Visão geral
O Razão de Pagamentos é um relatório contábil que permite visualizar todos os pagamentos recebidos hoje e ver a lista de transações associadas a esses pagamentos para verificar se a reserva foi paga integralmente, o que foi pago ou garantir que seus pagamentos correspondam à sua receita.
O relatório Razão de Pagamentos pode mostrar, de forma rápida, se o estabelecimento recebeu todos os pagamentos que deveria, para um dia ou mês específico.
Acesse o relatório Razão de Pagamentos
- No Menu Principal
, clique em Relatórios
- Na barra de Pesquisar Relatórios, digite Razão de Pagamentos (ou role até a seção Financeira)
- Clique em Relatório Razão de Pagamentos (o relatório abrirá em uma nova guia)
Por padrão, o titular da propriedade tem acesso aos Relatórios Financeiros. Outros usuários devem receber permissão dentro dos Papéis. Saiba mais: Papéis e Permissões.
Navegue pelo relatório Razão de Pagamentos
- Tipo de pagamento: Você pode selecionar os vários tipos de pagamento que serão usados para determinar quais reservas aparecerão no relatório.
- Data do pagamento: Selecione uma única data ou um intervalo de datas para filtrar pela data em que o pagamento foi realizado.
- Transações associadas: Selecione quais outras transações de reserva você gostaria de exibir no relatório. Apenas os tipos de transações selecionados aparecerão para reservas que correspondam aos outros filtros.
- Transações lançadas/pendentes: Selecione se deseja mostrar apenas as transações que já foram lançadas, as que ainda estão pendentes ou ambas. Uma transação lançada é uma transação que já ocorreu, como um pagamento que foi adicionado há cinco minutos. Uma transação pendente é aquela com data futura, como a receita de hospedagem de uma reserva que começa amanhã.
- Filtrar por Número da reserva, Número do quarto ou Nome do hóspede; você também pode deixar esta seção em branco.
- Data de check-in e data de check-out
- Usuário: Este filtro pode ser modificado para mostrar apenas 1 usuário ou todos os usuários. O padrão é TODOS os usuários.
- Agrupar por e Subagrupar por: Dependendo do tipo de relatório, você desejará agrupar ou subagrupar o relatório por Usuário, Data/Hora, Quarto, Nome completo ou ID da reserva.
- Status: Use esta seção para selecionar o status da reserva para o qual deseja gerar o relatório. O padrão é TODOS os status.
-
Tipo: Use este filtro para separar os diferentes tipos de transação. Esses tipos de transação são os seguintes:
- Reservas: Transações em uma reserva.
- Contas internas: Transações em uma conta interna.
- Perfil do grupo: Transações em um perfil de grupo (somente se você tiver o recurso Grupos ativado).
- Clique em Aplicar para gerar o relatório.
- Limpar os filtros para novos critérios, se necessário.
- Exportar para: Baixe o relatório em PDF/Excel.
O relatório gerado mostrará os campos necessários referentes a:
- Usuário: Usuário que realizou a transação.
- Data/Hora: A data em que o produto ou serviço foi entregue. Com a permissão adequada, a data do serviço pode ser retroativa para reconhecer receitas e despesas no período correto.
Para entender a diferença entre a Data do Serviço e a Data da Transação, clique aqui.
- Quarto: Quarto do hóspede.
- Nome e Sobrenome: Clique para ser redirecionado ao perfil do hóspede.
- Reserva nº: Clique no número da reserva para ser redirecionado à reserva do hóspede.
- Código: Informação inserida pelo cliente no campo Código na seção de Taxas e Tarifas ou Itens e Serviços.
- Código da transação: Refere-se ao Código Contábil associado ao serviço de Contabilidade.
Contabilidade é atualmente um recurso experimental. Você pode encontrar mais informações sobre ele aqui.
- Descrição: Descrição da transação.
- Check-in: Data do check-in.
- Check-out: Data do check-out.
- Status: Status da reserva.
- Anotação: Qualquer anotação adicionada ao lançar um ajuste.
- QTD: Significa "Quantidade" e refere-se ao número de transações na tabela.
- Crédito: Pagamentos.
- Débito: Cobranças.
Como gerar um relatório com critérios diferentes
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione Dinheiro.
- Data do Pagamento: Insira o intervalo de datas ou a data específica que você deseja.
- Transações Associadas: Marque a caixa Selecionar Todos os Créditos (Pagamentos).
- Transações Lançadas / Pendentes: Clique na seta do menu suspenso para remover a seleção de todas e selecione Lançadas.
