Si vous envisagez de vendre votre établissement, de cesser vos activités ou de résilier votre compte Cloudbeds, nous vous recommandons vivement d’exporter certains rapports afin de conserver localement les données de vos clients et de votre établissement. Une fois votre compte Cloudbeds désactivé, vous n’y aurez plus accès, il est donc crucial de sauvegarder et sécuriser vos données à l’avance.
Si vous suspendez temporairement votre compte, ne vous inquiétez pas : vous retrouverez un accès complet à vos données dès la réactivation de votre compte.
Rapports clés à exporter :
1. Liste des réservations
Cette liste contient l’historique complet de toutes les réservations, du premier check-in jusqu’au jour où votre établissement cesse ses activités. C’est un instantané complet de votre historique de réservations, garantissant que vous disposez d’un enregistrement de chaque client et réservation.
2. Profils clients
Ce rapport inclut des Informations personnellement identifiables (DCP) — des données permettant d’identifier, contacter ou localiser des individus. Il est important de respecter les réglementations locales sur la confidentialité lors de la gestion de ces informations sensibles.
Vous devez extraire les profils clients si vous :
- Changez de Système de gestion hôtelière (PMS)
- Fermez temporairement votre établissement
Cloudbeds n’est pas responsable de la manière dont ces données sont stockées ou traitées une fois exportées.
Les profils clients contiennent des informations essentielles sur vos clients, y compris des données personnelles, les revenus, des notes et tout document joint. Voici comment télécharger le rapport :
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Menu
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Clients
- Appliquez les filtres nécessaires
- Exportez les données
Si vous avez des visiteurs réguliers, gardez à l’esprit que vous pouvez avoir des profils clients en double. Consultez notre article détaillé sur la fusion des profils en double pour une base de données optimisée.
3. Rapport de transactions
Ce rapport est votre référence pour suivre toutes les transactions financières liées aux réservations, folios et comptes internes. Il est similaire à un journal de publication et enregistre les paiements, ajustements, remboursements et annulations.
Pour une ventilation plus détaillée, vous pouvez filtrer le rapport par date, utilisateur ou type de transaction. Nous recommandons de générer un rapport mensuel afin de faire correspondre vos transactions avec vos relevés de revenus et de vous assurer que tous les paiements ont bien été reçus.
Si vous fermez votre établissement, ce rapport vous aidera à vérifier que vos enregistrements financiers sont exacts et qu’aucun paiement n’a été omis.
4. Rapport de factures
Ce rapport regroupe toutes les factures de l’établissement en un seul endroit facile d’accès. Tu peux filtrer, rechercher, ouvrir et télécharger les factures selon tes besoins. De plus, tu peux envoyer les factures directement par e-mail aux clients depuis cette page si tu le souhaites. C’est un outil pratique pour organiser tes enregistrements financiers, notamment lors de la transition hors de Cloudbeds.
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