Comprendre les transactions verrouillées et les documents fiscaux

Cet article explique comment le système gère les transactions une fois qu’elles sont liées à un document fiscal, quelles actions sont restreintes, et comment débloquer une transaction pour la modifier.

Qu’est-ce qu’une transaction verrouillée ?

Une transaction devient verrouillée dès qu’elle est liée à un document fiscal officiel, tel qu’un Reçu, une facture ou un reçu de facture. Une fois verrouillée, la transaction ne peut plus être modifiée via les actions standard du folio.

Pourquoi sont-elles verrouillées ?

• Conformité fiscale : Le verrouillage garantit que tes enregistrements financiers sont exacts et respectent les normes réglementaires.

• Intégrité des données : Il empêche qu’une même transaction soit appliquée à plusieurs documents ou paiements simultanément.

• Pas de doublons : Tu ne peux pas facturer la même transaction plus d’une fois.

Actions restreintes

Quand une transaction est verrouillée, les boutons suivants dans le folio apparaissent désactivés :

• Annuler

• Facturer

• Allouer

• Acheminer

Si tu passes la souris sur un bouton désactivé, une info-bulle s’affiche : « Cette transaction est liée à un document fiscal et ne peut pas être modifiée... ».

Comment débloquer une transaction

Si tu dois annuler, rembourser, acheminer ou réallouer une transaction actuellement verrouillée, tu dois d’abord la libérer de son document associé.

Si elle est verrouillée par une facture :

1. Naviguez vers la facture spécifique liée à la transaction.

2. Annulez la facture : vous devez émettre un avoir ou une facture rectificative, selon les réglementations fiscales locales et les types de documents.

3. Une fois la facture annulée, la transaction est libérée et devient disponible pour modification ou refacturation.

Si bloquée par un reçu :

1. Naviguez vers le reçu associé à la transaction.

2. Annulez le reçu.

3. La transaction sera immédiatement débloquée, vous permettant d'effectuer les actions souhaitées sur le folio.