| Objetivo | Configure os cartões de registro e imprima-os para reservas individuais ou hóspedes que estejam chegando. |
| Indicado para | Usuários da Recepção, Auditoria noturna e Administradores. |
| Quando usar | Quando precisar configurar as informações exibidas nos cartões de registro, imprimir um cartão para um hóspede específico ou preparar cartões de registro em massa para as chegadas de hoje ou amanhã. |
| Requisitos | Os cartões de registro devem estar configurados antes da impressão. A impressão em bloco a partir do Painel de Controle está disponível quando uma única propriedade está selecionada e o Painel de Controle exibe hoje ou amanhã. |
| Resultado esperado | Os cartões de registro contêm as informações configuradas do hóspede e da reserva e podem ser gerados individualmente ou em PDF para as reservas que estejam chegando. |
Introdução
Os cartões de registro fornecem um registro para impressão das informações de acomodação e reserva do hóspede. As propriedades podem personalizar as informações exibidas no cartão, incluir termos e texto no rodapé, bem como usar os cartões para coletar a assinatura do hóspede quando necessário.
Você pode imprimir um cartão de registro para uma reserva ou hóspede individual, ou preparar vários cartões de uma vez a partir do Painel de Controle do PMS da Cloudbeds. Ao imprimir em bloco, os cartões gerados seguem a ordem exibida na lista de chegadas, permitindo que as equipes da Recepção e da Auditoria noturna preparem a pilha impressa na ordem necessária.
Conteúdo
- Quem é afetado e como
- Configurando e editando os cartões de registro
- Impressão dos cartões de registro
- Solução de problemas para PDF de cartão de registro em branco
Quem é afetado e como
| Papel | O que saber |
|---|---|
| Recepção | Imprima cartões para hóspedes individuais ou imprima cartões de registro em bloco pelo Painel de Controle. Organize a lista de chegadas antes de imprimir quando precisar dos cartões em uma ordem específica. |
| Auditoria noturna | Prepare a papelada de chegada para hoje ou amanhã. Para as chegadas de hoje, use Visualizar todas as chegadas quando hóspedes já com check-in também precisarem ser incluídos. |
| Gerente/Gerente geral | Revise o formato do cartão de registro e o fluxo de impressão em bloco usado pelas equipes operacionais. |
| Administrador | Configure os idiomas dos cartões de registro, campos, imagem do cabeçalho, termos e condições, texto do rodapé e o formato do nome do cliente usado quando as equipes precisam que os cartões sejam organizados pelo nome do hóspede. |
Configurando e editando os cartões de registro
Use as configurações de cartões de registro no PMS da Cloudbeds para escolher as informações e textos que aparecem quando um cartão é gerado ou impresso.
Abra o Menu da Conta e vá para Configurações > Hóspedes.
- Clique em Hóspedes;
- Selecione a guia Cartões de registro.
Expanda as seções abaixo para configurar o layout do cartão de registro e a imagem do cabeçalho.
Configurando o conteúdo do cartão de registro
Abra o Menu da Conta e vá para Configurações > Hóspedes > Cartões de registro.
Use os controles numerados na imagem para configurar o cartão de registro:
- Selecione o idioma padrão no qual o cartão de registro deve ser criado;
- Clique em Editar imagem para gerenciar a imagem do cabeçalho;
- Clique em Editar campos para personalizar as informações exibidas no cartão. Você pode reorganizar os campos suportados, adicionar campos, remover campos e salvar suas alterações;
- Clique em Editar texto na área de termos e condições para adicionar ou atualizar os termos e condições personalizados;
- Clique em Editar texto na área do rodapé para editar o texto do rodapé.
Você também pode clicar em Pré-visualizar para visualizar e baixar o cartão de registro atual em formato PDF.
As imagens do cabeçalho do cartão de registro suportam os formatos jpg, jpeg, png e gif.
A página de cartões de registro abaixo mostra o idioma, cabeçalho, campos, termos e condições, rodapé e controles de pré-visualização.
Alterando a imagem do cabeçalho do cartão de registro
Abra o Menu da Conta e vá para Configurações > Hóspedes > Cartões de Registro.
