Cancelamento de Reservas

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Como Cancelar uma Reserva no Myfrontdesk
  1. Acesse a reserva e modifique o status para "Cancelado"

2. Selecione como proceder com o cancelamento (se você deseja enviar um e-mail ao hóspede)

Você pode editar o email de Cancelamento na página de Modelos de Emails

3. Após confirmar o cancelamento

  • a reserva desaparecerá do calendário
  • todas as transações pendentes (pagamentos agendados para datas futuras) serão removidas do extrato do hóspede, PORÉM serão mantidas no saldo a pagar.

IMPORTANTE:

  • Valores de transações pendentes (diárias) que continuam no saldo a pagar não afetam os relatórios de receita.
  • Valores de transações pendentes (diárias) que continuam no saldo a pagar ainda serão mostrados ao exportar as reservas para registro e nos relatórios de balanço de contas.
  • Se houver transações lançadas na reserva - elas permanecerão no extrato e no saldo pendente do hóspede. Isso inclui os encargos (débitos) feitos antes da data atual, ou seja, antes da reserva ser alterada para o status 'Hospedado' e também os pagamentos (crédito) feitos antes da data atual.

Você pode verificar a data de cancelamento passando o seu mouse por cima do número de cancelamento nos detalhes da reserva:

Como zerar o saldo das reservas canceladas?

Embora a quantidade de transações pendentes que permanecem no saldo pendente não afete os relatórios de receita, algumas propriedades preferem zerá-las para que a equipe da propriedade esteja ciente que o hóspede não deve pagar pela sua estadia enquanto faz o cancelamento da reserva.

Para zerar o saldo deverdor, você precisa:

1) acessar a reserva e alterar o status para confirmado

2) na aba de "Acomodação" clique em "Editar Preço"

3) Coloque o valor 0,00 em todas as datas e clique em "Atualizar"

4) Retorne o status da reserva para 'Cancelado' e veja que o saldo ficará zerado

Como Lançar Taxa / Receita de Cancelamento

Algumas propriedades cobram dos hóspedes uma taxa de cancelamento. Como lidar com esses casos no myfrontdesk?

1. Certifique-se que o Hóspede está ciente da taxa de cancelamento
  • Para os hóspedes que reservam através dos canais - adicione as políticas de cancelamento diretamente nas extranets das OTAs
  • Para os hóspedes que realizam as reservas diretamente com a propriedade (através do myfrontdesk ou mybookings) - adicione as políticas de cancelamento no myfrontdesk. Elas serão exibidas no seu motor de reservas mybookings e serão enviadas através do e-mails padrão do myfrontdesk aos hóspedes.

IMPORTANTE: a política de cancelamento é apenas informativo - isso não cobrará os hóspedes automaticamente. Todas as cobranças precisam ser feitas manualmente

2. Adicionar Cobrança da Taxa de Cancelamento

Há duas maneiras de adicionar a cobrança da taxa de cancelamento:

  • adicionar uma receita manual de cancelamento (recomendado)
  • criar uma taxa de cancelamento

A receita de cancelamento será considerada nos relatórios como parte da receita do quarto / RevPar, enquanto a taxa de cancelamento será considerada como um item separado e não será incluída na receita do quarto / RevPar.

Opção A. Receita Manual de Cancelamento
  1. Acesse o extrato da reserva e clique em Lançar / Ajustar Cobrança - > Adicionar Diária

2. Selecione o tipo de cobrança - nesse caso, cancelamento, e preencha as informações necessárias. Você também poderá aplicar taxa/imposto nessa cobrança.

3. A cobrança aparecerá no extrato e afetará o Saldo Pendente

Opção B. Taxa de Cancelamento

1. Na página de Impostos e Taxas, crie uma taxa de cancelamento

2. No extrato da reserva, clique em 'Lançar / Ajustar Cobrança > 'Adicionar Imposto / Taxa Exclusiva'

3. Selecione a Taxa de Cancelamento e insira o valor da cobrança:

4. A taxa será adicionada no extrato do hóspede na coluna débito e afetará o Saldo Pendente:

Cancelamento de Reservas via OTA

Se o hóspede reservar um quarto na propriedade através de alguma OTA / Canal de Reservas - o cancelamento também deve ser feito na OTA. Por favor, verifique o artigo abaixo para saber mais sobre o cancelamento de reservas via OTA:

Porque devo cancelar/modificar uma reserva via OTA diretamente na extranet do canal?

Cancelamento de reservas para propriedades que utilizam apenas o Motor de Reservas

Caso você não tenha adquirido o nosso pacote completo (myfrontdesk + mybookings + myallocator) e tenha optado por trabalhar somente com o motor de reservas mybookings (com o myallocator ou não), o processo de cancelamento é diferente.

Nesse caso, devido as restrições desse pacote, não é possível alterar o status da reserva para 'Cancelado'. Ao receber uma solicitação de cancelamento de uma reserva realizada através do seu site, você terá duas opções:

Opção A - Adicione um quarto/cama extra na sua disponibilidade
  1. Acesse sua matriz de disponibilidade
  2. Procure o período correspondente a reserva que foi cancelada e adicione um quarto/cama na disponibilidade. Exemplo: se sua disponibilidade atual for zero, você precisa alterar para 1. Se sua disponibilidade atual for 1, altere a quantidade de quartos/camas pra 2.
  3. Se tudo estiver correto, clique em salvar.

Caso não esteja usando um PMS, é interessante que você crie um processo interno para lidar com casos como esse. Dessa forma, a equipe da recepção saberá que a reserva foi cancelada.

Nota: Como você está adicionando um quarto/cama extra na sua disponibilidade, isso causará um overbooking falso, pois você está informando ao sistema que há mais quartos disponíveis do que o inventário total. Por isso, se você optar por trabalhar com a opção 1, você terá que permitir overbookings. Clique aqui para saber mais sobre a opção "Recursos de Overbooking no myfrontdesk"

Opção B - Deletar a Reserva

AVISO: Ao deletar a reserva, você perderá todas as informações relacionadas a esse hóspede da sua base de dados e essa ação NÃO poderá ser desfeita (as informações não podem ser recuperadas)

Caso você não se sinta confortável em trabalhar com overbookings, essa opção é mais indicada para você:

  1. Na aba de reservas, encontre a reserva da qual você recebeu o cancelamento
  2. Revise as informações para ter certeza que você vai deletar a reserva correta
  3. Clique no 'x' para deltar a reserva permanentemente do sistema
Se um pagamento é realizado através do processador de pagamento e cancelo a reserva no myfrontdesk, o estorno ocorrerá automaticamente?

O Processamento de Pagamento é uma funcionalidade opcional da Cloudbeds. Você pode encontrar mais informações aqui: Processador de Pagamentos - Visão Geral.

Não. O cancelamento de uma reserva não afeta em nada nas transações processadas e lançadas no extrato. Isso significa que as transações lançadas continuarão lá.

Se você quiser realizar um estorno, você precisará fazer isso manualmente. Siga os passos desse tutorial para processar o estorno ao hóspede: Estorno de uma transação através do Processador de Pagamento

Apenas pagamentos agendados (transações pendentes) serão canceladas se a reserva for cancelada, pois o pagamento agendado ainda não foi processado nem lançado no extrato.

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