| Objectif | Apprendre à créer, copier, modifier, organiser, partager, exporter et supprimer des rapports avec Cloudbeds Insights. |
| Idéal pour | Les propriétaires d’établissement, les administrateurs d’établissement, les gestionnaires, ainsi que les équipes comptables ou financières. |
| À utiliser lorsque | Tu as besoin d’un rapport adapté à des indicateurs, filtres ou équipes spécifiques, ou tu souhaites organiser les rapports dans des dossiers. |
| Prérequis | Cloudbeds Insights et l’autorisation Auteur appropriée sont nécessaires pour les flux de gestion des rapports décrits dans ce guide. Le partage de rapports entre établissements nécessite également une organisation multi-établissements avec des établissements éligibles. |
| Résultat attendu | Tu peux créer ou copier un rapport, enregistrer sa configuration, l’organiser dans l’onglet Rapports, le partager entre établissements éligibles et exporter ses résultats. |
| Limites | Les visualisateurs peuvent ouvrir les rapports auxquels ils ont accès et effectuer les actions disponibles, mais ils ne peuvent pas créer, copier, modifier, enregistrer, organiser ou supprimer des rapports. |
Introduction
Cloudbeds Insights étend les capacités de Reporting avec Builder pour créer, copier, modifier, enregistrer, organiser, partager, exporter et supprimer des rapports. Ces flux de travail aident les établissements à transformer les données disponibles en rapports conçus pour des besoins opérationnels, financiers ou organisationnels spécifiques.
Ce guide couvre le flux complet de gestion des rapports dans l’onglet Rapports. Un rapport créé de zéro ou copié avec Enregistrer sous et stocké dans cet onglet est considéré comme le même concept de rapport. Utilise la section correspondant à ta tâche, que tu aies besoin de trouver un rapport existant, d’en créer ou mettre à jour un, d’organiser les rapports dans des dossiers, de partager un rapport entre les établissements éligibles, d’exporter les résultats ou de supprimer du contenu devenu inutile.
Table des matières
- Accéder aux rapports
- Trouver et filtrer les rapports
- Créer un rapport
- Partager les rapports entre établissements
- Modifier un rapport
- Organiser les rapports avec des dossiers
- Exporter un rapport
- Supprimer des rapports et dossiers
Accéder aux rapports
L’onglet Rapports stocke les rapports créés de zéro ou copiés avec Enregistrer sous. Depuis cet espace de travail, tu peux ouvrir les rapports depuis le tableau principal ou utiliser la barre latérale des dossiers pour restreindre la liste.
- Ouvre le Menu principal
en haut à gauche de Cloudbeds PMS
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports.
- Ouvre un rapport depuis le tableau principal, ou choisis un dossier dans la barre latérale gauche.
L’animation montre la navigation depuis le tableau de bord de Cloudbeds PMS jusqu’à l’onglet Rapports.
Cloudbeds Insights et la permission Auteur appropriée sont nécessaires pour les flux de gestion des rapports décrits dans ce guide. Les lecteurs peuvent ouvrir les rapports auxquels ils ont accès et effectuer les actions disponibles. La visibilité des rapports dépend de leurs permissions sur les données incluses dans chaque rapport. Pour une explication plus complète de ces capacités et des exigences d’accès, consulte Présentation de Cloudbeds Insights.
Trouver et filtrer les rapports
Utilise le champ de recherche et les filtres dans l’onglet Rapports pour localiser un rapport sans parcourir tous les dossiers.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports.
- Saisis un nom de rapport ou un mot-clé dans Rechercher des rapports.
- Utilise les filtres disponibles pour affiner les résultats :
- Types de rapports : Filtre les rapports par catégorie de données, comme Financier, Réservations ou Occupation.
- Étiquettes : Filtre les rapports selon les étiquettes attribuées lors de l’enregistrement ou de la copie du rapport.
L’animation montre comment les filtres de recherche et de type de rapport modifient les rapports affichés dans le tableau.
