Configurer et appliquer les Taxes et Frais

Cet article te guide à travers le processus complet de création d’une taxe ou d’un frais et de son application à tes sources de réservation et produits. Suivez les deux étapes pour t’assurer que les taxes apparaissent correctement sur les nouvelles réservations.

Étape 1 - Créer une taxe ou un frais

Toutes les taxes et frais se créent dans Finance > Taxes et frais.

1. Va dans Compte > Paramètres > Finance
2. Clique sur l’onglet Taxes et frais
3. Clique sur + Nouvelle taxe ou frais

4. Sélectionne le type :
   • Taxe - une charge financière imposée par une autorité gouvernementale, comme la TVA, la taxe d'occupation ou la taxe de séjour
   • Frais - une charge pour un service, comme des frais de ménage ou des frais de service
   • Frais de paiement - sélectionne ceci uniquement si tu dois configurer des frais de service

5. Définis Disponible pour - choisis où cette taxe ou ces frais s'appliquent :

   - Réservations et/ou Produits - les options traditionnelles, appliquées au tarif de chambre ou à un article vendu
   - Charge en plus des frais - applique cette taxe au montant calculé d'un frais existant
   - Charge en plus de la taxe - applique cette taxe au montant calculé d'une autre taxe existante (taxe composée)

   Ces options ne sont pas exclusives - tu peux sélectionner n'importe quelle combinaison. Si une taxe doit s'appliquer uniquement en plus d'une autre taxe ou frais, tu peux laisser Réservations et Produits désélectionnés ; le système l'applique automatiquement chaque fois que la taxe/frais parent est facturé. La taxe ou les frais parent doivent déjà exister avant de pouvoir être sélectionnés ici - crée-les d'abord. Consulte Taxes composées (taxe sur taxe) pour les étapes complètes de configuration et des exemples.

6. Saisis un Titre - il est visible par le client et apparaît dans le résumé de réservation, le folio, la facture et le moteur de réservation
7. Facultativement, saisis un Code - pour usage interne uniquement, souvent un code fiscal officiel délivré par une autorité gouvernementale
8. Si tu utilises Pourcentage du total comme règle, décide si tu coches Inclus dans le prix :
   • Coche cette case pour une taxe incluse (la taxe est déjà comprise dans le tarif)
   • Laisse décoché pour une taxe exclusive (la taxe est ajoutée en plus du tarif)
9. Sélectionne la Règle - cela contrôle comment le montant de la taxe est calculé :
   • Sélectionne si la taxe est un montant en pourcentage ou un montant fixe par hébergement, par nuitée, par réservation ou par client et par nuit. Consulte plus de détails dans le tableau ci-dessous.

10. Si la taxe est exclusive et que la règle est Pourcentage du total ou Pourcentage basé sur le tarif, choisis sur quel prix elle est appliquée dans Sur quel prix cette taxe/frais est-elle appliquée ?

    1. Prix hors taxes et frais inclusifs - appliqué sur le tarif après suppression des taxes et frais inclusifs. C’est le réglage par défaut pour les nouvelles taxes.
    2. Prix incluant les taxes et frais inclusifs - appliqué sur le tarif total, incluant les taxes et frais inclusifs.

    Ce réglage n’apparaît pas pour les taxes inclusives ni pour les taxes et frais à montant fixe. Voir Choisir sur quel prix une taxe ou un frais exclusif basé sur un pourcentage est appliqué.

11. Sélectionne si elle s’applique à tous les hébergements ou à certains spécifiques
12. Sélectionne si la taxe ou le frais est appliqué uniquement sur une certaine plage de dates
13. Enregistre.

Étape 2 - Appliquer la taxe aux sources de réservation

Une fois une taxe créée, tu l'appliques aux sources de réservation où elle doit être facturée. Une source de réservation est le canal par lequel une réservation arrive - par exemple, ton moteur de réservation, Booking.com ou Expedia.

