Comment gérer les profils dans le module Groupes et événements

Aperçu

Dans le module Groupes et Événements, les Profils jouent le rôle d’entité parente pour les organisations clientes, telles que les agences de voyage ou les comptes d’entreprise. Contrairement aux Événements, qui sont des couches de configuration spécifiques à un établissement, les Profils sont à l’échelle de l’organisation. Cela signifie qu’un profil créé dans un établissement est immédiatement visible et accessible au personnel de tous les établissements de votre organisation.

Cet article explique comment trouver, modifier et gérer ces enregistrements centralisés.

Pour gérer les profils de votre organisation :

1. Accédez au Menu principal
2. Cliquez sur Groupes et Événements
3. Cliquez sur l’onglet Profils en haut du hub

1. Trouver et accéder aux profils

L’onglet Profils sert de répertoire central pour toutes les relations clients à travers l’ensemble de votre organisation.

• Recherche globale : Utilisez la barre de recherche pour localiser un profil par Nom, Code de groupe ou Ville.
• Filtrage : Affinez votre liste en utilisant les filtres suivants :
  • Type : Filtrer par Société, Agent de voyage ou Groupe.
  • Statut : Affichez les profils Actifs ou Inactifs (Note : actuellement, les profils restent actifs par défaut).
• Vue synthétique : Le tableau principal offre un aperçu rapide du Code de groupe unique, du Type de profil, et indique si le profil est marqué comme « Facturable ».

2. Gestion des détails et adresses du profil

Cliquez sur n’importe quel nom de profil en lien hypertexte pour ouvrir la suite de gestion.

Informations générales

Dans l’onglet Détails, vous pouvez mettre à jour le nom du profil et attribuer un Type de profil. Vous y trouverez également le Code de groupe généré par le système, qui est l’identifiant unique utilisé pour distinguer des entités similaires.

Gestion double des adresses

Les profils prennent en charge deux types d’adresses distincts pour garantir la précision opérationnelle et fiscale :

1. Adresse physique : L’emplacement réel de l’organisation pour l’expédition ou la correspondance générale.
2. Adresse de facturation (fiscale) : L’adresse spécifique requise pour les factures légales.

Comment modifier une adresse verrouillée

Pour mettre à jour la section Adresse lorsqu’elle est grisée :

1. Accédez à la section Facturation dans l’onglet Détails du profil.
2. Décochez la case intitulée Utiliser les détails de facturation pour l’adresse du profil.
3. Une fois que les champs de la section Adresse ci-dessous sont activés, saisissez les nouvelles informations d’adresse.
4. Faites défiler la page jusqu’en bas et cliquez sur Enregistrer.

Identifiants externes

Utilisez le champ Référence d’identifiant externe pour saisir les identifiants provenant de systèmes tiers tels qu’un CRM ou un logiciel comptable externe afin de maintenir la synchronisation des données.

3. Gestion des contacts

Les contacts sont rattachés au niveau du profil plutôt qu’aux événements individuels. Cela garantit que si un coordinateur réserve des événements dans plusieurs établissements, ses informations restent centralisées.

• Ajouter des contacts : Clique sur l’onglet Contacts puis sélectionne + Contact.
• Rôles fonctionnels : Attribue des rôles spécifiques tels que Coordinateur de réservation, Responsable de compte ou Signataire autorisé pour faciliter la communication avec l’établissement.
• Contact principal : Désigne un contact principal pour le profil afin de clarifier le point de contact principal.

Le système te permet de stocker plusieurs moyens de contact pour une même personne. En cliquant sur les boutons + E-mail ou + Téléphone, tu peux ajouter plusieurs entrées pour un seul enregistrement de contact.

Le contact principal est la personne désignée comme point de contact principal pour le profil et sera affichée dans la vue récapitulative à gauche de la suite de gestion.

Pour définir un contact comme principal :

1. Va dans l’onglet Contacts.
2. Trouve le contact et clique sur le menu Actions (trois points) à l’extrême droite, puis sélectionne Modifier.
3. Dans le tiroir Informations de contact, coche la case Définir comme contact principal.
4. Clique sur Enregistrer.
5. Le contact affichera désormais une étiquette Contact principal dans la liste et ses détails apparaîtront dans le panneau récapitulatif à gauche du profil.

4. Mappage des relations (la vue globale)

Comme les profils couvrent l’ensemble de l’organisation, ils offrent une vue globale de ta relation avec ce client à travers les établissements auxquels ton utilisateur a accès.

• Événements associés : L’onglet Événements dans un profil affiche les événements liés à cette organisation dans toute l’organisation, en fonction des établissements auxquels l’utilisateur a accès. Il liste le nom de l’établissement, les dates des événements et le statut (p. ex. Confirmé).

• Notes globales : L’onglet Notes offre un espace pour les informations critiques à l’échelle de l’organisation. Ces notes sont partagées entre tous les établissements afin que le personnel dispose d’un contexte cohérent pour un client.
  
  Actions clés disponibles dans l’onglet Notes :
   
  • Vue active vs. archivée : Utilisez la liste déroulante pour basculer entre les notes actives et les notes archivées afin de garder votre vue organisée.
  • Ajouter/Modifier des notes : Cliquez simplement dans le champ de texte pour commencer à saisir votre mise à jour (p. ex., « Compte entreprise VIP : compte principal en facturation directe ; signataires autorisés : Jane Doe et John Smith. »).
  • Enregistrer les modifications : Après avoir saisi votre note, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications ou Annuler pour les ignorer.

• Documents du profil : L’onglet Documents du profil vous permet de centraliser les contrats, formulaires fiscaux ou accords afin qu’ils soient accessibles à tous les établissements de votre marque.
  
  Comment téléverser des documents :
   
  1. Cliquez sur le bouton Document en haut à droite de l’onglet, une fenêtre de téléversement de fichiers apparaîtra.
  2. Glissez-déposez vos fichiers dans la zone bleue ou cliquez sur « parcourir les fichiers locaux » pour sélectionner des documents depuis votre ordinateur.
  3. Une fois le téléversement terminé, vous pouvez cliquer sur Terminé pour revenir à la liste des documents. 
  4. Cliquez sur le document pour voir le fichier.

5. Gestion de la facturation et des créances au niveau du compte

Les profils servent de base à la comptabilité centralisée dans le module Groupes.

• Documents fiscaux : Sous l’onglet Documents fiscaux, vous pouvez consulter toutes les factures émises à ce profil à travers différents établissements et événements.
• Liaison des comptes clients : Les profils peuvent être liés à un grand livre spécifique de Créances clients, ce qui vous permet de suivre le solde total dû par ce client sur tous les établissements.
• Prérequis de facturation : Pour émettre une facture fiscale, assurez-vous que le Nom légal, le Numéro d’identification fiscale et l’e-mail de facturation sont renseignés dans les détails du profil.

6. Bonnes pratiques pour les doublons et la désactivation

1. Gestion des doublons : Le système autorise les profils avec des noms en double, ce qui est utile pour gérer différentes succursales ou bureaux de la même agence.
2. Identification unique : Comme les noms peuvent être identiques, vérifiez toujours le Code de groupe généré par le système pour vous assurer de lier le bon profil à votre événement.
3. Gestion : Actuellement, les profils ne peuvent pas être supprimés ni désactivés afin de protéger l'intégrité financière historique ; cependant, vous pouvez utiliser le menu Actions pour modifier les détails du profil.