O Quickbooks é um software on-line que permite simplificar o controle das finanças da empresa para que você possa se concentrar no panorama geral.
Antes do mapeamento:
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- Importe dados históricos/reservas (se aplicável);
- Adicione o recurso do Quickbooks à sua conta;
- Garanta que ambos os sistemas estejam implementados.
O Quickbooks não suporta moedas com mais de duas casas decimais. Portanto, essa integração não funcionará se você utilizar o sistema da Cloudbeds com moedas configuradas para ter mais de duas casas decimais.
Benefícios da integração com o Quickbooks
- Sincronização descomplicada para suas vendas, impostos e dados de pagamento diretamente no sistema da Cloudbeds, o que elimina a necessidade de calcular e inserir dados manualmente em sua plataforma de contabilidade.
- Os dados transacionais de compensação são lançados automaticamente usando lançamentos contábeis em Contas a Receber e Conta do Razão de Depósito.
O que considerar sobre os lançamentos contábeis que são usados para sincronizar dados com o Quickbooks:
- Para cada crédito, há um débito compensatório, e vice-versa.
- Um saldo resumido de cada conta está incluído na sincronização. Dados transacionais detalhados não estão incluídos na sincronização.
- Os lançamentos contábeis contabilizam apenas dados de um único dia. Se uma sincronização for acionada após vários dias, 1 lançamento contábil será criado para cada dia com dados transacionais que não foram sincronizados com o Quickbooks.
O método de Primeiro a entrar/Primeiro a sair e o saldo da reserva usado para aplicar os Depósitos e Contas a Receber
- As transações serão processadas na ordem em que são adicionadas ao extrato.
- O saldo da reserva no momento da transação lançada é usado para identificar se os Depósitos ou as Contas a Receber devem ser compensados como resultado da transação.
- Exemplo 1:
- Pagamento de R$100 no Visa é lançado em uma reserva com saldo de R$0.
- R$100 é creditado em Depósitos.
- Exemplo 2:
- Receita de R$100 de hospedagem é lançada em uma reserva com saldo de -R$100.
- R$100 é debitado em Depósitos.
- Exemplo 3:
- R$100 em receita de hospedagem é lançado em uma reserva com saldo de R$0.
- R$100 é debitado em Contas a Receber.
- Exemplo 4:
- Pagamento de R$100 no Visa é lançado em uma reserva com saldo de R$100.
- R$100 é creditado em Contas a Receber.
Relatórios úteis
- Reservas com Check-out Efetuado e Saldos Pendentes (Livro Razão de Clientes): Este relatório pode ser encontrado em Cloudbeds Insights - Relatórios Financeiros. Ele fornece uma lista de todas as reservas com saldos pendentes e pode ajudar a criar a entrada inicial para contas a receber.
- Relatório do Livro Razão de Depósitos: Pode ser encontrado em Cloudbeds Insights - Relatórios Financeiros. Este relatório pode ajudar a criar a entrada inicial para depósitos, fornecendo uma lista de todos os pagamentos recebidos para reservas futuras.
Relatórios para comparar dados de usuários do Cloudbeds Payments
As informações a seguir se aplicam apenas a clientes que utilizam Cloudbeds Payments. Comparar este relatório não funcionará se você usar um processador de terceiros.
Para comparar dados, você deve usar o novo Relatório de Pagamentos (para verificar repasses com detalhes) e o Relatório de Transações (para verificar a sincronização com o QuickBooks).
- O pagamento e o depósito na conta bancária do cliente são diferentes do Livro Razão de Depósitos que estamos sincronizando com o QuickBooks. O pagamento para o banco ocorre quando uma transação é liquidada pela empresa do cartão de crédito e é realmente depositada, o que geralmente acontece dias após a transação real.
A integração com o QuickBooks não envia as taxas de processamento que a Cloudbeds cobra; enviamos o valor total do pagamento conforme registrado no extrato, não o valor pago em nossa conta bancária.
Para abrir o Relatório de Pagamentoa, vá para Menu > Relatórios
> Relatórios da Cloudbeds > Pagamentos > Relatório de Pagamentos.
- O Livro Razão de Depósitos que estamos sincronizando com o QuickBooks leva em conta quando a receita, impostos, taxas e pagamentos foram lançados na reserva. Com base no saldo da reserva, uma transação aumentará ou diminuirá o Depósito ou aumentará ou reduzirá as Contas a Receber.
Por essa razão, recomendamos que você use o Relatório de Transações em vez do Relatório de Pagamentos para verificar a sincronização com o QuickBooks.
Como a integração funciona
- Você terá acesso a uma nova página de Contabilidade no PMS da Cloudbeds.
- A lista de suas contas do QuickBooks estará disponível para que você possa selecionar onde gostaria que a Cloudbeds fizesse lançamentos contábeis.
- As seguintes áreas de configuração estarão disponíveis: Itens e Serviços, Reservas, Impostos e Taxas, Pagamentos, Contas a Receber e Depósito Avançado.
- Seu PMS da Cloudbeds será sincronizado com o QuickBooks: isso processará todas as transações que foram lançadas na Cloudbeds desde a última sincronização e fará lançamentos contábeis nas contas do QuickBooks que foram configuradas.
Transações da caixa registradora não estão incluídas nesta integração.
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