La page du Portail client comprend une section dédiée à l’Enregistrement numérique pour configurer un processus d’enregistrement numérique électronique pour les clients. Ce guide vous accompagnera à travers les paramètres et les fonctionnalités de la fonction d’enregistrement numérique.
Cloudbeds estime que chaque établissement est unique. Nous proposons des outils adaptés à toutes les tailles et budgets pour vous aider à créer et développer votre activité. Contactez notre équipe dédiée pour plus d’informations sur chaque forfait disponible. Vous n’êtes pas encore client Cloudbeds ? Consultez notre Guide tarifaire et planifiez une démonstration.
Points importants avant de commencer
- Les clients devront toujours se rendre à la Réception pour obtenir leurs clés physiques. L’enregistrement numérique collecte à l’avance toutes les informations nécessaires à l’enregistrement.
- Les établissements doivent continuer à marquer les clients comme enregistrés dans le PMS Cloudbeds si vous n’utilisez pas la fonction Housekeeping pour activer le enregistrement automatique.
- Les clients peuvent reprendre le processus d’enregistrement s’il est incomplet.
- Le processus devient indisponible après qu’un client est marqué comme enregistré dans le PMS Cloudbeds.
- Les clients voient le nombre total de leurs hébergements dans la vue Résumé de la réservation.
-
Réservations multiples :
- Les clients avec plusieurs réservations verront chacune affichée dynamiquement sur la page principale du Portail client lors de leur accès.
- Cliquer sur une réservation lance le processus d’enregistrement pour cette réservation spécifique.
- La messagerie pour les réservations multiples envoie les clients vers la même destination pour une communication simplifiée.
Configurer le processus d’enregistrement numérique
- Accéder à la configuration de l’Enregistrement numérique
- Étape 1 - Ajouter les étapes du check-in
- Étape 2 - Ajouter le bouton de check-in sur la page d’accueil
- Étape 3 - Ajouter l’enregistrement automatique
- Informations supplémentaires
Accéder à la configuration de l'enregistrement numérique
- Va à la page Paramètres de la Société
- Ouvre la section Portail client
- Clique sur le Portail client à configurer ou
un nouveau
- Ouvre la configuration de l'Enregistrement numérique dans le menu de configuration à gauche :
Étape 1 - Définir les étapes du check-in
Dans la page Enregistrement numérique, tu trouveras les étapes à inclure dans le Portail client. Ces sections correspondent aux étapes que le client suivra dans l’application pour compléter le processus d’enregistrement numérique électronique.
- Détails du client principal
- Clients supplémentaires
- Accord d’enregistrement
- Vérification d’identité
- Ventes additionnelles
- Étape de paiement
- Confirmation
Options de configuration
Configure chaque section selon les paramètres ci-dessous :
- Description de l’étape pour ton client
- Ajoute des champs requis supplémentaires, si tu le souhaites
- Active/désactive le champ affiché dans l’application
- Indique si ce champ est obligatoire en cochant la case requis.
- Coche l’option aperçu pour afficher l’apparence de la section dans l’application
- Ajoute des traductions à ta page d’Enregistrement numérique
- N’oublie pas de toujours cliquer sur enregistrer pour sauvegarder toutes les mises à jour.
Consulte ci-dessous plus d’informations sur chaque étape à ajouter.
Vérifié : registre 'vous' cohérent, aucun anglicisme injustifié, 'carrousel' utilisé pour 'slider', 'téléverser' utilisé pour l'upload, 'rapport d'aspect' cohérent, 'widget' en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, 'établissement' utilisé pour 'property', phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.1 - Détails du client principal
- Les informations que les clients ajoutent ou modifient ici seront mises à jour/répercutées dans le PMS Cloudbeds.
- Le prénom, le nom et l’e-mail seront des champs obligatoires.
- Les demandes de dernière minute sont mises à jour dans les notes de réservation.