- Agrupar Por: Se estiver usando um intervalo de datas, esta seção deve ser agrupada por Data/Hora. Se usar uma data específica, agrupe por Usuário, Quarto, Nome Completo ou ID da Reserva.
- Subagrupamento Por: Se usar um intervalo de datas, você deve subagrupar por Quarto. Se estiver usando uma data específica, isso é opcional.
- Clique em Aplicar
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos.
- Data do Pagamento: Insira o intervalo de datas ou a data específica que você deseja.
- Transações Associadas: Clique na seta do menu suspenso e selecione Crédito.
- Transações Lançadas / Pendentes: Clique na seta do menu suspenso e selecione Lançadas.
- Clique em Aplicar.
A coluna Descrição exibe a forma de pagamento conforme listado no extrato.
Muitos hoteleiros cobram depósitos. Portanto, eles podem precisar gerar uma lista de pagamentos antecipados cobrados em qualquer momento para verificar seus relatórios. Lembre-se de que os pagamentos antecipados podem causar a diferença entre Receita e Pagamentos no Relatório Diário de Receita (o que pode resultar em números grandes no Total Geral e no Razão).
Esta seção explica como gerar uma lista de pagamentos antecipados lançados em um dia específico ou durante um período determinado (para reservas futuras e passadas):
- Se você precisar verificar o valor dos depósitos mantidos em um dia específico, deve gerar uma lista de pagamentos lançados nesse dia para os hóspedes que chegam no dia seguinte ou depois.
- Se precisar verificar para um período de tempo, também deverá fazer o mesmo, mas depois extrair o relatório e remover as transações de pagamento que não foram antecipadas na planilha.
Aplicar os seguintes filtros:
- Tipo de Pagamento: Selecione todos.
- Data do Pagamento: Selecione a data desejada (p.ex., 1º de março).
- Transações Associadas: Nenhuma Transação Associada deve ser selecionada no menu suspenso.
- Selecione o intervalo de Data de Check-in: Deve ser do segundo dia após a primeira data de pagamento até qualquer data distante no futuro (p.ex., do dia 2 de março até uma data daqui a 2 anos).
- Tipo: Selecione apenas reservas.
- Clique em Aplicar.
Você terá uma lista de transações de pagamento lançadas no dia selecionado (1º de março) para as reservas que farão check-in no futuro. O relatório estará pronto e você poderá consultar o número final.
Se você estiver interessado em um intervalo de datas de pagamento (p.ex., o mês inteiro de janeiro), será necessário gerar o relatório, exportar o arquivo e continuar trabalhando na planilha.
Aplique os seguintes filtros:
- Tipo de pagamento: Selecione todos
- Selecione o intervalo desejado de Data de pagamento (p.ex., o mês inteiro de janeiro).
- Nenhuma Transação associada deve estar selecionada no menu suspenso.
- Selecione o intervalo de Data de check-in: deve ser a partir do segundo dia da primeira data de pagamento até qualquer dia distante no futuro (p.ex., deve ser do dia 2 de janeiro até algum dia daqui a 2 anos).
- Tipo: selecione apenas reservas.
- Clique em Aplicar.
Você terá a lista de transações de pagamento tanto "adiantadas" quanto "não adiantadas". Algumas delas foram lançadas durante a estadia do hóspede. Infelizmente, não é possível removê-las do sistema, então, nesse caso, será necessário exportar o relatório gerado e excluir os pagamentos que não foram adiantados.
As instruções abaixo descrevem a melhor forma de fazer isso em uma planilha do Google.
No relatório extraído, você precisa excluir as transações de pagamento lançadas no dia do check-in ou depois. Você pode usar a "fórmula SE" para marcar essas transações. Depois, será necessário excluí-las e recalcular o total.
As instruções a seguir explicam como fazer isso em detalhes.
Abra o arquivo Excel na planilha do Google:
- Para facilitar, congele a primeira linha.
Como: Clique em Exibir > Congelar > 1 linha. - Altere o formato das seguintes colunas: B (Data/Hora), I (data de check-in) e J (data de check-out). Mude de 'Texto simples' para 'Data'.
Como: Selecione as 3 colunas > Clique em Formato > Número > Data. - Adicione uma coluna adicional no final da planilha (coluna P).
- Na nova coluna, aplique a fórmula SE para marcar as transações não adiantadas.
Como: Adicione a seguinte fórmula: =ARRAYFORMULA(SE(I:I<=B:B;"N/A";"ADIANTADO")) na célula P1.
