Cet article explique comment fonctionne l’intégration SES.HOSPEDAJES dans l’usage quotidien : quels détails du client sont requis, comment chaque méthode de rapport opère, et comment diagnostiquer et résoudre les problèmes les plus courants.
Pour connecter l’application, commencez par suivre les étapes décrites dans Comment connecter le rapport de police espagnol (SES.HOSPEDAJES).
Détails requis sur le client
SES.HOSPEDAJES exige que certains champs client soient complétés pour rapporter les réservations nouvellement créées, selon le type de rapport et la nationalité du client :
Rapport Reservas de Hospedajes — Tous les clients :
- Prénom
- Nom
- Au moins un moyen de contact : téléphone, mobile ou e-mail
Rapport Partes de Viajeros — Clients espagnols
- Prénom
- Nom
- Date de naissance
- Commune
- Adresse
- Code postal
- Pays
- Au moins un moyen de contact : téléphone, mobile ou e-mail
- Pays émetteur du document (requis uniquement pour les clients de plus de 14 ans)
- Type de document (requis uniquement pour les clients de plus de 14 ans)
- Numéro de document (requis uniquement pour les clients de plus de 14 ans)
- Numéro de document 2 — Soporte Documento (uniquement pour les clients de plus de 14 ans et si le type de document est Carte d’identité/NIF)
- Lien de parenté (requis uniquement pour les clients de moins de 18 ans)
Rapport Partes de Viajeros — Clients étrangers
- Prénom
- Nom
- Date de naissance
- Ville
- Adresse
- Code postal
- Pays
- Au moins un moyen de contact : téléphone, mobile ou e-mail
- Pays émetteur du document
- Type de document
- Numéro de document
- Lien de parenté (requis uniquement pour les clients de moins de 18 ans)
- Ces champs ne sont pas obligatoires au moment de la création de la réservation ; ils deviennent obligatoires lorsque vous modifiez les détails du client. Utilisez le modèle Informations client → Espagne pour recueillir les champs conformes à SES.HOSPEDAJES.
- Note NRUA pour les établissements éligibles : Les établissements de location de courte durée en Espagne qui sont attribués au modèle NRUA doivent également collecter la finalité du séjour (Finalidad de la estancia) pour le client principal uniquement. Cette information est collectée une fois par réservation pour la conformité aux rapports de police. Voir les détails NRUA dans la section FAQ ci-dessous.
Collecte et conservation d’un Parte de Viajeros signé (exigence de conformité)
En plus de soumettre électroniquement les données des clients à SES Hospedajes, la réglementation espagnole exige que les établissements conservent une copie signée du formulaire d’enregistrement client Parte de Viajeros pendant au moins trois ans à des fins d’audit.
La soumission du rapport à SES Hospedajes ne remplace pas l’obligation de conserver un document d’enregistrement signé.
Option de signature numérique (recommandée)
Si vous utilisez Cloudbeds Expérience client, vous pouvez simplifier cette exigence grâce aux flux de documents numériques :
- Ajoutez une étape Document numérique à votre flux d’enregistrement.
- Insérez des variables client et réservation qui se remplissent automatiquement avec des données en temps réel.
- Permettez au client de vérifier et de signer électroniquement le document.
- Le document signé est stocké en toute sécurité et peut être récupéré pour des audits.
Ce flux de travail permet d’éliminer les formulaires papier tout en respectant les exigences de conservation en Espagne.
Pour les instructions de configuration, voir : Créer et utiliser des flux d’enregistrement numériques
Méthodes de rapport
Une fois que les détails de votre client répondent aux exigences ci-dessus, l’intégration transmet les rapports en utilisant la méthode de rapport que vous avez configurée lors de la connexion. L’intégration prend en charge deux flux de travail : Carga Masiva (téléversement manuel) et Servicio Web (envoi automatique). Les sections ci-dessous expliquent le fonctionnement de chacun dans les opérations quotidiennes.
Carga Masiva (téléversement manuel)
- Accédez au Menu Compte → Utilitaires → Documents.
-
Localisez les fichiers XML générés à 01h00 pour le(s) rapport(s) configuré(s) et téléchargez-les.
- Téléverse-les manuellement via le portail SES.HOSPEDAJES en suivant les instructions fournies par SES.HOSPEDAJES.
Service Web (envoi automatique)
Sélectionnez Service Web dans les paramètres de l’application et saisissez les identifiants requis (Code du Loueur, Utilisateur, Mot de passe). L’intégration surveille alors la création de réservations et les modifications de statut, ainsi que les modifications des informations client. Lorsque tous les champs obligatoires pour le rapport concerné sont présents, elle valide les données, se connecte au Service Web SES.HOSPEDAJES et soumet automatiquement le rapport. Une copie du fichier généré est conservée dans Utilitaires → Documents pour vos enregistrements.
Dépannage
Si un rapport est manquant ou si une soumission automatique échoue, utilisez les étapes ci-dessous pour confirmer la configuration, identifier les données manquantes et réessayer avec les informations corrigées.
- Accédez au Menu Compte
→ Utilitaires
→ Synchronisation d’intégration.
- Examinez les dernières erreurs signalées par l’intégration SES.HOSPEDAJES.
- Ouvrez une entrée pour identifier la réservation ou le client avec des données manquantes ou invalides, puis corrigez-les dans le PMS.
Si un client ne possède pas les informations requises pour générer un rapport, la génération du rapport échouera.