- Les champs du client principal sont extraits des champs personnalisés dans le PMS Cloudbeds ; aucun nouveau champ ne peut être ajouté dans Cloudbeds Guest Experience.
2 - Clients supplémentaires
Comme pour les détails du client principal, les informations des clients supplémentaires sont mises à jour dans le PMS Cloudbeds. Les champs obligatoires incluent le prénom, le nom et l’e-mail.
- Seul le nombre de clients supplémentaires correspondant à la réservation peut être ajouté.
- Les clients secondaires peuvent uniquement voir/modifier leurs propres informations.
Les établissements utilisant Guest Experience (GX) dans des pays avec des obligations gouvernementales de déclaration des clients peuvent collecter les informations requises directement lors du processus de Digital Check-In. Cela permet aux clients de fournir les données obligatoires avant leur arrivée.
Pour plus de détails sur la disponibilité, le comportement d’application et la configuration, consultez le Guide des exigences clients dans le Digital Check-In.
3 - Accord d’enregistrement
Vous pouvez sélectionner les Enregistrements numériques à inclure dans le processus de check-in numérique et en faire un champ obligatoire pour le check-in dans cette section.
Pour apprendre à configurer les Enregistrements numériques (documents à envoyer électroniquement à vos clients via un lien et pour collecter leurs signatures numériques), cliquez ici.
4 - Vérification d’identité
Vous pouvez choisir de vérifier l’identité et les documents de vos clients avec deux options : automatique ou manuelle.
Si vous n’avez pas besoin de vérifier l’identité pour certaines sources (comme Airbnb qui vérifie déjà l’identité du client sur leur site), vous pouvez ajouter la source dans la boîte des exceptions pour que les clients sautent cette étape :
Automatisée Manuelle
La Vérification d'identité (IDV) automatisée s'effectue via l'intégration avec Stripe Identity.
- Grâce à la biométrie et aux bases de données de documents, Stripe analyse les selfies et les documents des clients pour en vérifier la validité ou les signaler comme frauduleux.
- Il s'agit d'une méthode payante dont les coûts par vérification seront débités de ton tiroir de crédits. Une fois cette option activée, tu devras accepter les conditions tarifaires par vérification.
- La vérification est suspendue si tu atteins -20 crédits ; elle reprend dès que tu recharges ton tiroir de crédits avec un solde positif.
- Tu peux utiliser un mode test pour des essais internes, si tu souhaites tester le processus sans frais :
-
Si tu choisis la vérification manuelle, tu peux décider si les clients doivent fournir un selfie d'identité et/ou des images de leur document (p. ex. permis de conduire, passeport).
- L'établissement est responsable de la vérification des documents.
- Les images sont stockées dans Cloudbeds PMS dans les Documents clients et Documents de réservation.
Une fois que les clients atteignent l’étape de vérification d’identité, ils doivent :
- Accepter les conditions de vérification Stripe
- Prendre une photo de leur document
- Prendre un selfie
- Soumettre la vérification.
- Si la vérification d’un client échoue, il disposera d’un maximum de deux (2) tentatives supplémentaires. Chaque tentative sera débitée du tiroir de crédits.
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La tentative de vérification d'identité du client est répertoriée dans la barre latérale droite/profil du client dans l'Expérience client Cloudbeds.
Les détails de la réservation afficheront soit ✅ vérifié ou ⚠️ erreur, ainsi que la raison de l'erreur.
Retrouve ci-dessous les codes d'erreur et leur signification :
- abandonné - L'utilisateur a commencé la vérification mais ne l'a pas soumise.
- consentement_refusé - L'utilisateur a refusé d'être vérifié par Stripe. Consulte ton conseiller juridique pour savoir si tu as l'obligation de proposer un moyen alternatif non biométrique de vérification, comme une revue manuelle.
- pays_non_supporté - Stripe ne vérifie pas les utilisateurs du pays fourni.
- appareil_non_supporté - L'appareil de l'utilisateur n'avait pas de caméra ou il a refusé d'accorder à Stripe la permission d'y accéder.
