| Objetivo | Cobrar o cartão de um hóspede por meio de um processador de pagamentos suportado no PMS da Cloudbeds, ou adicionar um registro de pagamento off-line ao extrato. |
| Ideal para | Usuários que realizam cobranças no cartão dos hóspedes. |
| Use quando | Você precisar cobrar um cartão imediatamente, reservar um valor no cartão, capturar um valor autorizado ou registrar um pagamento que já foi realizado em outro lugar. |
| Requisitos | O Processamento de Pagamentos deve estar habilitado e corretamente conectado. |
| Resultado esperado | Um pagamento on-line é processado pelo processador, ou um pagamento off-line é registrado, e o registro aparece no extrato da reserva. |
| Limitações | Pagamentos on-line usam a data atual. Este fluxo de trabalho não se aplica a pagamentos em dinheiro. |
Introdução
O processamento de pagamentos habilitado no PMS da Cloudbeds automatiza as transações de pagamento entre você e o hóspede. Ele permite que você processe, verifique e aceite ou recuse transações com cartão em nome do vendedor por meio de conexões seguras pela internet.
Processar pagamentos pelo PMS da Cloudbeds está disponível apenas para clientes com o Processamento de Pagamentos ativado e corretamente conectado.
- Revise a Visão Geral do Processamento de Pagamentos para mais informações sobre essa funcionalidade.
- Se o pagamento já foi processado fora do PMS da Cloudbeds, saiba como adicionar um pagamento como registro sem processá-lo (pagamento off-line).
Pagamentos on-line e off-line
Pagamentos on-line movimentam dinheiro através do processador de pagamentos. Pagamentos off-line apenas adicionam um registro ao extrato e não movimentam dinheiro.
Atualização de termos: Estamos renomeando algumas etiquetas no extrato e no portal de pagamentos. Cartão de crédito agora é Cartão, processar um pagamento agora é On-line, e registrar um pagamento agora é Off-line. Durante essa atualização, você ainda pode ver as etiquetas anteriores na sua conta. Os passos continuam os mesmos.
- A data de um pagamento on-line só pode ser a data atual. Não pode ser definida para o passado ou futuro, mesmo quando a opção Lançar com data e hora atuais estiver desmarcada.
- Essa funcionalidade não funciona com pagamentos em dinheiro.
Neste artigo
- Processar um pagamento pelo processador de pagamentos
- Revisar o pagamento no extrato
- Recibos e alocação de pagamentos
Processar um pagamento pelo processador de pagamentos
Expanda a opção que corresponde ao local onde você deseja começar: use Adicionar Pagamento no extrato, ou autorize e capture um pagamento na guia Cartões.
Opção 1: Use Adicionar pagamento no extrato
- Pesquise a reserva e clique em Extrato.
-
Abra o extrato ao qual você deseja adicionar o pagamento.
- Clique em +Adicionar e selecione Pagamento.
Na nova janela:
- Selecione a qual hóspede você deseja designar o pagamento.
- Selecione a qual extrato o pagamento deve ser adicionado.
- Insira o valor do pagamento. Por padrão, este é o saldo devido, mas você pode editá-lo.
- Selecione Tipo de Pagamento > Cartão.
- Selecione Cartão x(últimos 4 dígitos do cartão) se os dados do cartão já estiverem cadastrados na guia Cartões.
- Como alternativa, selecione + Adicionar novo cartão e insira um novo cartão no passo 10.
Se você usar o Cloudbeds Payments, também pode enviar um link de pagamento para coletar o pagamento. Veja Cloudbeds Payments - Como enviar um link de pagamento (Pay-by-Link).
- Selecione o tipo de pagamento:
- Pagamento on-line: Processa o pagamento do cartão do hóspede através do processador de pagamentos imediatamente.
- Autorização on-line: Reserva um valor no cartão do hóspede, que pode ser cobrado posteriormente na guia Cartões.
- Pagamento off-line: Adiciona um registro de pagamento ao extrato sem processar o pagamento pelo processador. Use esta opção quando o pagamento já tiver sido processado por um sistema externo.
Off-line: Isso adicionará um registro de pagamento ao extrato, mas o cartão não será cobrado. Para cobrar o cartão, adicione um pagamento on-line.
