Messages automatisés Cloudbeds Guest Experience - Tout ce que vous devez savoir

Les conditions de filtre sont des règles qui déterminent quelles réservations ou situations sont éligibles à un message automatisé. Tu peux ajouter plusieurs conditions lorsque l'automatisation doit s'appliquer uniquement à un sous-ensemble spécifique de réservations.

Exemples :

• Envoyer un message uniquement pour les réservations attribuées à un numéro ou nom de chambre spécifique.

  

• Utiliser le type de paiement collecté par canal comme condition.

  

• Lancer une automatisation basée sur le statut de la réservation.

  

• Utiliser l’historique des tickets pour lancer une automatisation selon qu’une réservation possède ou non un type de ticket spécifique.

  Exemple : Si un ticket Livraison de lit bébé a été créé pendant la réservation, tu peux configurer une automatisation qui se déclenche lorsque la réservation est partie et crée un ticket Ramassage de lit bébé pour le Housekeeping. Les réservations sans ticket Livraison de lit bébé sont ignorées.

  

La configuration du filtre détermine quelles réservations sont éligibles avant que l’action d’automatisation ne s’exécute.

Utilise Inspection de chambre Housekeeping pour déclencher des automatisations basées sur les changements de statut du Housekeeping. Le module Housekeeping est requis.

Utilise Chambre prête pour envoyer un message automatisé au client lorsque la chambre attribuée à la réservation est prête pour le check-in. Cet événement nécessite Cloudbeds Guest Experience et le module Housekeeping.

L'automatisation se déclenche uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

• La date d'arrivée de la réservation est atteinte.
• Une chambre est attribuée à la réservation.
• Aucun client n'est actuellement enregistré dans la chambre attribuée.
• La chambre attribuée est marquée Vacante et propre ou Vacante et inspectée dans Housekeeping.

La configuration de Chambre prête inclut les exigences de l'événement et les contrôles de timing utilisés avant l'envoi de la notification au client.

Configurer l'heure d'envoi la plus tôt

Définis l'heure la plus tôt à laquelle la notification peut être envoyée. Si la chambre devient prête avant cette heure, le message reste en file d'attente et est envoyé lorsque la fenêtre d'envoi autorisée commence.

Exemple : Si la chambre devient prête à 3h00 et que l'heure d'envoi la plus tôt est 10h00, le client reçoit le message à 10h00.

Mesures de sécurité intégrées

• La notification n'est jamais envoyée avant la date d'arrivée de la réservation.
• Une seule notification Chambre prête est envoyée par réservation.
• Un message en attente de l'heure d'envoi la plus tôt reste en file d'attente jusqu'à l'ouverture de la fenêtre configurée.

Comme Chambre prête est basé sur un événement, l'option Activer les messages manqués n'est pas disponible.

Pourquoi le message Chambre prête n'a-t-il pas été envoyé ?

Vérifie si l'une des situations suivantes s'applique :

• La date d'arrivée du client n'est pas encore atteinte.
• Aucune chambre n'est attribuée à la réservation.
• Un client est actuellement enregistré dans la chambre attribuée.
• La chambre n'est pas marquée Vacante et propre ou Vacante et inspectée.
• L'heure d'envoi la plus tôt configurée n'est pas encore atteinte.
• Une notification Chambre prête a déjà été envoyée pour la réservation.

Utilise Message au client lorsque l'automatisation doit envoyer un message via un canal de messagerie client activé.

1. Sélectionne Type d'automatisation : Message au client.
2. Sélectionne un canal de messagerie disponible, comme SMS, e-mail ou WhatsApp.
3. Sélectionne un service, comme client, managers, personnel ou équipe.
4. Si tu envoies un sondage, sélectionne un modèle de sondage. Sinon, rédige le message depuis zéro.
5. Clique sur Enregistrer.

• Les messages ont une limite maximale de 640 caractères. Les messages dépassant cette limite ne peuvent pas être enregistrés ni envoyés.
• Tu peux activer ou désactiver les options de comportement des messages disponibles à tout moment.

Utilise Créer un ticket pour créer automatiquement une tâche opérationnelle, une liste de contrôle ou une inspection lorsque l'automatisation s'exécute.

1. Sélectionne Tâche, Liste de contrôle ou Inspection.
2. Remplis le formulaire pour le type de ticket sélectionné.
3. Clique sur Enregistrer.

Les tickets créés via les automatisations peuvent aussi être utilisés avec la condition de filtre Historique des tickets pour construire des flux de travail de suivi selon qu'une réservation possède ou non un type de ticket spécifique.

Utilise Notifier le chat d'équipe lorsque l'automatisation doit publier un message dans un canal de Chat d'équipe sélectionné.

1. Sélectionne Type d'automatisation : Notifier le chat d'équipe.
2. Sélectionne le canal.
3. Rédige le message.
4. Clique sur Créer.

Utilise Envoyer un message pour envoyer automatiquement un message à une adresse e-mail ou un numéro de téléphone spécifique lorsque les conditions d'automatisation sélectionnées sont remplies. Cela est utile pour les notifications opérationnelles internes aux membres du personnel, aux managers, aux équipes de Housekeeping ou à d'autres départements.

1. Sélectionne Type d'automatisation : Envoyer un message.
2. Sélectionne le canal de messagerie disponible, soit e-mail ou SMS.
3. Saisis l'adresse e-mail du destinataire ou le numéro de téléphone SMS.
4. Tape le message.
5. Clique sur Enregistrer.

Exemples :

• Notifier le personnel de Housekeeping lorsqu'une chambre est partie.
• Alerter les managers lorsqu'un Client termine le processus de check-in.
• Envoyer une notification SMS lorsqu'une chambre est marquée comme propre.

Ouvre le menu à côté du message automatisé pour accéder aux options de gestion disponibles :

• Supprimer
• Modifier
• Dupliquer
• Activer ou Désactiver
• Voir l’historique, où tu peux aussi ignorer un client pour un message.

Utilise le bouton Archivage automatique des clients en haut de la page pour contrôler si les conversations créées par les messages automatisés sont archivées automatiquement.

Quand l’archivage automatique des clients est activé, les conversations liées aux messages automatisés restent archivées jusqu’à ce que le client réponde. Après la réponse du client, la conversation est retirée de la liste des archives et réapparaît dans la boîte de réception.

Lorsque tu es dans une conversation ouverte ou que tu configures un message automatisé, tu peux insérer un modèle de Messages automatisés dans la zone de message.

1. Sélectionne l’ icône modèle.
2. Sélectionne le type de modèle Messages automatisés.
3. Sélectionne le modèle que tu souhaites insérer. La variable du modèle ajoute un lien dans la zone de message. Ajoute d’autres modèles si nécessaire.

Pour consulter le journal d'activité d’une automatisation planifiée, ouvre les détails de la carte d’automatisation depuis le tableau des Messages automatisés.