A imagem do cabeçalho deve ter 600 x 80 pixels. Recomenda-se usar um gif ou png transparente para a melhor qualidade possível da imagem.
- Clique em Adicionar imagem;
- Clique em Carregar imagem e selecione a imagem no seu dispositivo. Você também pode arrastar e soltar o arquivo na janela de upload;
- Clique em Concluído;
- Clique em Salvar e continuar;
- Clique em Salvar;
- Confirme que a nova imagem aparece no cabeçalho do cartão de registro.
As imagens abaixo seguem a mesma sequência numerada dos passos acima.
Se uma imagem de 600 x 80 pixels aparece corretamente na tela, mas tem baixa qualidade na impressão, a resolução da imagem e o DPI da impressora podem afetar o resultado impresso.
Para um tamanho padrão de impressão de 6 x 4 polegadas, a orientação atual do cartão de registro utiliza os seguintes cálculos:
- Altura em DPI: 600 pixels / 4 polegadas = 150 DPI
- Largura em DPI: 80 pixels / 6 polegadas = 13,33 DPI
A qualidade da impressão depende tanto das dimensões em pixels da imagem quanto do DPI da impressora. DPI mais alto e maiores dimensões em pixels geralmente contribuem para melhor qualidade de impressão. Para a maioria das necessidades de impressão, 150 a 300 DPI é considerado qualidade média, enquanto 300 DPI ou mais é considerado alta qualidade para impressão profissional.
Impressão dos cartões de registro
O PMS da Cloudbeds oferece diferentes fluxos de trabalho para impressão de cartões de registro, dependendo se você precisa de um cartão para o hóspede principal, um hóspede secundário ou várias reservas que chegam.
Para impressão em bloco a partir do Painel de Controle, tenha em mente os seguintes comportamentos:
- A impressão em bloco de cartões de registro está disponível na lista de Chegadas para hoje ou amanhã.
- A opção de impressão em bloco está disponível quando uma única propriedade está selecionada.
- Os cartões de registro gerados seguem a ordem de classificação exibida na lista de Chegadas.
- O comportamento descrito aqui se aplica aos cartões de registro. A impressão de reservas é um fluxo de trabalho separado no Painel de Controle.
Expanda o fluxo de trabalho que corresponde aos cartões que você precisa imprimir.
Imprimindo um cartão de registro para o hóspede principal
Este fluxo de trabalho imprime o cartão de registro para o hóspede principal da reserva.
Abra a reserva desejada e siga os controles numerados mostrados abaixo:
- Clique em Ações;
- Selecione Imprimir cartões de registro;
- Selecione o idioma a ser usado para o cartão de registro;
- Clique em OK.
A primeira imagem mostra onde iniciar a ação de impressão a partir da reserva.
A janela de idioma completa o mesmo fluxo numerado com os passos 3 e 4.
Imprimindo um cartão de registro para um hóspede secundário
Abra a reserva desejada e use a guia Detalhes do hóspede para imprimir um cartão para um hóspede secundário específico.
- Vá para a guia Detalhes do hóspede;
- Selecione o nome do hóspede desejado;
- Clique em Imprimir cartão de registro.
A visualização Detalhes do hóspede abaixo mostra os três controles usados para selecionar e imprimir o cartão do hóspede secundário.
Imprimindo cartões de registro em bloco a partir do Painel de Controle
Use a lista de chegadas do Painel de Controle quando quiser preparar cartões de registro para várias reservas que chegam ao mesmo tempo. O PDF gerado segue a ordem mostrada na lista, então organize as chegadas na ordem desejada antes de imprimir.
- Abra o Menu Principal
e selecione Painel de Controle;
- Navegue até a data de hoje ou de amanhã;
- Em Atividade, selecione Chegadas;
- Use o controle de ordenação da coluna para organizar a lista de Chegadas na ordem em que deseja que os cartões sejam impressos;
- Abra o menu de três pontos na seção Atividade;
- Selecione Imprimir cartão de registro;
- Selecione o idioma preferido;
- Clique em Imprimir.
A imagem do Painel de Controle abaixo corresponde aos passos 2 a 6 e mostra a data, a guia de Chegadas, o controle de ordenação, o menu Atividade e a opção de impressão.
