Políticas Inteligentes da Cloudbeds - Tudo o que você precisa saber

Visão Geral

• A Cloudbeds está introduzindo as Políticas Inteligentes, um novo recurso desenvolvido para simplificar a gestão de políticas para propriedades e automatizar processos operacionais importantes, como reembolsos, coleta de pagamentos e taxas de cancelamento.
• Ao contrário das políticas regulares globais, as Políticas Inteligentes permitem que as propriedades personalizem suas políticas em um nível mais específico, vinculando-as diretamente aos planos tarifários e automatizando processos que antes exigiam intervenção manual.
• Isso garante operações mais descomplicadas, melhora a satisfação dos hóspedes e libera mais tempo para os gerentes de propriedade.
• As Políticas Inteligentes também oferecem suporte a exceções baseadas em datas, permitindo que as propriedades substituam a Política Inteligente padrão de um plano tarifário ou de uma tarifa base em períodos específicos, como feriados, eventos especiais ou alta temporada.
• As Políticas Inteligentes também incluem permissões baseadas em papéis que permitem aos administradores da propriedade controlar quais membros da equipe podem redefinir os resultados financeiros da Política Inteligente, como regras de pagamento, taxas de cancelamento, taxas de no-show e exceções em políticas.

Onde encontrar as configurações das Políticas Inteligentes

Quando as Políticas Inteligentes estão habilitadas, há algumas áreas no sistema da Cloudbeds que são atualizadas para que você defina a política e para onde a política é exibida em texto simples, para que sua equipe da recepção entenda qual política está associada a um plano tarifário e a uma reserva.

• Dentro da seção de Políticas existente, você agora verá:
  • Uma nova guia de Cancelamento e Pagamentos. Aqui é onde você pode visualizar os modelos de políticas inteligentes e ajustar opções específicas conforme necessário. Cada modelo inclui três componentes principais: o Método de Garantia (Depósito, Apenas Cartão de Crédito ou Sem Cartão de Crédito), o plano de Pagamento do Saldo Restante e a Política de Cancelamento.
  • Uma nova guia de Depósito de Canal foi adicionada às suas configurações. Esta guia mantém todas as regras de depósito e processamento de pagamento previamente configuradas para suas OTAs exatamente como estão. Nenhuma ação é necessária da sua parte: sua configuração de depósito existente da OTA e o comportamento de processamento de pagamento continuarão a funcionar sem alterações.

• Na página de Planos Tarifários e Pacotes, um novo menu de Políticas foi adicionado, permitindo que você escolha a política aplicável ao plano tarifário. As informações da política serão exibidas no motor de reservas ao criar uma reserva no PMS da Cloudbeds.

• Na página de Planos Tarifários e Pacotes , uma nova guia Exceções de Políticas permite que você crie, gerencie e monitore substituições de política baseadas em data em toda a propriedade.

• O Método de Processamento para o Motor de Reservas foi removido da seção de Pagamentos e Processamento, pois agora será gerenciado pelas configurações da Política Inteligente. Atualmente, ele apenas suporta o processamento do depósito/pagamento inicial no momento da reserva (imediatamente).
• Na página Papéis e Permissões, os administradores da propriedade podem controlar quais membros da equipe podem redefinir os resultados financeiros da Política Inteligente. Essas permissões aparecem apenas quando as Políticas Inteligentes estam ativadas para a propriedade.

Permissões para as Políticas Inteligentes

Quando as Políticas inteligentes estão ativadas, quatro permissões estão disponíveis na página Papéis e Permissões para controlar quem pode substituir o comportamento financeiro da Política inteligente.

• Substituir regras de pagamento da política: controla se a equipe pode alterar a forma de pagamento ou o valor do depósito antecipado durante a criação da reserva.
• Substituir taxa de cancelamento: controla se a equipe pode isentar as taxas de cancelamento da Política inteligente.
• Substituir taxa de não comparecimento: controla se a equipe pode isentar as penalidades de não comparecimento da Política inteligente.
• Criar/Editar exceções de política: controla se a equipe pode criar, editar, designar, ativar, desativar ou excluir exceções de política baseadas em data nos planos tarifários.
• Nas Permissões de Reserva:

• Em Permissões de tarifas: 

Por padrão, as funções de administrador mantêm acesso total. As funções personalizadas existentes em propriedades com Políticas Inteligentes ativadas recebem permissões com base nas permissões relacionadas que já possuíam. Os papéis criados após esta atualização têm as quatro permissões para as Políticas Inteligentes desativadas por padrão, e os administradores podem concedê-las conforme necessário.

Políticas Inteligentes da Cloudbeds: Próximos Passos

1. Configuração da Política de Cancelamento Padrão 

Por padrão, todas as tarifas usam a política de Gratuita até a data de chegada como a política padrão.

