Le message automatisé envoie un message à plusieurs clients automatiquement en fonction des dates de réservation et des événements, tels que la date d’arrivée/de départ, les mises à jour de réservation, l’enregistrement numérique, le check-in, le check-out et la préparation de la chambre. Il peut également être utilisé pour notifier le personnel interne et les équipes opérationnelles via des adresses e-mail ou des numéros de téléphone personnalisés.
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Messages automatisés « Chambre prête » : Cet événement nécessite Cloudbeds Guest Experience et le module Housekeeping de Cloudbeds. Il permet aux établissements de notifier automatiquement les clients lorsque leur chambre attribuée est prête pour le check-in.
Aperçu des messages automatisés
- Accède à la page Automatisation
- Sélectionne Messages automatisés sous Expériences client
Toutes les automatisations créées s’afficheront dans le tableau principal comme suit :
Découvre ci-dessous tout ce que tu peux faire via le tableau d’automatisation :
- Clique sur Nouveau message automatisé
- Ajoute le titre du message automatisé (non visible par le client)
- Sélectionne le type de destinataire (plusieurs options selon le jour d'arrivée/départ et les événements de réservation ou opérationnels, y compris Chambre prête)
- Ajoute une condition de filtre (si nécessaire)
- Planifie quand le message sera envoyé. Pour l'événement Chambre prête, configure l'heure d'envoi la plus tôt
- Sélectionne les jours où le message sera envoyé
- Choisis l'heure d'envoi
- Sélectionne les automatisations que tu souhaites définir pour ce message :
- Activer l'envoi de messages pour plusieurs réservations - Envoie un message automatisé aux clients pour chaque réservation qu'ils ont. (Recommandé uniquement pour les messages pré-arrivée).
- Activer les messages manqués - Envoie immédiatement ce message si une réservation est créée après la date et l'heure prévues.
- Envoyer un message par chambre : Les messages automatisés seront envoyés en fonction de la date d'arrivée, de la date de départ et du statut de chaque chambre dans une réservation multi-chambres. Cela garantit que les messages sont envoyés au bon moment pour le séjour de chaque client.
- Envoyer uniquement aux clients principaux : Les messages automatisés sont envoyés exclusivement au client principal attribué à la réservation, excluant les clients secondaires.
- Clique pour ajouter d'autres types d'automatisation :
- Rédige le message automatisé
- Enregistre
Les conditions de filtre sont un ensemble de règles qui s'appliquent à un message automatisé particulier, spécifiant quels destinataires doivent le recevoir. Plusieurs conditions peuvent être incluses, voici quelques exemples :
- Tu peux configurer un message pour qu'il soit envoyé exclusivement aux réservations effectuées pour un numéro ou nom de chambre particulier :
- Tu peux sélectionner le type de paiement par canal comme condition pour ce message automatisé :
- Tu peux aussi choisir d'envoyer un message automatisé basé sur le statut de la réservation :
-
Tu peux utiliser l’historique des tickets comme condition de filtre pour lancer une automatisation selon qu'une réservation possède ou non un type de ticket spécifique. Cela permet aux automatisations de suivi de s'exécuter uniquement pour les réservations où le ticket concerné existe.
Exemple : Si un ticket Livraison de lit bébé a été créé pendant la réservation, tu peux configurer une automatisation déclenchée lors du départ de la réservation pour créer automatiquement un ticket Ramassage du lit bébé pour le service Housekeeping. Les réservations sans ticket Livraison de lit bébé sont ignorées.
- Tu peux sélectionner Inspection de chambre Housekeeping comme type de destinataire pour déclencher des automatisations basées sur les changements de statut Housekeeping (module Housekeeping requis). C’est particulièrement utile pour automatiser les flux d’inspection après le nettoyage des chambres.
- Cet événement ne se déclenche que pour les chambres inoccupées.
- Tu peux sélectionner Chambre prête comme type de destinataire pour notifier automatiquement les clients lorsque leur chambre attribuée est disponible pour le check-in (Cloudbeds Guest Experience et le module Housekeeping sont requis).
- La date d'arrivée du client doit être atteinte.
- Une chambre doit être attribuée à la réservation.
- Aucun client ne doit être actuellement en check-in dans la chambre attribuée.
- La chambre doit être marquée Vacante & Propre ou Vacante & Inspectée dans Housekeeping.
Utilise le type de destinataire Chambre prête pour envoyer un message automatisé destiné au client lorsque la chambre attribuée à la réservation est prête pour le check-in.
L'automatisation se déclenche uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :
- La date d'arrivée de la réservation est atteinte.
- Une chambre est attribuée à la réservation.
- Aucun client n'est actuellement enregistré dans la chambre attribuée.
- La chambre attribuée est marquée Vacante et propre ou Vacante et inspectée dans Housekeeping.
Configurer l'heure d'envoi la plus tôt
Définis l'heure la plus tôt à laquelle la notification peut être envoyée. Si la chambre devient prête avant cette heure, le message est mis en file d'attente et envoyé lorsque la fenêtre d'envoi autorisée commence.
