Com o Cloudbeds Payments, os reembolsos para o cartão de crédito do seu hóspede podem ser feitos diretamente pelo seu PMS da Cloudbeds. Este artigo explica como enviar reembolsos para seus hóspedes.
Os reembolsos de transações realizadas via terminal também serão processados diretamente pelo PMS da Cloudbeds.
Você tem dúvidas sobre reembolsos? Confira o seguinte artigo:
Contexto
Algumas definições rápidas de termos relevantes para entender melhor o processo de reembolso:
-
Reembolso para cartão de crédito: Quando uma venda original foi feita por cartão de crédito, você pode reembolsar a transação para esse mesmo cartão. Todos os reembolsos de cartão de crédito são finais e não podem ser desfeitos. As taxas originais de processamento não são revertidas quando uma transação é reembolsada.
- Retornado: No seu software Cloudbeds, você verá o valor retornado em fonte vermelha no Extrato após uma transação ter sido devolvida.
- Reembolso via gateway (processador de pagamento): No seu Relatório de Processamento de Pagamentos, uma transação reembolsada será exibida como Reembolso via gateway em Tipos de Pagamento.
- Anular: Com o Cloudbeds Payments, processamos e finalizamos uma transação instantaneamente — uma vez que a transação é finalizada, ela não pode mais ser anulada (você ainda pode anular uma autorização). Se você cometer um erro ao processar um pagamento, será necessário reembolsar a transação.
Quais funções o Cloudbeds Payments permite?
| Funções de reembolso | SIM / NÃO |
|---|---|
| Reembolso total | SIM |
| Reembolso parcial | SIM |
| Anular* | NÃO |
| Reembolso para um cartão de crédito diferente | NÃO |
*A opção Anular está disponível apenas para autorização. Você pode liberar uma autorização clicando no botão anular na página de Detalhes do Cartão de Crédito. Confira o artigo: Cloudbeds Payments - Como autorizar despesas extras
Como fazer o reembolso de uma transação dentro da reserva
- Navegue até a Reserva e acesse a guia Extrato;
- Clique no ícone de engrenagem ao lado da transação realizada pelo Cloudbeds Payments;
- Clique em Processar reembolso da transação;
Este processo também se aplica quando o pagamento original foi feito pelo terminal Cloudbeds Payments. Este reembolso também será processado diretamente pelo PMS da Cloudbeds.
- Insira o valor a ser reembolsado (por padrão, será o valor total da cobrança, mas pode ser editado para qualquer valor);
- Clique em Processar reembolso.
Outra opção para reembolso:
- Clique em Adicionar/Reembolsar pagamento e selecione Reembolsar pagamento;
- Selecione o cartão de crédito que já foi cobrado anteriormente;
- Selecione o hóspede para reembolsar a transação;
- Selecione o extrato desejado;
- Selecione Reembolsar transação do processador de pagamento;
- Se você selecionar um cartão de crédito que já foi cobrado, esta opção será selecionada por padrão.
Selecionar Capturar/Anotar reembolso existente NÃO processa o reembolso no cartão do hóspede através do processador de pagamento. O reembolso será adicionado apenas como um registro no extrato do hóspede.
- Selecione a transação a ser reembolsada (se houver várias cobranças em um cartão);
- Insira o valor a ser reembolsado;
- Se estiver processando um reembolso parcial, insira o valor desejado.
- Não é possível reembolsar um valor maior do que o cobrado.
- Lançar com data e hora atuais: Indica que o reembolso será adicionado com o horário atual;
Um reembolso só pode ser processado com a data e hora atuais. Não é possível processar um reembolso para uma data passada ou futura. Mesmo que a caixa esteja desmarcada, você não poderá alterar a data.
- Insira as anotações, se necessário;
- Clique em Adicionar reembolso.
Por que a transação de reembolso do processador de pagamentos está indisponível?
A opção Transação de Reembolso do Processador de Pagamentos está disponível apenas quando o PMS da Cloudbeds consegue identificar uma transação de pagamento elegível que foi processada por meio de um processador de pagamentos conectado.
A opção pode estar desativada ou indisponível nas seguintes situações:
- O pagamento foi adicionado usando Capturar/Anotar Pagamento Existente ou outro método apenas de registro.
- O pagamento não possui uma transação associada ao processador de pagamentos.
- O pagamento foi processado fora do PMS da Cloudbeds.
- O depósito do Cloudbeds Payments ainda está não consumido no Razão de Depósito e ainda não aparece como uma transação de pagamento no extrato da reserva.
Um pagamento ou reembolso registrado no extrato não é necessariamente uma transação do processador. Entradas apenas de registro documentam a atividade no extrato, mas não enviam dinheiro para ou do cartão de crédito do hóspede.
