Ce produit est actuellement en phase de lancement limité. Pour y participer, merci de contacter notre équipe d'assistance.
Prérequis :
- Les établissements doivent être abonnés au module Cloudbeds Groups.
Questions générales
Pourquoi ne vois-tu plus l’onglet « Groupes » que tu utilisais auparavant ?
La page Groupes héritée est en cours de suppression. Toute la gestion des groupes, entreprises et agents de voyage a été transférée vers le hub repensé Groupes et événements pour prendre en charge les fonctionnalités multi-établissements et améliorer les rapports.
Quand cela sera-t-il disponible pour tout le monde ?
La date cible de disponibilité générale (GA) est le T2 2026. Note que cette date peut évoluer en fonction des résultats de la phase pilote.
La migration vers Groupes et événements impactera-t-elle mes groupes ou données existants ?
Non — tes données existantes sont conservées pendant la transition.
- Tous les groupes du module hérité sont automatiquement migrés en tant que événements dans le nouveau module Groupes et événements.
- Tous les contingents existants restent liés à leur événement correspondant.
- Cela garantit que tu ne perds ni ta configuration d’inventaire ni tes données historiques.
Mes profils de groupe et blocs existants seront-ils transférés automatiquement vers le nouveau module ?
Oui. Toutes tes données historiques et à venir du module hérité Groupes sont importées automatiquement. Pour offrir plus de flexibilité, le nouveau module organise ces données un peu différemment :
- Mappage automatique : Ton ancien « profil de groupe » s’appelle désormais un « événement ».
- Blocs de chambres : Tous les blocs de contingent existants restent liés à leur événement d’origine, tu ne perdras donc pas ta configuration d’inventaire.
- Profils : Le nouveau module introduit des profils structurés (Client, Société ou Agent). Ceux-ci ne sont pas créés automatiquement lors de la migration, tu devras donc les créer et les lier aux événements pour gérer la facturation et les rapports.
Cette transition te permet de ne pas ressaisir de données tout en gagnant la possibilité d’organiser plusieurs événements sous un même profil.
Dans le module Groupes hérité, les « profils de groupe » servaient à stocker les informations spécifiques à un événement, y compris les dates et les réservations associées. Ces profils fonctionnaient comme des enregistrements autonomes et n’étaient pas conçus pour être réutilisés ou partagés entre plusieurs événements.
Dans le nouveau module Groupes & événements, ces anciens « profils de groupe » sont migrés en tant que événements.
Les événements représentent désormais les détails du séjour, tandis que les profils (comme Société ou Agent de voyage) sont des enregistrements séparés et réutilisables que tu peux créer et lier aux événements pour les rapports, la facturation et l’organisation.
La migration entre le module Groupes hérité et Groupes & événements est-elle bidirectionnelle ?
Non. La migration est uniquement à sens unique.
- Les données du module Groupes hérité sont disponibles dans le nouveau module Groupes & événements.
- Tous les nouveaux événements ou mises à jour effectués dans le nouveau module n’apparaîtront pas dans le module Groupes hérité.
Nous te recommandons de finaliser ta transition vers le nouveau module dès que tu commences à gérer des événements afin d’assurer la cohérence des données.
Dois-tu recréer des données après la migration ?
Dans certains cas, oui.
- Les événements et les blocs de chambres sont migrés automatiquement depuis le module hérité.
- Cependant, le nouveau module introduit des Profils structurés (comme Société ou Agent de voyage), qui ne faisaient pas partie de l’expérience Groupes héritée.
- Si nécessaire, ces Profils doivent être créés et liés manuellement aux événements pour les besoins de rapport, facturation et organisation.
Onglet profils
Puis-je voir un profil créé dans un autre établissement ?
Oui. Les profils sont désormais des sources uniques de vérité au niveau de l’organisation. Tout profil créé dans un établissement de ton organisation est instantanément visible et accessible dans tous les autres établissements.
Que faire si j’ai accidentellement créé une Société qui devrait être un Agent de voyage ?
Les types de profil (Société, Agent de voyage et Groupe) sont mutuellement exclusifs pour garantir l’intégrité des données. Une fois qu’un type de profil est sélectionné et enregistré, il ne peut plus être modifié.
Tu devras créer un nouveau profil avec le type correct.
Pourquoi ne puis-je pas trouver les règles de routage sur le profil ?
Les règles de facturation et de routage ne sont pas configurées sur le profil lui-même. Elles sont gérées depuis le flux de travail des événements afin que le même profil puisse prendre en charge différents arrangements de facturation selon les événements.