- document_expiré - Le document d'identité fourni est expiré.
- type_de_document_non_supporté - Le document d'identité fourni n'est pas l'un des types autorisés pour la session.
- document_non_vérifié_autre - Stripe n'a pas pu vérifier le document d'identité fourni. Consulte la liste des types de documents supportés.
- données_document_insuffisantes_pour_numéro_id - Le document fourni ne contenait pas assez de données pour correspondre au numéro d'identification.
- non_correspondance_numéro_id - Les informations fournies n'ont pas pu être associées aux bases de données mondiales.
- numéro_id_non_vérifié_autre - Les informations fournies n'ont pas pu être vérifiées. Consulte la liste des numéros d'identification supportés.
- photo_manquante_sur_document - Le document d'identité fourni ne contenait pas de photo de visage.
- non_correspondance_visage_selfie - L'image du visage capturée ne correspondait pas à celle du document.
- selfie_manipulé - L'image du visage capturée a été manipulée.
- selfie_non_vérifié_autre - Stripe n'a pas pu vérifier le selfie fourni.
- âge_inférieur_à_l'âge_légal - Stripe ne vérifie pas les utilisateurs mineurs.
5 - Ventes additionnelles
Tu peux activer les ventes additionnelles pour afficher des produits et services sur le Portail client pendant le processus de check-in.
Le client peut passer cette étape, aucun achat n’est obligatoire.
Toutes les configurations des ventes additionnelles se font directement dans la fonctionnalité Ventes additionnelles.
6 - Étape de paiement
Si tu as Cloudbeds Payments, tu peux choisir de demander aux clients d’ajouter une carte de crédit à leur réservation.
Cela concerne uniquement la collecte de la carte de crédit, pas le traitement du paiement.
Ajouter des exceptions à l’étape de paiement
Dans le processus d’enregistrement numérique, tu as la possibilité d’ajouter des exceptions à l’étape de paiement. En général, tous les clients passent par le processus de paiement standard sauf s’ils remplissent certains critères d’exception. Par exemple :
- L’étape de paiement peut être obligatoire pour tous les clients, mais facultative ou cachée uniquement pour les clients Airbnb.
- Tu peux aussi exiger le paiement pour les réservations collectées par l’hôtel mais pas pour celles collectées par le canal. Voir ci-dessous comment ajouter des exceptions :
Lors de la création du processus d’enregistrement numérique,
- Dans l’étape de paiement, clique sur Ajouter de nouvelles exceptions
- Crée le nom de l’exception
- Sélectionne le nom du champ qui servira d’information de base pour savoir si le client remplit ce critère
- Sélectionne la condition de cette exception
- Écris la valeur
- Sélectionne si, dans ce cas, l’étape de paiement sera :
- Obligatoire
- Facultative
- Cachée
- Enregistre
Dans cet exemple, le nom de la source (Airbnb) est le critère de correspondance ; la condition est que cela corresponde exactement à la valeur écrite (Airbnb). Dans ce cas, l’étape de paiement doit être « cachée ».
7 - Confirmation
Tu peux configurer l’image et le message que les clients voient à la fin du processus de check-in.
Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "carrousel" utilisé pour "slider", "téléverser" utilisé pour l'upload, "rapport d'aspect" cohérent, "widget" en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property", phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.Étape 2 - Configurer le bouton de check-in sur la page d'accueil
Dans la configuration de la page d'accueil, tu dois définir quand le bouton de check-in devient visible pour les clients en fonction des préférences de date d'arrivée.
Dans la page du Portail client,
- Ouvre les sections de la page d'accueil
- Active le bouton de check-in
- Sélectionne quand le bouton sera visible pour les clients
Les options incluent :
- Jour d'arrivée
- Jour avant l'arrivée
- X jours avant l'arrivée (insère le nombre de jours)
Le bouton de check-in s'affichera uniquement pour les clients authentifiés dans la fenêtre spécifiée.