Antes de tentar o reembolso, verifique se a cobrança original foi processada pelo Cloudbeds Payments e se o pagamento aparece como uma transação elegível no extrato da reserva.
Se o pagamento original foi inserido apenas como um pagamento de registro e não possui transação no processador, o Cloudbeds Payments não pode emitir um reembolso pelo processador. O reembolso deve ser feito pelo sistema ou provedor onde a cobrança original foi processada.
Como reembolsar um depósito não consumido do Cloudbeds Payments
Se um depósito processado pelo Cloudbeds Payments ainda estiver não consumido no Razão de Depósito, ele pode não estar disponível para seleção como uma transação do processador no extrato da reserva.
Para processar um reembolso parcial da transação original do Cloudbeds Payments:
- Abra a reserva e navegue até o Razão de Depósito;
- Localize o depósito aplicável e consuma-o;
- Confirme que o depósito consumido agora aparece como uma transação de pagamento no extrato da reserva;
- Clique em Adicionar/Reembolsar Pagamento;
- Selecione Reembolsar Pagamento;
- Selecione o cartão de crédito, o hóspede e o extrato associados ao pagamento original;
- Selecione Reembolsar Transação do Processador;
- Selecione a transação do processador aplicável;
- Insira apenas o valor que precisa ser reembolsado;
- Clique em Adicionar reembolso para processar o reembolso pelo Cloudbeds Payments.
Por exemplo, se o depósito original foi de R$ 534,66 e a reserva tem um pagamento em excesso de R$ 45,60, consuma o depósito primeiro e depois processe um reembolso parcial de R$ 45,60 pelo processador.
Consumir o depósito não cria uma transação do processador se o pagamento original foi apenas um registro. Se o pagamento não foi processado originalmente pelo Cloudbeds Payments, a opção Reembolsar Transação do Processador permanecerá indisponível.
Reembolsos parciais versus totais no Razão de Depósito
Quando o depósito permanece não consumido, reembolsá-lo diretamente do Razão de Depósito pode exigir que o valor total do depósito original seja reembolsado.
Se apenas parte do depósito precisa ser reembolsada, o fluxo de trabalho recomendado é consumir o depósito primeiro e depois processar um reembolso parcial contra a transação de pagamento resultante no extrato da reserva.
Isso evita reembolsar o depósito total e depois ter que cobrar o hóspede novamente pelo valor que deve permanecer aplicado à reserva.
Antes de processar o reembolso, confirme o valor que deve permanecer aplicado à reserva e reembolse apenas o pagamento em excesso ou valor excedente aplicável.
Como processar um reembolso parcial
- No extrato do hóspede, clique no ícone de engrenagem ao lado da transação realizada pelo Cloudbeds Payments;
- Clique em Processar Reembolso;
-
Insira o valor parcial desejado para o reembolso;
- Por padrão, será o valor total da cobrança, mas você pode editá-lo para processar um reembolso parcial.
- Clique em Processar Reembolso.
Como reembolsar uma transação feita na Conta interna
Transações não relacionadas a uma reserva podem ser processadas pelo terminal em Contas Internas. Você pode reembolsar o pagamento seguindo os passos abaixo.
Este processo também se aplica quando o pagamento original foi feito pelo terminal Cloudbeds Payments. Este reembolso também será processado diretamente pelo PMS da Cloudbeds.
- Acesse a Conta interna;
- Selecione a conta interna onde a transação foi realizada;
- Use o filtro para encontrar a transação que deseja reembolsar;
- Localize a transação e clique no ícone de engrenagem ao lado da coluna Crédito;
- Selecione Reembolsar;
- Verifique o cartão de crédito e o Valor, depois clique em Processar Reembolso;
- Se você tiver o recurso de Alocação de pagamentos ativado, poderá alocar o reembolso;
- A transação de reembolso aparecerá em azul com o valor entre parênteses.
As transações da Conta interna continuarão sendo registradas no PMS da Cloudbeds. Os detalhes do reembolso podem ser encontrados na respectiva Conta interna e nos seguintes relatórios: Relatório de Processamento de Pagamentos e Relatório de Transações.
Como reembolsar uma transação que não foi realizada via Cloudbeds Payments
Se o pagamento foi feito por meio de outro processador de pagamentos que foi usado anteriormente na sua conta do PMS da Cloudbeds, o sistema fará o roteamento automático dos reembolsos para esse processador, desde que a transação tenha ocorrido dentro do PMS da Cloudbeds.
Não podemos ajudar a emitir reembolso para qualquer transação que tenha ocorrido fora do PMS da Cloudbeds.
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