade.

Para mais informações sobre como configurar papéis de usuário e permissões, consulte Permissões de papéis.

A ação Atribuir a planos tarifários agora também requer a permissão Criar/Editar Planos Tarifários. Sem essa permissão, a ação fica oculta. A equipe ainda pode visualizar, criar e editar políticas individuais se possuir a permissão necessária de Políticas do Hotel.