Importante: Status de disponibilidade das Políticas Inteligentes
As Políticas Inteligentes estão atualmente em um status de lançamento limitado. Novas propriedades têm esse recurso ativado por padrão. As propriedades existentes estão sendo ativadas progressivamente como parte de um lançamento em fases, com um lançamento mais amplo planejado para o 3º trimestre de 2026.
Se você tiver interesse em habilitar a fase de testes das Políticas Inteligentes, por favor entre em contato com nossa equipe de suporte para mais informações sobre elegibilidade e pacotes disponíveis.
Uma vez que as Políticas Inteligentes estejam configuradas, o sistema da Cloudbeds automaticamente segue suas regras de garantia, pagamento e cancelamento para reservas especificadas. Este guia explica como as Políticas Inteligentes funcionam durante o ciclo de vida da reserva e o que sua equipe deve saber ao gerenciar pagamentos, cancelamentos e ações baseadas em políticas no PMS.
Como as exceções em políticas inteligentes afetam as reservas
As Exceções em Políticas Inteligente spermitem que você substitua a Política Inteligente padrão designada a um plano tarifário ou tarifa base para datas específicas.
- O sistema avalia cada noite da estadia, desde o check-in até o check-out, excluindo a data de saída.
- A primeira noite que corresponder a uma exceção ativa determina a política aplicada a toda a reserva.
- Se nenhuma exceção se aplicar, a Política Inteligente padrão designada ao plano tarifário ou tarifa base será usada.
- A política definida fica bloqueada no momento da criação da reserva e não muda depois, mesmo que a exceção seja atualizada, desativada ou excluída.
Para aprender como configurar exceções, consulte: Use Exceções de Política Inteligente para Substituir Políticas de Cancelamento em Datas Específicas.
Políticas Inteligentes em ação: Como funcionam após a configuração
- Cada reserva segue a Política Inteligente que estava ativa no momento em que a reserva foi criada.
- A política não pode ser alterada posteriormente, mesmo que a reserva seja movida para um quarto ou plano tarifário diferente.
As Políticas Inteligentes podem automatizar:
- Cobranças ou autorizações iniciais.
- Coletas de saldo restante.
- Capturas de valores previamente autorizados.
- Reembolsos ou penalidades por cancelamento tardio.
- A automação depende do seu processador de pagamentos conectado. Propriedades sem automação completa devem realizar manualmente algumas ou todas as ações.
Confira abaixo como as Políticas Inteligentes funcionam em múltiplos cenários:
Algumas alterações na reserva podem atualizar os valores programados:
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Alterações de data:
Quando as datas da estadia são atualizadas, o sistema recalcula o saldo restante e atualiza os valores de pagamento futuros de acordo. -
Alterações de quarto/tarifa:
Se uma reserva for transferida para um quarto ou para um plano tarifário com tarifa diferente, o saldo restante é atualizado (desde que a política cobre um saldo restante). -
Itens adicionais ou itens (no PMS):
A adição de um item ou complemento ao extrato não atualiza o pagamento agendado existente por meio do fluxo de trabalho de ajuste de cobrança. -
Ajustes manuais de cobrança:
Quando você usa a opção Ajustar cobrança para reduzir o total da reserva, o Cloudbeds atualiza o pagamento agendado pendente para corresponder ao novo saldo restante.
Quando um ajuste de cobrança reduz o total da reserva
Antes de salvar o ajuste, a seção Política mostra os valores atuais e atualizados dos próximos pagamentos e o novo total da reserva.
Se ainda houver um saldo devedor, o pagamento agendado será reduzido para corresponder ao novo saldo restante. No exemplo abaixo, a pré-visualização da Política mostra o próximo pagamento diminuindo antes que o ajuste seja salvo.
Se o hóspede já tiver pago o suficiente para cobrir o total ajustado da reserva, o próximo pagamento será reduzido para R$ 0,00 e cancelado.
