| Objectif | Gérer les cartes de paiement enregistrées et les autorisations de carte depuis l’écran de réservation. |
| Idéal pour | Les utilisateurs de la Réception, les auditeurs de nuit, les gestionnaires d’établissement et les Administrateurs d’établissement. |
| Utilise-le lorsque | Tu ajoutes ou importes une carte, définis une carte par défaut, autorises des fonds, captures ou annules une retenue, ou consultes l’activité d’une carte. |
| Prérequis | Une réservation, un profil de groupe ou un profil d’événement ainsi que les autorisations nécessaires pour le paiement ou la consultation des cartes selon l’action souhaitée. |
| Résultat attendu | La carte ou l’autorisation est enregistrée, mise à jour, capturée, annulée ou consultée comme prévu. |
Introduction
L’écran de réservation comprend des widgets distincts Cartes enregistrées et Autorisations. Utilise-les pour stocker les modes de paiement des Clients, gérer les cartes par défaut, autoriser des fonds, capturer des paiements, annuler des retenues et consulter l’activité des cartes sans quitter la réservation.
Les mêmes widgets sont disponibles sur les réservations individuelles ainsi que sur les profils de groupe ou d’événement. Les sections ci-dessous expliquent chaque flux de travail et les situations pouvant influencer le comportement des cartes ou des autorisations.
Table des matières
- Personnes concernées et comment
- Widget Cartes enregistrées
- Carte par défaut
- Autorisations de carte
- Widget Autorisations
- Détails de la carte et sécurité
- Flux de travail supplémentaires et limitations
- Transition depuis l’écran de réservation classique
- Questions fréquentes
Personnes concernées et comment
Les widgets prennent en charge différentes responsabilités liées aux paiements dans l’établissement :
| Rôle | À savoir |
|---|---|
| Utilisateur Réception | Enregistre les modes de paiement du client, autorise les fonds au check-in et capture les paiements au check-out. |
| Auditeur de nuit | Surveille les blocages d’autorisations actives et capture les autorisations en attente avant le check-out. |
| Responsable de l’établissement ou directeur général | Configure les Politiques intelligentes et confirme quelle carte enregistrée est la carte par défaut pour les paiements automatisés. |
| Administrateur de l’établissement | Gère les connexions aux passerelles de paiement et les autorisations de visualisation des cartes de crédit. |
Widget Cartes enregistrées
Le widget Cartes enregistrées apparaît sur le côté droit de l’écran de réservation. Le nombre entre parenthèses indique combien de cartes sont enregistrées pour le client.
Ajouter une carte manuellement
- Ouvre le widget Cartes enregistrées.
- Sélectionne Ajouter une carte.
- Utilise Actif pour activer ou désactiver la carte.
- Facultatif : active Définir par défaut si les Politiques intelligentes doivent utiliser cette carte.
- Saisis le nom du titulaire, le numéro de carte, la date d'expiration et le CVV.
- Sélectionne Enregistrer.
La carte apparaît avec son icône de marque, les quatre derniers chiffres et le nom du titulaire.
Astuce : Enregistre une carte comme inactive lorsque tu souhaites la garder comme méthode de paiement de secours.
Ajouter une carte via un terminal
- Dans le panneau Cartes enregistrées, clique sur Ajouter une carte via terminal.
- Si l’établissement dispose de plusieurs terminaux, sélectionne celui en cours d’utilisation.
- Insère ou fais glisser la carte sur le terminal.
- Après confirmation, vérifie que la carte apparaît dans la liste.
Limitation du terminal : Les paiements sans contact ou par simple tapotement ne peuvent pas être utilisés pour enregistrer des cartes. C’est une limitation du processeur de paiement.
Importer une carte depuis une autre réservation
Si le client a une carte enregistrée sur une autre réservation, importe-la au lieu de saisir la carte à nouveau.
- Dans le panneau Ajouter une carte, utilise le champ Recherche.
- Trouve et sélectionne la carte depuis l’autre réservation du client.
- Sélectionne la carte pour l’importer.
Carte par défaut
Lorsqu’une réservation comporte plusieurs cartes enregistrées, les Politiques intelligentes utilisent la carte par défaut désignée pour les paiements automatisés.
- Ouvre le menu à trois points sur la carte.
- Sélectionne Définir par défaut.
Comportement de la carte par défaut : Modifier la carte par défaut affecte uniquement les automatisations des Politiques intelligentes. Cela ne change pas la façon dont le personnel traite manuellement les paiements. Si la carte par défaut est désactivée, Cloudbeds te demande de sélectionner une autre carte par défaut.
