O Razão de Pagamentos é um relatório contábil que permite visualizar todos os pagamentos recebidos hoje e ver a lista de transações associadas a esses pagamentos para verificar se a reserva foi paga na totalidade, o que foi pago ou garantir que os seus pagamentos correspondem às suas receitas.
O relatório do Razão de Pagamentos permite verificar rapidamente se a propriedade recebeu todos os pagamentos que deveria, para um dia ou mês específico.
Acessando o Relatório do Razão de Pagamentos/span>
Por padrão, o dono da propriedade tem acesso aos Relatórios Financeiros. Outros usuários devem receber permissão dentro de Papéis. Saiba mais: Papéis e Permissões.
- No Menu Principal
, vá para Relatórios Clássicos
;
- Clique em Relatórios Financeiros;
- Selecione Razão de Pagamentos.
Navegação pelo Relatório do Razão de Pagamentos
- Tipo de pagamento: Você pode selecionar os vários tipos de pagamento que serão usados para determinar quais reservas aparecerão no relatório;
- Data de pagamento: Selecione uma data única ou um intervalo de datas para filtrar a data em que o pagamento foi feito;
- Transações associadas: Selecione quais outras transações em reservas você gostaria de exibir no relatório. Apenas os tipos de transações selecionados aparecerão para reservas que correspondam aos outros filtros;
- Transações lançadas/pendentes: Selecione se deseja mostrar apenas as transações que já foram lançadas, aquelas que ainda estão pendentes ou ambas. Uma transação lançada é uma transação que já aconteceu, como um pagamento que foi adicionado cinco minutos atrás. Uma transação pendente é aquela que está agendada para uma data futura, como a receita do quarto para uma reserva que começa amanhã;
- Filtre por Número da reserva, Número do quarto ou Nome do hóspede; você também pode deixar esta seção em branco;
- Datas de check-in e check-out;
- Usuário: Este filtro pode ser modificado para mostrar apenas 1 ou todos os usuários. Ele é padrão para TODOS os usuários;
- Agrupar por e Subagrupar por: Dependendo do tipo de relatório, você desejará agrupar ou subagrupar o relatório por Usuário, Data/Hora, Quarto, Nome completo ou ID da reserva;
- Status: Use esta seção para selecionar o status da reserva para o qual deseja gerar o relatório. Ele é padrão para TODOS os status;
-
Tipo: Use este filtro para classificar os diferentes tipos de transações. Esses tipos de transações são os seguintes:
- Reservas: Transações em uma reserva.
- Contas Internas: Transações em uma conta interna.
- Perfil do Grupo: Transações em um perfil de grupo (apenas se você tiver o recurso Grupos ativado).
- Clique em Aplicar para gerar o relatório;
- Desmarque os filtros para definir novos critérios, se necessário;
- Exportar em: Baixe o relatório como PDF/Excel.
O relatório gerado mostrará os campos necessários referentes a:
- Usuário: Usuário que realizou a transação.
- Data/Hora: A data em que o produto ou serviço é entregue. Com a devida permissão, a data do serviço pode ser retroativa para reconhecer receitas e despesas no período correto.
Para aprender a diferença entre a Data do Serviço e a Data da Transação, clique aqui.
- Quarto: Quarto do hóspede.
- Nome e Sobrenome: Clique neles para ser redirecionado para o perfil do hóspede.
- Nº Reserva: Clique no número da reserva para ser redirecionado para a reserva do hóspede.
- Código: Informação inserida pelo cliente no campo Código em Impostos e Taxas ou na seção de Itens e Serviços.
- Código da transação: Isso se refere ao Código Contábil associado ao serviço de Contabilidade.
Contabilidade é atualmente um recurso experimental. Você pode encontrar mais informações sobre ele aqui.
- Descrição: Descrição da transação.
- Check-in: Data de check-in.
- Check-out: Data de check-out.
- Status: Status da reserva.
- Anotação: Qualquer anotação adicionada ao lançar um ajuste.
- QTD: Significa "Quantidade" e se refere ao número de transações na tabela.
- Crédito: Pagamentos.
- Débito: Cobranças.