Se o ajuste também gerar um pagamento em excesso, o sistema da Cloudbeds exibirá um aviso de que um reembolso manual é necessário. O ajuste não reembolsa o hóspede automaticamente. O exemplo abaixo mostra o pagamento agendado reduzido para R$ 0,00 juntamente com o aviso de pagamento em excesso.
Esse ajuste de pagamento agendado não se aplica a reservas que já tiveram o check-in realizado. Ajustes que aumentam o total da reserva também não estão incluídos nesse fluxo de trabalho.
Depois de salvar um ajuste, o pagamento agendado pode levar alguns minutos para refletir o valor atualizado.
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Pagamentos bem-sucedidos ou recusados:
- Quando um pagamento automatizado é bem-sucedido ou falha, o sistema da Cloudbeds pode notificar você por e-mail se as notificações de pagamento estiverem ativadas.
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Se um pagamento automático falhar:
- Entre em contato com o hóspede ou solicite uma nova forma de pagamento.
- Conclua qualquer ação de pagamento manual necessária no PMS.
Ações manuais de pagamento e automação da Política Inteligente
Quando a Política Inteligente estiver ativa e a reserva tiver pagamentos agendados pendentes, determinadas ações financeiras manuais exibirão um aviso antes de você continuar.
Essas ações incluem:
- Adicionar um pagamento manual.
- Processar um reembolso.
- Cancelar um pagamento agendado.
- Anular um pagamento ou liberar uma autorização.
- Adicionar um item e cobrá-lo durante o mesmo fluxo de trabalho.
Antes que a ação seja concluída, o sistema da Cloudbeds explica que continuar desativará a Política Inteligente e identifica os pagamentos agendados pendentes que serão cancelados. O exemplo abaixo mostra esse aviso ao adicionar um pagamento manual.
Se você confirmar a ação:
- A ação de pagamento manual selecionada é concluída.
- Os pagamentos agendados pendentes são cancelados.
- A Política Inteligente é desativada para a reserva.
- O processamento automático de pagamentos é interrompido.
- A cobrança ou reembolso automatizado de taxas de cancelamento e no-show é interrompido.
- Qualquer saldo restante ou reembolso necessário deve ser tratado manualmente.
Desativar a Política Inteligente não reembolsa automaticamente os pagamentos que já foram coletados, e a Política Inteligente não poderá ser reativada para essa reserva.
O aviso da Política Inteligente é exibido quando a Política Inteligente está ativa e restam pagamentos agendados pendentes na reserva. Se não houver pagamentos agendados pendentes, essas ações continuarão pelo fluxo de trabalho normal.
Ações de rotina geradas pelo sistema não desativam a Política Inteligente. Por exemplo, uma autorização liberada automaticamente pelo sistema na finalização da compra não é tratada como uma ação manual da equipe.
Se você precisar gerenciar manualmente a atividade financeira restante de uma reserva, um usuário autorizado pode desativar a Política Inteligente diretamente no Extrato da reserva.
Na guia Extrato, o controle da Política Inteligente mostra se a automação está atualmente ativada ou desativada para a reserva.
Clique no controle da Política Inteligente para abrir o painel e revisar o status atual da automação, os pagamentos programados e os pagamentos que já foram processados.
Ao desativar o seletor da Política Inteligente, o sistema da Cloudbeds mostra o impacto antes que você confirme a alteração. O painel explica quais ações automatizadas serão interrompidas e identifica os pagamentos programados pendentes que serão cancelados.
Após a confirmação:
- Todos os pagamentos programados pendentes são cancelados.
- O processamento automático de pagamentos é interrompido.
- A cobrança ou o reembolso automatizado de taxas de cancelamento e no-show é interrompido.
- Os pagamentos já cobrados permanecem na reserva.
- Qualquer saldo restante ou reembolso deve ser tratado manualmente.
- O registro de atividades da reserva indica quem desativou a Política Inteligente e quando.
- A Política Inteligente não pode ser reativada para a reserva.
Depois que a alteração for processada, a guia Extrato mostrará o status da Política Inteligente como Desativado.