Créer un rapport
Les utilisateurs disposant de Cloudbeds Insights et de l’autorisation Auteur appropriée peuvent créer un rapport de deux façons. Copie un rapport existant avec Enregistrer sous lorsque tu souhaites réutiliser sa configuration, ou crée-en un nouveau à partir de zéro si tu as besoin d’une nouvelle structure. Les deux options enregistrent le rapport dans l’onglet Rapports.
Option 1 : Copier un rapport avec Enregistrer sous
Utilise Enregistrer sous lorsqu’un rapport existant contient déjà la plupart des colonnes, regroupements ou filtres dont tu as besoin.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports Cloudbeds, puis ouvre le rapport que tu souhaites copier.
- Clique sur Enregistrer sous. Selon le rapport, tu devras peut-être ouvrir le menu à trois points et sélectionner Enregistrer sous.
- Dans la fenêtre Nouveau rapport, saisis les informations suivantes :
- Nom du rapport : Saisis un nom clair et unique.
- Description du rapport : Décris les informations opérationnelles ou financières suivies par le rapport.
- Clique sur Créer. Le rapport copié est enregistré dans l’onglet Rapports.
L’animation montre comment copier un rapport existant en utilisant Enregistrer sous et en complétant les détails du nouveau rapport.
Option 2 : Créer un rapport à partir de zéro
Utilise cette option lorsque tu souhaites choisir le type de rapport et construire toi-même les colonnes, regroupements et filtres.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports.
- Clique sur Ajouter et choisis Rapport.
- Saisis un nom de rapport unique dans le champ Nom.
- Sélectionne un jeu de données de base dans le menu Type de rapport, comme Financier, Réservations, ou Groupes et événements.
- Facultatif : active le mode comparaison si tu as besoin de comparer des métriques sur des dates ou plages de dates.
- Saisis une description, puis clique sur Créer.
- Utilise le panneau de gauche pour ajouter ou ajuster les colonnes, regroupements et filtres. Quand le rapport est prêt, clique sur Enregistrer.
- Confirme le nom du rapport, sélectionne un dossier de destination, et ajoute des étiquettes utiles. Clique sur Enregistrer pour terminer.
L’animation montre comment ajouter un nouveau rapport, sélectionner son type, configurer sa mise en page, et l’enregistrer dans un dossier.
Partager des rapports au sein d’une organisation
Si ton établissement fait partie d’une organisation, tu peux copier un rapport vers d’autres établissements éligibles. Cela permet de conserver la même structure de rapport sur plusieurs établissements sans avoir à la recréer à chaque fois.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Va dans l’onglet Rapports, puis ouvre le rapport que tu souhaites partager.
- Ouvre le menu à trois points et sélectionne Enregistrer sous.
- Modifie le nom du rapport, les étiquettes ou la description si nécessaire.
- Descends jusqu’à la section Sélectionner les établissements.
- Sélectionne Sélectionner tout, ou choisis les établissements individuels qui doivent recevoir le rapport.
- Clique sur Créer.
- Après l’apparition du message de succès, clique sur Voir la liste pour ouvrir les liens vers les rapports copiés.
L’animation montre comment copier un rapport vers des établissements sélectionnés dans une organisation multi-établissements.
La section Sélectionner les établissements apparaît uniquement pour les organisations multi-établissements. Seuls les établissements disposant d’un plan Cloudbeds Insights actif sont listés. Un rapport copié utilise l’établissement de destination comme filtre local.
Pour plus d’informations, consulte Organisations - Tout ce que tu dois savoir.
Modifier un rapport
Les utilisateurs disposant de Cloudbeds Insights et de l’autorisation Auteur appropriée peuvent modifier et enregistrer les colonnes, regroupements et filtres d’un rapport.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports, puis clique sur le titre du rapport.
- Utilise le panneau de configuration à gauche pour mettre à jour le rapport :
- Colonnes : Clique sur + Ajouter pour ajouter des champs. Sélectionne le X à côté d’un champ pour le supprimer.
- Filtres : Ajoute, modifie ou supprime des conditions qui limitent les données affichées.
- Clique sur Enregistrer en haut à droite.
L’animation montre comment modifier les colonnes du rapport et enregistrer la configuration mise à jour.