Como gerar um relatório com critérios diferentes
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione Dinheiro;
- Data de Pagamento: Insera o intervalo de datas ou data específica necessária;
- Transações Associadas: Selecione a caixa de Selecionar todos os créditos (pagamentos);
- Transações Lançadas / Pendentes: Clique na seta para desmarcar todas e selecionar Lançadas;
- Agrupar por: Se estiver usando um intervalo de datas, esta seção deve ser agrupada por Data/Hora. Se estiver usando uma data específica, agrupe por Usuário, Quarto, Nome Completo ou ID da Reserva;
- Subgrupo por: Se estiver usando um intervalo de datas, você desejará subagrupar por Quarto. Se estiver usando uma data específica, isso é opcional;
- Clique em Aplicar.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos.
- Data de Pagamento: Insira o intervalo de datas ou a data específica necessária.
- Transações Associadas: Clique na seta e em Selecionar todos os créditos (pagamentos).
- Transações Lançadas / Pendentes: Clique na seta e selecione Lançadas.
- Clicar Aplicar.
A coluna de Descrição exibe a forma de pagamento conforme listada no extrato.
Muitos hoteleiros cobram depósitos. Portanto, eles podem precisar gerar uma lista de pagamentos antecipados cobrados em qualquer momento para verificar seu relatório. Tenha em mente que os pagamentos antecipados podem causar diferenças entre Receita e Pagamentos no Relatório de Receita Diária (o que pode resultar em números grandes de Valor Total e Razão).
Esta seção explica como gerar uma lista de pagamentos antecipados lançados em um dia específico ou durante um período de tempo específico (para reservas futuras e passadas):
- Se você precisar verificar o valor dos depósitos retidos em um dia específico, você precisará gerar uma lista de pagamentos lançados naquele dia para os hóspedes que chegarão no dia seguinte ou depois;
- Se você precisar verificar por um período de tempo, você também precisará fazer o mesmo, mas depois extrair o relatório e remover as transações de pagamento que não foram antecipadas na planilha.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos;
- Data de Pagamento: Selecione a data desejada (p. ex., o dia 1º de março);
- Transações Associadas: Nenhuma Transação Associada deve ser selecionada no menu;
- Selecione o intervalo de datas de Check-in: Deve ser do segundo dia a partir da primeira data de pagamento até qualquer dia no futuro (p. ex., deve ser do dia 2 de março até alguma data 2 anos à frente);
- Tipo: Selecione apenas reservas;
- Clique em Aplicar.
Você terá uma lista de transações de pagamento lançadas no dia selecionado (1º de março) para as reservas que farão check-in no futuro. O relatório está pronto, e você pode conferir o número final.
Se você tiver interesse em um intervalo de datas de pagamento (p. ex., o mês inteiro de janeiro), você precisa gerar o relatório, exportar o arquivo e continuar trabalhando na planilha.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos;
- Selecione o intervalo desejado da Data de Pagamento (p. ex., o mês inteiro de janeiro);
- Nenhuma Transação Associada deve ser selecionada no menu;
- Selecione o intervalo de Datas de Check-in: Deve ser do segundo dia da primeira data de pagamento até qualquer dia no futuro (p. ex., do dia 2 de janeiro até algum dia em 2 anos);
- Tipo: Selecione apenas reservas;
- Clique em Aplicar.
Você terá a lista de transações de pagamento "avançadas" e "não avançadas". Algumas delas foram lançadas durante a estadia do hóspede. Infelizmente, você não pode removê-las do sistema, então, nesse caso, será necessário exportar o relatório gerado e excluir os pagamentos que não foram avançados.
As instruções abaixo descrevem a melhor maneira de fazer isso em uma Planilha do Google.
No relatório extraído, você precisa excluir as transações de pagamento lançadas no dia do check-in ou posteriormente. Você pode usar a "IF formula" para marcar essas transações. Em seguida, você precisa excluí-las e recalcular o total.
As instruções a seguir explicam como fazer isso em detalhes.
Abra o arquivo do Excel na Planilha do Google:
- Para sua conveniência, congele a 1ª linha:
Como: Clique em Visualizar > Congelar > 1 linha. - Altere o formato das seguintes colunas: B (Data/Hora), I (data de check-in) e J (data de check-out). Mude de 'Plain Text' para 'Data':
Como: Selecione as 3 colunas > Clique em Formatar > Número > Data. - Adicione uma coluna adicional no final da planilha (coluna P);
- Na nova coluna, vá em frente e aplique uma “IF formula” para marcar as transações não avançadas:
Como: Adicione a seguinte fórmula: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED")) em P1.
