Grupos - Tudo o que você precisa fazer

Gabriela Garcia

Atualizado 15 de julho de 2024 14:19

A Cloudbeds acredita que cada negócio de hospedagem é único. Temos ferramentas para todos os tamanhos e orçamentos para estabelecer e crescer. Entre em contato com nossa equipe dedicada para obter mais informações sobre cada pacote disponível. Ainda não é cliente da Cloudbeds? Acesse nosso Guia de Preços e agende uma demonstração.

Visão Geral

O módulo de Alojamento em Grupo da Cloudbeds é uma ferramenta poderosa que capacita os hoteleiros a melhorar suas capacidades de negócios em Grupo e Corporativos Contratados. Este recurso do PMS da Cloudbeds otimiza o processo de reserva para uma ampla gama de eventos em grupo, incluindo reuniões corporativas, casamentos e reservas de agências de viagens e atacadistas.

As principais vantagens incluem:

Reservas simplificadas e pagamentos simplificados: Reduz a complexidade no gerenciamento de grupos, abordando desafios como lidar com reservas, processar pagamentos e bloquear disponibilidade para clientes em grupo e corporativos.
Configuração de Tarifas Flexíveis: Aumenta a lucratividade por meio de acordos de tarifas personalizáveis feitos sob medida para grandes grupos.
Gestão abrangente de receitas e dados: Permite o rastreamento detalhado da receita de reservas em grupo e consolida informações de hóspedes e reservas sob um perfil de empresa unificado para uma melhor supervisão e menos trabalho administrativo.

Em palavras simples:

🫤 Sem o módulo de Grupos, as reservas são listadas na página de Reservas. Se várias reservas fazem parte de um grupo, não há como agrupá-las sob um único grupo, ter um único folio comum ou bloquear a disponibilidade para o grupo específico.

😎 Com o módulo de Grupos, as reservas que pertencem a um grupo podem ser adicionadas à Conta do Grupo, onde você pode criar um Folio do Grupo, bloquear a disponibilidade para futuras reservas dentro deste grupo e acompanhar informações sobre o grupo (receita, número de estadias, etc.).

Alojamento em Grupo em ação

Na Cloudbeds, entendemos as complexidades de gerenciar acomodações em grupo, incluindo opções de pagamento individuais, tarifas negociadas e disponibilidade garantida de quartos.

Abaixo estão exemplos de diferentes grupos que podem ser acomodados usando a funcionalidade do módulo de Grupos para garantir um processo de reserva otimizado e hóspedes mais satisfeitos.

Festa de Casamento

Uma festa de casamento com 20 pessoas hospedadas na propriedade por um único fim de semana.

A noiva e o noivo pagarão por 10 dessas pessoas, mas as outras 10 precisarão pagar independentemente.
Esses convidados precisarão de um meio para criar suas próprias reservas (geralmente navegando para uma URL ou ligando para a propriedade com um ID de grupo ou nome de grupo).
Cada reserva também pode ter suas próprias datas de chegada e partida (não necessariamente todos ficarão e sairão na mesma data).
Como a festa de casamento está reservando 20 quartos, eles podem ter direito a um desconto. Portanto, cada hóspede deve indicar que faz parte desse grupo para receber a tarifa especial.

Treinamento em Grupo da Empresa

A Corporação Dewey frequentemente envia seus funcionários para o Polo Norte para treinamento.

A empresa possui um acordo especial com o Hotel Polo Norte com tarifas pré-negociadas.
Sempre que um funcionário viaja para o Polo Norte, o funcionário cria uma reserva neste hotel para as datas da viagem. A empresa cobre todos os custos do quarto, mas o funcionário é responsável por todos os custos de entretenimento.

Agentes de Turismo

Um agente de viagens revende quartos em minha propriedade com um preço marcado.

Este agente de viagens me envia hóspedes com frequência, então concordamos em fornecer a este agente de viagens 2 quartos garantidos todos os dias ao longo dos próximos 2 anos.
O agente de viagens é responsável por pagar por esses quartos, independentemente de haver uma reserva, a menos que o agente de viagens informe com pelo menos 7 dias de antecedência que não precisa deste inventário de quartos.

Festa Corporativa da Empresa

A Scrooge Co. tem uma festa anual de Ano Novo na propriedade e reserva quartos para os funcionários se hospedarem.

Este é um evento anual, e todos os funcionários só podem ficar uma noite.
A disponibilidade é bloqueada antes de qualquer reserva ser adicionada.

Como navegar na página de Grupos

Acessar a Grupos

Clique em Menu
Vá para Grupos

Detalhes do perfil do grupo

Perfis de Grupo são usados para identificar reservas relacionadas e indicar que pertencem ao mesmo grupo. Saiba mais sobre eles aqui.

Na página de Perfil de Grupo, você pode filtrar a lista de perfis de grupo por:

Pesquisa: Visualize um perfil de grupo específico inserindo seu nome ou código. Deixe o campo em branco para ver uma lista completa de todos os seus perfis de grupo.
Data de Criação
Data de Check-in e Data de Check-out
Data da Estadia
Tipo: Selecione todos ou escolha uma das opções: Grupo, Empresa, Agência de Viagens e Atacadista
Status da Conta: Selecione todos ou escolha Aberto ou Fechado.