- Escolha qualquer uma destas opções que se aplicam:
- Lançar com data e hora atuais: Quando marcado, a data e hora atuais são lançadas para a transação ao clicar em Continuar. Você pode desmarcar esta opção ao adicionar uma transação retroativa. Isso não altera a data de um pagamento on-line, que é sempre a data atual.
- Inserir e armazenar dados do cartão: Marque esta caixa se estiver usando um cartão cujos dados ainda não estão no sistema.
- Insira as informações do cartão se você selecionou + Adicionar novo cartão no passo 7.
- Insira as anotações.
- Se esta funcionalidade estiver habilitada, você pode alocar o pagamento para um item de receita específico ou fatura. Isso permite gerar um Recibo Alocado imediatamente após processar o pagamento. Veja o Guia de Recibos e Alocação de Pagamentos.
- Clique em Continuar.
Opção 2: Use a guia Cartões
- Abra a reserva e clique em Cartões.
- Clique em +Adicionar Cartão.
Se você já inseriu os dados do cartão ou a reserva foi importada com os dados do cartão, selecione o cartão e continue para o passo 4.
- Insira os dados do cartão e clique em Salvar.
- Marque o cartão como ativo para poder processá-lo.
- Selecione um tipo de cartão.
- Insira o nome do titular do cartão.
- Insira o número do cartão.
- Selecione a data de validade.
- Insira o CVV, se necessário.
- Clique no cartão à esquerda e depois clique no botão azul Autorizar.
- Insira o valor a autorizar (bloquear) no cartão do hóspede e clique em Autorizar.
Agora você pode:
- Autorizar outro valor.
- Capturar o valor total autorizado para adicionar o pagamento e cobrar o cartão do hóspede.
- Anular a autorização.
Para mais informações, veja Como autorizar um cartão com o recurso Processador de Pagamentos.
Quando você seleciona Capturar, pode inserir o valor a ser cobrado. Por padrão, este é o valor autorizado.
Se essa funcionalidade estiver habilitada, você pode alocar o pagamento para um item de receita específico. Veja Alocação de pagamentos.
Revise o pagamento no extrato
O pagamento aparece no Extrato. Para um pagamento on-line, o campo Tipo indica que o pagamento foi processado pelo processador. Um ícone de engrenagem oferece a opção de reembolsar o pagamento através do processador.
A nova nomenclatura On-line e Off-line se aplica aos botões e opções que você vê ao adicionar um pagamento ou reembolso. As descrições das transações do extrato e os relatórios mantêm a nomenclatura anterior. Por exemplo, um reembolso off-line ainda aparece como um reembolso registrado no extrato.
Para instruções de reembolso, consulte Como Processar Reembolso Pelo Processador de Pagamentos.
Ao reembolsar um pagamento, selecione o tipo de reembolso:
- On-line: Envia um reembolso real para o cartão registrado através do processador de pagamentos.
- Off-line: Adiciona um registro de reembolso ao extrato sem enviar dinheiro para o cartão.
Off-line: Isso adicionará um registro de reembolso ao extrato, mas não enviará dinheiro para o cartão. Para enviar um reembolso real para o cartão registrado, faça um reembolso on-line.
Recibos e alocação de pagamentos
Após o pagamento ser processado com sucesso, você pode gerar um recibo como comprovante de pagamento. Expanda a seção abaixo para revisar os tipos de recibos.
Para usar Recibos Alocados, primeiro habilite a Alocação de Pagamentos nas suas Preferências do Sistema.
Tipos de recibos e alocação de pagamentos
A Cloudbeds suporta dois tipos de recibos:
- Recibos Simples: Confirmam que um pagamento foi recebido sem vinculá-lo a itens específicos do extrato.
- Recibos Alocados: Correspondem o pagamento a cobranças específicas do extrato, como Receita de Hospedagem ou Impostos, garantindo contabilidade clara e evitando cobranças duplicadas.
Para instruções sobre como habilitar essas configurações e gerar documentos para hóspedes, consulte o Guia de Recibos e Alocação de Pagamentos.
Próximo passo
Após processar o pagamento, revise o registro no extrato da reserva. Se precisar fornecer comprovante de pagamento, siga o Guia de Recibos e Alocação de Pagamentos para gerar um recibo.
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