La règle de routage au niveau de l’événement sert de règle par défaut pour cet événement. Si un bloc de contingent possède sa propre règle de routage, la règle au niveau du bloc prévaut pour les réservations créées à partir de ce bloc.
Cela te permet d’utiliser un profil maître unique, comme un compte entreprise, sans créer de profils en double pour différents scénarios de facturation.
Comment voir le total des nuitées ou des revenus générés par un profil ?
Tu peux consulter des rapports consolidés dans Cloudbeds Insights en filtrant par Groupes et Événements. Actuellement, quatre rapports dédiés sont disponibles.
Des métriques de production plus détaillées, comme le TJM et les nuitées, sont prévues (aucune date de disponibilité estimée pour le moment).
Onglet événements
Puis-je lier des réservations individuelles transientes à un profil ?
Oui. Pour cela, crée un événement (par exemple, « Corporate Transient ») configuré selon la disponibilité et lie les réservations individuelles à cet événement.
Cela te permet de suivre la production corporate même lorsque les réservations ne font pas partie d’un bloc de contingent traditionnel.
Puis-je attribuer un plan tarifaire, un segment de marché ou une source à un profil ?
Non. Ces paramètres sont configurés au niveau de l’événement plutôt qu’au niveau du profil.
Cela offre plus de flexibilité, car un seul profil (comme un agent de voyage) peut réserver plusieurs événements nécessitant des tarifs, commissions ou segments de marché différents.
Quelle est la différence entre l’acheminement au niveau de l’événement et l’acheminement au niveau du bloc ?
La règle d’acheminement au niveau de l’événement est la configuration d’acheminement par défaut pour l’événement. Elle s’applique aux réservations associées à l’événement, sauf si une règle d’acheminement plus spécifique est configurée pour un bloc de contingent.
Une règle d’acheminement au niveau du bloc est configurée sur un bloc de contingent spécifique. Si un bloc possède sa propre règle d’acheminement, cette règle prévaut pour les réservations créées à partir de ce bloc.
Cela permet de gérer différentes modalités de facturation au sein d’un même événement, comme un bloc facturé sur le folio de l’événement et un autre bloc facturé différemment.
Quelles options d’acheminement sont disponibles pour les blocs de contingent ?
Lors de la configuration de l’acheminement pour un bloc de contingent, les options disponibles incluent :
- Identique à l’événement : Suit la règle d’acheminement configurée au niveau de l’événement.
- Chambre uniquement : Achemine les charges liées à la chambre, y compris le tarif de chambre, les revenus manuels de chambre, les frais de non-présentation et les frais d’annulation.
- Chambre et taxe : Achemine les charges de chambre et leurs taxes correspondantes.
- Chambre, taxe et frais : Achemine les charges de chambre ainsi que leurs taxes et frais correspondants.
- Toutes les charges : Achemine toutes les transactions financières vers le folio sélectionné.
- Personnalisé : Te permet de sélectionner des types de transactions spécifiques et de choisir si les taxes et frais associés doivent suivre la charge principale vers le même folio.
Pour les étapes de configuration, consulte Créer et gérer les blocs de contingent.
Que se passe-t-il si je modifie la règle de routage d’un bloc après que des transactions ont déjà été publiées ?
Les modifications de routage au niveau du bloc s’appliquent à partir de ce moment. Les transactions publiées avant la modification de la règle de routage conservent leur attribution de folio actuelle.
Pour ajuster les transactions déjà publiées, déplace-les manuellement depuis le folio.
Les taxes et frais associés peuvent-ils suivre la charge principale ?
Oui. Lors de la configuration d’une règle de routage Personnalisée, tu peux choisir si les taxes et frais associés doivent suivre la charge principale vers le même folio.
Cela permet de garder les transactions liées ensemble et réduit la nécessité de déplacer manuellement les taxes ou frais après la publication des charges.
Où puis-je consulter les règles de routage actives pour les blocs de contingent ?
Tu peux consulter les règles de routage personnalisées actives depuis l’onglet Détails de l’événement. Cela t’aide à confirmer quels blocs de contingent ont un routage personnalisé sans ouvrir chaque bloc individuellement.
Pour plus de détails sur la consultation des paramètres de l’événement, consulte Vue d’ensemble des événements.
Puis-je ajouter une carte de crédit dans le nouveau module pour traiter un paiement plus tard ?