A fórmula diz o seguinte:
Se a data de check-in for igual ou anterior à data de pagamento, será designada como “n.a.”; caso contrário, será designada como “Avançado”.
ARRAYFORMULA = Use esta fórmula de matriz para aplicar a fórmula 'SE' à coluna inteira.
I:I<=B:B significa: data de check-in é menor ou igual à data/hora do pagamento.
"N/A","ADVANCED" = O Excel gerará os resultados com base na fórmula 'SE' aplicada e serão exibidos como "n.a." (não aplicável) e "Avançado". Estes são apenas os termos; você pode usar outras palavras.
Observe que "N/A" e "Avançado" devem ser adicionados entre parênteses; caso contrário, o Excel não os aceitará.
- Aplique um filtro na coluna que você acabou de criar:
Como: Selecionar a coluna que você acabou de criar > clique no ícone Criar um Filtro.
- Usando o filtro que você acabou de criar, remova as transações "Avançadas" do filtro para ter uma lista apenas de transações "não avançadas" (N/A):
Como: Clique no ícone do filtro > remova "Avançadas" do menu > Clique em OK para aplicar.
- Selecione todas as linhas n.a. e exclua-as;
- Remova o filtro:
Como: Clique no ícone do filtro > desative o filtro.
Agora, você terá apenas transações de pagamento "Avançadas" na lista.
- Recalcule o total:
Como: Aplique a fórmula de soma na última linha.
- Clique no total atual > Clique no ícone Funções > selecione SOMA > selecione a 1ª e a última coluna:linha
- Exemplo: =SOMA(O2:O279)
Veja o exemplo abaixoe e note que os números das linhas dependem do número de transações/linhas na sua planilha.
Exemplo:
Agora, você verá o total de pagamentos "Avançados".
Perguntas Frequentes
Por que este relatório usa a Data do Serviço em vez da Data da Transação?
O relatório usa a Data do Serviço como uma data filtrável para atender às necessidades comuns de relatórios. A Data/Hora da Transação permanece imutável para garantir a precisão contábil.
Como funciona o filtro de Tipo de Pagamento neste relatório?
O filtro de Tipo de Pagamento permite que você filtre os resultados pela forma de pagamento.
Por que o campo Descrição corresponde ao extrato, e o que representam as colunas Código e Código da Transação?
O campo Descrição é extraído diretamente do tipo de transação mostrado no extrato do PMS. A coluna Código exibe códigos de transação definidos pelo usuário, enquanto a coluna Código da Transação mostra o código contábil associado ao serviço de Contabilidade e está alinhada com as definições do SUCH.
De onde vêm os dados das transações neste relatório?
Os dados das transações são extraídos do serviço de Contabilidade, que fornece registros detalhados no nível da transação alinhados com os padrões SUCH. As transações não podem ser editadas; as alterações são registradas por meio de lançamentos de estorno iguais e opostos.
Posso enviar automaticamente por e-mail o Relatório de Razão de Pagamentos?
O envio automático por e-mail não está disponível para este relatório. Você pode baixar o Relatório de Razão de Pagamentos usando a opção Exportar Para e compartilhá-lo conforme necessário.
Exportando um Grande Número de Transações
Ao exportar o Livro de Razões, esteja ciente de que a exportação (nos formatos Excel e PDF) tem um limite de transações de aproximadamente 10.000 a 12.000 linhas. Se o intervalo de datas selecionado conter mais transações do que esse limite, a exportação não incluirá todos os seus dados, e as informações além desse limite serão omitidas. Essa é uma limitação atual do sistema que também afeta alguns de nossos outros relatórios financeiros clássicos.
Soluções alternativas:
Para garantir que você capture todos os seus dados para um intervalo de datas amplo, como um ano inteiro, recomendamos os seguintes métodos:
- Exportação em menores volumes: Em vez de exportar um ano inteiro de uma só vez, execute o relatório para intervalos de datas menores e mais fáceis de gerenciar (p.ex, mensais ou trimestrais). Em seguida, você pode exportar cada um desses segmentos e combinar os dados em um programa de planilha eletrônica, como o Excel.
- Utilizar relatórios alternativos: Considere utilizar os relatórios disponíveis no Cloudbeds Insights, que não têm esse limite de linhas. Esses relatórios são mais adequados para exportar grandes volumes de dados.
Se precisar de ajuda para exportar seus dados ou quiser explorar opções alternativas de relatórios, entre em contato com nossa equipe de suporte.
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