- S'ils ne sont pas authentifiés, le bouton ne s'affiche pas.
- S'ils sont authentifiés mais en dehors de la fenêtre, le bouton sera grisé avec un message correspondant.
Le composant affiche également une liste des réservations pour les clients ayant plus d'une réservation active.
Étape 3 - Configurer le check-in automatique
Dans le flux d'Enregistrement numérique, il existe une option pour enregistrer automatiquement les clients dans Cloudbeds PMS si tu utilises la fonctionnalité Housekeeping. Suis les étapes ci-dessous pour l'activer :
Dans les options des sections de la page d'accueil,
- Active le bouton bascule pour marquer le client comme enregistré dès la fin de l'enregistrement numérique et sélectionne l'option de check-in que tu préfères :
- Active cette option si tu souhaites autoriser le client à s'enregistrer dès que la chambre est prête à la date d'arrivée, ou
- Active cette option si tu souhaites autoriser le client à s'enregistrer dès que la chambre est prête, mais pas avant une certaine heure (AM/PM).
Tu peux aussi ajouter un message automatisé pour informer le client que le processus de check-in est terminé et qu'il sera enregistré dès que la chambre sera prête.
Informations supplémentaires
Identifier quand le client a terminé l’enregistrement numérique
Dans une conversation : Une notification s’affichera dans l’activité de la conversation lorsque le client aura terminé les étapes préalables à l’enregistrement : Dans le statut de la réservation : Sur la page Réservations de Cloudbeds Expérience client, une colonne sera ajoutée pour le check-in. Si un client a terminé le processus d’enregistrement, cela indiquera 1/1 fait.
Dans le tableau de bord Cloudbeds PMS : Le tableau de bord Cloudbeds PMS affichera les icônes de statut de check-in suivantes :
- Vert – enregistrement numérique terminé
- Jaune – partiellement terminé.
Configurer le déclencheur d’enregistrement numérique dans les messages automatisés
Un événement d’enregistrement numérique est disponible dans les messages automatisés pour déclencher un message et/ou une action lorsque le client a terminé le processus d’enregistrement.
Comment l’enregistrement numérique met à jour le statut de la réservation dans Cloudbeds
Lorsque ton établissement utilise le processus d’enregistrement numérique de Cloudbeds, le PMS peut mettre automatiquement à jour le statut de la réservation en fonction du statut de housekeeping de la chambre et de la configuration d’Auto-Check-In.
- Auto-Check-In → le statut passe à « En séjour ».
- La réservation changera automatiquement en En séjour uniquement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :
- La date d’arrivée est aujourd’hui
- La chambre est marquée comme Vacante et Propre dans le module Housekeeping
- Le séjour précédent dans cette chambre est déjà parti
- Ton établissement utilise le module Housekeeping Cloudbeds
- L’Auto-Check-In est activé dans les paramètres d’enregistrement numérique
Si une condition n’est pas remplie, le client peut toujours terminer l’enregistrement numérique, mais le statut de la réservation ne sera pas mis à jour automatiquement. Dans ce cas, le personnel doit mettre à jour le statut manuellement.
Comment le départ numérique automatique met à jour le statut de la réservation
Lorsqu’un client termine le processus de départ numérique automatique, Cloudbeds met automatiquement à jour le statut de la réservation en Parti.
- Ce changement de statut déclenche également toutes les automatisations configurées pour le type d’événement « Parti » (comme les messages ou enquêtes post-séjour).
- Il n’y a aucune dépendance à Housekeeping pour la mise à jour du statut de départ automatique.
- Lorsque le statut de la réservation est mis à jour automatiquement en En séjour ou Parti, les automatisations Cloudbeds déclenchent tous les messages ou tâches configurés pour ces types d’événements.
- Si le départ numérique automatique n’a pas mis à jour le statut en Parti, vérifie que le client ait bien terminé l’ensemble du processus de départ. S’il l’a fait et que le statut n’a toujours pas été mis à jour, modifie le statut manuellement dans le PMS.
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