🆕 Este artigo contém a versão mais recente desse relatório.
Temos o prazer de anunciar que estamos atualizando nosso conjunto de relatórios! Esses aprimoramentos têm como objetivo proporcionar maior transparência, precisão e informações viáveis para apoiar suas operações diárias e ajudar você a atingir suas metas comerciais. Para ter uma visão geral das mudanças, acesse: Prepare-se para a atualização de seus relatórios de finanças e ocupação.
No momento, essas melhorias estão em uma fase de lançamento limitado e serão implementadas gradualmente para cada propriedade até o final do terceiro trimestre de 2025. Observe que os cronogramas podem mudar.
Reconhecemos que a adaptação às atualizações pode levar algum tempo e agradecemos sua paciência e apoio durante essa transição! Se tiver alguma dúvida ou preocupação, nossa equipe do Suporte está pronta para lhe ajudar.
O Razão de Pagamentos é um relatório contábil que permite visualizar todos os pagamentos recebidos hoje e ver a lista de transações associadas a esses pagamentos para verificar se a reserva foi paga na totalidade, o que foi pago ou garantir que os seus pagamentos correspondem às suas receitas.
O relatório do Razão de Pagamentos permite verificar rapidamente se a propriedade recebeu todos os pagamentos que deveria, para um dia ou mês específico.
Acessando o Relatório do Razão de Pagamentos
Por padrão, o dono da propriedade tem acesso aos Relatórios Financeiros. Outros usuários devem receber permissão dentro de Papéis. Saiba mais: Papéis e Permissões.
- No Menu Principal
, vá para Relatórios Clássicos
;
- Clique em Relatórios Financeiros;
- Selecione Razão de Pagamentos.
Navegação pelo Relatório do Razão de Pagamentos
- Tipo de pagamento: Você pode selecionar os vários tipos de pagamento que serão usados para determinar quais reservas aparecerão no relatório;
- Data de pagamento: Selecione uma data única ou um intervalo de datas para filtrar a data em que o pagamento foi feito;
- Transações associadas: Selecione quais outras transações em reservas você gostaria de exibir no relatório. Apenas os tipos de transações selecionados aparecerão para reservas que correspondam aos outros filtros;
- Transações lançadas/pendentes: Selecione se deseja mostrar apenas as transações que já foram lançadas, aquelas que ainda estão pendentes ou ambas. Uma transação lançada é uma transação que já aconteceu, como um pagamento que foi adicionado cinco minutos atrás. Uma transação pendente é aquela que está agendada para uma data futura, como a receita do quarto para uma reserva que começa amanhã;
- Filtre por Número da reserva, Número do quarto ou Nome do hóspede; você também pode deixar esta seção em branco;
- Datas de check-in e check-out;
- Usuário: Este filtro pode ser modificado para mostrar apenas 1 ou todos os usuários. Ele é padrão para TODOS os usuários;
- Agrupar por e Subagrupar por: Dependendo do tipo de relatório, você desejará agrupar ou subagrupar o relatório por Usuário, Data/Hora, Quarto, Nome completo ou ID da reserva;
- Status: Use esta seção para selecionar o status da reserva para o qual deseja gerar o relatório. Ele é padrão para TODOS os status;
-
Tipo: Use este filtro para classificar os diferentes tipos de transações. Esses tipos de transações são os seguintes:
- Reservas: Transações em uma reserva.
- Contas Internas: Transações em uma conta interna.
- Perfil do Grupo: Transações em um perfil de grupo (apenas se você tiver o recurso Grupos ativado).
- Clique em Aplicar para gerar o relatório;
- Desmarque os filtros para definir novos critérios, se necessário;
- Exportar em: Baixe o relatório como PDF/Excel.
O relatório gerado mostrará os campos necessários referentes a:
- Usuário: Usuário que realizou a transação.
- Data/Hora: A data em que o produto ou serviço é entregue. Com a devida permissão, a data do serviço pode ser retroativa para reconhecer receitas e despesas no período correto.
Para aprender a diferença entre a Data do Serviço e a Data da Transação, clique aqui.
- Quarto: Quarto do hóspede.
- Nome e Sobrenome: Clique neles para ser redirecionado para o perfil do hóspede.
- Nº Reserva: Clique no número da reserva para ser redirecionado para a reserva do hóspede.
