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Aperçu
Le Rapport de Balance de Vérification Quotidienne est un rapport comptable nocturne au sein de Cloudbeds PMS qui consolide les trois grands livres financiers principaux de l’établissement en une seule vue :
- Grand livre des acomptes : acomptes reçus avant le check-in ;
- Grand livre actuel (clients) : folios des clients en séjour, folios de groupe et comptes internes ;
- Grand livre des Créances clients (A/R) : soldes des facturations directes, agences de voyage et sociétés après le check-out.
Ce rapport aide les établissements à vérifier que toutes les opérations financières de la journée ont été publiées et équilibrées correctement après le processus d’Audit de nuit.
Le Rapport de Balance de Vérification Quotidienne sert de rapport de « clôture » nocturne pour les opérations comptables hôtelières et aide les équipes comptables à :
- Valider les soldes d’ouverture et de clôture
- Examiner les activités financières quotidiennes à travers les grands livres
- Confirmer que les transferts inter-grands livres sont équilibrés correctement
- Soutenir les rapprochements et audits
- Exporter ou comparer les soldes avec des systèmes comptables externes
Pour accéder à la balance de vérification quotidienne :
- Ouvre le Menu principal
- Va dans Comptabilité
- Clique sur l’onglet Balance de vérification quotidienne
Autorisations et accès
Par défaut, l’accès est disponible pour :
- Propriétaires d’établissement
- Utilisateurs de l’organisation
- Administrateurs de l’organisation
Des rôles utilisateurs supplémentaires peuvent se voir accorder l’accès via les paramètres des autorisations utilisateur (privilèges de rôle). Consultez Privilèges de rôle pour en savoir plus.
Informations importantes sur l'initialisation
Avant d'utiliser la Balance de vérification quotidienne pour la première fois, l'établissement doit effectuer un processus d'initialisation unique.
L'initialisation permet de définir les soldes d'ouverture pour tous les grands livres comptables afin que le rapport reflète avec précision la situation financière réelle de l'établissement.
- L'initialisation est obligatoire avant que le rapport puisse générer des données
- Le rapport reste vide jusqu'à ce que l'Audit de nuit soit exécuté après l'initialisation
- Les soldes d'initialisation ne peuvent pas être modifiés par la suite
- Les soldes suggérés incluent les transactions publiées et importées déjà présentes dans Cloudbeds PMS
Comment initialiser les grands livres :
Définir les soldes d'ouverture
Lorsque vous accédez pour la première fois à l'onglet Balance de vérification quotidienne, vous serez invité à examiner et définir les soldes des grands livres Dépôt, Courant et Créances clients.
Cloudbeds PMS affichera des montants suggérés générés à partir de l'activité financière publiée et importée existante de l'établissement.
Vous pouvez choisir de :
- Accepter les soldes suggérés
- Remplacer les soldes manuellement
- Faire correspondre les soldes à un système comptable externe
- Définir les soldes à zéro si vous préférez
Le choix de la configuration dépend des flux de travail comptables et de rapprochement de l'établissement.
Confirmer l'initialisation
Une fois l'initialisation terminée :
- Les grands livres sont activés
- Le système attend le prochain cycle d'Audit de nuit
- La première Balance de vérification quotidienne devient disponible après la réussite de l'Audit de nuit
La page Balance de vérification quotidienne est divisée en deux onglets de grand livre (Courant et Soldes) et en sections comptables qui aident les établissements à examiner l'activité financière quotidienne et à rapprocher les soldes.
L’onglet Grand livre courant se concentre sur le détail des transactions et l’activité opérationnelle, tandis que l’onglet Soldes du grand livre résume les totaux financiers et les résultats du rapprochement sur tous les grands livres sans se focaliser sur le détail des transactions. Ainsi, opérationnellement :
- Onglet Grand livre courant = activité détaillée
- Onglet Soldes du grand livre = résumé du rapprochement
Le Grand livre actuel contient l’activité publiée en séjour pour les folios clients, les folios de groupe et les comptes internes.
Cet onglet se concentre sur les détails des transactions qui composent l’activité comptable opérationnelle quotidienne de l’établissement.
