🧠A navegação pelos Relatórios pode ser diferente na sua conta
A Cloudbeds está atualizando a forma como os relatórios são acessados no PMS. Dependendo da sua propriedade e da fase de implantação, você pode ver a experiência consolidada do menu Relatórios ou a nova experiência da Página Inicial de Relatórios.
Essa mudança afeta onde os relatórios são acessados, mas não altera os dados, cálculos, filtros, permissões ou a lógica financeira dos relatórios.
Se a navegação mostrada neste artigo não corresponder exatamente à sua tela, consulte estes guias para a experiência mais recente de navegação dos relatórios:
- Consolidação dos Relatórios no Menu do PMS
- Navegação e Página Inicial de Relatórios Atualizadas
Use esses artigos para identificar o layout de relatórios disponÃvel na sua conta antes de seguir os passos de navegação abaixo.
Este relatório é usado para enviar os dados dos hóspedes (seja por registro direto ou exportação/importação) conforme exigência governamental em muitos paÃses.
 Por padrão, este relatório não está ativado para todas as contas. Entre em contato com support@cloudbeds.com para ativá-lo.
Antes de Começar
O governo exige que todos os hóspedes sejam exibidos neste relatório. Para seguir os procedimentos governamentais, verifique as seguintes informações antes de gerar o relatório:
- Para que os hóspedes apareçam no Ficha de Registro de Hóspedes, eles devem ter quartos designados dentro da reserva. Confira mais informações sobre designações aqui;
- Se houver vários hóspedes no mesmo quarto, certifique-se de que o perfil de cada hóspede esteja criado e designado a um quarto na seção Detalhes do Hóspede.
Na guia Acomodações, clique no nome de cada hóspede na coluna Hóspede para designar o quarto a todos eles.
 Considerações Importantes:
- Verifique se as reservas provenientes de OTAs e do Motor de Reservas têm todos os hóspedes designados à reserva.
- Quando a reserva contém vários quartos ou camas, por padrão o hóspede principal é designado a todas as acomodações e isso faz com que o hóspede apareça na Ficha de Registro de Hóspedes tantas vezes quanto acomodações ele estiver designado. Certifique-se de adicionar e designar o hóspede correto para cada acomodação.
Confira este artigo sobre como adicionar e gerenciar hóspedes adicionais em uma reserva: Como Adicionar e Editar Hóspedes em uma Reserva
Como Acessar a Ficha de Registro de Hóspedes
- Vá ao Menu principal;
- Clique em Relatórios;
- Abra Relatórios Governamentais e Policiais;
- Selecione Ficha de Registro de Hóspedes e escolha Ficha de Registro de Hóspedes.
Ao acessar a tela pela primeira vez, você verá uma tabela com a lista de todos os clientes hospedados.
 Por padrão, apenas os clientes hospedados são exibidos na Ficha de Registro de Hóspedes, mas você pode filtrar pelo status da reserva e também personalizar a versão exportada para mostrar outros status.
Consulte a seção Configuração do relatório exportado abaixo.
- Filtre por número da reserva, nome do cliente, tipo de acomodação, datas de check-in/check-out, condição, status ou status da reserva;
- Configure como o relatório será exportado;
- Exporte este relatório com base nas configurações que você definiu.
Condições da Reserva
Uma Condição é usada para determinar se os dados daquele hóspede já foram enviados para a autoridade e, se foram, se precisam ser reenviados. Todos os hóspedes serão listados no relatório independentemente da condição.
- Novo – Assim que um quarto é registrado no check-in, todos os hóspedes (incluindo hóspedes adicionais) designados para aquele quarto serão adicionados a Ficha de Registro de Hóspedes com a condição Novo. Todos os hóspedes clientes hospedados terão sempre a condição Novo até que seja atualizada manualmente para outro status.
- Enviado – Depois de enviar a lista de hóspedes clientes hospedados para a autoridade, vá ao relatório, selecione a lista de hóspedes que foram enviados e atualize a condição desses hóspedes de Novo para Enviado.
-
Modificado – O sistema mudará automaticamente a condição para Modificado se alguma destas alterações ocorrer:
- Data de chegada alterada.
- Data de partida alterada.
- Tipo de acomodação alterado.
- Número do quarto alterado.
- Nome do hóspede alterado.
Como Alterar uma Condição
Após enviar o relatório para a autoridade ou se precisar editar uma condição:
- Primeiro, selecione o nome do hóspede;
- Altere para a condição desejada (geralmente é alterada para Enviado);
- Clique no botão Alterar Condição.
Configuração do Relatório
Você pode configurar a Ficha de Registro de Hóspedes exportada conforme sua necessidade.
- Escolha quais campos serão incluÃdos;
- Altere a ordem dos campos clicando e arrastando;
- Adicione campos personalizados adicionais;
- Escolha o tipo de arquivo para exportação (.pdf, .txt, .xls, .csv, .dat).
 Embora a autoridade SEF de Portugal use o mesmo formato de arquivo de texto (.dat), exportar no formato .dat não atenderá ao requisito da autoridade SEF de Portugal.
Os métodos para enviar o relatório a SEF podem ser encontrados aqui: https://siba.sef.pt/ajuda/modos-de-envio/
- Altere o formato do nome do hóspede;
- Altere o formato da data;
- Escolha se deseja exportar todos os registros ou com base em um filtro de condição;
- Selecione a opção para excluir hóspedes que sejam do mesmo paÃs da sua propriedade;
- Por padrão, apenas o status Hospedado estará selecionado. Se necessário, escolha outros status para serem exibidos no seu relatório;
- Defina todas as suas opções e clique em Salvar. Essas configurações serão usadas ao clicar no botão Exportar no canto superior direito da página.
 Se um usuário exportar dados deste relatório, todas as páginas serão exportadas, não apenas os registros da página que o usuário está visualizando.
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