Les documents numériques Cloudbeds Expérience client vous permettent de créer des documents à envoyer à vos clients électroniquement via un lien et de collecter leurs signatures numériques. Cette fonctionnalité publie automatiquement les documents d'enregistrement signés dans votre Cloudbeds PMS, sous l'onglet Document du client.
Les documents sont conservés pendant une durée maximale de 5 ans.
Aperçu des documents numériques
- Cliquez pour Créer un nouveau flux de documents numériques
- Afficher la liste des documents numériques existants
- À côté de chaque document numérique créé, trouvez les Actions pour :
-
Modifier
le flux de documents
-
Dupliquer
- Supprimer
- Copier le lien
- Cliquez sur le
pour Afficher plus de détails sur ce flux
-
Modifier
- Consultez l'Historique de chaque flux de documents numériques
- Statut des messages
- Nom du client
- Détails du flux d'enregistrement
- Date et heure d'envoi
1 - Créer un flux de documents numériques
- Accédez aux Paramètres de la Société
- Allez à la section Documents numériques
- Cliquez sur
en haut à droite
- Saisissez un titre puis cliquez pour Créer
- Cliquez sur
- Dans l'onglet éditeur d'enregistrement, cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter à ce flux d'enregistrement - vous pouvez ajouter autant de champs (étapes) que vous le souhaitez. Options des champs :
- Texte : saisissez n'importe quel texte dans votre document
- Case à cocher des conditions : utilisez-la pour ajouter l'accord aux conditions générales
- Signature : demandez la signature du client
- Initiales
- Champ Nom
- Champ Téléphone
- Téléversement de pièce jointe : utilisez ce champ pour demander toute documentation supplémentaire dont vous avez besoin
- Prendre une photo : lorsque le client y accède, cela lui permet uniquement de prendre une photo unique de son document. Le client prend une photo, puis peut soit cliquer sur la flèche retour pour reprendre la photo, soit cliquer sur la coche au centre pour accepter la photo. Principalement utilisé pour les pièces d'identité.
- Champ de saisie texte : utilisez-le pour ajouter tout champ requis non disponible dans la liste
- Champ numérique : utilisez-le pour ajouter tout champ requis lié à un nombre avec des montants minimum et maximum.
- Liste déroulante : créez un menu déroulant pour que le client puisse sélectionner une information
- Sélectionner une date
- Sélectionner une heure
- Cliquez sur Enregistrer.
- Ajoutez des traductions, si vous le souhaitez.
- Il n'est pas conseillé de demander aux clients de téléverser des informations de carte de crédit car cela nécessite une certification de conformité PCI.
- Types de fichiers pris en charge : jpeg, gif, png, apng, svg, bmp, bmp ico, & png ico.
- S'il n'y a pas de traductions configurées pour une langue, les informations s'afficheront dans la langue par défaut de l'établissement.
- Il n'existe pas d'option pour une traduction automatique via Google Translate pour les documents numériques.
- Les documents numériques de Cloudbeds Guest Experience peuvent être utilisés pour les opérations quotidiennes au Brésil, mais ils ne sont pas juridiquement contraignants et ne peuvent pas être reconnus par les tribunaux brésiliens (ICP-Brasil).
2 - Envoyer un document numérique dans un message ou un message automatisé
Lorsque tu es dans un message ouvert,
- Sélectionne l'icône Modèle et va dans Documents numériques
- Recherche le modèle de documents numériques et clique pour l'insérer.
- Clique pour envoyer ou ajoute d'autres liens, selon ta préférence.
Une fois inséré, la variable du modèle collera un lien dans ta zone de message. Tu peux modifier ou ajouter du texte autour du lien avant d'envoyer.
Lors de la configuration d'un message automatisé ,
- Clique pour ajouter une condition de filtre
- Sélectionne Documents numériques dans le nom du champ
- Choisis quel modèle de documents numériques inclure dans le message
- Définis la condition selon laquelle le message doit être envoyé — par exemple, si l'enregistrement n'est pas terminé.
Si un client accède aux documents numériques via un lien générique, au lieu d'accéder à ces liens par un message automatisé ou la variable correspondante, le client devra s'identifier via une authentification à plusieurs facteurs.
3 - Étapes pour signer et soumettre des documents pour les clients
- Une fois que tu as envoyé un message aux clients leur demandant de compléter des documents, le client clique sur le lien pour afficher et accepter le document
- Le client remplira les exigences du document ;
- Vous serez notifié dans l’historique client des actions effectuées et une fois le document complet ;
- Accédez à la réservation dans Cloudbeds PMS ;
- Cliquez sur l’onglet Document pour accéder à leur document signé.
Utilisation des documents numériques pour la conformité gouvernementale (Espagne – Parte de Viajeros)
Les établissements en Espagne sont tenus de collecter, déclarer et conserver une copie signée du formulaire d’enregistrement client (Parte de Viajeros) pendant au moins trois ans à des fins d’audit.
Avec les flux de documents numériques, tu peux simplifier ce processus de conformité en utilisant des documents numériques avec des données client préremplies et en lecture seule.
Pour utiliser ce flux de travail, tu dois disposer de :
- Cloudbeds Guest Experience (GX) activé.
- Un modèle d’informations client actif configuré pour l’Espagne. En savoir plus : Utiliser les modèles d’informations client pour la conformité des données gouvernementales
- Documents numériques ajoutés à ton flux (suis ce guide pour configurer les documents requis pour le Parte de Viajeros).
Comment ça fonctionne
Lorsqu’un document numérique est ajouté à ton flux d’enregistrement :
- Les données client et réservation sont automatiquement préremplies à partir d’informations en temps réel provenant de :
- Cloudbeds PMS
- Le flux d’enregistrement numérique
- Les champs liés au rapport de police peuvent être insérés en tant que variables en lecture seule.
- Si les données requises n’existent pas, ces champs resteront vides.
- Le client peut signer électroniquement le document en toute sécurité.
- Le document signé est stocké numériquement et peut être récupéré à des fins d’audit.
Flux de travail recommandé (bonne pratique)
Pour une conformité complète avec le Parte de Viajeros en Espagne :
Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider", "téléverser" utilisé pour l'upload, "rapport d'aspect" cohérent, "widget" en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property", phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.- Le client complète le processus d’Enregistrement numérique.
- Les données client requises sont validées et enregistrées.
- Le client atteint l’étape du Document numérique.
- Le document est prérempli automatiquement avec les détails de sa réservation et de son enregistrement.
- Le client signe électroniquement.
- Le document signé est stocké en toute sécurité pour un accès futur lors d’audits.
Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "Enregistrement numérique" pour Digital Check-In, "Document numérique" pour Digital Document, "automatiquement" utilisé, accord en genre/nombre correct, capitalisation de phrase appliquée aux titres, liste des faux amis vérifiée, "client" utilisé pour guest, URL Zendesk mise à jour vers /hc/fr/, voix active préférée, terminologie cohérente.
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