Exemple : Si la chambre devient prête à 3h00 et que l'heure d'envoi la plus tôt est 10h00, le client reçoit le message à 10h00.
Mesures de sécurité intégrées
- La notification n'est jamais envoyée avant la date d'arrivée de la réservation.
- Une seule notification « Chambre prête » est envoyée par réservation.
- Un message en attente de l'heure d'envoi la plus tôt reste en file d'attente jusqu'à l'ouverture de la fenêtre configurée.
Note : « Chambre prête » est un message automatisé basé sur un événement, donc l'option Activer les messages manqués n'est pas disponible.
Pourquoi le message « Chambre prête » n'a-t-il pas été envoyé ?
Vérifie si l'une des situations suivantes s'applique :
- La date d'arrivée du client n'est pas encore atteinte.
- Aucune chambre n'est attribuée à la réservation.
- Un client est actuellement enregistré dans la chambre attribuée.
- La chambre n'est pas marquée Vacante et propre ou Vacante et inspectée.
- L'heure d'envoi la plus tôt configurée n'est pas encore atteinte.
- Une notification « Chambre prête » a déjà été envoyée pour la réservation.
- Sélectionne le type d'automatisation : Message au client
- Sélectionne un canal de messagerie si tu en as d'autres activés (p. ex., SMS, e-mail, WhatsApp)
- Ajoute un service (client, managers, personnel ou équipe)
- Si c'est une enquête, sélectionne un modèle d'enquête à ajouter à ce message automatisé ou
- Rédige un message depuis zéro
- Clique pour enregistrer
- Il y a une limite maximale de 640 caractères pour les messages ; il n'est pas possible d'enregistrer ou d'envoyer des messages plus longs.
- Les messages automatisés basés sur des événements n'auront pas l'option message manqué (p. ex., Réservation créée, Enregistré, Parti, Annulé, Chambre prête, etc.)
- Tu peux activer/désactiver ces options à tout moment.
- Sélectionne Tâche, Liste de contrôle ou Inspection
- Remplis le formulaire selon le type de ticket sélectionné
- Clique pour enregistrer
Les tickets créés via les automatisations peuvent aussi être utilisés avec la condition de filtre Historique des tickets pour créer des flux de travail d'automatisation de suivi selon qu'une réservation possède ou non un type de ticket spécifique.
- Sélectionne le type d'automatisation - Notifier le chat d'équipe
- Sélectionne le canal
- Rédige ton message
- Clique pour créer
Utilise le type d'automatisation Envoyer un message pour envoyer automatiquement des messages à des adresses e-mail ou des numéros de téléphone spécifiques lorsque les conditions d'automatisation sélectionnées sont remplies.
Ce type d'automatisation est utile pour créer des flux de travail opérationnels internes et des notifications pour les membres du personnel, les responsables, les équipes de Housekeeping ou d'autres départements directement dans Cloudbeds.
- Sélectionne le Type d'automatisation - Envoyer un message
- Sélectionne le canal de messagerie disponible pour le message (e-mail ou SMS)
- Saisis l'adresse e-mail du destinataire ou le numéro de téléphone pour le SMS
- Tape le message que tu souhaites que l'automatisation envoie
- Clique pour Enregistrer
Exemples d'utilisation de cette automatisation :
- Notifier le personnel de Housekeeping lorsqu'une chambre est partie
- Alerter les responsables lorsqu'un client termine le processus de check-in
- Envoyer des notifications SMS lorsqu'une chambre est marquée comme propre
Note : Les notifications SMS nécessitent que la fonction SMS soit activée pour l'établissement.
Accède au menu à côté du message automatisé configuré, et tu trouveras les options pour :
- Supprimer
- Modifier
- Dupliquer
- Activer (ou désactiver)
- Voir l’historique (ou ignorer un client pour un message si tu ouvres cette option)
Désactive le bouton activé à côté de Archivage automatique des clients en haut de la page. Ce bouton archive automatiquement les clients lorsqu’un message automatisé leur est envoyé.
Lorsque tu es dans un message ouvert ou lors de la configuration d’un message automatisé :
- Sélectionne l’icône
- Sélectionne le type de modèle
à insérer dans la zone de message
- Une fois que tu insères la variable du modèle, elle colle un lien dans ta zone de message. Ajoute d’autres modèles au message si tu le souhaites.
Tu peux accéder aux journaux d’activité de tes automatisations planifiées en cliquant sur les détails de la carte d’automatisation :
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Dans la section Automatisation, tu peux activer l’archivage automatique des clients. Cette fonctionnalité archive automatiquement les messages envoyés par automatisation ⚡ Les messages automatisés seront archivés automatiquement jusqu’à ce que le client réponde. Dès que le client répond, le message est supprimé de la liste des archivés et réapparaît dans ta boîte de réception. C’est gagnant-gagnant ! 🏆 Vide ta boîte de réception et maximise ta visibilité ! |
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