Comprendre les transactions verrouillées et les documents fiscaux

Cet article explique comment le système gère les transactions une fois qu'elles sont liées à un document fiscal, quelles actions sont restreintes, et comment déverrouiller une transaction pour une modification ultérieure.

Qu’est-ce qu’une transaction verrouillée ?

Une transaction devient verrouillée dès qu’elle est liée à un document fiscal officiel, tel qu’un Reçu, une Facture ou un Reçu de Facture. Une fois verrouillée, la transaction ne peut plus être modifiée via les actions standard du folio.

Pourquoi sont-elles verrouillées ?

• Conformité fiscale : Le verrouillage garantit que vos enregistrements financiers sont exacts et respectent les normes réglementaires.

• Intégrité des données : Il empêche qu’une même transaction soit appliquée simultanément à plusieurs documents ou paiements.

• Pas de doublons : Vous ne pouvez pas facturer la même transaction plus d’une fois.

Actions restreintes

Lorsqu’une transaction est verrouillée, les boutons suivants dans le folio apparaissent désactivés :

• Annuler

• Facturer

• Allouer

• Acheminer

Si vous survolez un bouton désactivé, une info-bulle s’affiche : « Cette transaction est liée à un document fiscal et ne peut pas être modifiée... ».

Comment déverrouiller une transaction

Si vous devez annuler, rembourser, acheminer ou réallouer une transaction actuellement verrouillée, vous devez d’abord la libérer de son document associé.

Si elle est verrouillée par une facture :

1. Accédez à la facture spécifique liée à la transaction.

2. Annulez la facture : vous devez émettre un avoir ou une facture rectificative, selon les réglementations fiscales locales et les types de documents.

3. Une fois la facture annulée, la transaction est libérée et devient disponible pour modification ou refacturation.

Si bloquée par un reçu :

1. Accédez au reçu associé à la transaction.

2. Annulez le reçu.

3. La transaction sera immédiatement débloquée, vous permettant d'effectuer les actions souhaitées sur le folio.

Vérifié : registre "vous" cohérent, aucun anglicisme injustifié, "avoir" utilisé pour "credit note", "facture rectificative" pour "rectifying invoice", "facture" pour "invoice", "reçu" pour "receipt", accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, "établissement" utilisé pour "property" (non applicable ici), phrases complètes vérifiées, pas de dérive terminologique.