O Agendamento de e-mails permite que as propriedades enviem e-mails automaticamente para o hóspede principal com base em um cronograma específico. Este artigo oferece uma visão geral da guia de Agendamento de E-mails no PMS da Cloudbeds.
Antes de começar
Se você não vê as Configurações de Agendamento de E-mails, entre em contato com o Dono da Propriedade e peça para habilitar a Permissão para E-mail do Sistema sob o papel de seus usuários. Saiba mais: Papéis e Permissões.
- Atualmente, o PMS da Cloudbeds oferece 2 principais opções de agendamento:
- Baseado em um número específico de dias antes ou depois da chegada ou partida.
- Baseado em alterações no status da reserva.
- Para agendar e enviar e-mails, deve haver um endereço de e-mail incluído nos detalhes dos hóspedes dentro da reserva/detalhes do hóspede.
- Os e-mails agendados serão enviados apenas para o hóspede principal da reserva.
- Apenas novos modelos de e-mail personalizados podem ser agendados. Modelos de E-mail pré-existentes ou Padrão criados no sistema não podem ser adicionados a um agendamento.
- Para agendar e-mails de confirmação para canais (OTAs), vá para esta seção.
Acessando o Agendamento de E-mails
- No menu da sua Conta, vá para a Página de Configurações e clique na seção E-mail;
- Clique em Agendamento de E-mails.
Gerenciamento do Agendamento de E-mails
Criando um Agendamento de E-mail
- No menu da sua Conta, vá para a Página de Configurações e clique na seção E-mail;
- Clique na guia Agendamento de E-mails;
- Clique em +Criar Agendamento de E-mail;
- Dê um nome ao seu Agendamento de E-mail;
- Selecione o modelo de e-mail que você criou manualmente;
Saiba mais sobre como Criar, editar, habilitar ou desabilitar Modelos de E-mail Personalizados
- Escolha quando enviar o e-mail:
-
Imediatamente após a alteração do status da reserva.
Exemplo: Se você selecionar Cancelada, o e-mail será enviado imediatamente quando o status da reserva mudar para Cancelada. -
Com base na data da reserva, data de check-in ou data de check-out
Exemplo: Envie um e-mail dois dias antes da data de chegada.
-
Imediatamente após a alteração do status da reserva.
- Opções avançadas:
- Enviar modelo de e-mail apenas para datas selecionadas: será enviado apenas para os intervalos de datas selecionados.
- Enviar modelo de e-mail apenas para origens especificadas: será enviado apenas quando a reserva for de uma das origens selecionadas.
Se um usuário não selecionar Enviar modelo de e-mail apenas para origens especificadas, o e-mail será enviado para todas as origens. Isso inclui reservas dos Canais de Distribuição (OTAs).
- Uma vez que você termine, clique em Criar Agendamento.
Agendando E-mails de Confirmação Personalizados (Substituindo o Modelo Padrão)
Se você criar um e-mail de confirmação totalmente personalizado para substituir o modelo do sistema, certifique-se de:
- Desabilitar o padrão de Modelo de Reserva Confirmada (permissão de Proprietário/Admin necessária).
- Agendar seu novo modelo personalizado para ser enviado no evento de Reserva Confirmada.
- Isso garante que os hóspedes recebam apenas seu e-mail de confirmação personalizado e evita notificações duplicadas.
- Dica: Antes de habilitar o agendamento, envie um e-mail de teste para confirmar que a formatação e as tags de unificação são exibidas corretamente.
Agendamento de Modelos de E-mail de Confirmação para Reservas de OTAs (Canais)
- Para agendar Modelos de E-mail de Confirmação para reservas feitas nos Canais (OTAs), selecione Enviar modelo de e-mail apenas para origens especificadas nas opções Avançadas (Passo 7 acima)
- Este Modelo de E-mail de Confirmação será acionado apenas quando a reserva for de uma das origens indicadas. Por exemplo: se você deseja que o modelo seja enviado para o Booking.com, selecione apenas Booking.com.
O que você deve saber:
- O modelo de e-mail padrão Reserva Confirmadanão será enviado automaticamente para reservas feitas em canais (OTAs), os canais são responsáveis por enviar seus próprios e-mails de confirmação. No entanto, é possível Criar um Modelo de E-mail Personalizado e configurar um agendamento para enviar os e-mails automaticamente para seus hóspedes, seguindo os passos acima.
- O Modelo de E-mail de Confirmação Padrão (pré-existente não pode ser adicionado a um agendamento. Você precisa criar um novo modelo seguindo os passos deste artigo.