- Código: Informação inserida pelo cliente no campo Código em Impostos e Taxas ou na seção de Itens e Serviços.
- Código da transação: Isso se refere ao Código Contábil associado ao serviço de Contabilidade.
Contabilidade é atualmente um recurso experimental. Você pode encontrar mais informações sobre ele aqui.
- Descrição: Descrição da transação.
- Check-in: Data de check-in.
- Check-out: Data de check-out.
- Status: Status da reserva.
- Anotação: Qualquer anotação adicionada ao lançar um ajuste.
- QTD: Significa "Quantidade" e se refere ao número de transações na tabela.
- Crédito: Pagamentos.
- Débito: Cobranças.
Como gerar um relatório com critérios diferentes
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione Dinheiro;
- Data de Pagamento: Insera o intervalo de datas ou data específica necessária;
- Transações Associadas: Selecione a caixa de Selecionar todos os créditos (pagamentos);
- Transações Lançadas / Pendentes: Clique na seta para desmarcar todas e selecionar Lançadas;
- Agrupar por: Se estiver usando um intervalo de datas, esta seção deve ser agrupada por Data/Hora. Se estiver usando uma data específica, agrupe por Usuário, Quarto, Nome Completo ou ID da Reserva;
- Subgrupo por: Se estiver usando um intervalo de datas, você desejará subagrupar por Quarto. Se estiver usando uma data específica, isso é opcional;
- Clique em Aplicar.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos.
- Data de Pagamento: Insira o intervalo de datas ou a data específica necessária.
- Transações Associadas: Clique na seta e em Selecionar todos os créditos (pagamentos).
- Transações Lançadas / Pendentes: Clique na seta e selecione Lançadas.
- Clicar Aplicar.
A coluna de Descrição exibe a forma de pagamento conforme listada no extrato.
Muitos hoteleiros cobram depósitos. Portanto, eles podem precisar gerar uma lista de pagamentos antecipados cobrados em qualquer momento para verificar seu relatório. Tenha em mente que os pagamentos antecipados podem causar diferenças entre Receita e Pagamentos no Relatório de Receita Diária (o que pode resultar em números grandes de Valor Total e Razão).
Esta seção explica como gerar uma lista de pagamentos antecipados lançados em um dia específico ou durante um período de tempo específico (para reservas futuras e passadas):
- Se você precisar verificar o valor dos depósitos retidos em um dia específico, você precisará gerar uma lista de pagamentos lançados naquele dia para os hóspedes que chegarão no dia seguinte ou depois;
- Se você precisar verificar por um período de tempo, você também precisará fazer o mesmo, mas depois extrair o relatório e remover as transações de pagamento que não foram antecipadas na planilha.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos;
- Data de Pagamento: Selecione a data desejada (p. ex., o dia 1º de março);
- Transações Associadas: Nenhuma Transação Associada deve ser selecionada no menu;
- Selecione o intervalo de datas de Check-in: Deve ser do segundo dia a partir da primeira data de pagamento até qualquer dia no futuro (p. ex., deve ser do dia 2 de março até alguma data 2 anos à frente);
- Tipo: Selecione apenas reservas;
- Clique em Aplicar.
Você terá uma lista de transações de pagamento lançadas no dia selecionado (1º de março) para as reservas que farão check-in no futuro. O relatório está pronto, e você pode conferir o número final.
Se você tiver interesse em um intervalo de datas de pagamento (p. ex., o mês inteiro de janeiro), você precisa gerar o relatório, exportar o arquivo e continuar trabalhando na planilha.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos;
- Selecione o intervalo desejado da Data de Pagamento (p. ex., o mês inteiro de janeiro);
- Nenhuma Transação Associada deve ser selecionada no menu;
- Selecione o intervalo de Datas de Check-in: Deve ser do segundo dia da primeira data de pagamento até qualquer dia no futuro (p. ex., do dia 2 de janeiro até algum dia em 2 anos);
- Tipo: Selecione apenas reservas;
- Clique em Aplicar.
Você terá a lista de transações de pagamento "avançadas" e "não avançadas". Algumas delas foram lançadas durante a estadia do hóspede. Infelizmente, você não pode removê-las do sistema, então, nesse caso, será necessário exportar o relatório gerado e excluir os pagamentos que não foram avançados.
As instruções abaixo descrevem a melhor maneira de fazer isso em uma Planilha do Google.
