Diversos hoteleiros cobram depósitos antecipados. Assim, eles podem precisar gerar uma lista de pagamentos antecipados que já foram cobrados para verificar o seu relatório. Pagamentos antecipados causam uma diferença entre a Receita e os Pagamentos no relatório Diário de Receitas (o que pode resultar em maiores valores do Total Geral e Contabilidade de Pagamentos).
Este tutorial explica como gerar uma lista de pagamentos antecipados lançados em um determinado dia ou durante ou período utilizando o Relatório de Contabilidade de Pagamentos.
O nosso Relatório de Contabilidade de Pagamentos é o melhor para gerar a lista de pagamentos antecipados realizados a qualquer momento (tanto para reservas passadas quanto futuras):
1. Se você precisa verificar o valor de depósitos realizados em um determinado dia, será preciso gerar uma lista de pagamentos lançados nesse dia para os hóspedes que chegarão no dia seguinte ou depois.
2. Se você precisa verificar o valor de depósitos realizados durante um determinado período, será preciso fazer a mesma coisa descrita acima, mas depois, precisará extrair o relatório e remover as transações que não foram realizadas de forma antecipada na planilha.
Acesse o relatório de Contabilidade de Pagamentos e aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: selecione todos
- Selecione a Data de Pagamento desejada (por exemplo: 1º de novembro)
- Nenhuma Transação Associada deve ser selecionada no menu
- Selecione o período da Data de Check-in: a partir do segundo dia depois da primeira data de pagamento até qualquer data no futuro (por exemplo: a partir de 2 de novembro até 2 anos no futuro)
- Tipo: selecione apenas reservas
- Clique em Filtrar
- Exporte o relatório como um arquivo de excel (opcional).
Aparecerá uma lista de transações lançadas na data selecionada (1º de novembro) para reservas que estão realizando o check-in no futuro. O relatório está pronto e você pode buscar o valor final.
Caso esteja interessado em um período de pagamento (por exemplo: todo o mês de novembro), será necessário gerar o relatório de Contabilidade de Pagamentos de forma similar, exportar o arquivo e seguir trabalhando na planilha. Acesse o relatório de Contabilidade de Pagamentos e aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: selecione todos
- Selecione o período da Data de Pagamento (por exemplo: todo o mês de novembro)
- Nenhuma Transação Associada deve ser selecionada no menu
- Selecione o período da Data de Check-in: a partir do segundo dia depois da primeira data de pagamento até qualquer data no futuro (por exemplo: a partir de 2 de novembro até 2 anos no futuro)
- Tipo: selecione apenas reservas
- Clique em Filtrar
- Exporte o relatório como um arquivo de excel.
Tenha em mente que aparecerá uma lista de pagamentos antecipados e não antecipados. Alguns foram lançados durante a estadia do hóspede. Infelizmente, não é possível removê-los do sistema, então, nesse caso, será necessário exportar o relatório de Contabilidade de Pagamentos e excluir os pagamentos que não foram realizados antecipadamente. As instruções abaixo explicam a melhor forma de fazer isso em uma Planilha do Google.
No relatório extraído, será necessário apagar os pagamentos lançados na data do check-in ou posteriormente. É possível utilizar a "função SE" para marcar essas transações. Depois, será necessário apagá-las e recalcular o total. As instruções a seguir mostram como fazer isso.
Abra o arquivo excel em uma Planilha Google:
- Para a sua conveniência, congele a primeira linha
Como: Clique em Ver > Congelar > 1 linha - Mude o formato das seguintes colunas: B (Data / Hora), I (data de check-in) e J (data de check-out). Mude de "Texto Simples" para "Data"
Como: selecione as 3 colunas > clique em Formatar > Número > Data - Adicione uma coluna extra no final da planilha (coluna P)
- Na nova coluna, aplique a "função SE" para marcar as transações não antecipadas
Como: adicione a seguinte fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ANTECIPADO")) ao P1
A fórmula diz praticamente o seguinte: se a data de check-in for menor ou igual à data de pagamento, ela será chamada de "n/a", caso contrário, será chamada de "antecipado"
ARRAYFORMULA = utilize essa fórmula para obter a "função SE" aplicada à coluna inteira
I:I<=B:B significa: a data de check-in é menor ou igual à data/hora de pagamento
"N/A","ANTECIPADO" = o excel gera os resultados com base na "função SE" aplicada e serão mostrados como "N/A" (não aplicável) e "Avançado". Esses são alguns termos, mas você pode utilizar qualquer palavra.
Não se esqueça de que "N/A" e "Antecipado" devem ser adicionados entre parênteses, caso contrário, não será aceito pelo excel.
5. Aplique um filtro na coluna que você acabou de criar
Como: Selecione a coluna recém criada > clique no ícone de "criar filtro"
6. Ao usar o filtro recém criado, remova as transações marcadas como "Antecipada" para ober uma lista apenas com transações "não antecipadas" (N/A)
Como: Clique no ícone do filtro > remova "Antecipada" do menu > clique em OK para aplicar
7. Selecione todas as linhas N/A e as exclua
8. Remova o filtro
Como: Clique no ícone de filtro > desative o filtro
Agora, você possui apenas os pagamentos antecipados na sua lista.
9. Recalcule o total
Como: aplique a fórmula de soma na última linha.
Clique no total atual > Clique no ícone de funções na barra superior > selecione "SUM" > selecione a primeira e a última linha. Por exemplo: =SUM(O2:O254).
Veja o exemplo abaixo e tenha em mente que os números das linhas dependem da quantidade de transações/linhas da sua planilha.
Por exemplo:
Agora, você tem o total que estava buscando!
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