Após selecionar a opção de impressão, escolha o idioma e continue com Imprimir.
O PDF gerado mantém a mesma ordem estabelecida na lista de Chegadas do Painel de Controle.
Filtrando as chegadas antes da impressão em bloco
No novo Painel de Controle, os cartões de registro impressos também seguem a busca ativa por hóspede. Isso permite que você restrinja a lista de Chegadas antes de imprimir quando precisar apenas dos cartões para as reservas correspondentes.
- Selecione a data de amanhã;
- Use a busca por hóspede para restringir a lista de Chegadas;
- Use o controle de ordenação se precisar que as reservas correspondentes estejam em uma ordem específica para impressão;
- Abra o menu de três pontos.
No menu aberto, selecione Imprimir cartão de registro, escolha o idioma e clique em Imprimir.
O exemplo abaixo mostra as chegadas de amanhã filtradas pelo nome do hóspede antes da ação de impressão ser selecionada.
Como os filtros do Painel de Controle afetam o PDF impresso
- Painel de Controle novo: Os cartões de registro impressos seguem a ordem de classificação da lista de chegadas e a busca ativa de hóspedes. Para as chegadas do dia, o PDF também respeita se os hóspedes com check-in feito já estão exibidos.
- Painel de Controle antigo: A ordenação é mantida nos cartões de registro impressos, mas a busca por hóspedes não restringe o PDF. Buscar um hóspede pode reduzir a lista na tela, enquanto o PDF ainda contém todas as chegadas daquele dia.
Para as chegadas do dia, os hóspedes com check-in feito já estão ocultos da lista de chegadas por padrão. Ative Visualizar todas as chegadas antes de imprimir se quiser incluir esses hóspedes. A lista de chegadas de amanhã exibe todas as chegadas por padrão.
Configure o formato do nome do cliente
O PMS da Cloudbeds permite que você escolha como os nomes dos hóspedes são exibidos. Essa configuração pode ajudar sua equipe a organizar a lista de chegadas no formato que melhor se encaixa no seu fluxo operacional antes de imprimir os cartões de registro.
- Abra o Menu da Conta
e vá para Configurações;
- Selecione Sistema;
- Selecione a guia Preferências;
- Role até Preferências Diversas;
- Encontre Formato do nome do cliente no calendário;
- Selecione o formato de nome preferido:
- Sobrenome, Nome
- Nome Sobrenome
- Clique em Salvar;
- Volte para Painel de Controle > Atividade > Chegadas, ordene a lista por hóspede e imprima os cartões de registro.
Por exemplo, se sua propriedade prepara os cartões de registro em ordem alfabética pelo sobrenome, selecione Sobrenome, Nome antes de ordenar a lista de chegadas por hóspede.
O formato do nome do cliente é uma preferência do sistema válida para toda a propriedade. Para mais informações sobre essa e outras preferências, consulte o artigo Configurações gerais do sistema.
A imagem abaixo mostra a configuração do formato do nome do cliente e as duas opções de exibição disponíveis.
A impressão em bloco cria cartões de registro para o hóspede principal de cada reserva incluída na lista de chegadas.
Solução de problemas para PDF em branco do cartão de registro
Se um arquivo em branco incorreto for baixado ao selecionar Imprimir cartão de registro, as configurações do navegador ou de extensões de segurança podem estar impedindo a abertura correta do PDF. Experimente as seguintes opções:
- Se você usa McAfee ou outra extensão de segurança, adicione a Cloudbeds à lista de sites seguros ou confiáveis da extensão.
- Se aplicável, desative temporariamente a extensão McAfee no Chrome e tente imprimir novamente.
- No Chrome, ative a configuração para baixar arquivos PDF em vez de abri-los automaticamente:
- Abra o Chrome.
- Abra as Configurações.
- Vá para as configurações de documentos PDF.
- Ative a opção para baixar arquivos PDF em vez de abri-los automaticamente no Chrome.
Artigos relacionados
Agora que você pode configurar e imprimir cartões de registro, consulte estes recursos para obter mais informações sobre o Painel de Controle e a atividade de reservas usados nas operações diárias da Recepção:
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