Autorisations de carte
Une autorisation place une retenue temporaire sur des fonds sans capturer de paiement. Utilise les autorisations pour vérifier une carte ou réserver des fonds avant le check-out.
Autoriser une carte
- Ouvre le menu à trois points sur la carte.
- Sélectionne Autoriser.
- Saisis le montant de la retenue dans la fenêtre Autoriser la carte de crédit.
- Sélectionne Autoriser.
Après l’autorisation, le menu de la carte affiche Capturer l’autorisation et Annuler.
Capturer une autorisation
La capture convertit tout ou partie d’une autorisation en paiement.
- Ouvre le menu à trois points de la carte ou le widget Autorisations.
- Sélectionne Capturer l’autorisation.
- Garde le montant prérempli ou saisis un montant inférieur pour une capture partielle.
- Sélectionne Capturer l’autorisation.
-
L’autorisation capturée apparaît dans l’onglet Activité de la carte.
Capture partielle : Le processeur libère toute portion non capturée de la retenue, qui ne peut pas être récupérée. Pour facturer un montant supérieur à celui capturé, crée une autre autorisation ou ajoute un paiement au folio.
Annuler une autorisation
L’annulation annule l’autorisation et libère la totalité de la retenue.
- Ouvre le menu à trois points de la carte ou le widget Autorisations.
- Sélectionne Annuler ou Annuler l’autorisation.
- Confirme l’action.
- Le montant annulé apparaît dans l’onglet Activité de la carte :
Action irréversible : Une autorisation annulée ne peut pas être restaurée.
Widget Autorisations
Le widget Autorisations apparaît sous Cartes enregistrées lorsque la réservation comporte au moins une autorisation active non capturée. Le nombre entre parenthèses indique combien d’autorisations sont ouvertes.
Déploie le widget pour consulter chaque autorisation :
- Les quatre derniers chiffres de la carte
- Le nom du titulaire de la carte
- Le montant de l’autorisation
Total capturable affiche le montant total disponible à la capture. Cela aide les auditeurs de nuit à confirmer les blocages en attente, les totaux capturables et les cartes avec des autorisations actives avant le check-out.
Détails et sécurité de la carte
Utilise le menu de la carte pour consulter l’activité des transactions ou révéler les données sensibles de la carte lorsque la configuration de la passerelle de l’établissement le permet.
Afficher les détails et l’activité de la carte
- Ouvre le menu à trois points de la carte.
- Sélectionne Afficher les détails.
Le panneau inclut :
- Résumé des totaux : montants autorisés, débités, remboursés et traités pour la carte sur la réservation
-
Onglet Activité : horodatages, types et montants des transactions
Afficher les données sensibles de la carte sans passerelle
Pour les établissements sans connexion à une passerelle de paiement :
- Ouvre le menu à trois points de la carte.
- Sélectionne Afficher les détails.
- Va dans Données sensibles de la carte.
- Clique sur Révéler.
- Saisis le Mot de passe de consultation de carte de crédit.
Établissements connectés à une passerelle : Pour les établissements connectés à Cloudbeds Payments ou Stripe, la section Données sensibles de la carte n’apparaît pas. Les cartes traitées via une passerelle ne peuvent pas être révélées via ce processus.
Flux de travail supplémentaires et limitations
Les scénarios suivants expliquent comment la vérification, le type de profil, l’automatisation et le statut de la carte peuvent affecter les flux de travail liés aux cartes enregistrées et aux autorisations.
Vérification 3D Secure
Certaines cartes exigent que le client complète la vérification 3D Secure ou l’authentification forte du client avant l’autorisation.
- Tant que la vérification est en attente, l’autorisation n’est pas disponible dans le widget Autorisations.
- Une nouvelle tentative d’autorisation indique que la vérification est toujours en attente.
- Demande au client de vérifier son e-mail pour la demande de vérification de l’émetteur de la carte.
- Si nécessaire, utilise une autre carte ou un autre mode de paiement.
Vérification en attente : Il n’y a pas de bouton Annuler pour une autorisation en attente de vérification 3D Secure. La carte déclenche à nouveau 3D Secure lors de la prochaine tentative d’autorisation.
Profils de groupe et d’événement
Utilise les Cartes enregistrées et les Autorisations sur les profils de groupe et d’événement pour ajouter des cartes, autoriser des fonds, capturer des paiements et annuler des réservations comme tu le ferais pour une réservation individuelle.
Automatisations des Politiques intelligentes
Les Politiques intelligentes peuvent planifier des paiements automatiques sur la carte par défaut. Les paiements planifiés n’apparaissent pas dans les Autorisations avant le jour de leur exécution. Consulte le Journal d’activité de la réservation pour confirmer un paiement à venir.