A fórmula diz o seguinte:
Se a data do check-in for menor ou igual à data do pagamento, será chamado de "n/a"; caso contrário, será chamado de "Advanced".
ARRAYFORMULA = Use esta fórmula de matriz para aplicar a fórmula 'SE' em toda a coluna.
I:I<=B:B significa: a data do check-in é menor ou igual à data/hora do pagamento.
"N/A","ADVANCED" = O Excel gerará os resultados com base na fórmula 'SE' aplicada, e eles serão exibidos como "N/A" (não aplicável ou não antecipado) e "Advanced". Estes são apenas os termos; você pode usar outras palavras.
Observe que "N/A" e "Advanced" devem ser colocados entre parênteses; caso contrário, o Excel não os aceitará.
- Aplique um filtro na coluna que você acabou de criar.
Como: Selecione a coluna que você acabou de criar > clique no ícone Criar filtro.
- Usando o filtro que você acabou de criar, remova as transações "Advanced" do filtro para obter uma lista apenas com as transações "não antecipadas" (N/A).
Como: Clique no ícone do filtro > remova "Advanced" do menu suspenso > clique em OK para aplicar.
- Selecione todas as linhas N/A e exclua-as.
- Remova o filtro.
Como: Clique no ícone do filtro > desative o filtro.
Agora, você terá apenas as transações de pagamento "Advanced" na lista.
- Recalcule o total.
Como: Aplique a fórmula de soma na última linha.
- Clique no total atual > clique no ícone Funções > selecione SOMA > selecione da primeira até a última célula da coluna:linha
- Exemplo: =SOMA(O2:O279)
Veja o exemplo abaixo e note que os números das linhas dependem da quantidade de transações/linhas na sua planilha.
Exemplo:
Agora, você verá o total dos pagamentos "Advanced".
Perguntas Frequentes
Por que este relatório usa Data do Serviço em vez de Data da Transação?
O relatório usa a Data do Serviço como uma data filtrável para atender às necessidades comuns de relatórios. A Data/Hora da Transação permanece imutável para garantir a precisão contábil.
Como funciona o filtro Tipo de Pagamento neste relatório?
O filtro Tipo de Pagamento permite que você filtre os resultados pela forma de pagamento.
Por que o campo Descrição corresponde ao extrato, e o que representam as colunas Código e Código da Transação?
O campo Descrição é extraído diretamente do tipo de transação mostrado no extrato do PMS. A coluna Código exibe códigos de transação definidos pelo usuário, enquanto a coluna Código da Transação mostra o código contábil associado ao serviço de Contabilidade e está alinhada com as definições do USALI.
De onde vêm os dados das transações neste relatório?
Os dados das transações são extraídos do serviço de Contabilidade, que fornece registros detalhados no nível da transação alinhados com os padrões USALI. As transações não podem ser editadas; alterações são registradas por meio de lançamentos de estorno iguais e opostos.
Posso enviar automaticamente por e-mail o Relatório do Razão de Pagamentos?
O envio automático por e-mail não está disponível para este relatório. Você pode baixar o Relatório do Razão de Pagamentos usando a opção Exportar para e compartilhá-lo conforme necessário.
Exportando um grande número de transações
Ao exportar o Razão de Pagamentos, esteja ciente de que a exportação (nos formatos Excel e PDF) tem um limite de aproximadamente 10.000 a 12.000 linhas de transações. Se o intervalo de datas selecionado contiver mais transações do que esse limite, a exportação não incluirá todos os seus dados, e os registros além desse limite serão omitidos. Esta é uma limitação atual do sistema que também afeta alguns de nossos outros relatórios financeiros clássicos.
Soluções:
Para garantir que você capture todos os seus dados para um intervalo de datas grande, como um ano inteiro, recomendamos os seguintes métodos:
- Exporte em segmentos menores: Em vez de exportar um ano inteiro de uma vez, execute o relatório para intervalos de datas menores e gerenciáveis (p.ex., mensal ou trimestral). Você pode então exportar cada um desses segmentos e combinar os dados em um programa de planilhas como o Excel.
- Use relatórios alternativos: Considere usar os relatórios disponíveis no Cloudbeds Insights, que não possuem esse limite de linhas. Esses relatórios são mais adequados para exportar grandes volumes de dados.
Se você precisar de ajuda para exportar seus dados ou quiser explorar opções alternativas de relatórios, entre em contato com nossa equipe de suporte.
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