Pas encore. La possibilité d’ajouter une carte de crédit dans le nouveau module pour traiter un paiement ultérieurement n’est pas encore disponible.
L’équipe Paiements travaille à l’ajout de cette fonctionnalité, qui devrait être disponible au cours du T2 2026.
En attendant, même sans l’onglet carte de crédit, il est toujours possible d’ajouter d’abord un paiement ou d’autoriser une carte et de la conserver en dossier pour la facturer à nouveau plus tard.
Puis-je gérer les acomptes pour un événement ?
Oui. Si le grand livre des acomptes est activé pour l’établissement, les paiements marqués comme acomptes apparaissent dans la section Acomptes du folio de l’événement.
Depuis la section Acomptes, tu peux consommer un acompte, l’annuler ou consulter son historique. Les acomptes peuvent être consommés partiellement ou totalement, et le solde restant se met à jour automatiquement.
Pour plus de détails, consulte Vue d’ensemble des événements.
Pourquoi ne puis-je pas changer le statut de l’événement lorsqu’un solde d’acompte reste dû ?
Les événements avec un solde d’acompte restant ne peuvent pas être déplacés vers Prospect, Proposition, Clos, Clos perdu ou Annulé.
Consomme, annule ou rembourse l’acompte restant avant de changer l’événement vers l’un de ces statuts.
Pour plus de détails sur les folios d’événements, consulte Vue d’ensemble des événements.
Quelle est la différence entre les dates d’événement et les dates de bloc ?
Les dates d’événement représentent la durée globale de la réservation. Dans la page principale des événements, les dates de début et de fin d’un événement sont automatiquement déterminées par la date de début la plus ancienne et la date de fin la plus récente des blocs de contingent. Il est important de noter que le système ne prend pas en compte les périodes intermédiaires lors du calcul de ces limites d’événement.
Les dates de bloc, en revanche, sont les intervalles de séjour spécifiques attribués à un segment client particulier (contingent) au sein de cet événement, ce qui te permet d’avoir plusieurs blocs avec des dates différentes sous un même événement.
Onglet liste d'attribution des chambres
Puis-je importer une liste d'attribution des chambres pour plusieurs événements en même temps ?
Non. Chaque importation de liste d'attribution des chambres est liée à un événement spécifique et à un bloc de contingent spécifique sélectionné lors du processus de téléversement.
Pourquoi mon importation de liste d'attribution des chambres a-t-elle échoué à cause d'une erreur de code pays ?
Le système exige que les codes pays respectent le format ISO à 2 lettres, comme US, BR ou GB.
Les noms complets des pays ou les codes pays à 3 lettres entraîneront une erreur de validation lors de l'importation.
Le système vérifie-t-il la disponibilité des chambres ou l’inventaire lors de l’importation ?
Tout dépend de l'expérience de la liste d'attribution des chambres que ton établissement utilise actuellement.
Lors de la phase pilote initiale des Groupes et événements, la fonctionnalité de liste d'attribution des chambres se concentrait sur la validation du format et des champs obligatoires. En se basant sur les retours des clients, une version mise à jour a été introduite avec une validation améliorée et des contrôles d'inventaire renforcés.
Dans l'expérience antérieure de la liste d'attribution des chambres, le système valide le format du fichier et les champs de données obligatoires, mais il ne valide pas la disponibilité de l'inventaire.
- Il est possible de surréserver les blocs de contingent si l'importation dépasse les chambres disponibles
- Focus sur le téléversement CSV et la validation basique du format
- Validation limitée lors de l'importation
Comment identifier cette version :
- L'onglet liste d'attribution des chambres affiche un tableau des enregistrements d'importation
- Tu verras un bouton + Liste d'attribution des chambres pour téléverser des fichiers
- Aucun modèle ni option de configuration avancée n'est disponible
Dans l'expérience mise à jour de la liste d'attribution des chambres, le système inclut une validation intelligente de l'inventaire pour améliorer la précision et éviter la surréservation.
- Vérifie les entrées des clients par rapport à l'inventaire des blocs de contingent et à la capacité des chambres
- Empêche d'importer plus de clients que de chambres disponibles
- Prend en charge des flux de travail améliorés comme les réservations multi-clients et les liens publics
Comment identifier cette version :
- L'onglet liste d'attribution des chambres inclut des sous-onglets tels que Listes d'attribution importées et Modèles
- Tu peux créer et gérer des modèles pour les importations
- Tu peux voir des options supplémentaires comme les liens publics et la validation dans la grille
Pour plus de détails, consulte :
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