Désactiver une carte
Désactiver une carte la retire de l’usage actif sans la supprimer définitivement.
- Trouve la carte dans Cartes enregistrées.
- Désactive le bouton bascule de la carte.
Les cartes inactives restent stockées mais ne sont pas utilisées pour les Politiques intelligentes ni pour les paiements manuels.
Limitations connues
Les cartes ajoutées avant l’introduction du champ nom du titulaire peuvent avoir un nom de titulaire vide. Ce nom manquant ne peut pas être complété rétroactivement ; les cartes nouvellement ajoutées incluent ce champ.
Transition depuis l’écran de réservation classique
Utilise ce mappage lors du transfert des flux de cartes de l’écran de réservation classique vers le nouvel écran :
| Action | Écran classique | Nouvel écran |
|---|---|---|
| Ajouter une carte manuellement | Onglet Cartes de crédit > Ajouter | Cartes enregistrées > Ajouter une carte |
| Ajouter une carte via terminal | Onglet Cartes de crédit > Ajouter avec terminal | Cartes enregistrées > Ajouter une carte via terminal |
| Importer une carte | Onglet Cartes de crédit > Rechercher | Cartes enregistrées > Rechercher |
| Autoriser une carte | Bouton Autoriser | Menu à trois points > Autoriser |
| Capturer une autorisation | Bouton Capturer | Menu à trois points > Capturer l’autorisation, ou widget Autorisations |
| Annuler une autorisation | Bouton Annuler | Menu à trois points > Annuler, ou widget Autorisations |
| Afficher l’historique des transactions | Onglet Journaux | Afficher les détails > Activité |
| Afficher les totaux des autorisations | Bannière toujours visible | Afficher les détails > Résumé des totaux |
| Définir la carte par défaut | Non disponible | Menu à trois points > Définir par défaut |
| Voir les autorisations actives | Non disponible | Widget Autorisations |
| Désactiver une carte | Désactiver | Désactiver |
| Afficher les données sensibles de la carte | Bouton Afficher les détails de la carte | Afficher les détails > Bouton Révéler |
Questions fréquentes
Déplie une question pour en savoir plus sur le comportement des cartes et des autorisations.
Où se trouvent les widgets Cartes enregistrées et Autorisations ?
Les deux widgets apparaissent sur le côté droit de l’écran de réservation, sous les informations du client. Le widget Autorisations n’apparaît que lorsqu’il y a des blocages actifs.
Puis-je utiliser les widgets pour des réservations de groupe ?
Oui. Les deux widgets fonctionnent sur les profils de groupe et d’événement comme sur les réservations individuelles.
Que se passe-t-il avec une autorisation non capturée après le check-out ?
Le processeur libère la partie non capturée. Pour récupérer les fonds, autorise la carte à nouveau. Capture ou annule les autorisations actives avant le check-out.
Puis-je modifier une carte enregistrée ?
Non. Désactive la carte existante et ajoute une nouvelle carte lorsque ses informations changent.
Pourquoi un paiement programmé via les Politiques intelligentes est-il absent des Autorisations ?
Les paiements programmés via les Politiques intelligentes apparaissent le jour de leur exécution. Consulte le journal d’activité de la réservation pour confirmer un paiement à venir.
Combien de temps dure un blocage d’autorisation ?
La durée dépend de la banque du client et du type de carte. Les autorisations non capturées sont généralement libérées sous 3 à 5 jours ouvrés, mais certaines banques les conservent plus longtemps. Demande à l’émetteur de la carte le délai applicable.
Et consulte cet article pour plus de détails : Aperçu des autorisations
Une passerelle de paiement est-elle nécessaire pour utiliser les Cartes enregistrées ?
Pour stocker et consulter les cartes : non. Les cartes peuvent être stockées et consultées sans passerelle de paiement.
Pour effectuer des autorisations, capturer des paiements et gérer les blocages : oui.
Une connexion à une passerelle de paiement est requise. Les établissements connectés à Cloudbeds Payments (ou Stripe) peuvent autoriser les cartes, capturer les paiements et gérer le règlement automatique des fonds. Les établissements sans connexion à une passerelle peuvent stocker les cartes et consulter leurs détails, mais ne peuvent pas effectuer d’autorisations ni traiter de captures de paiement.
Articles connexes
Maintenant que tu sais gérer les cartes enregistrées et les autorisations, consulte ces ressources pour les flux de travail liés aux paiements, remboursements, passerelles et sécurité des cartes :
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