Les modifications structurelles non enregistrées sont perdues si tu quittes le rapport. Clique sur Enregistrer avant d’exporter le rapport ou de créer un abonnement.
Organiser les rapports avec des dossiers
Les dossiers et sous-dossiers imbriqués aident à organiser les rapports par département, flux de travail ou responsabilité d’équipe. Déploie la tâche que tu souhaites accomplir.
Créer un dossier de premier niveau
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports.
- Dans la barre latérale gauche, localise Dossiers.
- Clique sur le menu à trois points à côté de Dossiers.
- Sélectionne Ajouter un dossier.
- Saisis le Nom du dossier et la Description.
- Clique sur Enregistrer.
L’animation montre comment créer un nouveau dossier de premier niveau depuis la barre latérale des dossiers.
Créer un sous-dossier imbriqué
Ajoute un sous-dossier lorsqu’un dossier de premier niveau nécessite un second niveau d’organisation.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports, puis localise le dossier parent dans la barre latérale gauche.
- Clique sur le menu à trois points à côté du nom du dossier.
- Sélectionne Ajouter un dossier.
- Saisis le nom et la description du sous-dossier, puis clique sur Enregistrer.
L’animation montre comment ajouter un sous-dossier sous un dossier existant.
Déplacer un rapport dans un dossier
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports, puis localise le rapport.
- Clique sur le menu à trois points à la fin de la ligne du rapport.
- Sélectionne Modifier.
- Choisis le dossier ou sous-dossier de destination dans le menu Dossier.
- Clique sur Enregistrer.
L’animation montre comment changer le dossier d’un rapport depuis le menu de la ligne du rapport.
Exporter un rapport
Exporte un rapport lorsque tu as besoin de partager ou d’analyser ses résultats actuels en dehors de Cloudbeds. Les visionneurs et les auteurs peuvent exporter des rapports.
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports, puis ouvre le rapport que tu souhaites exporter.
- Si le rafraîchissement automatique est désactivé, clique sur Exécuter pour actualiser les résultats du rapport.
- Ouvre le menu à trois points en haut à droite et sélectionne Exporter.
- Dans la fenêtre Exporter le rapport, sélectionne une vue d’exportation :
- Rapport formaté : Inclut les en-têtes, regroupements et filtres du rapport. Formats disponibles : XLSX et PDF.
- Tableau : Exporte le tableau affiché du rapport. Formats disponibles : CSV et JSON.
- Détails uniquement : Exporte les lignes détaillées sans en-têtes ni résumés. Formats disponibles : XLSX, CSV, JSON et PDF.
- Sélectionne le format du fichier.
- Clique sur Exporter.
- Lorsque le traitement est terminé, clique sur Télécharger dans la notification.
L’animation montre comment exécuter un rapport, sélectionner une vue et un format d’exportation, puis télécharger le fichier généré.
Supprimer des rapports et dossiers
Supprime les rapports ou dossiers vides lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Ces actions requièrent Cloudbeds Insights et l’autorisation d’auteur appropriée. Déploie la tâche que tu souhaites réaliser.
La suppression d’un rapport est définitive et ne peut pas être annulée. Un dossier ou sous-dossier doit être vide avant de pouvoir être supprimé.
Supprimer un rapport
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports, puis localise le rapport.
- Clique sur le menu à trois points à la fin de la ligne du rapport et choisis Supprimer.
- Confirme la suppression.
L’animation montre comment supprimer un rapport depuis son menu de ligne et confirmer l’action.
Supprimer un dossier
- Ouvre le Menu principal
- Sélectionne Rapports
- Sélectionne l’onglet Rapports, puis localise le dossier dans la barre latérale gauche.
- Clique sur le menu à trois points à côté du nom du dossier.
- Choisis Supprimer.
- Confirme la suppression.
L’animation montre comment le système bloque la suppression d’un dossier qui contient encore des rapports.
Prochaine étape
Après avoir enregistré et organisé un rapport, exécute-le avec les filtres nécessaires à ton flux de travail. Exporte les résultats actuels, ou utilise Comment planifier et automatiser les rapports personnalisés et standards avec les abonnements pour configurer une livraison récurrente sans répéter les étapes d’abonnement ici.
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