Abra o painel da Política Inteligente novamente para revisar a condição final. Os pagamentos programados cancelados permanecem visíveis, os pagamentos processados permanecem listados, e o painel confirma que a Política Inteligente não pode ser reativada para a reserva.
Permissão necessária
Os usuários precisam da permissão Substituir regras de pagamento da política para desativar a Política Inteligente de uma reserva. Usuários sem essa permissão podem visualizar as informações da Política Inteligente, mas não podem concluir a ação de desativação.
Para habilitar essa permissão, acesse o Menu da Conta > Configurações > Usuários > Papéis. Selecione o papel aplicável, localize Substituir regras de pagamento da política em Permissões de reserva e habilite-o para essa função.
Para saber mais sobre como criar e gerenciar papéis e permissões, consulte Adicionar, editar ou excluir papéis e Permissões de papéis.
As Políticas Inteligentes automatizam o resultado do cancelamento com base em:
- Quando o hóspede cancela
- Quanto já foi pago
- As regras de taxa ou reembolso da política
Anulação Manual de Taxas de Cancelamento e No-Show
Os usuários podem anular taxas automatizadas de cancelamento ou no-show diretamente do fluxo de cancelamento, desmarcando a opção “Seguir política de cancelamento”.
- Isso impedirá que o sistema aplique cobranças automáticas pendentes.
- Uma Nota de Cancelamento é necessária e será feita o logon nas Notas de Reserva e no Histórico de Atividades.
- Quaisquer pagamentos já coletados ainda devem ser reembolsados manualmente por meio do extrato.
Se um hóspede cancelar no Portal do Hóspede, a automação da Política Inteligente não é executada automaticamente.
A equipe deve processar manualmente o reembolso ou a penalidade.
Veja a seguir exemplos de como as Políticas Inteligentes se comportam durante as operações diárias:
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O hóspede altera as datas da estadia:
- O saldo restante e os pagamentos programados são ajustados automaticamente com base nas novas datas e tarifas.
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O total da reserva é reduzido com Ajustar Cobrança:
- O pagamento programado pendente é reduzido para corresponder ao novo saldo.
- Se o total ajustado já estiver totalmente coberto pelos pagamentos já cobrados, o pagamento programado pendente é cancelado.
- Qualquer excedente de pagamento resultante deve ser reembolsado manualmente.
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Um item ou adicional é incluído:
- A inclusão do item ou adicional não atualiza o pagamento programado existente por meio do fluxo de ajuste de cobrança.
- Se a equipe incluir o item e cobrar por ele durante o mesmo fluxo enquanto houver pagamentos programados pendentes, a confirmação da ação de pagamento manual desativa a Política Inteligente.
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A equipe gerencia manualmente um pagamento ou reembolso:
- Quando a Política Inteligente está ativa e há pagamentos programados pendentes, o sistema avisa a equipe antes de concluir uma ação de pagamento manual afetada.
- Se a equipe continuar, os pagamentos programados pendentes são cancelados e a Política Inteligente é desativada para a reserva.
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O hóspede deseja atualizar o cartão:
- A equipe pode atualizar o cartão; as automações futuras continuam desde que a automação da Política Inteligente permaneça ativa.
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O hóspede deseja uma Política Inteligente diferente:
- A Política Inteligente atribuída no momento da criação da reserva não pode ser substituída por outra política.
- Desativar a Política Inteligente interrompe a automação, mas não atribui uma política diferente à reserva.
- Revise o status da Política Inteligente antes de gerenciar manualmente os pagamentos de uma reserva.
- Revise os avisos antes de confirmar ações financeiras manuais. O sistema da Cloudbeds mostra quando os pagamentos programados pendentes serão cancelados e a Política Inteligente será desativada.
- Use a pré-visualização do Ajustar Cobrança para confirmar como uma redução afetará o próximo pagamento programado antes de salvar.
- Lembre-se de que desativar a Política Inteligente é permanente para a reserva. Quaisquer pagamentos ou reembolsos restantes devem ser gerenciados manualmente.
- Revise os pagamentos programados periodicamente para garantir a precisão operacional.
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