1. Va dans Compte > Paramètres > Établissement  
2. Clique sur l’onglet Sources
3. Sélectionne Sources principales ou Sources tierces selon l’endroit où tu souhaites appliquer la taxe :
   • Sources principales - réservations directes effectuées via ton moteur de réservation, la réception ou par téléphone.
   • Sources tierces - canaux OTA tels que Booking.com, Expedia, Agoda ou Priceline.
4. Trouve la source et clique sur Configurer les taxes/frais pour la source

5. Sélectionne la taxe ou le frais à appliquer dans la liste déroulante
6. Ajoute le pourcentage de commission facturé par le canal, si applicable. 
   • Cette information sert à la correspondance et au reporting.
7. Clique sur Enregistrer

  Si la source a déjà des réservations futures, Cloudbeds PMS te demandera si tu souhaites les recalculer avec la nouvelle taxe :

• Oui - la taxe sera appliquée aux frais de chambre en attente (pas encore publiés) sur les réservations futures. Elle n’affectera pas les tarifs de chambre déjà publiés.
• Non - la taxe ne sera pas appliquée aux réservations existantes, mais elle s’appliquera dès qu’un tarif de chambre non publié sur ces réservations sera modifié.

Pour suivre l’activité de recalcul, va dans le Journal d'activité et filtre par Taxes applicables mises à jour pour la source ou Frais applicables mis à jour pour la source.

Étape 3 - Appliquer une taxe aux produits et services

Si une taxe doit s’appliquer aux produits ou services vendus via Cloudbeds PMS — comme les soins au spa, le parking ou les articles du restaurant — applique-la directement sur le produit.

1. Va dans Compte > Paramètres > Produits
2. Clique sur Articles et services
3. Trouve l’article et clique sur l’icône Modifier
4. Dans le champ Appliquer une taxe ou un frais, sélectionne la taxe ou le frais applicable
5. Clique sur Enregistrer l’article

Modifier une taxe ou un frais

1. Va dans Compte > Paramètres > Finance > Taxes et frais
2. Trouve la taxe ou le frais et clique sur les trois points à côté
3. Clique sur Modifier
4. Applique les modifications nécessaires
5. Clique sur Enregistrer — si la taxe est appliquée à des sources avec des réservations futures, tu seras invité à recalculer

6. Si tu modifies Sur quoi cette taxe/frais est-elle appliquée ?, le changement s’applique uniquement aux nouveaux frais. Les frais déjà publiés sur les réservations restent inchangés.

Supprimer une taxe ou un frais

1. Va dans Compte > Paramètres > Finance > Taxes et frais
2. Trouve la taxe ou le frais et ouvre le menu pour modifier
3. Clique sur Supprimer

Retirer une taxe d'une réservation existante

Lorsque tu dois retirer une taxe ou un frais d'une réservation spécifique qui l'a déjà publiée, utilise l'option Ajustement dans le folio de réservation.

1. Ouvre la réservation et va à l’onglet Folio
2. Clique sur Ajouter et sélectionne Ajuster charge/Ajustement

3. Sélectionne le client et le folio auxquels appliquer l’ajustement
4. Saisis le Montant en valeur négative égale à la charge originale (par exemple, -2,83 $ pour annuler une taxe de 2,83 $)
5. Dans Type de charge, sélectionne la taxe ou le frais à supprimer
6. Enregistre.

Le solde de la réservation sera mis à jour et la taxe apparaîtra à 0,00 $ dans le folio. La charge originale et l’ajustement resteront visibles dans le journal des transactions du folio pour les besoins de l’audit.

Ajouter une taxe manuellement à une réservation spécifique

Si une réservation ne comporte pas une taxe qui aurait dû être appliquée, par exemple une réservation OTA importée sans la taxe correcte, tu peux l’ajouter manuellement via le folio.

1. Ouvre la réservation et va à l’onglet Folio
2. Clique sur Ajouter et sélectionne Taxe/Frais pour ouvrir les paramètres Ajouter taxe/frais exclusive

3. Sélectionne le client et le folio sur lequel la taxe ou le frais sera publié
4. Sélectionne le type de taxe ou de frais dans la liste déroulante (la taxe doit déjà exister dans Finance > Taxes et frais)
5. Saisis le montant
6. Coche Publier avec la date et l'heure actuelles si applicable
7. Clique sur Ajouter