Na tabela, você pode verificar as seguintes informações sobre o grupo:

Código do grupo (sempre começa com "g")
Nome do grupo
Tipo de grupo (pode ser vários)
Check-in mais cedo (a data de check-in mais cedo das reservas adicionadas ao grupo)
Check-out mais recente (a data de check-out mais recente das reservas adicionadas ao grupo)
Status (aberto ou fechado)
Ícone de engrenagem (editar ou remover o perfil do grupo)

A página de Perfis de Grupo apresenta várias seções que permitem supervisionar eficientemente a atividade do grupo.

Para acessar o cabeçalho do perfil do grupo (fórmulas do perfil do grupo), abas e tabela de informações, basta clicar no nome hiperlinkado do perfil do grupo.

Na página do perfil do grupo, você pode:

Abrir/Fechar a conta do grupo.
No menu Ações, você pode gerar/enviar faturas por e-mail, enviar/imprimir folhas, e compor mensagens.
Verificar o cabeçalho do Perfil de Grupo para informações sobre o tipo de grupo, o número de reservas vinculadas, etc.
Verificar o Saldo Devido do grupo
Acessar as abas do perfil do grupo

Cabeçalho (Fórmulas do Perfil do Grupo)

O cabeçalho do Perfil do Grupo inclui as seguintes informações:

Tipo: Grupo, Empresa, Agência de Viagens e Atacadista
Reservas: O número total de reservas criadas dentro dos Bloqueios Definidos e quaisquer reservas existentes vinculadas ao Grupo. Reservas Canceladas e No-Show não estão incluídas nesse cálculo.

Reservas com o status Confirmação Pendente estão incluídas nos cálculos e são tratadas da mesma forma que as reservas Confirmadas.

Hóspedes: Número total de hóspedes listados nas reservas atribuídas a esta conta de Grupo. Reservas Canceladas e No-Show não estão incluídas nesse cálculo.
Noites Reservadas: Total de noites multiplicado pelo número de quartos nas reservas atribuídas a esta conta de Grupo. Reservas Canceladas e No-Show não estão incluídas nesse cálculo.
Noites Disponíveis: O número de noites a serem vendidas combinadas de todos os bloqueios de alocação definitiva.
ADR: Taxa Diária Média = “Receita do Quarto” / (“Noites Reservadas” + “Noites Disponíveis”).
Receita do Quarto: A soma das tarifas diárias de cada quarto alocado em todos os bloqueios de alocação definitiva e tarifas diárias de todos os quartos diretamente vinculados ao perfil do grupo. Reservas Canceladas e No-Show não estão incluídas nesse cálculo.

Abas do Perfil do Grupo

As abas do Perfil do Grupo incluem as seguintes informações:

a. Reserva: Verifique, crie, edite, vincule ou desvincule reservas de grupo.

Você pode filtrar a lista por:

1. 1. Pesquisa: Visualize um perfil de grupo específico digitando seu nome ou código. Deixe o campo em branco para ver uma lista completa de todas as suas reservas.
  2. Data da Reserva
  3. Data de Check-in e Data de Check-out
  4. Data da Estadia
  5. Status: Selecione todos ou especifique o tipo de reservas que deseja ver
  6. Tipos de Quarto: Selecione todos ou especifique a categoria de quarto que deseja ver
  7. Origem: Selecione todos ou especifique os canais de onde veio a reserva
  8. Bloqueios de Alocação: N/D ou especifique o bloqueio de cota

Após aplicar os filtros, a tabela mostrará uma lista de reservas. Muitos campos são autoexplicativos ou iguais aos filtros; aqui estão algumas menções honrosas:

1. 1. ID: Clique no ID da reserva hiperlinkado ou código de confirmação para ser redirecionado para a página de Detalhes da Reserva.
  2. Nome e Sobrenome: Nome do hóspede principal (reservante)
  3. Número(s) do Quarto: Quarto(s) atribuído(s) à reserva, exibindo abreviações de quarto e números de unidades conforme aparecem no calendário. A célula dirá N/D (não aplicável) se nenhum quarto estiver atribuído.
  4. Preço Total: Este é o saldo devido da reserva.

b. Bloqueios de Alocação: Verifique, crie ou edite Bloqueios de Alocação para grupos.

c. Folios: Adicione pagamentos, reembolso e adicione ou ajuste cobranças.

d. Perfil do Grupo: Verifique e edite detalhes do perfil do grupo e adicione e edite contatos.

e. Pickup: Veja quais inventários foram alocados e quantos quartos foram ocupados em um período específico.

Confira o artigo Bloqueios de Alocação para saber mais sobre a revisão da ocupação dos Bloqueios de Alocação.

f. Cartões de Crédito: Verifique, adicione e autorize cartões de crédito.

g. Notas: Acompanhe informações importantes, detalhes de alocaçãoto, políticas, etc.

h. Documentos: Encontre as faturas geradas.

Gerenciar Bloqueios de Alocação

Um grupo de Bloqueio de Alocação é um bloqueio de disponibilidade para datas específicas. Não é obrigatório criar esses bloqueios para cada Perfil de Grupo, uma vez que a funcionalidade principal de um perfil de grupo é rastrear negócios de uma empresa específica e rotear cobranças de reservas para um folio de grupo.

No entanto, eles podem ser úteis para garantir um número específico de quartos previamente acordado para um grupo ou oferecer uma tarifa especial de grupo sem bloquear a disponibilidade.

Saiba mais sobre as principais ações dos bloqueios de alocação aqui.