1. Navegue até a guia de Cancelamento e Pagamentos em Políticas;
2. Localize sua política de cancelamento desejada; 
3. Defina isso como a política padrão selecionando Definir como padrão:
   • Exemplo: Se sua política de cancelamento atual está definida para 14 dias, escolha a política de 14 dias.

4. Abra a política e ajuste as configurações conforme necessário:
   • O Método de Garantia: como a reserva é garantida (valor de cobrança, apenas autorizar, capturar os dados do cartão de crédito ou não coletar a garantia);
   • O Plano de Pagamento do Saldo Restante: como e quando o saldo restante (se houver) é coletado (valor da cobrança, autorizar ou coletar manualmente);

Todas as automações programadas são processadas às 12:00 AM (meia-noite) no fuso horário local da propriedade.

Resumo da Política de Cancelamento

• A janela de cancelamento pode ser alterada ou atualizada para para propriedades que utilizam apenas as Políticas Inteligentes. Esta opção não está disponível para propriedades que utilizam a versão anterior das Políticas Inteligentes.
• Essas informações serão exibidas no motor de reservas, e-mails e reservas na plataforma da Cloudbeds.
• Quando uma exceção da Política Inteligente se aplica às datas de estadia selecionadas, a política de exceção substitui a política padrão ou aquela atribuída para a reserva.

2. Como as Políticas Inteligentes aparecem no sistema da Cloudbeds: Visualize a Política de Reserva Correspondente em seu PMS

• Ao fazer uma reserva, o nome da política é exibido em cada quarto/plano tarifário.
• Detalhes adicionais da política podem ser visualizados passando o mouse sobre o nome da política.
• Se uma exceção ativa de Política Inteligente corresponder às datas de estadia da reserva, a política resolvida exibida no PMS refletirá essa exceção.
• Se o usuário tiver permissão para redefinir as regras de pagamento da política, ele poderá alterar a forma de pagamento ou o valor do depósito durante a criação da reserva. Sem essa permissão, esses controles de redefinição ficam ocultos e a reserva segue as regras de pagamento da Política Inteligente.

3. Configuração adicional e detalhes de comportamento

A) Designando Políticas para Planos Tarifários (Opcional)

Se você tiver planos tarifários que usarão uma política diferente da política padrão, siga estas etapas:

1. Acesse a página de Planos Tarifários;
2. Abra cada plano tarifário individual a ser configurado;
3. Selecione a política apropriada no campo "Qual política de cancelamento você deseja definir para este plano tarifário?";
4. Salve cada plano tarifário após a sua seleção.

Se necessário, você também pode criar Exceções de Políticas para substituir a Política Inteligente padrão de um plano tarifário ou tarifa base para intervalos de datas específicos.

A.1) Exceções em Políticas Inteligentes

As Exceções em Políticas Inteligentes permitem aplicar uma Política Inteligente diferente para intervalos de datas específicos sem criar planos tarifários duplicados.

• As exceções podem ser atribuídas a Planos Tarifários e Tarifas Base.
• Cada exceção pode incluir um ou mais intervalos de datas.
• Os intervalos de datas também podem incluir segmentação opcional por dia da semana.
• O sistema avalia cada noite da estadia e aplica a política de exceção quando uma data correspondente é encontrada.
• Exceções sobrepostas na mesma tarifa não são permitidas.

Confira como configurar exceções em Use Exceções de Política Inteligente para Substituir Políticas de Cancelamento para Datas Específicas.

B) Política no Motor de Reservas

• No Motor de Reservas, a política é exibida para cada quarto/plano tarifário. 
• Dependendo da tarifa selecionada, o depósito devido no momento da reserva e quaisquer pagamentos futuros serão exibidos no carrinho.
• Se uma exceção em política inteligente for aplicada, o motor de reservas exibirá a política correta dinamicamente com base nas datas de estadia selecionadas.

C) Depósito de Canal 

Uma nova guia Depósito de Canal está disponível na página de Políticas, preservando suas configurações anteriores. Nenhuma alteração é necessária, e suas configurações de processamento de pagamento existentes para OTAs permanecerão inalteradas.

• O depósito é calculado apenas a partir da tarifa do quarto (subtotal). Decida se os impostos e taxas estão incluídos (disponíveis apenas para tipos de depósito específicos).
• Itens adicionais vendidos antes da finalização da compra estão incluídos no depósito.
• Itens adicionais vendidos após a finalização da compra não estão incluídos e são cobrados no check-in ou após a reserva ser concluída.
• O seletor de Incluir Impostos e Taxas évisível apenas para as opções de Percentual ou Preço do Primeiro Dia. Certifique-se de que seus impostos/taxas estejam configurados e aplicados às origens de reserva relevantes.

D) Modelos de e-mail com novas informações de política

Nenhuma alteração é necessária na configuração dos seus modelos de e-mail. Suas novas informações de política serão integradas automaticamente nos modelos de e-mail enviados aos seus hóspedes.