- Selecione apenas os OTAs para evitar que os e-mails de confirmação sejam duplicados para fontes diretas (Walk-in, Telefone, E-mail, Site).
- Nem todos os canais enviam o endereço de e-mail do hóspede para o PMS da Cloudbeds, nesse caso o hóspede não receberá este e-mail.
Veja quaisquer e-mails agendados para o hóspede na reserva na guia Mensagens de E-mail.
- Acompanhe os e-mails para verificar seu status (Enviado, Entregue, Falha) usando o Registro de Entrega de E-mail.
-
Seleção de Idioma para Agendamento de E-mail de OTAs:
- O idioma padrão utilizado pelo agendamento de e-mail para OTAs é aquele reconhecido pelo código do país selecionado pelo hóspede. Se o código do país não for reconhecido, o sistema usará inglês como idioma padrão, a menos que especificado de outra forma.
- Se você tiver a caixa de preenchimento automático de todos os idiomas desativada, o idioma será selecionado a partir dos modelos para os quais você criou traduções.
- Se uma reserva de OTA for recebida de um país com múltiplos idiomas, o sistema determinará qual idioma será utilizado com base no país do hóspede (não necessariamente o que ele selecionou na reserva da OTA), pois o idioma selecionado pelo hóspede na OTA não será enviado para a plataforma da Cloudbeds.
Desativar ou reativar um Agendamento de E-mail
- Para desativar ou reativar um Agendamento de E-mail, basta clicar no seletor ao lado de cada agendamento de e-mail criado;
- Se desativar, confirme o alerta de desativação para prosseguir;
- O Agendamento de E-mail aparecerá como desativado. Clique novamente para reativar mais tarde, se necessário.
Uma vez que você desative o agendamento, todos os e-mails agendados relacionados serão removidos (não serão enviados).
- Se você decidir reativar o agendamento mais tarde, os e-mails serão colocados de volta no agendamento, mas apenas sob várias condições:
- Você deve mudar o seletor do agendamento para Ativo, clicar no botão Editar e, em seguida, clicar em Salvar nas configurações do agendamento
- As regras de agendamento devem ser cumpridas ainda (ou seja, se o e-mail estiver agendado para ser enviado 10 dias antes do check-in, a data em que você ativou o agendamento deve ser pelo menos 10 dias antes do check-in).
- Se você selecionou a opção Enviar e-mail com base na data da reserva, data de check-in ou data de check-out, os seguintes tipos de agendamento serão aplicados às reservas em status:
- Antes do Check-in: Apenas para reservas com status Confirmada.
- Antes do Check-out: Apenas para reservas com status Cliente Hospedado.
- Após o Check-in: Apenas para reservas com status Cliente Hospedado.
- Após o Check-out: Apenas para reservas com status Check-out feito.
- Após a Reserva ser feita: Para quaisquer status (Pendente de confirmação, Confirmada, Cliente Hospedado, Check-out, Cancelada, ou No-show).
Envie e-mails de confirmação automáticos para hóspedes provenientes do Motor de Reservas
Crie e programe e-mails de confirmação automáticos para enviar aos seus hóspedes quando criarem uma reserva pelo seu Motor de Reservas da Cloudbeds.
Após completar a reserva no Motor de Reservas, seus hóspedes receberão os e-mails de confirmação como Reserva Confirmada ou Aguardando Confirmação, dependendo do tipo de confirmação de reserva em suas Políticas.
Aspectos a considerar:
- A configuração Aguardando Confirmação apenas se aplica ao seu Motor de Reservas da Cloudbeds e reservas diretas.
- Reservas de OTA são importadas para o sistema como confirmadas, mas o hóspede não receberá os e-mails de confirmação do PMS da Cloudbeds, a OTA enviará seu e-mail de confirmação. Verifique esta seção para mais informações.
Opções disponíveis para o E-mail de Confirmação:
- Confirmada: Nosso sistema enviará automaticamente o e-mail de Reserva Confirmada para o seu hóspede. Se você escolher esta configuração, também deve habilitar a opção Enviar ao cliente um e-mail de confirmação automático.
- Aguardando Confirmação: Esta opção aciona o e-mail Aguardando Confirmação. Mesmo que o depósito tenha sido confirmado durante a reserva, o sistema ainda enviará automaticamente o e-mail Aguardando Confirmação primeiro. O e-mail de Reserva Confirmada será enviado quando você confirmar a reserva manualmente.
Siga os próximos passos para configurar seu Tipo de Confirmação aqui: Políticas - Página de Aguardando Confirmação.
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