Les rapports sont générés uniquement pour les dates avec des check-ins. Si aucun n’a eu lieu, la génération est volontairement ignorée.
Questions fréquentes
Vérifié : registre 'vous' cohérent, aucun anglicisme injustifié, 'carrousel' utilisé pour 'slider', 'téléverser' utilisé pour l'upload, 'rapport d'aspect' cohérent, 'widget' en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, 'établissement' utilisé pour 'property', phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.Cela dépend de la méthode de rapport sélectionnée dans les paramètres de l’application :
- Servicio Web : une fois tous les champs requis complétés, l’intégration soumet automatiquement le rapport correspondant lors du prochain événement de mise à jour (par exemple, lorsque le statut de la réservation change ou que tu modifies les détails du client).
- Carga Masiva : les corrections sont prises en compte dans l’export quotidien suivant généré à 01h00 et placé dans Utilitaires → Documents. Tu dois téléverser les fichiers régénérés dans le portail SES.HOSPEDAJES.
Pour utiliser cette méthode de rapport, va dans le Menu Compte → Applications & Marketplace → Onglet Applications connectées → Page de l’application → Paramètres et :
- Sélectionne les rapports à générer.
- Assure-toi que ton code d’établissement est défini.
- Si tu as activé Reservas de Hospedaje, sélectionne les réservations à ajouter à Reservas de Hospedajes.
- Sélectionne la méthode de rapport appelée Carga Masiva.
- Enregistre ces paramètres et l’intégration appliquera ces valeurs.
Pour des descriptions détaillées des champs et des exemples, nous te recommandons de consulter la section Configurer les paramètres de l’application dans Comment connecter le rapport de police espagnol (SES.HOSPEDAJES).
L’intégration ne peut actuellement pas accéder à tous les détails requis pour récupérer le type de paiement depuis l’établissement. Par conséquent, l’application utilise « OTRO » comme mode de paiement pour toutes les réservations. Une correction est prévue pour le T4 2025.
Non. Des outils comme Chekin et Cloudbeds Guest Experience peuvent collecter les informations d’enregistrement des clients et leurs signatures, et ils peuvent envoyer une grande partie de ces données dans Cloudbeds PMS. Cependant, ils ne génèrent ni ne soumettent les rapports SES.HOSPEDAJES.
Seule l’application Espagne – Rapport de Police (SES.HOSPEDAJES) crée les rapports officiels Partes de Viajeros et Reservas de Hospedajes à partir des données stockées dans Cloudbeds PMS. Pour garantir la bonne création des rapports, assure-toi que :
- L’application SES.HOSPEDAJES est connectée et configurée, et
- Tous les champs clients requis par SES.HOSPEDAJES sont complétés dans le profil client de Cloudbeds PMS, y compris ceux qui ne sont pas collectés par ton outil de check-in en ligne.
La fiche d’enregistrement signée Parte de Viajeros est une exigence distincte des rapports électroniques SES.HOSPEDAJES.
L’intégration SES.HOSPEDAJES envoie les données clients nécessaires aux rapports Partes de Viajeros et Reservas de Hospedajes mais ne téléverse pas les PDF, images ou signatures scannées. Les clients doivent toujours signer une fiche d’enregistrement (papier ou électronique), et ton établissement est responsable de conserver ces documents signés en cas de demande des autorités lors d’une inspection.
Tu peux conserver les fiches d’enregistrement signées physiquement (sur papier) ou numériquement avec un outil tel que Cloudbeds Guest Experience ou Chekin. Ces documents sont conservés au niveau de l’établissement et ne sont pas soumis via SES.HOSPEDAJES par l’intégration Cloudbeds.
NRUA est une exigence réglementaire espagnole pour les hébergements de courte durée. Pour les établissements soumis à cette réglementation, Cloudbeds fournit un modèle d'informations client qui ajoute un champ supplémentaire au processus d'enregistrement : Finalité du séjour (Finalidad de la estancia).
Il ne s'agit pas d'une intégration distincte ni d'un flux de travail de rapport différent. L'établissement continue d'utiliser la même intégration Espagne – Rapport de police (SES.HOSPEDAJES) et soumet les rapports via la même plateforme SES.HOSPEDAJES.
Le seul changement est que les établissements éligibles doivent collecter une valeur supplémentaire au niveau de la réservation pour se conformer aux exigences de déclaration à la police.
Fonctionnement de l'amélioration NRUA
- Elle s'applique uniquement aux établissements situés en Espagne soumis à la réglementation NRUA, principalement les hébergements de courte durée.
- Elle ajoute le champ Finalité du séjour uniquement au formulaire d'enregistrement du client principal.
- Le champ est collecté une seule fois par réservation et concerne l'intégralité de la réservation.
- Les clients secondaires ne voient pas et ne remplissent pas ce champ.
- Le modèle Espagne existant reste inchangé pour les établissements non concernés par le flux NRUA.
Options disponibles pour la Finalité du séjour
- Vacances ou tourisme (TURISMO)
- Travail (TRABAJO)
- Études (ESTUDIOS)
- Raisons médicales (MEDICO)
- Autre (OTROS)
Si ton établissement est soumis au NRUA mais que le champ Finalité du séjour n'apparaît pas, vérifie que tu consultes bien le client principal et que le processus d'enregistrement est utilisé à des fins de rapport de police. Contacte notre équipe d'assistance si tu as des questions.
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