O PMS da Cloudbeds permite anonimizar (remover) ou extrair os dados dos seus hóspedes no sistema, de acordo com a conformidade com o RGPD.
Este artigo explica, passo a passo, o processo de anonimização ou extração de dados dos hóspedes e também de visualização e gestão das Informações de Identificação Pessoal (PII) dos seus hóspedes.
Anonimizar (remover) ou extrair dados dos hóspedes
Antes de começar:
Certifique-se de ativar a Funcionalidade de Conformidade com o RGPD no seu PMS da Cloudbeds acessando as Configurações Gerais do Sistema, clicando em Ativar a Funcionalidade de Conformidade com o RGPD nas Preferências Diversas e salvando suas alterações.
Anonimizar (remover) dados dos hóspedes
Anonimizar os dados dos hóspedes removerá todas as informações de identificação pessoal deste hóspede do sistema. Saiba mais sobre o Perfil do Hóspede e os Dados do Hóspede a serem anonimizados ou extraídosaqui.
Esta ação não pode ser desfeita.
- O botão Anonimizar Dados do Hóspede estará ativo apenas se:
- O hóspede não tiver reservas em andamento, pendentes de confirmação ou confirmadas.
- O saldo devido for 0.
- O hóspede não foi anonimizado anteriormente.
- Faturas não serão modificadas ou removidas.
- Vá ao Menu Principal e clique em Hóspedes;
- Clique no nome do hóspede correspondente. Você também pode usar a barra de pesquisa para procurar o hóspede cujos dados serão extraídos;
- No perfil do hóspede, clique no menu Ações de Privacidade e selecione AnonimizarDados do Hóspede;
- Confirme a ação para anonimizar os dados do hóspede;
- Os dados do hóspede (nome, sobrenome, endereço de e-mail, etc.) aparecerão como Anonimizados no Perfil do Hóspede.
Extraindo dados dos hóspedes
O botão Extração de Dados do Hóspede cria e baixa um arquivo XML (semelhante à Exportação de Reservas) que contém os detalhes do hóspede. Saiba mais sobre o Perfil do Hóspede e os Dados do Hóspede a serem extraídos ou anonimizados aqui.
No momento, apenas o formato XML está disponível para extrair e salvar os Dados do Hóspede.
- Acesse a guia Hóspedes e clique no nome do hóspede correspondente. Você também pode usar a barra de pesquisa para procurar o hóspede cujos dados serão extraídos;
- No perfil do hóspede, clique no menu Ações de Privacidade e selecione a opção Extração de Dados do Hóspede. Os dados do hóspede serão baixados automaticamente para o seu computador em formato XML.
Informações Pessoais Sensíveis dos Hóspedes (PII)
Visão Geral
Informações de identificação pessoal (PII), ou informações pessoais sensíveis, são informações que podem ser usadas sozinhas ou com outras informações para identificar, contatar ou localizar uma única pessoa, ou para identificar um indivíduo em contexto.
| Dados de hóspedes identificáveis pessoalmente (PII) | Dados de Integrações |
|---|---|
| Número do documento Identificação fiscal Identificação fiscal da empresa Campos personalizados com PII (se o RGPD estiver ativado) |
ID do Cliente da API na Página de Credenciais de API Tokens de acesso na Página de Credenciais de API Segredo do Cliente na Página de Credenciais de API Número de identificação fiscal para Integração com o Governo Checo Campo de chave da API para integração com o Governo Português |
Adicionando dados de PII
Todos os usuários do PMS da Cloudbeds podem adicionar PII à nova reserva na página de Detalhes do Hóspede:
Saiba mais sobre a guia Hóspedes.
Visualização e edição dos dados de PII
Por padrão, todos os usuários têm permissão para visualizar e editar dados de PII, mas isso pode ser limitado na página de Funções pelo Titular da Propriedade (veja a seção Como limitar a permissão para editar ou visualizar dados de PII abaixo).
A visualização e edição de dados de PII podem ser feitas na página de Detalhes da Reserva ou na guia Hóspedes.
- O Titular da Propriedade pode sempre visualizar dados de PII. Saiba mais sobre Usuários e Papéis.
Para visualizar PII, o usuário precisa clicar no ícone de olho ao lado do campo. Cada vez que o usuário clicar no ícone de olho, isso será registrado no Registro de Atividades:
Visualização padrão:
PII fica disponível ao clicar no ícone de olho:
Limitando a permissão para editar ou visualizar dados de PII
A seção correspondente dentro da página de Papéis que indica que tipo de acesso um usuário tem para visualizar e manipular dados sensíveis. Esses dados e ações que receberão permissões incluem:
- Número do Documento
- Identificação Fiscal
- Nome da Empresa
- Identificação Fiscal da Empresa
- Permissão para imprimir cartão de registro
- Campos Personalizados com PII (Este é um recurso que aparece quando o RGPD está ativado)
- Extrair dados do hóspede (Este é um recurso que aparece quando o RGPD está ativado)
Se um usuário não tiver permissão para visualizar dados sensíveis, ele não poderá modificar esses dados em uma reserva ou no perfil de um hóspede (Página do Hóspede), independentemente do usuário ter permissão para editar dados de hóspedes em geral.
- Por padrão, todos os usuários têm permissão para visualizar esses dados. Os usuários responsáveis pela gestão de permissões devem revisar todos os usuários para confirmar quais podem visualizar dados sensíveis.
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