No relatório extraído, você precisa excluir as transações de pagamento lançadas no dia do check-in ou posteriormente. Você pode usar a "IF formula" para marcar essas transações. Em seguida, você precisa excluí-las e recalcular o total.
As instruções a seguir explicam como fazer isso em detalhes.
Abra o arquivo do Excel na Planilha do Google:
- Para sua conveniência, congele a 1ª linha:
Como: Clique em Visualizar > Congelar > 1 linha. - Altere o formato das seguintes colunas: B (Data/Hora), I (data de check-in) e J (data de check-out). Mude de 'Plain Text' para 'Data':
Como: Selecione as 3 colunas > Clique em Formatar > Número > Data. - Adicione uma coluna adicional no final da planilha (coluna P);
- Na nova coluna, vá em frente e aplique uma “IF formula” para marcar as transações não avançadas:
Como: Adicione a seguinte fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED")) em P1.
A fórmula diz o seguinte:
Se a data de check-in for igual ou anterior à data de pagamento, será designada como “n.a.”; caso contrário, será designada como “Avançado”.
ARRAYFORMULA = Use esta fórmula de matriz para aplicar a fórmula 'SE' à coluna inteira.
I:I<=B:B significa: data de check-in é menor ou igual à data/hora do pagamento.
"N/A","ADVANCED" = O Excel gerará os resultados com base na fórmula 'SE' aplicada e serão exibidos como "n.a." (não aplicável) e "Avançado". Estes são apenas os termos; você pode usar outras palavras.
Observe que "N/A" e "Avançado" devem ser adicionados entre parênteses; caso contrário, o Excel não os aceitará.
- Aplique um filtro na coluna que você acabou de criar:
Como: Selecionar a coluna que você acabou de criar > clique no ícone Criar um Filtro.
- Usando o filtro que você acabou de criar, remova as transações "Avançadas" do filtro para ter uma lista apenas de transações "não avançadas" (N/A):
Como: Clique no ícone do filtro > remova "Avançadas" do menu > Clique em OK para aplicar.
- Selecione todas as linhas n.a. e exclua-as;
- Remova o filtro:
Como: Clique no ícone do filtro > desative o filtro.
Agora, você terá apenas transações de pagamento "Avançadas" na lista.
- Recalcule o total:
Como: Aplique a fórmula de soma na última linha.
- Clique no total atual > Clique no ícone Funções > selecione SOMA > selecione a 1ª e a última coluna:linha
- Exemplo: =SOMA(O2:O279)
Veja o exemplo abaixoe e note que os números das linhas dependem do número de transações/linhas na sua planilha.
Exemplo:
Agora, você verá o total de pagamentos "Avançados".
Por que meu relatório está diferente agora?
Conforme mencionado no início deste artigo, estamos atualizando os recursos do nosso conjunto de relatórios, e este artigo reflete a versão mais recente do relatório. Estas são as principais alterações:
- A data/hora da transação agora não pode ser alterada, para garantir uma contabilidade mais rigorosa.
- A Data do serviço foi adicionada como uma data que pode ser alterada para dar suporte a associações mais comuns. Agora, o relatório pode ser filtrado por Data do serviço para atender às necessidades comuns de relatórios. A dica de ferramenta correspondente foi adicionada.
- Os filtros de Tipo de Pagamento são por forma de pagamento.
- O atributo de dados de Descrição será obtido diretamente do 'tipo' no extrato do PMS.
- A coluna Código exibe códigos de transação definidos pelo usuário, e uma nova coluna de Código de Transação foi adicionada que corresponde às definições do SUCH.
- Os dados da transação serão obtidos do novo serviço de contabilidade, que é mais detalhado e alinhado com os padrões do SUCH. As transações não são passíveis de alteração; os estornos têm transações iguais e opostas.
- A opção de E-mail (botão verde) está sendo removida. Embora esse recurso não esteja mais disponível, você pode baixar o relatório conforme necessário clicando em Exportar em (botão azul).
Observação: Este relatório será atualizado para usar a filtragem de ID de Auditoria Noturna quando estiver disponível.
Alguns clientes já têm acesso à nova versão deste relatório.
Se você não consegue ver a versão atualizada, não se preocupe. As melhorias serão implementadas gradualmente em todas as propriedades até o final do segundo trimestre de 2025. Para mais informações, consulte este artigo.
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