Il inclut :
- Détails résumés de :
- Résumé du solde d’ouverture et de clôture du Grand livre actuel
- Solde d’ouverture du Grand livre actuel
- Total des transactions
- Transferts de dépôts reçus dans le Grand livre actuel
- Transferts A/R sortis du Grand livre actuel
- Solde de clôture du Grand livre actuel
- Ventilation des charges : Affiche les charges et ajustements publiés en séjour, incluant :
- Tarifs et revenus des chambres
- Charges pour absence sans annulation
- Articles et services
- Suppléments
- Articles personnalisés du POS
- Annulations
- Frais et ajustements de frais
- Taxes et ajustements de taxes
- Activité des paiements : Affiche les paiements et remboursements répartis par mode de paiement, tels que :
- Espèces
- Virement bancaire
- Carte de crédit
- Total de toutes les transactions : Affiche le total de l’activité publiée dans le Grand livre actuel pour la journée d’activité sélectionnée.
Onglet Solde du grand livre
L’onglet Soldes du grand livre offre un aperçu global du rapprochement de tous les grands livres comptables pour la journée d’activité sélectionnée.
Au lieu d’afficher les catégories détaillées des transactions, cette section se concentre sur le mouvement financier et l’évolution du solde de chaque grand livre. La vue des soldes du grand livre aide les équipes comptables à vérifier que tous les grands livres se rapprochent correctement après la fin de l’Audit de nuit. Elle est principalement utilisée à des fins de rapprochement et d’audit.
-
Pour chaque grand livre, le rapport affiche :
Solde d’ouverture
Activité nette
Transferts entrants et sortants
Solde de clôture
La section consolide le mouvement financier pour :
- Grand livre des acomptes
- Grand livre courant
- Grand livre des créances clients
Cela vous permet de valider rapidement si le flux comptable s’équilibre correctement dans l’ensemble de l’établissement.
Après le Audit de nuit , le Cloudbeds PMS génère un instantané de la balance de vérification quotidienne pour cette journée d’activité.
Le rapport vérifie l’équation comptable suivante : Solde d’ouverture + Activité quotidienne = Solde de clôture
Il confirme également que les transferts entre grands livres s’annulent.
Par exemple :
- Les transferts de dépôts quittant le grand livre des acomptes doivent apparaître dans le grand livre courant
- Les transferts du grand livre courant vers les Créances clients doivent apparaître dans le grand livre des Créances clients
Ce processus de rapprochement aide à identifier les écarts de publication avant la clôture des périodes comptables.
Le rapport fournit un instantané comptable consolidé que les établissements peuvent utiliser pour :
- Le rapprochement quotidien
- Les revues comptables
- Les audits financiers
- Les rapports de fin de mois
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La comparaison avec des plateformes comptables externes telles que :
- NetSuite
- QuickBooks
- SAP
- Sage Intacct
Si les utilisateurs modifient des transactions historiques après l’Audit de nuit, la Balance de vérification quotidienne enregistre ces modifications à la date où la modification se produit. Par exemple :
- Ajouter des transactions aux réservations passées
- Annuler des écritures historiques
- Mettre à jour les folios de groupe
- Ajuster les comptes internes
Le rapport reflète l’impact de ces modifications dans l’activité du jour ouvrable en cours. Un rapprochement supplémentaire peut nécessiter :
- Des rapports d’analyses
- Des rapports financiers exportés
- Une analyse externe via tableur
Bonnes pratiques
Rapprocher le rapport quotidiennement
Vérifiez la Balance de vérification quotidienne après chaque cycle d’Audit de nuit pour identifier rapidement les écarts.
Aligner les soldes avec les systèmes comptables externes
Si vous utilisez un logiciel comptable externe, initialisez les soldes pour qu’ils correspondent aux enregistrements comptables externes autant que possible.
Restreindre les autorisations comptables
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Accordez l’accès uniquement aux utilisateurs responsables de :
- la comptabilité
- l’audit
- le rapprochement financier
- la gestion des revenus
Surveiller les ajustements historiques
Examinez régulièrement les modifications rétroactives et les activités d’écriture inhabituelles pour maintenir la précision du rapprochement.
Questions fréquentes
Cette fonctionnalité fait actuellement l’objet d’un déploiement limité et peut être activée sur demande.
Non. La Balance de vérification quotidienne est actuellement disponible sans coût supplémentaire.
Non. Le rapport est généré après la fin de l’Audit de nuit.
Le rapport devient disponible uniquement après le prochain cycle réussi d’Audit de nuit.
Pas pour le moment. L’initialisation est conçue comme un processus de configuration unique.
La Balance de vérification quotidienne enregistre les modifications le jour où elles ont lieu.
Un rapprochement supplémentaire peut être nécessaire pour identifier l’impact historique initial.
Oui. La Balance de vérification quotidienne aide les équipes comptables à valider l’activité financière quotidienne et à rapprocher les soldes pour les besoins d’audit.
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